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Häufige Fragen

Sie sind neu bei JustOn oder interessieren sich für eine unserer Lösungen? Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen.

Allgemeine Fragen
JustOn Billing & Invoice Management
JustOn Cash Management
JustOn Connector for DATEV

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Allgemeine Fragen

Was ist JustOn?

Wir sind führender Anbieter für automatische Finanzprozesse auf der Salesforce-Plattform: Abrechnung, Zahlungsmanagement und Buchhaltung.

Unsere wichtigsten Softwareprodukte sind

JustOn-Software läuft als integrierte Anwendung auf Salesforce Platform und Heroku, den cloud-basierten Plattformen für Softwareentwicklung und -betrieb von Salesforce.

Welche Voraussetzungen sollten auf der Salesforce-Instanz grundsätzlich gegeben sein?

Salesforce bündelt Funktionen und Dienste in sogenannten Editionen. Für den produktiven Einsatz gibt es vier Editionen: Essentials, Professional, Enterprise und Unlimited.

Jede dieser Editionen kann für den Betrieb unserer Software verwendet werden. Bestimmte Geschäftsszenarien können jedoch Anforderungen haben, die eine spezielle Edition erforderlich machen. Details dazu finden Sie in Which Salesforce edition is required for JustOn?

Beachten Sie weiterhin, dass für JustOn Billing & Invoice Management folgende Salesforce-Funktionen aktiviert sein müssen:

Lässt sich JustOn-Software ohne Salesforce benutzen?
Für den Betrieb von JustOn Billing & Invoice Management ist es nicht notwendig, bereits Salesforce-Nutzer zu sein. In diesem Fall liefert JustOn die benötigten Salesforce-Lizenzen mit.
Übernimmt JustOn auch Salesforce-spezifische Anpassungen?

Wir greifen üblicherweise nicht in ursprüngliche, vorhandene Datenstrukturen oder Konfigurationen ein.

Wenn Sie JustOn damit beauftragen, nehmen wir nur solche Anpassungen vor, die für die erfolgreiche Nutzung und den korrekten Betrieb der JustOn-Software notwendig sind. Andere, nicht-JustOn-relevante Benutzerprofile, Gruppen, Objekte oder Felder auf Objekten usw. sind von Ihnen oder mithilfe eines Partners anzulegen.

Wer ist Ansprechpartner, wenn es Probleme mit der Salesforce-Performance gibt?

Beim Betrieb von JustOn-Software kann es in seltenen Fällen zu Leistungseinbrüchen kommen. Dies ist in der Regel nicht die Folge eines Fehlers oder einer Störung, sondern ein "Nebeneffekt" des Cloud-Computings, siehe Why does JustOn feel "slow"?

Für den Betrieb Ihrer Salesforce-Instanz ist jedoch JustOn nicht verantwortlich. Wenden Sie sich bei Problemen bitte an Salesforce.

Gibt es regelmäßige Aktualisierungen für JustOn-Software?

Unsere Software wird fortwährend weiterentwickelt.

Für JustOn Billing & Invoice Management erscheinen ca. viermal pro Jahr neue Feature-Releases, Bugfix-Releases je nach Bedarf häufiger. Sie können Ihre Instanzen automatisch per Push-Upgrade auf aktuellem Stand halten lassen.

Für JustOn Cash Management erscheinen ebenfalls regelmäßig neue Releases. Diese werden automatisch ausgerollt.

JustOn Billing & Invoice Management

Was ist JustOn Billing & Invoice Management?

JustOn Billing & Invoice Management ist eine Software zur Erzeugung und Verwaltung elektronischer Rechnungen.

Als Grundlage für die Fakturierung erfasst und prüft JustOn Billing & Invoice Management die Kunden- und Vertragsdaten. So werden automatisch Kosten erfasst, dazu wird die Rechnung erstellt, deren Prüfung und Freigabe durchgeführt sowie der Rechnungsversand ausgelöst. Zusätzlich unterstützt JustOn Billing & Invoice Management die Archivierung der erstellten Rechnungen und ggf. die Registrierung von Buchungsvorgängen in angeschlossenen Systemen. Darüber hinaus kann die Software die Zahlungsabwicklung verfolgen und auf dieser Basis das Forderungsmanagement übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter JustOn Billing & Invoice Management.

Welche Voraussetzungen müssen für eine Abrechnungskonfiguration gegeben sein?
Die Angaben für Preis und Menge als Quelldaten für die Abrechnung müssen am selben Objekt gegeben sein. Alle weiteren abrechnungsrelevanten Informationen sollten ebenfalls auf diesem Objekt vorhanden oder über eine 1:1-Beziehung, z.B. Lookup, verknüpft sein.
Welche Steuerregeln lassen sich umsetzen?
Je nach Anforderung lassen sich unterschiedliche steuerliche Besonderheiten auf verschiedenen Wegen umsetzten. Eine Übersicht über die Optionen mit Verweisen auf Details finden Sie in Tax Handling.
Ist es möglich, später weitere Geschäftseinheiten einzurichten?

Wenn Ihr Geschäft wächst, ist es recht wahrscheinlich, dass Sie für den Betrieb mehr Geschäftseinheiten benötigen, als ursprünglich geplant und eingerichtet wurden. Das ist kein Problem – Sie können in Ihrer JustOn-Instanz jederzeit neue Geschäftseinheiten hinzufügen. Wenden Sie sich dazu bitte an unseren Service oder unseren Vertrieb.

Beachten Sie bitte, dass neue Geschäftseinheiten in der Regel aufpreispflichtig sind.

Lässt sich bei gedruckten Rechnungen unser Corporate Design umsetzen?

Die gedruckten (PDF-)Dokumente beruhen auf Vorlagen, die sich per CSS weitgehend Ihren Layout- und Designvorgaben anpassen lassen.

Wenn Sie ein Logo einbinden möchten, empfehlen wir eine randlose Grafik im PNG-Format, die nicht größer als 30 kB sein sollte.

Zum Rendern der PDF-Dokumente greift JustOn Billing & Invoice Management auf Visualforce PDF Rendering von Salesforce Platform zurück. Hierbei können jedoch einige Einschränkungen gelten (siehe Visualforce PDF Rendering Considerations and Limitations). Zu den wichtigsten gehören

  • Visualforce PDF Rendering unterstützt PDF-Version 1.4 und CSS-Versionen bis 2.1.
  • Die Auswahl der Schriftarten ist begrenzt. Sonderzeichen und nicht-lateinische Alphabete lassen sich nur mit Arial Unicode MS darstellen.

Mehr Gestaltungsmöglichkeiten sind mit Vorlagen auf Basis der Template-Sprache Liquid möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Working With Templates.

Kann JustOn Billing & Invoice Management Mahnungen erzeugen?
Die integrierte Mahnungsfunktion unterstützt Sie beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen. Verschiedene Mahnstufen steuern, für welche Rechnungen, zu welchem Zeitpunkt und, optional, mit welchen Mahngebühren oder Verzugszinsen eine Zahlungsaufforderung erzeugt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnungen.
Kann JustOn Billing & Invoice Management den Zahlungseingang überwachen?

Mit JustOn Billing & Invoice Management lassen sich Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann die Software Zahlungseinträge aus externen Systemen registrieren und Rechnungen zuweisen:

Was ist bei der Übernahme von Zahlungsdaten zu beachten?
Prinzipiell kann der Abgleich von Zahlungen auf Rechnungen oder Accounts erfolgen. Wichtig für einen erfolgreichen Zahlungsabgleich ist die Datenqualität, z.B. des Verwendungszwecks.
Kann JustOn Billing & Invoice Management Buchungsdaten erzeugen?

Bei Bedarf kann JustOn Billing & Invoice Management Buchungsvorschläge aus finalisierten Rechnungen, Buchungsvorschläge aus registrierten Zahlungseingängen sowie vorläufige Buchungsvorschläge auf Basis von Fakturierungsplänen erzeugen. Einen Einstieg in die Möglichkeiten finden Sie unter JustOn and Bookkeeping.

Sollten Sie diese Funktionen nutzen wollen, empfehlen wir, die erforderlichen Buchungsdaten (Konten, Kostenstellen, Kostenträger) rechtzeitig übersichtlich vorzubereiten.

Können Buchungsdaten in Buchhaltungssysteme übertragen werden?

Erzeugte Buchungsdaten lassen sich in externe Buchhaltungssysteme, z.B. DATEV, SAP oder Microsoft Dynamics, übertragen. Aus technischer Sicht gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

Welche Operationen lassen sich automatisieren?

In Salesforce lassen sich wiederkehrende Operationen mit verschiedenen Mechanismen (z.B. als geplante Prozesse oder Flows) automatisieren – also so konfigurieren, dass sie ohne Eingreifen von Benutzer:innen ablaufen. JustOn Billing & Invoice Management nutzt und unterstützt die Automatisierung für die folgenden Vorgänge "out of the box":

  • Erzeugen und Aktualisieren von Fakturierungsplänen
  • Preiserhöhung für Fakturierungspläne
  • Rechnungslauf
  • Finalisieren von Rechnungen
  • Dateiablage in Cloud-Speichersystemen
  • Schließen von Anzahlungsrechnungen und Pro-forma-Rechnungen
  • Abruf von Steuern von externen Service-Providern
  • KID-Generierung
  • Erzeugen von Buchhaltungsdaten
  • Zuweisen von Zahlungssaldi zu Rechnungen
  • Mahnlauf
  • Abschreiben von Rechnungen
  • Einzelwertberichtigung
  • Erzeugen und Aktualisieren von Zahlmitteln
  • CSV-Export von Rechnungen und Buchungsdaten
  • Erzeugen von Account-Metriken und Fakturierungsplan-Metriken
  • Erzeugen von Liquiditätsmetriken

JustOn Cash Management

Was ist JustOn Cash Management?

JustOn Cash Management ist eine Salesforce-Anwendung, die Salesforce CRM mit europäischen Banken und Zahlungsdienstleistern integriert. Mit dieser App können Sie Zahlungen auslösen und Zahlungsinformationen verfolgen, die sich auf Ihr Kundengeschäft beziehen.

Sie können Zahlungen auf Basis Ihrer Aufträge, Rechnungen oder anderer zahlungselevanter Belege vorbereiten und ausführen sowie Informationen über verarbeitete Zahlungen abrufen und mit den entsprechenden Forderungen oder Verbindlichkeiten verknüpfen. Allgemein gesprochen hilft JustOn Cash Management beim Zahlungsabgleich.

Weitere Informationen finden Sie unter JustOn Cash Management.

Was sind die Voraussetzungen für die Integration von JustOn Cash Management mit Banken?

Für die direkte Integration muss die Bank einen EBICS-konformen Datenzugriff ermöglichen. Alle deutschen Kreditinstitute, die in der Deutschen Kreditwirtschaft (DK) assoziiert sind, unterstützen EBICS und ermöglichen somit den Austausch von Zahlungsinformationen mit JustOn Cash Management.

Weitere Information finden Sie unter Bankfachliche Rahmenbedingungen.

Lässt sich JustOn Cash Management auch ohne JustOn Billing & Invoice Management nutzen?

JustOn Cash Management lässt sich ohne JustOn Billing & Invoice Management verwenden.

Beachten Sie aber, dass die Geschäftsprozesse in JustOn Cash Management rund um Posten aufgebaut sind, die Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten darstellen und auf Belegen basieren, die die Forderungen oder Verbindlichkeiten begründen (Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften o.ä.). Sie benötigen also eine Integration in Ihre Umgebung, um (zumindest) Posten für Ihre Belege zu erzeugen.

Welche Zahlungsdienstleister lassen sich mit JustOn Cash Management verwenden?

Aktuell können Sie in JustOn Cash Management Mollie und Adyen als Zahlungsdienstleister einbinden. Die jeweilige Integration unterstützt dabei alle Zahlungsarten, die Sie als Teil Ihres Setups beim Zahlungsdienstleister aktiviert haben.

Die Integration weiterer Zahlungsdienstleister, z.B. Stripe, ist in der Entwicklung bzw. geplant. Weitere Informationen finden Sie in Payment Methods and Payment Processors.

Welche weiteren Zahlungsarten werden von JustOn Cash Management unterstützt?

Mit der direkten Integration von Banken über EBICS kann JustOn Cash Management SEPA-Zahlungsaufträge erzeugen. Dies ermöglicht folgende Zahlungsarten:

  • SEPA-Basislastschrift (SEPA Direct Debit Core)
  • SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B)
  • SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer)

Informationen zu unterstützten Banken finden Sie in Banks via EBICS.

JustOn Connector for DATEV

Was ist JustOn Connector for DATEV?

JustOn Connector for DATEV ist eine Salesforce-Anwendung, die Buchungsbelege für Rechnungs- und Kassendaten aus Salesforce CRM an DATEV Unternehmen online überträgt.

Weitere Informationen finden Sie unter JustOn Connector for DATEV.

Welche Daten kann JustOn Connector for DATEV übertragen?

Mit JustOn Connector for DATEV lassen sich digitalen Buchungsbelege für Rechnungs- und Kassendaten aus angebundenen Salesforce-Anwendungen an DATEV übertragen. Dafür wird die DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 benutzt, die das Erfassen von strukturierten Belegdaten sowie Belegbildern unterstützt (siehe Leistungsbeschreibung Rechnungsdatenservice 1.0).

Die Integration mit JustOn Billing & Invoice Management (erzeugt für das Debitorenbuch relevante Ausgangsrechnungen) erlaubt die Übertragung folgender Daten:

Art der Daten DATEV-Schnittstelle Integration
Debitorenbuch
Ausgangsrechnungen
Kreditorenbuch
Eingangsrechnungen
Kassenbuch
Belegbilder
Stammdaten
Bank
Zahlungsdaten

Details finden Sie unter Übertragene Belegdaten.

Eigene Integrationen mit anderen Salesforce-Apps können gegebenenfalls die Übertragung der Belegarten Rechnungseingang oder Kasse unterstützen (siehe Integrating With JustOn Connector for DATEV EN).

Was ist der Vorteil gegenüber der Übertragung exportierter CSV-Dateien?

Der Export von CSV-Dateien aus Salesforce und der Import dieser Dateien in DATEV machen eine Reihe manueller Arbeitsschritte erforderlich. Je nach Arbeitsumgebung können dabei unbewusst Dateiinhalte manipuliert werden (Zeichenkodierung, Feldtrenner o.ä.). Die direkte Integration von Salesforce mit DATEV hingegen stellt eine fehlerfreie Übertragung sicher.

Darüber hinaus lassen sich mit JustOn Connector for DATEV auch Belegbilder übertragen – was der Export nicht ermöglicht.

Kann JustOn Connector for DATEV geänderte Daten aus DATEV in Salesforce übernehmen?
Die verwendete Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 erlaubt ausschließlich das Übertragen von Daten in die Online-Anwendung DATEV Unternehmen online. Ein bidirektionaler Transfer, der eine Synchronisierung von Daten bzw. Datenänderungen aus DATEV nach Salesforce ermöglichen würde, ist damit nicht möglich.
Was sind die Voraussetzungen für die Nutzung von JustOn Connector for DATEV?

Um Daten über JustOn Connector for DATEV an DATEV übertragen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Ihr:e Steuerberater:in arbeitet mit DATEV-Software und legt Sie als "Mandant" in DATEV Unternehmen online an – dorthin werden Ihre Daten übertragen.
  • Sie haben eine Lizenz für die Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0.
  • Sie besitzen ein DATEV-Authentifizierungsmedium (DATEV SmartLogin oder DATEV mIDentity).
  • Die von Ihnen benutzten Belegtypen (Rechnungseingang, Rechnungsausgang oder Kasse) müssen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte | Voraussetzungen.

Welche Zeichenbegrenzungen gibt es?

Die Zeichenbegrenzungen für bestimmte Felder sind durch die DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 vorgegeben. Folgende Limitierungen gelten: