Mahnungen verwalten

Mahnungen - Konzepte

JustOn kann Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen. In diesem Kontext sind folgende Objekte relevant:

Belege enthalten alle Daten zu ausstehenden Zahlungen, auf deren Grundlage Sie Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erzeugen, die an die betreffenden Accounts geschickt werden. Die Belegdatensätze sind Accounts zugeordnet und enthalten die entsprechenden Daten und Zahlungsinformationen.

Belegposten stellen die "Einzelposten" dar, auf die sich die Mahnung bezieht - also die überfälligen Rechnungen und, bei entsprechender Konfiguration, die Mahngebühren. Belegposten sind in einer Master-Detail-Beziehung einem Beleg zugeordnet.

Ein Mahnlauf kann mehrere Rechnungen pro Account erfassen und damit einen einzelnen Belegposten für jede betroffene Rechnung erzeugen. Entsprechend ist eine Rechnung, die vom Mahnprozess erfasst ist, mit dem erzeugten Belegposten verbunden, jedoch nicht mit dem Beleg.

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Mahnung mit zwei Rechnungen

Im Wesentlichen besteht der Mahnprozess aus drei Schritten:

  • Mahnlauf: Sie erzeugen Entwurfsmahnungen für offene Rechnungen oder Kontoauszüge.
  • Finalisieren: Sie setzen Mahnungen auf geschlossen und generieren Mahnschreiben als PDF.
  • Versand: Sie versenden Mahnschreiben per E-Mail.

Mahnlauf bezeichnet die Operation, bei der die Mahnschreiben als Entwurf entstehen. Die im Mahnlauf erzeugten Belege sind die Mahnungen. Je nach Fortschritt im Mahnprozes können Mahnungen verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Mahnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsmahnnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Finalisieren der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Um die Mahnungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese in den benutzerdefinierten Einstellungen für Mahnstufen entsprechend konfigurieren, siehe Dunning Levels EN. Diese Einstellungen definieren u.a.

  • die zu erfüllende Bedingung, um den Prozess zu aktivieren,
  • Mahn- und Verzugsgebühren (falls erforderlich),
  • das Fälligkeitsdatum und eine Nachfrist.

Mithilfe mehrerer Mahnstufen können Sie Ihr eigenes Eskalationsszenario abbilden, das von freundlichen Erinnerungen bis hin zu strengen Mahnschreiben reichen kann.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie unter Belegläufe den Mahnprozess starten.

Info

Informationen zur Konfiguration von Mahnungen und deren Bearbeitungsoptionen finden Sie in Setting Up Dunning Process Management EN.

Zur Verwaltung von Mahnungen gehören die folgenden Aufgaben:

Mahnungen für mehrere Accounts erzeugen

Mit der Funktion Belegläufe können Sie für mehrere offene Rechnungen verschiedener Accounts gleichzeitig Mahnungen erzeugen.

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Öffnen Sie das Unterregister Mahnlauf.

    dun_run Aufruf eines Mahnlaufs

  4. Wählen Sie die gewünschten Mahnstufen und, optional, ein Belegdatum aus.

    Wenn Sie kein spezielles Belegdatum angeben, benutzt JustOn das aktuelle Datum.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden für alle offenen Rechnungen, die den in den Mahnstufen definierten Bedingungen entsprechen, Mahnungen erzeugt.

    JustOn erzeugt für jeden Account pro Mahnstufe einen Beleg.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der entstehenden Mahnungen wie folgt aus:

  • Wenn Sie Kontaktrollen mit Adressdaten für die Accounts und entsprechende Kontaktrollenzuordnungen (siehe Contact Role Mappings EN für die Anwendungsfälle Dunning Contact oder Invoice Contact eingerichtet haben, benutzt JustOn die in den Kontaktrollen definierten Adressdaten.
  • Wenn keine Kontaktrollen oder passende Kontaktrollenzuordnungen vorhanden sind, benutzt JustOn die Adressdaten aus der ersten erfassten Rechnung.

Mahnung für einzelne Rechnung erzeugen

Sie können für eine einzelne offene Rechnung eine Mahnung erzeugen.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie eine Mahnung erzeugen wollen.
  2. Klicken Sie auf Neue Mahnung.
  3. Wählen Sie die gewünschte Mahnstufe aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird eine einzelne Mahnung der gewählten Mahnstufe für die aktuelle offene Rechnung erzeugt.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der entstehenden Mahnungen wie folgt aus:

  • Wenn Sie Kontaktrollen mit Adressdaten für die Accounts und entsprechende Kontaktrollenzuordnungen (siehe Contact Role Mappings EN für die Anwendungsfälle Dunning Contact oder Invoice Contact eingerichtet haben, benutzt JustOn die in den Kontaktrollen definierten Adressdaten.
  • Wenn keine Kontaktrollen oder passende Kontaktrollenzuordnungen vorhanden sind, benutzt JustOn die Adressdaten aus der ersten erfassten Rechnung.

Entwurfsmahnungen bearbeiten

Info

In Mahnungen im Status Entwurf sind die Textfelder leer. Die entsprechenden Werte werden aus dem Vorlagendetail für Mahnungen (siehe Customizing Dunning Reminders EN) abgerufen.

Texte, die Sie explizit in einem Textfeld einer Mahnung angeben, überschreiben die Vorgabetexte aus der Vorlage. Beim Finalisieren der Mahnung zieht JustOn dann alle Texte, die Sie nicht überschrieben haben, aus dem Vorlagendetail, um das PDF-Dokument zu füllen.

Nachdem Sie Entwurfsmahnungen erzeugt haben, überprüfen Sie sie auf Korrektheit. Falls nötig, müssen Sie die Entwurfsmahnungen bearbeiten und Details ändern, z.B. Basisdaten, Adressen, Versandoptionen, Texte usw.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Mahnung, die Sie bearbeiten wollen.

    Alternativ klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Mahnung zu öffnen, und klicken dann auf Bearbeiten in der Detailansicht.

  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Entwurfsmahnungen löschen

Solange Mahnungen im Status Entwurf sind, erlaubt JustOn das Löschen

  • einzelner Mahnungen aus der Detailansicht heraus,
  • ausgewählter Mahnungen aus der Mahnungsliste (im Register Belege oder in der Beleglauf-Detailansicht) oder
  • aller Entwurfsmahnungen auf einmal - ohne vorherige Auswahl in der Mahnungsliste.

Einzelne Mahnung löschen

Um eine einzelne Entwurfsmahnung aus der Detailansicht heraus zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Löschen, dann erneut auf Löschen, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle Entwurfsmahnung gelöscht.

Ausgewählte Mahnungen löschen

Um ausgewählte Entwurfsmahnungen aus der Mahnungsliste heraus zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie löschen wollen.

    Mit dem Kontrollkästchen im Tabellenkopf können Sie alle Mahnungen in der aktuellen Seite der Listenansicht auf einmal auswählen.

  3. Klicken Sie auf Entwürfe löschen, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden die ausgewählten Entwurfsmahnungen gelöscht.

Alle Entwurfsmahnungen löschen

Um alle aufgelisteten Entwurfsmahnungen auf einmal zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie ohne vorherige Auswahl auf Entwürfe löschen, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden alle Entwurfsmahnungen in der Detailansicht des aktuellen Beleglaufs oder im Register Belege gelöscht.

Info

Wenn eine Beleglauf-Detailansicht leer ist, das heißt, sobald Sie alle in diesem Mahnlauf erzeugten Mahnungen gelöscht haben, können Sie den Beleglauf löschen.

Mahnungen finalisieren

Mit dem Finalisieren der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Hinweis

Sobald eine Mahnung auf Geschlossen gesetzt ist, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

JustOn erlaubt das Finalisieren

  • einzelner Mahnungen aus der Detailansicht heraus oder
  • mehrerer Mahnungen aus der Belegliste in der Beleglauf-Detailansicht oder im Register Belege.

Info

Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Hinweis

Ab JustOn 2.49 ist Salesforce Files das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die dateibasierten JustOn-Funktionen nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content aktiviert sind.

Mahnung individuell finalisieren

Um eine einzelne Mahnung aus der Detailansicht heraus zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie die Belegliste der Beleglauf-Detailansicht oder das Register Belege.
  2. Klicken Sie auf den Belegnamen, um die Detailansicht zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf Finalisieren, und klicken Sie dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle Mahnung auf Geschlossen gesetzt und das zu versendende PDF-Dokument erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Mehrere Mahnungen finalisieren

Um mehrere Entwurfsmahnungen aus der Mahnungsliste heraus zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs, mit dem die zu finalisierenden Mahnungen erzeugt wurden.
  3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie finalisieren wollen.

    Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Mahnungen einbezogen.

  4. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit werden alle ausgewählten Mahnungen auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Dokumente erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Mahnungen senden

JustOn unterstützt die Übertragung der erzeugten Mahnungs-PDF-Dokumente per E-Mail. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, erzeugte PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

  • alle oder ausgewählte Mahnungen aus der Mahnungsliste oder
  • eine Mahnung einzeln aus der Detailansicht.

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails nicht sofort gesendet werden. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

Mehrere Mahnungen senden

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf Email.
  4. Markieren Sie bei Bedarf die Optionen Blindkopie an mich oder E-Mails unmittelbar versenden.
  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der Versand der ausgewählten bzw. aller Mahnungen an die jeweiligen Accounts in die E-Mail-Warteschlange eingereiht.

Einzelne Mahnung senden

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Mahnung versenden.
  4. Heben Sie optional die Markierung im Kontrollkästchen Mahnung auf den Status 'Geschlossen' setzen auf.

    In diesem Fall bleibt die Mahnung im Status Entwurf, was es Ihnen erlaubt, die Mahnung später noch zu bearbeiten.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.

  6. Optional passen Sie die E-Mail-Empfänger oder den E-Mail-Text wie erforderlich an.
  7. Klicken Sie auf Senden.

    Damit wird die aktuelle Mahnung zusammen mit den verknüpften Rechnungen unmittelbar an die angegebenen Empfänger gesendet.

Mahnungen erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an (konfigurierbare) Zielordner senden.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Mahnungs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Hinweis

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in die Ausgabe einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDF verteilen.
  4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
  5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwufsdokumente einbeziehen wollen.
  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Mahnungen herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Mahnungen lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn eine benutzerdefinierte Schaltfläche, mit der Sie die PDF-Dokumente ausgewählter Datensätze als ZIP-Datei laden können.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in den Download einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie ZIP laden.
  4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenformat aus.

    Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

    Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

  6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

    Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.