Skip to content

Reiter "Datenübertragung"

Nach dem Prüfen der Belege, die Sie aus einer angebundenen Salesforce Anwendung in "JustOn Connector for DATEV" transferiert haben, können Sie die Belege im Reiter "Datenübertragung" an DATEV übertragen. Dazu klicken Sie bitte auf "Neue Datenübertragung".

In einer Datenübertragung übertragen Sie alle noch nicht übertragenen Belege, die zum gleichen Buchungsmonat und zur gleichen Beleg-Art gehören, an DATEV.

Bei der Neuanlage einer Datenübertragung wählen Sie zunächst das Jahr, den Buchungsmonat und die Beleg-Art aus. Sind Belege für einen Buchungsmonat und eine Beleg-Art vorhanden, die noch nicht an DATEV übertragen wurden, so sind der entsprechende Monat mit einem Stern und die Beleg-Art mit der Anzahl der übertragbaren Belege gekennzeichnet.

Ein Beleg kann Belegpositionen zu unterschiedlichen Buchungsmonaten enthalten. In diesem Fall benötigt es mehrere Datenübertragungen, um alle Belegpositionen des Belegs zu übertragen. Die angehängten Belegbilder des Beleges werden bei der ersten Datenübertragung von Belegpositionen dieses Belegs an DATEV übertragen.

Info

Es können weder einzelne Belege noch einzelne Belegpositionen für die Datenübertragung selektiert werden. Die Selektion erfolgt ausschließlich über den Buchungsmonat und die Beleg-Art. Es werden immer alle noch nicht übertragenen Belegpositionen der Belege übertragen, die zum gewählten Buchungsmonat und zur gewählten Beleg-Art gehören.

Bitte prüfen Sie nach jeder Datenübertragung, dass die Datenübertragung erfolgreich war. Das können Sie über den Button "Status aktualisieren" tun, wo sie auch das Protokoll zur Übertragung einsehen können.

Diese Schritte werden nachfolgend detailliert beschrieben.

Authentifizierung

Für folgende Aktionen müssen Sie sich mit Ihrem DATEV-Authentifizierungsmedium authentifizieren (falls nicht schon in der aktuellen Session in einer vorhergehenden Aktion geschehen):

  • Anlegen einer Datenübertragung
  • Aktualisieren von Statusinformationen und Abrufen von Protokollinformationen zu einer Datenübertragung
  • Neuübertragung einer Datenübertragung
  • Löschen einer Datenübertragung, die sich im Status "Offen" befindet

Für die Authentifizierung bei DATEV wird das Verfahren OAuth2.0 mit OpenID Connect verwendet, um Sie als Benutzer zu authentifizieren und die Berechtigung für den Zugriff auf die Anwendungen in DATEV Unternehmen online durch Sie freizugeben. Das Verfahren ermöglicht es Ihnen, 11 Stunden zu arbeiten, ohne sich erneut bei DATEV authentifizieren zu müssen.

Wenn Sie sich von der Salesforce-Plattform abmelden oder den Browser schließen, müssen Sie sich bei erneuter Anmeldung in Salesforce für die erste Aktion, die eine Authentifizierung benötigt, erneut mit Ihrem DATEV-Authentifizierungsmedium anmelden.

Neue Datenübertragung anlegen

Eine Datenübertragung kann in "JustOn Connector for DATEV" nur manuell durch Sie angelegt und durchgeführt werden. Eine angebundene Salesforce-Anwendung kann eine Datenübertragung weder anlegen noch durchführen.

Eine neue Datenübertragung können Sie nur anlegen, wenn keine Datenübertragung innerhalb der Organisationseinheit in Übertragung ist, bzw. erst wenn alle Datenübertragungen an DATEV vollständig übertragen wurden.

Schritte beim Anlegen einer neuen Datenübertragung:

Info

Die Seiten können inhaltlich von den hier abgebildeten Seiten abweichen.

1. Authentifizieren

Info

Dieser Schritt entfällt, falls Sie in der Browser-Sitzung bereits in der Anwendung "JustOn Connector for DATEV" authentifiziert sind.

  1. Wählen Sie Ihr Authentifizierungsmedium aus.

  2. Geben Sie die Berechtigung zum Zugriff auf DATEV Unternehmen online frei.

2. Mandanten für Datenübertragung auswählen

Info

Dieser Schritt entfällt, falls Mandanten- und Beraternummer in den Voreinstellungen für Datenübertragung in "JustOn Connector for DATEV" hinterlegt sind.

Bei der Neuanlage einer Datenübertragung wählen Sie zunächst den Mandanten aus der Liste aller für Sie zugänglichen Mandanten aus.

Diese Auswahl können Sie über das Häkchen in der Checkbox auch für künftige Übertragungen speichern. Die Mandantenauswahl für zukünftige Übertragungen können Sie im Reiter "Einstellungen" wieder aufheben, indem Sie die Felder Mandantennummer und Beraternummer leeren und dann die Einstellungen speichern. Bei der nächsten Neuanlage einer Datenübertragung wird Ihnen wieder die Liste aller Ihnen zur Verfügung stehenden Mandanten angezeigt.

3. Buchungsmonat und Beleg-Art für Datenübertragung auswählen

Nach der Auswahl des Mandanten wählen Sie das Jahr, den Buchungsmonat und die Beleg-Art aus, für die Sie Belege übertragen möchten. Buchungsmonate, die noch nicht übertragene Belege enthalten, sind mit einem schwarzen Stern gekennzeichnet. Die Liste der Beleg-Arten enthält nur die Beleg-Arten, für die zum ausgewählten Jahr und Buchungsmonat noch nicht übertragene Belege vorliegen. Die Anzahl der noch nicht übertragenen Belege steht im Klammern bei der jeweiligen Beleg-Art.

Daten werden zur Übertragung an DATEV nach Buchungsmonat und Beleg-Art zusammengefasst. Eine Datenübertragung bündelt alle Belegpositionen eines Buchungsmonats und einer Beleg-Art, die noch keiner Datenübertragung zugeordnet sind. Belegpositionen verschiedener Belege von derselben Beleg-Art (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Kasse) mit demselben Buchungsmonat (z.B. Januar 2017) werden in einer Datenübertragung an DATEV übertragen. Eine kleinere Stückelung ist nicht möglich: z.B. kann keine einzelne Belegposition übertragen werden, wenn innerhalb desselben Buchungsmonats mehrere Belegpositionen mit derselben Buchungs-Art vorliegen, die noch nicht an DATEV übertragen wurden.

4. Ziel-Ordner bei DATEV festlegen

Info

Dieser Schritt entfällt, falls ein Ziel-Ordner für die gewählten Beleg-Art in den Voreinstellungen für Datenübertragung in "JustOn Connector for DATEV" hinterlegt ist.

Als letzten Schritt vor der Datenübertragung an DATEV wählen Sie den Rechnungsordner bei Eingangs- und bei Ausgangsrechnungen bzw. den Kassennamen bei Kassenbelegen aus. Die in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online verfügbaren Rechnungsordner bzw. Kassen werden Ihnen in einer Auswahlliste angezeigt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Ihre Auswahl für die gewählte Beleg-Art können Sie für zukünftige Datenübertragungen als Favorit hinterlegen. Im Reiter "Einstellungen" können Sie diese Festlegung manuell entfernen.

5. Datenübertragung starten

Die Datenübertragung beginnt, sobald Sie alle relevanten Angaben für die Datenübertragung getroffen haben.

Die Datenübertragung geschieht in zwei Schritten:

  1. Aufbereitung der Belege für die Übertragung an DATEV: Die Daten werden in XML-Dateien aufbereitet
  2. Übertragung der Daten an DATEV

6. Datenübertragung abschließen

Nach der Datenübertragung an DATEV wird sowohl der Salesforce-Status (Verarbeitungsstatus in "JustOn Connector for DATEV") als auch der DATEV Status (Verarbeitungsstatus bei DATEV) angezeigt. Bitte aktualisieren Sie den Status der Datenübertragung so lange manuell, bis der Status bei DATEV "Datenübertragung erfolgreich" oder "Datenübertragung abgebrochen" anzeigt. Erst dann wissen Sie, ob die Datenübertragung erfolgreich abgeschlossen wurde.

In den Details einer Datenübertragung sehen Sie alle übertragenen Belegpositionen im Abschnitt "Belegpositionen" und alle übertragenen Belegbilder im Abschnitt "Notizen und Anhänge".

Nachdem Daten an DATEV übertragen wurden, wird der Status der Datenübertragung sowohl lokal auf Salesforce-Seite als auch bei DATEV in der Datenübertragung angezeigt.

Hinweis

Eine Datenübertragung bleibt ohne Ihr Zutun immer im zuletzt aktiv abgerufenen Status – der Status der Datenübertragung aktualisiert sich nicht automatisch. Aktualisieren Sie den Status manuell über den Button "Status aktualisieren" und in der Folgeansicht über "Bestätigen". Ohne den Klick auf "Bestätigen" werden die Änderungen nicht in die Datenübertragung übernommen.

Fachliche Besonderheiten Datenübertragung bei Kassendaten

In "JustOn Connector for DATEV" können auch Kassenbewegungen aus einer angebundenen Salesforce Anwendung transferiert werden. Sowohl beim Transfer in "JustOn Connector for DATEV" als auch bei der Datenübertragung ins Kassenbuch online in DATEV Unternehmen online ist darauf zu achten, dass Sie die Regeln der Kassenbuchführung einhalten, wie z.B. das Beachten der zeitlichen Reihenfolge der Kassenbewegungen beim Transfer und der Datenübertragung. Sie als Unternehmer sind für die Korrektheit des Kassenbuchs verantwortlich.

Es wird empfohlen, Daten täglich nach DATEV Unternehmen online zu übertragen. Bei Fragen zur korrekten Kassenführung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Bitte beachten Sie, dass "JustOn Connector for DATEV" die Kassenbelege chronologisch überträgt. Innerhalb eines Buchungsmonats werden die Kassenbelege in der Reihenfolge übertragen, in der sie nach "JustOn Connector for DATEV" transferiert wurden. Achten Sie beim Transfer der Kassenbelege in "JustOn Connector for DATEV" auf die genaue zeitliche Reihenfolge, damit kein Minusbestand entsteht. Wenn Sie nicht die einzelnen Kassenbewegungen, sondern saldierte Werte in "JustOn Connector for DATEV" transferieren, dann müssen zuerst die Zuflüsse und dann die Abflüsse transferiert werden. "JustOn Connector for DATEV" übernimmt keine Prüfungen der Kassenbewegungen (Ausnahme: formale Prüfung wie unter Validierung und Fehlermeldungen beschrieben).

Bitte übertragen Sie ältere Monate vor den neueren Monaten. Kassenbelege können nur chronologisch übertragen werden, d.h. sobald Sie Kassenbelege für einen Buchungsmonat übertragen haben, können Sie keine Kassenbelege mehr für ältere Buchungsmonate übertragen.

Bitte beachten Sie, dass bei der Erzeugung eines Kassenbelegs alle Belegpositionen das gleiche Belegdatum haben.

Datenübertragungsstatus aktualisieren

In der Detailansicht zu einer Datenübertragung können Sie den Salesforce Status und den DATEV Status prüfen. Die Status werden nicht automatisch aktualisiert, eine Datenübertragung bleibt ohne Ihr Zutun immer im zuletzt aktiv abgerufenen Status.

Bitte aktualisieren Sie den Status manuell über den Button "Datenübertragung aktualisieren" und in der Folgeansicht über "Bestätigen".

Info

Der Status der Datenübertragung wird nur dann dauerhaft in der DATEV-Anwendung in Salesforce aktualisiert, wenn der Button "Bestätigen" im Fenster "Status aktualisieren" angeklickt wird. Andernfalls wird der aktuelle Status nur angezeigt, nicht aber in die Datenübertragung der Salesforce-Anwendung übernommen.

Nach Klick auf den Button "Status aktualisieren” wird der Status der Datenübertragung bei DATEV abgerufen. Zusätzlich werden DATEV-Protokollinformationen zur Datenübertragung abgerufen und angezeigt. Dort ist z.B. der genaue Zeitpunkt der Übertragung enthalten, die Reihenfolge der übertragenen Daten und welche Dateien übertragen wurden.

Info

Status und Protokollinformationen stehen nur temporär (ca. zwei Monate) zur Verfügung. Danach werden die Informationen bei DATEV gelöscht, und der Status und das Protokoll können nicht mehr von der Salesforce-Anwendung bei DATEV abgerufen werden (Versuch führt zu einem HTTP-Error 404). Der Status und das Protokoll können auch dann nicht mehr abgerufen werden, wenn der Steuerberater oder Sie das Protokoll zu einer Datenübertragung in DATEV Unternehmen online löschen.

Der zuletzt von Ihnen abgerufene DATEV-Status der Übertragung und gegebenenfalls die letzte Fehlermeldungen werden dauerhaft in Salesforce an der Datenübertragung gespeichert.

Folgende Status sind möglich:

Salesforce-Status DATEV-Status Bedeutung
Neu Status offen Eine Datenübertragung wurde neu angelegt.
In Vorbereitung
Vorbereitet zur Übertragung
In Übertragung
Status offen Daten in Verarbeitung in "JustOn Connector for DATEV" bei Salesforce.
Bitte aktualisieren Sie den Status.
Transferiert Status offen
In Arbeit
Daten in Verarbeitung bei DATEV (in DATEV Unternehmen online).
Bitte aktualisieren Sie den Status.
Transferiert Fertig Die Datenübertragung und Verarbeitung bei DATEV (in DATEV Unternehmen online) war erfolgreich.
Transferiert Abgebrochen
Zu Prüfen
Die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online war fehlerhaft.

Prüfen Sie die Fehlermeldungen. Falls bei einer fehlerhaften Datenübertragung bereits einzelne Belege erfolgreich verarbeitet wurden, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater das weitere Vorgehen.
Transferiert Erfolgreich storniert Die Stornierung der Verarbeitung in DATEV Unternehmen online durch den Anwender war erfolgreich. Die Belege und die verarbeiteten Daten in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online wurden entfernt.
Transferiert Storniert mit Fehler Die Stornierung der Verarbeitung in DATEV Unternehmen online durch den Anwender war nicht erfolgreich. Die Belege und die verarbeiteten Daten in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online konnten nicht entfernt werden.

Protokollinformationen zur Übertragung anzeigen

Über den Button "Status aktualisieren” werden u.a. DATEV-Protokollinformationen zur Datenübertragung abgerufen und angezeigt.

Es können maximal 1.000 Zeilen Protokolleinträge zu einer Übertragung angezeigt werden.

Weitere Informationen siehe Datenübertragungsstatus aktualisieren.

Validierung und Fehlermeldungen

Beim Transfer von Belegen aus anderen Salesforce-Anwendungen in "JustOn Connector for DATEV" in Salesforce werden die Daten validiert, um formal sicherzustellen, dass die Daten in den Anwendungen von "DATEV Unternehmen online" verarbeitet werden können.

Trotzdem kann es bei der Datenübertragung und der Verarbeitung der Belege in den Anwendungen von DATEV Unternehmen online zu Fehlern kommen. Prüfen Sie deshalb bitte den Salesforce Status und den DATEV Status.

In manchen Fehlersituationen benötigen Sie Ihren Steuerberater für die Behebung der Fehlersituation. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf.

Sind bereits einzelne Belege der Datenübertragung erfolgreich verarbeitet worden, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater das weitere Vorgehen.

Je nach Fehlersituation ist ein Löschen der Datenübertragung und der betroffenen Belege in "JustOn Connector for DATEV" notwendig. Korrigieren Sie die Belege in Ihrer Salesforce-Anwendung und importieren Sie die korrigierten Belege in "JustOn Connector for DATEV". Führen Sie anschließend die Datenübertragung zu DATEV durch.

Weitere Informationen zu möglichen Fehlermeldungen finden Sie auch unter Programm-Meldungen beim Übergeben von Daten in LEXinform/Info-Datenbank online.

Voreinstellungen entfernen

Bei Anlegen einer neuen Datenübertragung werden Sie zu einigen Angaben nicht mehr gefragt, falls Sie diese für neue Datenübertragungen gespeichert haben. Sie können diese Daten, also Angaben zu

  • bevorzugtem Mandant (Beraternummer und Mandantennummer) und
  • bevorzugtem Ordner

im Reiter "Einstellungen" ändern oder entfernen (siehe Voreinstellungen für Datenübertragung). Wenn Sie Ihre Angaben entfernt haben, werden Sie Ihnen beim Anlegen einer neuen Datenübertragung erneut zur Auswahl angeboten.

Neuübertragung

War eine Datenübertragung z.B. auf Grund eines Übertragungsfehlers nicht erfolgreich, können Sie Daten neu übertragen. Rufen Sie dazu die Detailseite der Datenübertragung auf und klicken Sie auf den Button "Datenübertragung neu starten".

Übertragene Belegdaten

Welche Belegdaten werden an DATEV übertragen? Was kommt bei DATEV in welchen Feldern an?

Aus Ihrer JustOn Connector for DATEV vorgelagerten Salesforce Anwendung transferieren Sie Belege, d.h. Belegdaten und Belegbilder, an "JustOn Connector for DATEV". "JustOn Connector for DATEV" bereitet die Belegdaten für die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online auf und überträgt diese Daten zusammen mit den Belegbildern an DATEV.

In den Anwendungen in DATEV Unternehmen online stehen die Belege Ihrem Steuerberater zur Weiterverarbeitung in der Finanzbuchführung zur Verfügung. Steuerberater nutzen dafür das DATEV-Rechnungswesen-Programm.

Sie übertragen die Daten zuerst nach DATEV Unternehmen online, dort stehen alle Daten so wie in JustOn Connector for DATEV zur Verfügung.

Von DATEV Unternehmen online übernimmt der Steuerberater die Daten in sein DATEV Rechnungswesen-Programm.

Im Folgenden wird beschrieben, welche Daten aus "JustOn Connector for DATEV" in welche Felder im DATEV Rechnungswesen Programm übertragen werden.

Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsdaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum Datum
Betrag Umsatz
BU BU (bzw. BU Konto)
Belegtext Buchungstext oder Zusatzinformation 2
Konto Konto
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
KOST-Menge KOST-Menge
Geschäftspartner-Name Buchungstext (zusammen mit Ort) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Ort Buchungstext (zusammen mit Name) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Konto Gegenkonto
Rechnungs-Nr. Belegfeld 1
Fällig ohne Skonto Belegfeld 2
Steuer in % Zusatzinformation
USt-IdNr. USt-IdNr.
Kurs Kurs
Währung WKZ
Kundennummer Zusatzinformation
Zahlungsbedingungs-Nr. Belegfeld 2
Nachricht Zusatzinformation mit Eintrag D_Nachricht
Kassendaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum Datum
Betrag Umsatz
Skonto-Betrag 1 Skonto
BU BU (bzw. BU Konto)
KOST-Menge KOST-Menge
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
Steuer in % Zusatzinformation
Nachricht Zusatzinformation mit dem Eintrag D_Nachricht
Währung WKZ
Rechnungsnummer Belegfeld 1
Belegtext Buchungstext
Konto Konto