Kontoauszüge verwalten

Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Saldenaufstellungen, also Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen. Sie können dann PDF-Kopien der Kontoauszüge an die jeweiligen Accounts schicken.

Kontoauszüge können verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Kontoauszüge haben den Status Entwurf. Entwurfskontoauszüge können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Finalisieren werden Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Zur Verwaltung von Kontoauszügen gehören die folgenden Aufgaben:

Info

Informationen zur Konfiguration von Kontoauszügen und deren Bearbeitungsoptionen finden Sie in Setting Up Account Statement Management EN.

Kontoauszüge für mehrere Accounts erzeugen

Mit der Funktion Belegläufe können Sie für mehrere Accounts gleichzeitig Kontoauszüge erzeugen.

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Öffnen Sie das Unterregister Kontoauszugslauf.

    acc_statem_run Aufruf eines Kontoauszugslaufs

  4. Geben Sie Start und Ende des Zeitraums für den Kontoauszug an.

  5. Wählen Sie gegebenfalls einen Kontoauszugsfilter aus (siehe Enabling Account Statement Filters EN).
  6. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden für alle Accounts, für die im gewählten Zeitraum Saldoeinträge entstanden sind, Kontoauszüge erzeugt.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der Kontoauszüge aus, wenn Sie Kontaktrollen mit Adressdaten für die Accounts und eine entsprechende Kontaktrollenzuordnung (siehe Contact Role Mappings EN für den Anwendungsfall Invoice Contact eingerichtet haben.

Kontoauszug für einzelnen Account erzeugen

Bei entsprechender Konfiguration können Sie für einen einzelnen Account einen Kontoauszug erzeugen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Saldenaufstellung verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Account Statement Generation for Single Accounts EN.

  1. Öffnen Sie den Account, für den Sie einen Kontoauszug erzeugen wollen.
  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Saldenaufstellung.
  3. Geben Sie Start und Ende des Zeitraums für den Kontoauszug an.
  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein einzelner Kontoauszug für den aktuellen Account erzeugt.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der Kontoauszüge aus, wenn Sie Kontaktrollen mit Adressdaten für die Accounts und eine entsprechende Kontaktrollenzuordnung (siehe Contact Role Mappings EN für den Anwendungsfall Invoice Contact eingerichtet haben.

Kontoauszug bearbeiten

Nach dem Erzeugen von Kontoauszügen können Sie deren Details bearbeiten, z.B. Basisdaten, Adressen, Versandoptionen, Texte usw.

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

    Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Kontoauszug, den Sie bearbeiten wollen.

    Alternativ klicken Sie auf den Kontoauszugsnamen, um den Kontoauszug zu öffnen, und klicken dann auf Bearbeiten in der Detailansicht.

  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Kontoauszüge finalisieren

Mit dem Finalisieren werden Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Hinweis

Sobald ein Kontoauszug auf Geschlossen gesetzt ist, kann er nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs, mit dem die zu finalisierenden Kontoauszüge erzeugt wurden.
  3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie finalisieren wollen.

    Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Kontoauszüge einbezogen.

  4. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit werden alle ausgewählten Kontoauszüge auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Kontoauszüge erzeugt.

Info

Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Hinweis

Ab JustOn 2.49 ist Salesforce Files das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die dateibasierten JustOn-Funktionen nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content aktiviert sind.

Kontoauszüge per E-Mail senden

JustOn unterstützt die Übertragung der erzeugten Kontoauszugs-PDF-Dokumente per E-Mail. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, erzeugte PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

  • alle oder ausgewählte Kontoauszüge aus der Kontoauszugsliste oder
  • einen Kontoauszug einzeln aus der Detailansicht.

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails nicht sofort gesendet werden. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

Mehrere Kontoauszugs-PDF-Dokumente senden

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

    Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf Email.
  4. Markieren Sie bei Bedarf die Optionen Blindkopie an mich oder E-Mails unmittelbar versenden.
  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der Versand der ausgewählten bzw. aller Kontoauszüge an die jeweiligen Accounts in die E-Mail-Warteschlange eingereiht.

Einzelnen Kontoauszug senden

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

    Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf den Kontoauszugsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Mahnung versenden, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.
  4. Optional passen Sie die E-Mail-Empfänger oder den E-Mail-Text wie erforderlich an.
  5. Klicken Sie auf Senden.

    Damit wird der aktuelle Kontoauszug unmittelbar an die angegebenen Empfänger gesendet.

Kontoauszüge erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an (konfigurierbare) Zielordner senden.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Kontoauszugs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Hinweis

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

    Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in die Ausgabe einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf PDF verteilen.
  4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
  5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwufsdokumente einbeziehen wollen.
  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Kontoauszüge herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Kontoauszüge lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn eine benutzerdefinierte Schaltfläche, mit der Sie die PDF-Dokumente ausgewählter Datensätze als ZIP-Datei laden können.

  1. Öffnen Sie die Kontoauszugsliste.

    Um die Kontoauszugsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontoauszüge, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Kontoauszüge in den Download einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf ZIP laden.
  4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenformat aus.

    Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

    Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

  6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

    Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.