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Elektronische Dienstleistungen im Abo-Modell: Wie wird gebucht?

JustOn kann aus finalisierten Rechnungen Buchungsvorschläge erzeugen – Datensätze, die Einträge in Buchhaltungskonten repräsentieren. Diese Daten lassen sich dann in externe Buchhaltungssysteme wie z.B. DATEV, SAP oder Dynamics übertragen.

Dieser Artikel beschreibt die Rechnungserzeugung und die erforderlichen Buchungen für Firmen, die elektronische Dienstleistungen oder Software-Lizenzen im Abo-Modell anbieten – sogenannte SaaS-Businessmodelle.

Rechnung

Eine typische Rechnung für eine Dienstleistung im Abo-Modell könnte wie folgt aussehen:

Titel Beginn Leistungszeitraum Ende Leistungszeitraum Steuersatz Nettozwischensumme
Service 2021-04-01 2022-03-31 19% 1200,00
Zwischensumme (netto) 1200,00
Umsatzsteuer 228,00
Rechnungssumme 1428,00

Bedingungen

Nutzungsentgelte für elektronische Dienstleistungen im Abo-Modell werden üblicherweise für ein Jahr im Voraus bezahlt, als Erlöse jedoch oft anteilig pro Monat im Leistungszeitraum gebucht. Zur Illustration dieses Vorgehens sollen für das Beispiel deshalb folgende Bedingungen gelten:

  • Leistungszeitraum: 1 Jahr
  • komplette Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums
  • monatliche Rechnungsabgrenzung
  • getrennte Buchung von Nettoumsatz und Umsatzsteuer
  • Steuerentstehung und -fälligkeit mit Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums

Buchungskonten

Die Buchungen sollen auf folgenden Konten erfolgen:

SKR 03 Kontobezeichnung Feld im Buchungsvorschlag Konfiguration in JustOn
8400 Erlöse 19% USt. Sachkontonummer G/L Account Number
1776 Umsatzsteuer 19% Sachkontonummer Collective Accounts
10001 Debitor Geschäftspartner-Konto Enabling Contra Accounts
0990 Passive Rechnungsabgrenzung Sachkontonummer Collective Accounts

Erwartete Buchungen

Im ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2021) wird initial der gesamte Betrag (1428,00) vom Debitorenkonto (verteilt) gebucht an:

  • Erlöse 19% USt. 100,00
  • Umsatzsteuer 19% 228,00
  • Passive Rechnungsabgrenzung 1100,00
# SKR 03 Kontobezeichnung
Soll
Betrag SKR 03 Kontobezeichnung
Haben
Betrag
1 10001 Debitor 1428,00 8400 Erlöse 19% USt. 100,00
1776 Umsatzsteuer 19% 228,00
0990 Passive Rechnungsabgrenzung 1100,00

In den folgenden Monaten (05/2021 – 03/2022) wird der gebildete Rechnungsabgrenzungsposten periodengerecht aufgelöst und als Erlös gebucht:

# SKR 03 Kontobezeichnung
Soll
Betrag SKR 03 Kontobezeichnung
Haben
Betrag
2..12 0990 Passive Rechnungsabgrenzung 100,00 8400 Erlöse 19% USt. 100,00

Auf den jeweiligen Konten stellen sich die Buchungen wie folgt dar:

Debitor
Soll Haben
1428,00 (04/2021)
Erlöse 19% USt.
Soll Haben
100,00 (04/2021)
100,00 (05/2021)
100,00 (06/2021)
100,00 (07/2021)
100,00 (08/2021)
100,00 (09/2021)
100,00 (10/2021)
100,00 (11/2021)
100,00 (12/2021)
100,00 (01/2022)
100,00 (02/2022)
100,00 (03/2022)
Umsatzsteuer 19%
Soll Haben
228,00 (04/2021)
Passive Rechnungsabgrenzung
Soll Haben
1100,00 (04/2021)
100,00 (05/2021)
100,00 (06/2021)
100,00 (07/2021)
100,00 (08/2021)
100,00 (09/2021)
100,00 (10/2021)
100,00 (11/2021)
100,00 (12/2021)
100,00 (01/2022)
100,00 (02/2022)
100,00 (03/2022)

JustOn-Buchungsvorschläge

Buchungsvorschläge stellen Einträge in Buchhaltungskonten dar. Sie werden nach Buchungsperioden gruppiert und auf dieser Basis exportiert. Eine Buchungsperiode entspricht einem Buchhaltungsmonat.

Erforderliche Einstellungen

JustOn steuert die Erzeugung von Buchungsvorschlägen mit Konfigurationen am Rechnungsposten bzw. globalen Einstellungen – mit dem "Hauptschalter" Create Bookkeeping Data in den Global Settings sowie Umsatzanerkennungsregeln, Steueranerkennungsregeln und Steueranwendungsregeln, die über den Rechnungsposten mitgeliefert werden.

Damit JustOn die im Beispiel gezeigten Buchungen in Buchungsvorschlägen abbildet, sind folgende Konfigurationen erforderlich:

Objekt Feld Wert
Global Settings Create Bookkeeping Data aktiviert
Rechnungsposten Umsatzanerkennungsregel Buchungsmonat
oder Standard
Steueranerkennungsregel Standard
Steueranwendungsregel Leistungszeitraum
oder Standard

Bei der Verwendung von Automatikkonten in DATEV sind zusätzlich folgende Einstellungen notwendig:

Objekt Feld Wert
Buchungsvorschlag BuCode 40

DATEV hebt mit dem Buchungsschlüssel 40 die automatische Steuerberechnung bei übertragenen Buchungsvorschlägen auf. Da die Rechnungsabgrenzung jedoch eine Trennung von Nettoumsatz und Steuer erfordert, muss Ihre Konfiguration dafür sorgen, dass die erzeugten Buchungsvorschläge den Wert 40 im benutzerdefinierten Feld BuCode enthalten.

Weitere Informationen

Applying Revenue Recognition
Handling Deferred Revenue
Applying Tax Recognition
Managing Taxation Rules
Bookkeeping Data for Finalized Invoices
Enabling Data Transfer to DATEV
Übersicht Steuerschlüssel (BU) im DATEV-Hilfe-Center

Erzeugte Buchungsvorschläge

Um diese Buchungen abzubilden, erzeugt JustOn bei entsprechender Konfiguration für den ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2021) die folgenden Buchungsvorschläge:

# Buchungsperiode Betrag Soll/Haben-Kennzeichen Sachkontonummer Geschäftspartner-Konto Typ
1 04/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
2 228,00 H 1776 10001 Steuer
3 1100,00 H 0990 10001 Abgrenzung

Zur Umbuchung des abgegrenzten Umsatzes in den folgenden Monaten (05/2021 – 03/2022) legt JustOn außerdem folgende Buchungsvorschläge an:

# Buchungsperiode Betrag Soll/Haben-Kennzeichen Sachkontonummer Geschäftspartner-Konto Typ
4 05/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
5 -100,00 S 0990 Abgrenzung
6 06/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
7 -100,00 S 0990 Abgrenzung
8 07/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
9 -100,00 S 0990 Abgrenzung
10 08/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
11 -100,00 S 0990 Abgrenzung
12 09/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
13 -100,00 S 0990 Abgrenzung
14 10/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
15 -100,00 S 0990 Abgrenzung
16 11/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
17 -100,00 S 0990 Abgrenzung
18 12/2021 100,00 H 8400 10001 Umsatz
19 -100,00 S 0990 Abgrenzung
20 01/2022 100,00 H 8400 10001 Umsatz
21 -100,00 S 0990 Abgrenzung
22 02/2022 100,00 H 8400 10001 Umsatz
23 -100,00 S 0990 Abgrenzung
24 03/2022 100,00 H 8400 10001 Umsatz
25 -100,00 S 0990 Abgrenzung