Saldi verwalten

Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Mahngebühren usw. erzeugen Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.

Info

Generell erzeugt JustOn bei bestimmten Operationen wie z.B. dem Finalisieren von Rechnungen, dem Zuweisen von Zahlungseinträgen u.a. automatisch Saldoeinträge. Bestimmte Geschäftsprozesse machen es jedoch erforderlich, Saldi manuell anzulegen - z.B. Vorauszahlungen oder Auszahlungen.

Eine Übersicht über die in Saldi enthaltenen Daten finden Sie in der Objektreferenz Balance.

Saldo - Konzept

Saldi sind per Master-Detail-Beziehung mit dem Account verbunden.

JustOn addiert die Saldoeinträge für Rechnungen und Accounts und erzeugt immer einen Rechnungssaldo und einen Account-Saldo.

  • Der Account-Saldo ist die Summe aller Saldi eines bestimmten Accounts. Ein positiver Betrag zeigt einen ausstehenden Betrag an, ein negativer Betrag zeigt ein Guthaben an.
  • Der Rechnungssaldo ist die Summe aller Saldi einer bestimmten Rechnung. Ist die Summe 0, gilt die Rechnung als Bezahlt; ist die Summe nicht null, steht die Rechnung auf Offen.

Die Saldo-Aggregation wirkt sich auf folgende Felder aus:

Objekt Feld Datentyp Beschreibung
Account Saldo Rollup-Zusammenfassung (SUM Balance.Amount) Zeigt die Summe aller Saldi dieses Accounts. Ein positiver Betrag zeigt einen ausstehenden Betrag an, ein negativer Betrag zeigt ein Guthaben an.
Rechnung Saldo Währung (16,2) Zeigt die Summe aller Saldi dieser Rechnung. Eine Rechnung gilt als bezahlt oder ausgeglichen, wenn die Summe 0 ist.
Status Auswahlliste Der Status der Rechnung; ist Offen, wenn der Saldo nicht 0 ist, ist Bezahlt, wenn der Saldo 0 ist.
Zahlungseingang Date Das Datum, an dem die Zahlung für die Rechnung vollständig eingegangen ist. Ist leer, wenn der Saldo nicht 0 ist; wird auf das Datum des letzten Saldoeintrags gesetzt, wenn der Saldo 0 ist.

Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor: Ein Kunde hat für ein bestelltes Produkt eine Vorauszahlung geleistet, und ein Benutzer registriert diesen Zahlungseingang und erzeugt einen Saldoeintrag vom Typ Vorkasse. Die Vorkasse (oder jeder andere vorhandene Saldoeintrag) wird beim Erzeugen der Rechnung miteinbezogen. Beim Finalisieren der Rechnung (Status Offen) erzeugt JustOn einen Saldoeintrag vom Typ Rechnung. Der Betrag des Saldoeintrags entspricht dem Gesamtbetrag der Rechnung. Dann registriert der Benutzer die Schlusszahlung an der Rechnung und erzeugt damit einen Saldoeintrag vom Typ Zahlung. Die Einträge im Rechnungssaldo können so aussehen:

Saldoeintrag Betrag Date Beschreibung
Vorkasse -10 € 2017-03-02 Vorauszahlung über 10 € vom Kunden erhalten
Rechnung 25 € 2017-03-27 Rechnung über 25 € mit Fälligkeitsdatum 2017-03-27 auf Offen gesetzt
Zahlung -15 € 2017-03-31 ausstehende 15 € vom Kunden erhalten

Die Rechnung wird mit dem Zahlungsdatum 2017-03-31 auf Bezahlt gesetzt.

Weitere Informationen EN:

Standard Balance Types

Automatic Balance Assignment

Prepaid Balance

Balance Settlement

Balance Overpayment

Balance Write-off

Payment Balance Refund

Auf Saldi zugreifen

Saldi sind mit einem Account verknüpft und einer Rechnung zugewiesen. Deshalb greift man üblicherweise aus diesen beiden Kontexten heraus auf Saldi zu - über die Themenliste Saldi auf Accounts oder Rechnungen.

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, auf Saldi unabhängig von deren Kontext zuzugreifen. Dafür bietet JustOn das Register Saldi.

Info

Das Register Saldi ist ab JustOn 2.61 verfügbar. Wenn Sie JustOn von einer früheren Version aktualisiert haben, müssen Sie den Zugriff auf das neue Register gesondert freigeben, siehe Enabling Balance Tab Access EN.

Das Register Saldi enthält mehrere Listenansichten für Saldo-Datensätze. Standardmäßig sind folgende Listenansichten verfügbar:

Name Beschreibung
All Zeigt alle vorhandenen Saldo-Datensätze an
Payments Zeigt alle Saldo-Datensätze vom Typ Payment oder Prepayment
Payouts Zeigt alle Saldo-Datensätze vom Typ Payout oder Refund
Unassigned Zeigt alle Saldo-Datensätze, die keiner Rechnung zugewiesen und nicht gesperrt sind
SEPA Validation Error Zeigt alle Saldo-Datensätze, für die ein SEPA-Validierungsfehler registriert ist ("failed account balance export")

Saldi manuell erzeugen

Info

Generell erzeugt JustOn bei bestimmten Operationen wie z.B. dem Finalisieren von Rechnungen, dem Zuweisen von Zahlungseinträgen u.a. automatisch Saldoeinträge. Bestimmte Geschäftsprozesse machen es jedoch erforderlich, Saldi manuell anzulegen - z.B. Vorauszahlungen oder Auszahlungen.

Sie können in zwei Kontexten Saldi anlegen: entweder ausgehend vom Account oder ausgehend von einer Rechnung. Wenn Sie von einer Rechnung aus beginnen, wird der neue Saldo unmittelbar dieser Rechnung zugewiesen.

Saldo an Account anlegen

Um im Kontext eines Accounts einen neuen Saldoeintrag anzulegen:

  1. Öffnen Sie den Account, für den Sie einen neuen Saldoeintrag anlegen wollen.
  2. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Pflichtfelder sind Account, Datum und Betrag.

    Beachten Sie, dass aus Sicht des Accounts ein positiver Betrag einen ausstehenden Betrag und ein negativer Betrag ein Guthaben anzeigt.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Saldoeintrag angelegt und kann einer Rechnung im Status Entwurf oder Offen des aktuellen Accounts zugewiesen werden.

Saldo an Rechnung anlegen

Um im Kontext einer Rechnung einen neuen Saldoeintrag anzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie einen neuen Saldoeintrag anlegen wollen.
  2. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Beachten Sie, dass der Saldobetrag mit dem Zahlbetrag vorausgefüllt ist.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Saldoeintrag angelegt und unmittelbar auf den Saldo der aktuellen Rechnung angewendet.

Saldi löschen

Sie können fehlerhafte, irrtümlich erzeugte oder obsolet gemachte Saldoeinträge löschen.

  1. Öffnen Sie den Saldo, den Sie löschen wollen.
  2. Klicken Sie auf Löschen und dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

Saldozuweisungen manuell verwalten

Sie können vorhandene Saldi manuell Rechnungen im Status Entwurf oder Offen zuweisen bzw. - z.B. bei falsch zugewiesenen Saldi - die Zuordnung aufheben.

Saldi manuell mehreren Rechnungen zuweisen

Um mehreren Rechnungen gleichzeitig freie Account-Saldoeinträge zuzuweisen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen und wählen Sie eine geeignete Listenansicht aus.

    Beachten Sie, dass die Schaltfläche Saldi zuweisen in der Listenansicht Zuletzt angezeigt nicht enthalten ist.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, denen Sie Saldi zuweisen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in die Zuweisung einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Saldi zuweisen.
  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden alle freien Saldoeinträge den Rechnungen im Status Entwurf oder Offen der jeweiligen Accounts zugewiesen.

Saldo manuell Rechnung zuweisen

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen, um die Detailansicht zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf Zahlung registrieren.

    Damit wird eine Liste nicht zugewiesener Saldi angezeigt.

    Falls keine Saldi verfügbar sind, wird der Dialog zum Anlegen eines Saldos angezeigt.

  4. Markieren Sie den Saldo, den Sie der aktuellen Rechnung zuweisen wollen, und klicken Sie auf Zuweisen.

    Damit wird der ausgewählte Saldoeintrag der aktuellen Rechnung zugewiesen und der Saldobetrag mit dem Zahlbetrag verrechnet. Das reduziert den Zahlbetrag oder - bei einem kompletten Ausgleich - setzt die Rechnung auf Bezahlt.

Saldozuweisung zu Rechnung aufheben

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen, um die Detailansicht zu öffnen.
  3. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf die ID des Saldos, dessen Zuordnung Sie aufheben wollen.
  4. Klicken Sie auf Zahlung lösen und dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die Zuordnung dieses Saldoeintrags von der aktuellen Rechnung aufgehoben und der Saldobetrag vom Rechnungssaldo entfernt.

Zahlung erstatten

Mit der Bezahlseite der JustOn Self-Service Extension können Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit geben, Rechnungen direkt zu bezahlen. Zu diesem Zweck bietet die JustOn Self-Service Extension die Integration von Zahlungsanbietern.

Je nach Zahlungsanbieter-Integration können Sie die Saldo-Verwaltung von JustOn verwenden, um eine über die JustOn Self-Service Extension abgewickelte Zahlung zu erstatten.

Info

Ab JustOn 2.60 und JustOn Self-Service 1.44 ist die Erstattung über die Integration von Stripe EN verfügbar.

Mit der Erstattung eines Zahlungssaldos erhält der Kunde den entsprechenden Betrag zurück. JustOn legt hierfür am Account einen Saldoeintrag vom Typ Erstattung an.

Hinweis

Damit die Erstattung von Zahlungen funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Saldo-Typ ist Zahlung.
  • Die Zahlung wurde über den Zahlungsanbieter Stripe EN ausgeführt.
  • Es gibt keine offene Erstattung über Stripe.
  • Es gibt keine fehlgeschlagene Erstattung für die ausgewählte Zahlung.
  • Die Zahlung ist noch nicht komplett erstattet.
  1. Öffnen Sie den Saldo, den Sie erstatten wollen.
  2. Klicken Sie auf Erstatten.
  3. Passen Sie optional den zu erstattenden Betrag an.

    Wenn die Zahlung bereits teilweise erstattet ist, zeigt die Erstattungsseite den bisher erstatteten und den noch verfügbaren Betrag an.

  4. Wählen Sie optional einen Erstattungsgrund aus.

    Folgende Erstattungsgründe sind verfügbar:

    • Keine
    • Doppelt
    • Betrügerisch
    • auf Kundenwunsch

    Wenn Sie der Meinung sind, dass die Belastung in betrügerischer Absicht geschehen ist und deshalb "Betrügerisch" als Grund angeben, werden die entsprechende Kreditkarte und E-Mail in Stripes Blockierliste eingetragen. Stripe wird dies außerdem benutzen, um die Algorithmen zur Betrugserkennung zu verbessern.

  5. Klicken Sie auf Zahlung erstatten, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der Erstattungsprozess gestartet, und Sie gelangen zurück auf die Detailseite des ursprünglichen Saldoeintrags.

Info

Die Bearbeitung der Erstattung durch den Zahlungsanbieter kann einige Minuten dauern. Bei erfolgreichem Abschluss legt JustOn einen Saldoeintrag für die Erstattung an. Im Fehlerfall legt JustOn einen entsprechenden Zahlungseintrag an.

Um weitere Informationen zu Zahlungen, möglichen Fehlern usw. zu erhalten, klicken Sie auf Transaktion im Stripe-Dashboard anzeigen.

Weitere Details zu Erstattungen finden Sie unter Stripe Refund Handling EN.

Überweisungsaufträge aus Saldi exportieren

  1. Öffnen Sie die Listenansicht Unassigned.
  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Saldi, die Sie exportieren wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Saldi in den Export einzubeziehen.
  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Exportieren.

    export_payment Account-Saldo exportieren

  4. Geben Sie den gewünschten Exportzeitraum an.

    Damit wird der Export auf den angegebenen Zeitraum beschränkt.

    Lassen Sie Start- und Enddatum leer, werden alle Saldi in der aktuellen Liste exportiert.

  5. Markieren Sie die Exportkonfiguration, die Sie anwenden wollen.

    Die Exportkonfiguration bestimmt, welchen Typ Überweisungsauftrag Sie exportieren (Lastschrift oder Gutschrift).

  6. Geben Sie ein Zahlungsdatum an.

    Das Zahldatum muss zwei bis fünf Tage in der Zukunft liegen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrer Bank.

  7. Markieren Sie optional das Kontrollkästchen Umkehrsalden erstellen.

    Damit wird die Voreinstellung Erzeuge Zahlungen während des Exports aus der Exportkonfiguration überschrieben.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit werden Überweisungsaufträge für die Saldi in der aktuellen Liste, die im angegebenen Zeitraum liegen, entsprechend der gewählten Konfiguration exportiert.

    Wenn Sie die Option Umkehrsalden erstellen ausgewählt haben, erzeugt JustOn für die exportierten Saldoeinträge Umkehrsaldoeinträge, um deren Betrag auszugleichen.

    Die exportierten Saldi und die erzeugten Umkehrsaldi werden gesperrt - das Feld Gesperrt wird markiert, und im Feld Sperrungsgrund wird SEPA-Export eingetragen. Gesperrte Saldi sind von bestimmten Geschäftsprozessen wie z.B. weiteren Exporten oder der automatischen Saldozuweissung ausgenommen.``

Nächste Schritte:

Setting Up Balance Management Options EN

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