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Überblick über JustOn

JustOn umfasst drei wesentliche Funktionsbereiche: Billing, Fakturierung und Forderungsmanagement.

Billing Fakturierung Forderungsmanagement
icon_bill icon_inv icon_ar
Fakturierungspläne anlegen
mit Posten und ihren Preisen

Verbrauchsdaten-Abrechnung einrichten

Abrechnung beliebiger Objekte einrichten
Rechnungsläufe durchführen
um Rechnungen oder
Gutschriften zu erzeugen

Vorlagen konfigurieren
Saldi verwalten

Zahlungen registrieren

Kontoauszüge erzeugen

Mahnungen durchführen

Um diese Themen abzudecken, ergänzt JustOn die Standard-Salesforce-Objekte Account, Opportunity und Produkt um eine Reihe neuer Business-Objekte und stellt entsprechende UI-Elemente bereit. Diese Erweiterungen erleichtern die Handhabung Ihrer Rechnungsdaten und -prozesse.

main_concepts
Schematische Übersicht der wichtigsten JustOn-Konzepte

Vertragsmanagement

Fakturierungspläne

Ein Fakturierungsplan ist vergleichbar mit einer "Blaupause" für die zu erzeugende Rechnung: Er beinhaltet sowohl die erforderlichen Account-Daten (Kundenname, Adresse usw.) als auch die Details des zu berechnenden Produkts, also Produktname und Beschreibung, Preise und Preismodell, anzuwendende Rabatte u.a. In diesem Sinne können Fakturierungspläne Ihre Verträge abbilden. Beim Einrichten eines Fakturierungsplans können Sie alle Daten nutzen, die bereits in Ihrer Salesforce-Organisation vorhanden sind.

Das Vorhandensein eines Fakturierungsplans ist der "Schalter" dafür, dass ein Account beim Rechnungslauf einbezogen wird - das heißt, dass jedem Account, für den automatisch Rechnungen erzeugt werden sollen, ein Fakturierungsplan zugeordnet sein muss.

Managing Subscriptions
Automatic Subscription Build
Setting Up Subscription Management

Posten

Fakturierungspläne enthalten Posten. Diese stellen die zu berechnenden Produkte dar und erscheinen später als Rechnungsposten auf den erzeugten Rechnungen.

Managing Subscription Items

Preise

Je nach Art des Produkts können Sie ein bestimmtes Preis- bzw. Berechnungsmodell für einen Posten definieren.

  • Wiederkehrend: Der Posten wird bei jedem Rechnungslauf mit dem angegebenen Betrag einbezogen.
  • Einmalig: Der Posten wird nur einmal berechnet. Nachdem der Posten das erste Mal berechnet wurde, setzt JustOn dessen Status auf Inaktiv, sodass er bei folgenden Rechnungen nicht mehr mit einbezogen wird.
  • Transaktionsbasiert: Für den Posten wird keine Anzahl angegeben. Diese Angaben (Menge oder Menge + Preis) werden stattdessen als Verbrauchsdaten geliefert, die für den Posten ermittelt werden.

Um den eigentlichen Preis für einen Posten zu definieren, gibt es zwei verschiedene Arten.

  • Flatrate: Bei einer Flatrate wird die Anzahl immer als 1 angenommen, und die Zwischensumme für den Posten entspricht dem festgelegten Flatrate-Preis.
  • Standard: Mit Standardpreisen ergibt sich die Zwischensumme für einen Posten als Multiplikationsprodukt aus dem festgelegten Preis und der tatsächlichen Anzahl.

Zusätzlich können Sie Staffelpreise definieren. Damit lassen sich mehrere Preise für einen Posten festlegen, die dann jeweils für eine betimmte Menge gültig sind.

Managing Subscription Pricing

Verbrauchsdaten

Verbrauchsdaten stellen für bestimmte Produkte wechselnde Verbräuche dar (z.B. Telefonieeinheiten, Servicestunden), für die Rechnungen erzeugt werden sollen. Deshalb liegen für Verbrauchsdaten folgende Informationen vor:

  • das Datum und die Zeit, wann der Verbrauch erfolgt ist,
  • die Mengenangabe, z.B. eine Anzahl geleisteter Arbeitsstunden oder eine Anzahl verkaufter Produkteinheiten,
  • den Posten im Fakturierungsplan, dem der Verbrauch zugerechnet werden soll.

Üblicherweise importiert JustOn Verbrauchsdaten aus externen Systemen und konvertiert diese in Transaktionen. Während des Rechnungslaufs gleicht JustOn die Transaktionen mit dem zugeordneten Posten ab, wertet die gelieferten Mengenangaben aus und berechnet daraus die Zwischensumme. Die so ermittelten Daten ergeben den Rechnungsposten.

Usage Data Billing

Abrechnung beliebiger Objekte

Sie können Fakturierungspläne auch umgehen und Rechnungen direkt aus beliebigen, entsprechend konfigurierten Objekten oder Opportunities erzeugen.

Dafür lassen sich mit JustOn beliebige Salesforce-Objekte so konfigurieren, dass sie die notwendigen Rechnungsdaten enthalten können. Das können Aufträge, Verträge, Opportunities oder eigene Objekte sein. Mit entsprechenden Filtern definieren Sie dann, welche Objekte und Datensätze im Rechnungslauf einbezogen werden.

Billing Arbitrary Objects
Executing a Generic Invoice Run
Enabling Opportunity Billing
Creating Invoices From Opportunities

Fakturierung

Rechnungslauf

Der Rechnungslauf ist das Kernstück von JustOn. Diese Operation erzeugt Rechnungen auf Basis der

  • im Fakturierungsplan gespeicherten Kunden- und Vertragsdaten,
  • mit den einzelnen Posten gespeicherten Produkt- und Preisinformationen,
  • durch Transaktionen bereitgestellten Verbrauchsdaten,
  • in beliebigen Objekten gespeicherten Produktdaten (bei entsprechender Konfiguration),
  • in der Opportunity gespeicherten Kunden- und Produktdaten (bei entsprechender Konfiguration).

Ein Rechnungslauf wird am Ende eines von Ihnen definierten Abrechnungszeitraums ausgeführt.

Managing Invoice Runs
Scheduling Invoice Run

Rechnungen

Im Grunde genommen sind Rechnungen Dokumente, die ihre Zahlungsansprüche gegenüber Ihren Kunden darstellen.

Um den Geschäftsanforderungen genügen zu können, haben Rechnungen verschiedene Status.

  • Entwurf: Neue Rechnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsrechnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Offen: Befinden Sie eine Entwurfsrechnung für korrekt, Finalisieren Sie sie. Dadurch wird der Status auf Offen gesetzt und die Rechnung damit wirksam, d.h. zur Zahlung fällig (und unveränderlich).
  • Bezahlt: Mit eingehenden Zahlungen, die die offenen Beträge ausgleichen, erhalten offene Rechnungen den Status Bezahlt.

Manually Creating Invoices
Editing Invoices
Finalizing Invoices
Canceling Invoices
Distributing Invoices

Gutschriften

Gutschriften sind, einfach ausgedrückt, Rechnungen mit negativem Zahlbetrag - sie dokumentieren Zahlungen, die andere von Ihnen erhalten sollen. Das ist z.B. in Marktplatz-Szenarien üblich: Sie verkaufen Produkte, die von anderen geliefert werden. Sie erhalten dafür das Geld vom Kunden, müssen jedoch den eigentlichen Erbringer der Leistung bezahlen. Gutschriften können aber auch im Fall von Erstattungen oder Überzahlungen mit Kunden notwendig werden.

Um eine Gutschrift zu erzeugen, legen Sie eine Rechnung mit negativem Zahlbetrag an - entweder manuell oder auf Grundlage einer bestehenden Rechnung. Mit Letzterem haben Sie die Möglichkeit, die betroffenen Artikel und die zu erstattenden Zahlungen auszuwählen.

Genau wie Rechnungen haben Gutschriften entsprechend den Geschäftsanforderungen verschiedene Status.

  • Entwurf: Genau wie Rechnungen haben neue Gutschriften den Status Entwurf.
  • Gutgeschrieben: Wenn die betreffenden Zahlungen erstattet sind oder Sie eine neue Rechnung erzeugt haben, die den aktuellen Gutschriftbetrag ausgleicht, wird die Gutschrift auf Gutgeschrieben gesetzt.

Setting Up Credit Generation
Creating Credits

Vorlagen

Die Rechnungsvorlage ist das Modell, auf dessen Grundlage das PDF-Dokument einer Rechnung erzeugt wird. Es definiert Inhalt und Layout. Die erzeugten PDF-Dokumente werden per E-Mail oder Post an Kunden geschickt und können exportiert und archiviert werden. JustOn liefert eine Standardvorlage mit, mit deren Hilfe Sie Ihre eigenen Vorlagen anlegen können.

Die Vorlage besteht aus mehreren vordefinierten Containern für die einzelnen Bereiche der Seite - eine Kopf- und Fußzeile, eine Tabelle für die Rechnungsposten usw. Jeder Container beinhaltet Textblöcke, die den eigentlichen Inhalt des zu erzeugenden Dokuments darstellen. Der Container für die Kopfzeile enthält z.B. Textblöcke für Absender- und Empfängeradresse, für ein Firmenlogo u.a.

In Textblöcken können Platzhalter sein - Zeiger auf Felder von Salesforce- oder JustOn-Objekten (z.B. Adressfelder oder Zahlungsdetails), die beim Rendern der PDF-Datei mit den tatsächlichen Werten ersetzt werden.

Beim Einrichten eines Fakturierungsplans müssen Sie eine Standardvorlage für diesen Fakturierungsplan festlegen. Diese Vorlage wird dann standardmäßig für alle Rechnungen verwendet, die auf Basis dieses Fakturierungsplans entstehen. Solange eine Rechnung im Status Entwurf ist, können Sie eine andere Vorlage zuweisen.

Default Template
Customizing Templates

Forderungsmanagement

Saldi

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Vorauszahlungen, Mahngebühren usw. erzeugen Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.

JustOn addiert die Saldoeinträge für Rechnungen und Accounts und erzeugt immer einen Rechnungssaldo und einen Account-Saldo.

  • Der Account-Saldo ist die Summe aller Saldi eines bestimmten Accounts. Ein positiver Betrag zeigt einen ausstehenden Betrag an, ein negativer Betrag zeigt ein Guthaben an.
  • Der Rechnungssaldo ist die Summe aller Saldi einer bestimmten Rechnung. Ist die Summe 0, gilt die Rechnung als Bezahlt; ist die Summe nicht null, steht die Rechnung auf Offen.

Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Ein Kunde hat für ein bestelltes Produkt eine Vorauszahlung geleistet, und ein Benutzer registriert diesen Zahlungseingang und erzeugt einen Saldoeintrag vom Typ Vorkasse. Die Vorkasse (oder jeder andere vorhandene Saldoeintrag) wird beim Erzeugen der Rechnung miteinbezogen. Beim Finalisieren der Rechnung (Status Offen) erzeugt JustOn einen Saldoeintrag vom Typ Rechnung. Der Betrag des Saldoeintrags entspricht dem Gesamtbetrag der Rechnung. Dann registriert der Benutzer die Schlusszahlung an der Rechnung und erzeugt damit einen Saldoeintrag vom Typ Zahlung. Die Einträge im Rechnungssaldo können so aussehen:

Saldoeintrag Betrag Datum Beschreibung
Vorkasse -10 € 2017-03-02 Vorauszahlung über 10 € vom Kunden erhalten
Rechnung 25 € 2017-03-27 Rechnung über 25 € mit Fälligkeitsdatum 2017-03-27 auf Offen gesetzt
Zahlung -15 € 2017-03-31 ausstehende 15 € vom Kunden erhalten

Die Rechnung wird mit dem Zahlungsdatum 2017-03-31 auf Bezahlt (-10 + 25 -15 = 0) gesetzt.

Managing Balances
Setting Up Balance Management Options

Zahlungseinträge

Zahlungseinträge markieren Rechnungen als Bezahlt und Gutschriften als Gutgeschrieben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zahlungseinträge zu registrieren:

  • manuelles Setzen einer Rechnung auf Bezahlt mit der Funktion Zahlung registrieren, womit direkt ein Saldoeintrag erzeugt wird,
  • automatisch durch eine Integration mit einem Zahlungsdienstleister oder durch Import eines Bankauszugs, wodurch Zahlungseinträge angelegt und offenen Rechnungen zugeordnet werden.

Managing Payment Entries

Kontoauszüge

Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontoauszüge zu erzeugen:

  • einzeln pro Account mit der Funktion Saldenaufstellung,
  • für mehrere Accounts unter Mahnungsläufe.

PDF-Versionen der Kontoauszüge können dann per E-Mail direkt an die entsprechenden Accounts gesendet werden.

Managing Account Statements
Setting Up Account Statement Management

Mahnungen

JustOn kann Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen.

Info

Die Mahnungsfunktion ist optional.

Um die Mahnungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese in den benutzerdefinierten Einstellungen für Mahnstufen entsprechend konfigurieren. Diese Einstellungen definieren u.a.

  • die zu erfüllende Bedingung, um den Prozess zu aktivieren,
  • Mahn- und Verzugsgebühren (falls erforderlich),
  • das Fälligkeitsdatum und eine Nachfrist.

Sie können dann unter Mahnungsläufe den Prozess starten.

Im Wesentlichen besteht der Mahnprozess aus drei Schritten:

  • Mahnlauf: Sie erzeugen Entwurfsmahnungen für offene Rechnungen oder Kontoauszüge.
  • Abschluss: Sie setzen Mahnungen auf geschlossen und generieren Mahnschreiben als PDF.
  • Versand: Sie versenden Mahnschreiben per E-Mail.

Mahnlauf bezeichnet die Operation, bei der die Mahnschreiben als Entwurf entstehen. Die im Mahnlauf erzeugten Dokumente sind die Mahnungen. Je nach Fortschritt im Mahnprozes können Mahnungen verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Mahnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsmahnnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Abschließen der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Managing Dunning Reminders
Setting Up Dunning Process Managemen