Überblick über JustOn

JustOn umfasst vier wesentliche Funktionsbereiche: Billing, Fakturierung, Forderungsmanagement und Reporting.

Billing Fakturierung Forderungsmanagement Reporting
Fakturierungspläne anlegen
mit Posten und ihren Preisen

Verbrauchsdaten-Abrechnung einrichten

Abrechnung beliebiger Objekte einrichten
Rechnungsläufe durchführen
um Rechnungen oder
Gutschriften zu erzeugen

Vorlagen konfigurieren
Saldi verwalten

Zahlungen registrieren

Kontoauszüge erzeugen

Mahnungen durchführen
Metrikobjekte verwenden

Geschäftsberichte konfigurieren

Um diese Themen abzudecken, ergänzt JustOn die Standard-Salesforce-Objekte Account, Opportunity und Produkt um eine Reihe neuer Business-Objekte und stellt entsprechende UI-Elemente bereit. Diese Erweiterungen erleichtern die Handhabung Ihrer Rechnungsdaten und -prozesse.

main_concepts
Schematische Übersicht der wichtigsten JustOn-Konzepte

Vertragsmanagement

Fakturierungspläne

Ein Fakturierungsplan ist vergleichbar mit einer "Blaupause" für die zu erzeugende Rechnung: Er beinhaltet sowohl die erforderlichen Account-Daten (Kundenname, Adresse usw.) als auch die Details des zu berechnenden Produkts, also Produktname und Beschreibung, Preise und Preismodell, anzuwendende Rabatte u.a. In diesem Sinne können Fakturierungspläne Abonnement-Modelle oder Verträge abbilden.

Beim Einrichten eines Fakturierungsplans können Sie alle Daten nutzen, die bereits in Ihrer Salesforce-Organisation vorhanden sind.

Das Vorhandensein eines Fakturierungsplans ist der "Schalter" dafür, dass ein Account beim Rechnungslauf einbezogen wird - das heißt, dass jedem Account, für den automatisch Rechnungen erzeugt werden sollen, ein Fakturierungsplan zugeordnet sein muss.

Fakturierungspläne verwalten
Automatic Subscription Build EN
Setting Up Subscription Management EN

Posten

Fakturierungspläne enthalten Posten. Diese stellen die zu berechnenden Produkte dar und erscheinen später als Rechnungsposten auf den erzeugten Rechnungen.

Posten verwalten

Preise

Je nach Art des Produkts können Sie ein bestimmtes Preis- bzw. Berechnungsmodell für einen Posten definieren.

  • Wiederkehrend: Der Posten wird bei jedem Rechnungslauf mit dem angegebenen Betrag einbezogen.
  • Einmalig: Der Posten wird nur einmal berechnet. Nachdem der Posten das erste Mal berechnet wurde, setzt JustOn dessen Status auf Inaktiv, sodass er bei folgenden Rechnungen nicht mehr mit einbezogen wird.
  • Transaktionsbasiert: Für den Posten wird keine Anzahl angegeben. Diese Angaben (Menge oder Menge + Preis) werden stattdessen als Verbrauchsdaten geliefert, die für den Posten ermittelt werden.
  • Wiederkehrend anteilsmäßig: Der Posten wird bei jedem Rechnungslauf mit dem angegebenen Betrag einbezogen unter Beachtung der anteilsmäßigen Berechnung unvollständiger Abrechnungseinheiten. Muss gesondert aktiviert werden, siehe Enabling Partial Billing Units EN.

Um den eigentlichen Preis für einen Posten zu definieren, gibt es zwei verschiedene Arten.

  • Flatrate: Bei einer Flatrate wird die Anzahl immer als 1 angenommen, und die Zwischensumme für den Posten entspricht dem festgelegten Flatrate-Preis.
  • Standard: Mit Standardpreisen ergibt sich die Zwischensumme für einen Posten als Multiplikationsprodukt aus dem festgelegten Preis und der tatsächlichen Anzahl.

Zusätzlich können Sie Staffelpreise definieren. Damit lassen sich mehrere Preise für einen Posten festlegen, die dann jeweils für eine betimmte Menge gültig sind.

Preise für Posten verwalten

Verbrauchsdaten

Verbrauchsdaten stellen für bestimmte Produkte wechselnde Verbräuche dar (z.B. Telefonieeinheiten, Servicestunden), für die Rechnungen erzeugt werden sollen. Deshalb liegen für Verbrauchsdaten folgende Informationen vor:

  • das Datum und die Zeit, wann der Verbrauch erfolgt ist,
  • die Mengenangabe, z.B. eine Anzahl geleisteter Arbeitsstunden oder eine Anzahl verkaufter Produkteinheiten,
  • den Posten im Fakturierungsplan, dem der Verbrauch zugerechnet werden soll.

Üblicherweise importiert JustOn Verbrauchsdaten aus externen Systemen und konvertiert diese in Transaktionen. Während des Rechnungslaufs gleicht JustOn die Transaktionen mit dem zugeordneten Posten ab, wertet die gelieferten Mengenangaben aus und berechnet daraus die Zwischensumme. Die so ermittelten Daten ergeben den Rechnungsposten.

Usage Data Billing EN

Abrechnung beliebiger Objekte

Sie können Fakturierungspläne auch umgehen und Rechnungen direkt aus beliebigen, entsprechend konfigurierten Objekten erzeugen.

Dafür lassen sich mit JustOn beliebige Salesforce-Objekte so konfigurieren, dass sie die notwendigen Rechnungsdaten enthalten können. Das können Aufträge, Verträge, Opportunities oder eigene Objekte sein. Mit entsprechenden Filtern definieren Sie dann, welche Objekte und Datensätze im Rechnungslauf einbezogen werden.

Billing Arbitrary Objects EN
Generischen Rechnungslauf ausführen

Fakturierung

Rechnungslauf

Der Rechnungslauf ist das Kernstück von JustOn Billing & Invoice Management. Diese Operation erzeugt Rechnungen auf Basis der

  • im Fakturierungsplan gespeicherten Kunden- und Vertragsdaten,
  • mit den einzelnen Posten gespeicherten Produkt- und Preisinformationen,
  • durch Transaktionen bereitgestellten Verbrauchsdaten (siehe Usage Data Billing EN),
  • in beliebigen Objekten gespeicherten Produktdaten (siehe Billing Arbitrary Objects EN),

Ein Rechnungslauf wird am Ende eines von Ihnen definierten Abrechnungszeitraums ausgeführt.

Rechnungsläufe verwalten
Rechnungslauf planen

Rechnungen

Im Grunde genommen sind Rechnungen Dokumente, die ihre Zahlungsansprüche gegenüber Ihren Kunden darstellen.

Um den Geschäftsanforderungen genügen zu können, haben Rechnungen verschiedene Status.

  • Entwurf: Neue Rechnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsrechnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Offen: Befinden Sie eine Entwurfsrechnung für korrekt, Finalisieren Sie sie. Dadurch wird der Status auf Offen gesetzt und die Rechnung damit wirksam, d.h. zur Zahlung fällig (und unveränderlich).
  • Bezahlt: Mit eingehenden Zahlungen, die die offenen Beträge ausgleichen, erhalten offene Rechnungen den Status Bezahlt.
  • Geschlossen: Anzahlungsrechnungen oder Pro-forma-Rechnungen müssen geschlossen werden, damit sich die Schlussrechnungen erzeugen lassen.

Rechnungen manuell erzeugen
Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren
Rechnungen übermitteln

Gutschriften

Gutschriften sind, einfach ausgedrückt, Rechnungen mit negativem Zahlbetrag - sie dokumentieren Zahlungen, die andere von Ihnen erhalten sollen. Das ist z.B. in Marktplatz-Szenarien üblich: Sie verkaufen Produkte, die von anderen geliefert werden. Sie erhalten dafür das Geld vom Kunden, müssen jedoch den eigentlichen Erbringer der Leistung bezahlen. Gutschriften können aber auch im Fall von Erstattungen oder Überzahlungen mit Kunden notwendig werden.

Genau wie Rechnungen haben Gutschriften entsprechend den Geschäftsanforderungen verschiedene Status.

  • Entwurf: Genau wie Rechnungen haben neue Gutschriften den Status Entwurf.
  • Offen: Nach der Finalisierung wird die Gutschrift auf Offen gesetzt und damit zur Verrechnung fällig.
  • Gutgeschrieben: Wenn die betreffenden Zahlungen erstattet sind oder Sie eine neue Rechnung erzeugt haben, die den aktuellen Gutschriftbetrag ausgleicht, wird die Gutschrift auf Gutgeschrieben gesetzt.

Um eine Gutschrift zu erzeugen, legen Sie eine Rechnung mit negativem Zahlbetrag an. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • manuell eine neue Rechnung erzeugen, deren Rechnungsposten einen negativen Rechnungssaldo ergeben (siehe Einzelne Rechnung manuell erzeugen)
  • eine (Teil-)Gutschrift für eine bestehende Rechnung (im Status Offen oder Bezahlt) erzeugen, die Sie korrigieren oder stornieren wollen - hierbei können Sie die betroffenen Artikel und die zu erstattenden Zahlungen auswählen.

Setting Up Credit Generation EN
Gutschriften erzeugen

Vorlagen

Die Rechnungsvorlage ist das Modell, auf dessen Grundlage das PDF-Dokument einer Rechnung erzeugt wird. Es definiert Inhalt und Layout. Die erzeugten PDF-Dokumente werden per E-Mail oder Post an Kunden geschickt und können exportiert und archiviert werden. JustOn liefert eine Standardvorlage mit, mit deren Hilfe Sie Ihre eigenen Vorlagen anlegen können.

Die Vorlage besteht aus mehreren vordefinierten Containern für die einzelnen Bereiche der Seite - eine Kopf- und Fußzeile, eine Tabelle für die Rechnungsposten usw. Jeder Container beinhaltet Textblöcke, die den eigentlichen Inhalt des zu erzeugenden Dokuments darstellen. Der Container für die Kopfzeile enthält z.B. Textblöcke für Absender- und Empfängeradresse, für ein Firmenlogo u.a.

In Textblöcken können Platzhalter sein - Zeiger auf Felder von Salesforce- oder JustOn-Objekten (z.B. Adressfelder oder Zahlungsdetails), die beim Rendern der PDF-Datei mit den tatsächlichen Werten ersetzt werden.

Beim Einrichten eines Fakturierungsplans müssen Sie eine Standardvorlage für diesen Fakturierungsplan festlegen. Diese Vorlage wird dann standardmäßig für alle Rechnungen verwendet, die auf Basis dieses Fakturierungsplans entstehen. Solange eine Rechnung im Status Entwurf ist, können Sie eine andere Vorlage zuweisen.

Default Template EN
Customizing Templates EN

Forderungsmanagement

Saldi

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Mahngebühren usw. erzeugen Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.

JustOn addiert die Saldoeinträge für Rechnungen und Accounts und erzeugt immer einen Rechnungssaldo und einen Account-Saldo.

  • Der Account-Saldo ist die Summe aller Saldi eines bestimmten Accounts. Ein positiver Betrag zeigt einen ausstehenden Betrag an, ein negativer Betrag zeigt ein Guthaben an.
  • Der Rechnungssaldo ist die Summe aller Saldi einer bestimmten Rechnung. Ist die Summe 0, gilt die Rechnung als Bezahlt; ist die Summe nicht null, steht die Rechnung auf Offen.

Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Ein Kunde hat für ein bestelltes Produkt eine Vorauszahlung geleistet, und ein Benutzer registriert diesen Zahlungseingang und erzeugt einen Saldoeintrag vom Typ Vorkasse. Die Vorkasse (oder jeder andere vorhandene Saldoeintrag) wird beim Erzeugen der Rechnung miteinbezogen. Beim Finalisieren der Rechnung (Status Offen) erzeugt JustOn einen Saldoeintrag vom Typ Rechnung. Der Betrag des Saldoeintrags entspricht dem Gesamtbetrag der Rechnung. Dann registriert der Benutzer die Schlusszahlung an der Rechnung und erzeugt damit einen Saldoeintrag vom Typ Zahlung. Die Einträge im Rechnungssaldo können so aussehen:

Saldoeintrag Betrag Date Beschreibung
Vorkasse -10 € 2017-03-02 Vorauszahlung über 10 € vom Kunden erhalten
Rechnung 25 € 2017-03-27 Rechnung über 25 € mit Fälligkeitsdatum 2017-03-27 auf Offen gesetzt
Zahlung -15 € 2017-03-31 ausstehende 15 € vom Kunden erhalten

Die Rechnung wird mit dem Zahlungsdatum 2017-03-31 auf Bezahlt gesetzt.

Saldi verwalten
Setting Up Balance Management Options EN

Zahlungseinträge

Mit JustOn können Sie Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann JustOn Zahlungsvorgänge aus anderen Systemen als Zahlungseinträge registrieren mit und Rechnungen abgleichen, wodurch entsprechende Saldoeinträge erzeugt werden. Jeder Zahlungseintrag entspricht quasi einem Eintrag im Kontoauszug, d.h. einem Zahlungsvorgang zum Ausgleich einer offenen Forderung aus einer Rechnung.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungseinträge zu erfassen:

Info

Mit der Integration eines externen Zahlungsanbieters, z.B. PayPal oder Stripe (siehe Payment Provider Integration EN), erzeugt JustOn direkt Saldoeinträge vom Typ Zahlung für den eingezogenen Betrag.

Darüberhinaus können Sie mit der Funktion Zahlung registrieren ebenfalls direkt einen Zahlungssaldo anlegen und damit eine Rechnung manuell auf Bezahlt setzen.

Nachdem Zahlungseinträge importiert oder abgerufen sind, ordnen Sie sie Rechnungen zu. Dies ist ein zweistufiger Prozess:

Zuerst gleicht JustOn die Zahlungseinträge automatisch mit vorhandenen Rechnungen und Mahnungen ab. Mögliche Übereinstimmungen werden dabei auf Basis folgender Bedingungen ermittelt:

  • Die Rechnung ist im Status Offen bzw. die Mahnung im Status Geschlossen.
  • Die Rechnungsnummer bzw. der Belegname ist im Verwendungszweck der Zahlung zu finden.

Falls JustOn keine passende Rechnungsnummer bzw. keinen passenden Belegnamen findet, wird der Inhalt des Verwendungszwecks mit der Account-Information abgeglichen. Weitere Informationen finden Sie unter "Abgleichsverfahren" im Abschnitt Zahlungseinträge abgleichen.

Anschließend weisen Benutzer - nach Prüfung der Ergebnisse des automatischen Abgleichs - die Zahlungseinträge Rechnungen und Mahnungen zu. Damit werden Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und den entsprechenden Rechnungen und Mahnungen zugeordnet. Die ursprünglich importierten oder abgerufenen Zahlungseinträge erhalten damit den Status Converted.

Zahlungseinträge verwalten

Kontoauszüge

Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Saldenaufstellungen, also Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen. Sie können dann PDF-Kopien der Kontoauszüge an die jeweiligen Accounts schicken.

Kontoauszüge können verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Kontoauszüge haben den Status Entwurf. Entwurfskontoauszüge können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Finalisieren werden Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontoauszüge zu erzeugen:

  • einzeln pro Account mit der Funktion Saldenaufstellung,
  • für mehrere Accounts unter Belegläufe.

Kontoauszüge verwalten
Setting Up Account Statement Management EN

Mahnungen

JustOn kann Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen. In diesem Kontext sind folgende Objekte relevant:

Belege enthalten alle Daten zu ausstehenden Zahlungen, auf deren Grundlage Sie Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erzeugen, die an die betreffenden Accounts geschickt werden. Die Belegdatensätze sind Accounts zugeordnet und enthalten die entsprechenden Daten und Zahlungsinformationen.

Belegposten stellen die "Einzelposten" dar, auf die sich die Mahnung bezieht - also die überfälligen Rechnungen und, bei entsprechender Konfiguration, die Mahngebühren. Belegposten sind in einer Master-Detail-Beziehung einem Beleg zugeordnet.

Ein Mahnlauf kann mehrere Rechnungen pro Account erfassen und damit einen einzelnen Belegposten für jede betroffene Rechnung erzeugen. Entsprechend ist eine Rechnung, die vom Mahnprozess erfasst ist, mit dem erzeugten Belegposten verbunden, jedoch nicht mit dem Beleg.

dunning
Mahnung mit zwei Rechnungen

Im Wesentlichen besteht der Mahnprozess aus drei Schritten:

  • Mahnlauf: Sie erzeugen Entwurfsmahnungen für offene Rechnungen oder Kontoauszüge.
  • Finalisieren: Sie setzen Mahnungen auf geschlossen und generieren Mahnschreiben als PDF.
  • Versand: Sie versenden Mahnschreiben per E-Mail.

Mahnlauf bezeichnet die Operation, bei der die Mahnschreiben als Entwurf entstehen. Die im Mahnlauf erzeugten Belege sind die Mahnungen. Je nach Fortschritt im Mahnprozes können Mahnungen verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Mahnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsmahnnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Finalisieren der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Um die Mahnungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese in den benutzerdefinierten Einstellungen für Mahnstufen entsprechend konfigurieren, siehe Dunning Levels EN. Diese Einstellungen definieren u.a.

  • die zu erfüllende Bedingung, um den Prozess zu aktivieren,
  • Mahn- und Verzugsgebühren (falls erforderlich),
  • das Fälligkeitsdatum und eine Nachfrist.

Mithilfe mehrerer Mahnstufen können Sie Ihr eigenes Eskalationsszenario abbilden, das von freundlichen Erinnerungen bis hin zu strengen Mahnschreiben reichen kann.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie unter Belegläufe den Mahnprozess starten.

Info

Die Mahnungsfunktion ist optional.

Mahnungen verwalten
Setting Up Dunning Process Management EN

Reporting

Metriken

Für Analyse- und Berichtszwecke bietet JustOn spezielle Metrikobjekte, die sich zur Erfassung und Anzeige von Änderungen rechnungsrelevanter Daten einrichten lassen.

  • Fakturierungsplan-Metrik: Verfolgt Änderungen von wiederkehrenden oder transaktionsbasierten Posten (z.B. Anlegen, Terminieren, Preisänderungen) zur Anzeige von wiederkehrenden Umsätzen oder Wachstums- und Abwanderungsquoten.
  • Liquiditätsmetrik: Verfolgt Änderungen des Betrages von Fakturierungsplänen, um den Cashflow darzustellen.

Setting Up Subscription-Based Reporting EN

Geschäftsberichte

JustOn unterstützt die Berichtsfunktionen von Salesforce und liefert eine Reihe spezieller Geschäftsberichte mit, die auf Ihren rechnungsrelevanten Daten basieren. Sie können diese Berichte in Ihre Salesforce-Organisation einbinden und anpassen.

Business Reports EN