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JustOn-Leistungsbeschreibung

JustOn ist eine Software zur Erzeugung und Verwaltung elektronischer Rechnungen.

Als Grundlage für die Fakturierung erfasst und prüft JustOn Kunden- und Vertragsdaten. So werden automatisch Kosten erfasst, dazu wird die Rechnung erstellt, deren Prüfung und Freigabe durchgeführt sowie der Rechnungsversand ausgelöst. Zusätzlich unterstützt JustOn die Archivierung der erstellten Rechnungen und ggf. die Registrierung von Buchungsvorgängen in angeschlossenen Systemen.

Darüber hinaus kann JustOn die Zahlungsabwicklung verfolgen und auf dieser Basis das Forderungsmanagement übernehmen.

Technische Abhängigkeiten

JustOn läuft als integrierte Applikation in Force.com, der cloud-basierten Software-Entwicklungs- und Betriebsplattform von Salesforce.

JustOn ist mit den auf Force.com zur Verfügung stehenden Mitteln entwickelt und damit von Anfang an vollständig in die Entwicklungs- und Betriebsplattform von Salesforce integriert in Bezug auf

  • Sicherheit
  • Business-Logik
  • Datenspeicherung und Datenaustausch
  • Benutzeroberfläche

Weitere Informationen zur App-Integration in Force.com finden Sie in der entsprechenden Salesforce-Dokumentation.

Der Betrieb und die Datenspeicherung von JustOn erfolgt in europäischen Rechenzentren. Das aktuelle Rechenzentrum ist dem URL-Präfix der JustOn-Applikation zu entnehmen (EU0-EU11).

Betrieb, Pflege und Wartung der Rechenzentren für die PaaS-Infrastruktur Force.com erfolgt durch Salesforce. Anwender profitieren somit vom bewährten und regelmäßig auditierten Schutzniveau des Plattformbetreibers Salesforce. Alle Rechenzentren und Dienste von Salesforce sind zertifiziert nach ISO 27001, SAS 70 Type II, PCI-DSS und Systrust.

Die cloud-basierte PaaS-Infrastruktur Force.com ist eine Hochverfügbarkeitsplattform. Die Verfügbarkeit der einzelnen Rechenzentren ist auf https://trust.salesforce.com öffentlich einsehbar.

Force.com ist im Hinblick auf die Vorgaben des § 9 BDSG und Anlagen durch TÜV Rheinland i-sec GmbH zertifiziert. Salesforce hat von den Aufsichtsbehörden anerkannte Binding Corporate Rules und bietet damit die erforderlichen Garantien zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von Datenschutz und Datensicherheit. Eine Einsichtnahme in Nutzerdaten durch Salesforce-Mitarbeiter ist ausgeschlossen.

Weitere Informationen zur Cloud-Plattform von Salesforce finden Sie in den App Cloud-FAQ.

Funktionsumfang

JustOn umfasst drei wesentliche Funktionsbereiche:

Billing: JustOn erfasst und prüft Kunden- und Vertragsdaten als Grundlage für die Fakturierung.

Fakturierung: JustOn übernimmt alle Schritte der Rechnungsstellung: Rechnungsdaten aufbereiten, Rechnungen erzeugen und übermitteln.

Forderungsmanagement: JustOn registriert Zahlungen und übernimmt bei Bedarf das Forderungsmanagement.

Billing

Sie bilden in JustOn Ihre Verträge ab. Die entsprechenden Objekte, sogenannte Fakturierungspläne, sind die "Blaupausen" für die zu erzeugenden Rechnungen: Sie beinhalten sowohl die erforderlichen Kundendaten als auch die Details der zu berechnenden Produkte und Services. Die JustOn-Vertragsobjekte lassen sich manuell anlegen und bearbeiten oder automatisch erzeugen.

Im Rahmen der JustOn-Verträge werden auch die abzurechnenden Produkte und Services verwaltet, die später als Rechnungsposten auf den erzeugten Rechnungen erscheinen, sowie die entsprechenden Preis- und Berechnungsmodelle festgelegt - einschließlich Staffelpreisen und Ratenzahlung.

JustOn ermöglicht die Abrechnung von Verbrauchsdaten, d.h. wechselnde Verbräuche für bestimmte Produkte (z.B. Telefonieeinheiten, Servicestunden). Zur Unterstützung entsprechender Geschäftsmodelle lassen sich auch Grundgebühren festlegen, die dann verbrauchsunabhängig mindestens berechnet werden.

JustOn kann Rechnungen auch direkt aus beliebigen, entsprechend konfigurierten Objekten oder Opportunities erzeugen (und damit die speziellen Vertragsobjekte umgehen). Zu diesem Zweck können Sie die Abrechnung beliebiger Objekte oder die Opportunity-Abrechnung einrichten.

Fakturierung

Das Kernstück von JustOn ist der Rechnungslauf, der aus den Kunden- und Vertragsdaten sowie den Produkt- und Preisinformationen die Rechnungen erzeugt. Rechnungsläufe lassen sich manuell starten oder automatisiert zu regelmäßigen Zeiten. Darüber hinaus können Sie mit JustOn Rechnungen manuell anlegen sowie Gutschriften und Anzahlungsrechnungen oder Proformarechnungen erzeugen.

Neue Rechnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden. Befinden Sie eine Entwurfsrechnung für korrekt, finalisieren Sie sie. Dadurch wird die Rechnung wirksam, d.h. zur Zahlung fällig. Fehlerhafte Rechnungen lassen sich stornieren.

Als Teil der Fakturierung können Sie konfigurieren, wie JustOn Steuern behandeln soll. Je nach Geschäftsanforderung ist es dabei möglich, Steuern intern mit gegebenen oder durch spezielle Regeln ermittelten Steuersätzen zu berechnen, von externen Systemen vorab berechnete Steuern zu übernehmen oder externe Service-Provider zur Berechnung der Steuern einzubinden.

Für die Auslieferung von Rechnungen unterstützt JustOn den Versand per E-Mail oder Post, den Upload in Cloud-Speichersysteme sowie die Integration in E-Invoicing-Dienste.

Rechnungsvorlagen erlauben die Gestaltung von Rechnungen in Ihrem Corporate Design, für verschiedene Sprachen und bei Bedarf für mehrere Mandanten oder Standorte.

Forderungsmanagement

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Vorauszahlungen, Mahngebühren usw. erzeugen Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.

Mit JustOn können Sie Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann JustOn Zahlungseingänge aus externen Systemen registrieren und Rechnungen zuweisen. Voneinander unabhängige Rechnungen und Gutschriften eines Accounts lassen sich miteinander ausgleichen.

Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen.

Darüber hinaus kann JustOn Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen. Mit verschiedenen Mahnstufen lässt sich hierbei steuern, für welche Rechnungen, zu welchen Zeiten und, optional, zu welchen Kosten Sie Ihre Kunden auffordern wollen, offene Forderungen zu begleichen.

Entsprechend Ihrer Geschäftsanforderungen müssen Sie Rechnungs- oder Zahlungsdaten an externe Systeme übergeben. Hier unterstützt Sie JustOn mit seinem flexiblen Rechnungsexport in CSV-Dateien und der Möglichkeit, Überweisungsaufträge als SEPA-XML zu exportieren.

JustOn kann für finalisierte Rechnungen Buchungsvorschläge erzeugen. Diese Daten lassen sich dann in externe Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP exportieren.

Add-Ons

JustOn-Add-Ons erweitern die Fähigkeiten von JustOn - sie können JustOn z.B. mit externen Systemen verbinden oder Self-Service- oder E-Commerce-Funktionen hinzufügen.

Folgende Integrationen sind standardmäßig verfügbar:

  • figo - Service-Integration zum Import von Banktransaktionsdaten
  • AvaTax - Service-Integration zur Bereitstellung aktueller Steuerdaten
  • Basware - Service-Integration zum Versenden elektronischer Rechnungen
  • JustOn Connector - Add-On-Unterstützung zur Synchronisation von Daten zwischen Salesforce-Organisationen
  • Connector for DATEV - Add-On-Unterstützung zur Übertragung von Buchungsvorschlägen an DATEV

Abgrenzung

JustOn kann Buchhaltungsprozesse und Zahlungsvorgänge durch das Bereitstellen entsprechender Informationen per Datei-Export bzw. -Import oder per API-Integration unterstützen. JustOn selbst ist jedoch keine Buchhaltungs- oder Banking-Software.