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Erste Schritte

Voraussetzungen

Um Daten über "JustOn Connector for DATEV" an DATEV übertragen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

(1) Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV-Software und legt Sie als Mandant in DATEV Unternehmen online an – dorthin werden Ihre Daten übertragen.

(2) Sie haben eine Lizenz für DATEVconnect online, eine webbasierte Schnittstelle für den digitalen Datenaustausch mit DATEV Unternehmen online.

(3) Sie besitzen ein DATEV-Authentifizierungsmedium, also entweder

  • eine auf Ihrem Smartphone installierte DATEV-App, den DATEV SmartLogin. Die App gibt es für iOS oder Android. Alle Infos zum DATEV SmartLogin finden Sie unter Erste Schritte DATEV SmartLogin. Mit der App lesen Sie über Ihr Smartphone zur Authentifizierung einen QR-Code vom Bildschirm ein und geben den Zugriff mit einem Passwort frei.

    Die App können Sie frei herunterladen. Zur Freischaltung erhalten Sie für die Nutzung der App zwei Codes von DATEV, einen per E-Mail und einen per Post. Diese Codes tragen Sie einmalig in der App ein.

    oder

  • einen USB-Stick, den DATEV mIDentity Stick, mit einer eingelegten Zugangsberechtigungskarte, der DATEV SmartCard. Der USB-Stick muss in den USB-Port Ihres Rechners gesteckt werden. Die SmartCard erfordert die Eingabe eines Passwortes. Um die SmartCard zu nutzen müssen Sie einmalig ein Sicherheitsprogramm von DATEV herunterladen und und auf ihrem PC installieren.

    Die DATEV SmartCard funktioniert nur unter dem Betriebssystem Windows und mit dem Internet Explorer ab Version 9.

Info

Den Vertrag zur Nutzung von DATEVconnect online sowie die entsprechenden Authentifizierungsmedien können Sie über Ihren Steuerberater bestellen und einrichten lassen. Hilfe dazu finden Sie unter DATEV Unternehmen online einrichten.

Installation

Um "JustOn Connector for DATEV" zu nutzen, installieren Sie die Anwendung zunächst über den Salesforce AppExchange.

Hinweis

Installieren Sie "JustOn Connector for DATEV" ausschließlich mit der Option "Installation nur für Administratoren" in einer Produktionsorganisation (siehe JustOn Connector for DATEV installieren).

Einrichtung

Sie können in "JustOn Connector for DATEV" mit drei verschiedenen Berechtigungsprofilen arbeiten:

  • Lesender Nutzer: Der Nutzer kann Belege und Datenübertragungen ansehen.
  • Nutzer mit Schreibrecht: Der Nutzer kann Belege aus anderen Salesforce-Anwendungen an JustOn Connector for DATEV transferieren und Belege und Datenübertragungen ansehen.
  • Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht: Der Nutzer kann Belege aus anderen Anwendungen an JustOn Connector for DATEV transferieren, Belege und Datenübertragungen ansehen und Daten an DATEV übertragen.
    Dieser Nutzer benötigt ein DATEV-Authentifizierungsmedium und muss in DATEV Unternehmen online für die Funktion Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen freigeschaltet sein.

Lassen Sie sich eines dieser Profile vom Administrator einrichten (siehe Benutzern Berechtigungsprofile zuweisen). Berechtigungsprofile werden in Salesforce über sogenannte Berechtigungssätze gepflegt.

Info

Ohne eine Zuweisung eines Berechtigungsprofils können Sie JustOn Connector for DATEV nicht oder nicht korrekt nutzen.

Hinweis

Nutzer, die Belege aus Vorsystemen übertragen oder Daten an DATEV übertragen können, müssen zudem VOR Nutzung von JustOn Connector for DATEV im Reiter "Einstellungen" prüfen, ob die Sachkontenlänge für ihre Finanzbuchführung korrekt hinterlegt ist. Wie Sie die Sachkontenlänge einstellen, können Sie im Abschnitt Sachkontenlänge nachlesen.

Anwendung aufrufen

Loggen Sie sich nach der Installation in Salesforce ein und wählen Sie "JustOn Connector for DATEV" aus dem App Launcher aus:

Sie sehen nun eine Anwendung mit drei Reitern: "Belege", "Datenübertragungen" und "Einstellungen".

Hinweis

Bitte prüfen Sie als ersten Schritt im Reiter "Einstellungen” die Sachkontenlänge. Die Sachkontenlänge muss mit der Sachkontolänge in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online übereinstimmen und ist wichtig für die Validierung einiger Felder in den Datenstrukturen Beleg und Belegposition. Wie Sie die Sachkontenlänge einstellen können Sie im Abschnitt Sachkontenlänge nachlesen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Funktionsübersicht

Folgende Haupt-Funktionen stehen Ihnen in "JustOn Connector for DATEV" zur Verfügung:

Welche Belegdaten werden an DATEV übertragen? Was kommt bei DATEV in welchen Feldern an?

Aus Ihrer JustOn Connector for DATEV vorgelagerten Salesforce Anwendung transferieren Sie Belege, d.h. Belegdaten und Belegbilder, an "JustOn Connector for DATEV". "JustOn Connector for DATEV" bereitet die Belegdaten für die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online auf und überträgt diese Daten zusammen mit den Belegbildern an DATEV.

Beachten sie, dass die Datenschnittstelle von DATEV Unternehmen online nur die Übertragung bestimmter Felder unterstützt, siehe Formatbeschreibung der Belegsatzdatendatei im DATEV Developer Portal. Das bedeutet, dass selbst korrekt angelegte und gefüllte zusätzliche benutzerdefinierte Felder auf dem Beleg oder auf der Belegposition nur dann im DATEV-Rechnungswesen-Programm übernommen werden können, wenn sie im Format der Belegsatzdatendatei definiert sind. Weitere, im DATEV-Format nicht vorgesehene Felder werden ignoriert.

Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsdaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum
Es kann nur ein Datum übertragen werden – entweder ein Belegdatum oder ein Buchungsdatum (siehe Belegposition)
Datum
Betrag Umsatz
BU BU (bzw. BU Konto)
Belegtext Buchungstext oder Zusatzinformation 2
Konto Konto
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
KOST-Menge KOST-Menge
Geschäftspartner-Name Buchungstext (zusammen mit Ort) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Ort Buchungstext (zusammen mit Name) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Konto Gegenkonto
Rechnungs-Nr. Belegfeld 1
Fällig ohne Skonto Belegfeld 2
Steuer in % Zusatzinformation
USt-IdNr. USt-IdNr.
Kurs Kurs
Währung WKZ
Kundennummer Zusatzinformation
Zahlungsbedingungs-Nr. Belegfeld 2
Nachricht Zusatzinformation mit Eintrag D_Nachricht
Kassendaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum Datum
Betrag Umsatz
Skonto-Betrag 1 Skonto
BU BU (bzw. BU Konto)
KOST-Menge KOST-Menge
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
Steuer in % Zusatzinformation
Nachricht Zusatzinformation mit dem Eintrag D_Nachricht
Währung WKZ
Rechnungsnummer Belegfeld 1
Belegtext Buchungstext
Konto Konto