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Reiter "Belege"

Im Reiter "Belege" können Sie aus anderen Salesforce-Anwendungen übertragene Belege vor einer Übertragung an DATEV prüfen.

Falls Sie den Beleg so nicht an DATEV übertragen möchten, können Sie den Beleg auch löschen (siehe Beleg löschen).

Datenstruktur eines Belegs

Ein Beleg besteht aus übergreifenden Informationen, Belegpositionen und Belegbildern.

Komponenten eines Belegs Beschreibung
Beleg Daten zu einem Beleg. Ein Beleg kann von folgender Beleg-Art sein:
  • Eingangsrechnung,
  • Ausgangsrechnung oder
  • Kasse
Belegposition Ein Beleg hat mindestens eine Belegposition
Belegbild Salesforce-Anhang

Die Ausgestaltung der Belegfelder (in Beleg und Belegposition) ist je nach Beleg-Art (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Kassendaten) unterschiedlich.

Belegpositionen

Zu jedem Beleg sind ein oder mehrere Belegpositionen möglich. Jede Belegposition wird als Buchungsvorschlag an DATEV übertragen. Verschiedene Belegpositionen können sinnvoll sein, wenn z.B. Beträge mit verschiedenen Steuersätzen vorliegen oder wenn unterschiedliche Warengruppen oder Kostenstellen ausgewiesen werden sollen. Alle Belegpositionen müssen zur selben Rechnung (=Beleg) gehören.

Ob Sie die Belegpositionen eines Beleges bereits vollständig an DATEV übertragen haben, sehen Sie daran, dass

  • in der Tabelle "Belegpositionen" in der Detailansicht des Beleges alle Belegpositionen eine Datenübertragung zugeordnet haben und
  • alle diese Datenübertragungen an DATEV erfolgreich waren

Belegbilder

Belegbilder hängen als Anhang an einem Beleg.

Anhänge an Belegen werden an DATEV übertragen, wenn Sie von folgenden Dateitypen sind:

bmp, gif, jpeg, jpg, png, tif, tiff, csv, doc, docx, dta, msg, ods, odt, pdf, rtf, txt, xls, xlsx, xml, eml

Andernfalls werden sie für die Übertragung nicht berücksichtigt.

Für die Übertragung nach DATEV darf ein einzelner Anhang nicht größer als 4 MB sein (andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Vorbereitung einer Datenübertragung an DATEV).

Gibt es Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsmonaten, so werden die Belegbilder im Buchungsmonat der ersten Belegposition des Belegs, die an DATEV übertragen wird, mit übertragen.

Besondere Hinweise für erfolgreiche Übertragungen von Belegbildern an DATEV:

  • Dateianhänge werden als Binary erwartet
  • Base64-Encoding wird nicht unterstützt
  • Dateinamen mit Sonderzeichen im Unicode-decomposed-Format werden nicht unterstützt

Notizen

Notizen sind Salesforce-spezifisch und werden nicht an DATEV übertragen.

Für Kommentare zu Belegen, die an DATEV übertragen werden sollen, nutzen Sie bitte das Feld "Nachricht" in der Belegposition.

Mehrere Buchungsperioden pro Beleg

In einem Beleg können Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsmonaten (z.B. eine für Januar, eine für Februar) enthalten sein. An DATEV können Daten nur pro Buchungsmonat und Beleg-Art übertragen werden. Hat also ein Beleg Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsmonaten, so müssen Sie diese in jeweils eigenen Datenübertragungen an DATEV übertragen.

Alle Belegbilder eines Belegs werden mit der ersten an DATEV übertragenen Belegposition an DATEV übertragen.

Beleg löschen

Falls Sie bei der Prüfung des Belegs feststellen, dass der Beleg fehlerhaft ist, so können Sie ihn, solange er nicht mit einer Datenübertragung verknüpft ist, löschen.

Info

Sie können einen Beleg auch löschen, wenn er mit einer Datenübertragung verknüpft ist und die Datenübertragung - erfolgreich oder nicht erfolgreich - abgeschlossen ist. Die Daten des Belegs hängen dann als XML plus Belegbilder an der Datenübertragung, die sie nicht mehr löschen können, wenn sie erfolgreich war.

Belegdaten manuell anlegen

Das manuelle Anlegen von Belegdaten ist nur für Demozwecke gedacht. Bitte beachten Sie, dass, sobald Sie Daten eines bestehenden Belegs verändern oder sobald Sie einen Beleg manuell anlegen, keine GoBD-Konformität besteht.

Info

Bei manuell angelegten Belegen können Sie z.B. Belegbilder hinzufügen oder löschen und Belegpositionen hinzufügen oder löschen (bevor Sie den Beleg einer Datenübertragung zugeordnet haben) und die Änderungen werden nicht vom System protokolliert.

Daten aus Vorsystem erkennen

Sie können im Feld "Aus Drittsystem" des Belegs in "JustOn Connector for DATEV" sehen, ob Daten aus einem Vorsystem stammen oder manuell in "JustOn Connector for DATEV" erstellt wurden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Feld bei den ursprünglich ausgelieferten Einstellungen belassen haben (Feld nicht editierbar) und das Vorsystem, das Daten nach "JustOn Connector for DATEV" überträgt, das Feld korrekt befüllt.

Hinweis

In DATEV Unternehmen online sehen Sie keinen Unterschied zwischen aus "JustOn Connector for DATEV" manuell angelegten und aus Vorsystemen übertragenen Daten. Diesen können Sie nur am Beleg in "JustOn Connector for DATEV" sehen oder einem Vergleich der Daten im Vorsystem mit Daten in DATEV Unternehmen online entnehmen.