action.skip

Überweisungsaufträge exportieren

Ihre Geschäftstätigkeit kann es erforderlich machen, Überweisungsaufträge auf Basis von Rechnungen oder Saldoeinträgen zu exportieren. Banken können diese Überweisungsaufträge dann direkt verwenden, um entsprechende Zahlungsoperationen auszulösen.

JustOn unterstützt zwei gängige Implementierungen von (austauschbaren) Überweisungsaufträgen:

Für offene Rechnungen, deren Zahlungsart entweder Überweisung oder Lastschrift ist, benutzen Sie den Rechnungsexport, um SEPA-XML-Dateien für Lastschriften oder Gutschriften zu erzeugen – je nach dem, ob die Rechnung einen positiven oder negativen Betrag ausweist.

Rechnungsexport-Verlauf

Zusätzlich zur eigentlichen Exportdatei (je nach verwendeter Exportkonfiguration CSV oder SEPA-XML) erzeugt der Exportvorgang für jede exportierte Rechnung einen Eintrag im Rechnungsexport-Verlauf. Jeder Verlaufsdatensatz enthält folgende Informationen:

  • Exportzeit
  • Nächstes Zahldatum (bei Teilzahlungsrechnungen)
  • Dateiname und Link zur exportierten Datei
  • Markierung, die angibt, ob ein Zahlungssaldo erzeugt wurde
  • Markierung, die angibt, ob wiederholte Exporte verhindert werden sollen

  • Markierung, die angibt, ob eine Rechnung mehrfach exportiert wurde (erzwungener Export)

    Das Feld Times Exported auf der Rechnung zeigt an, wie oft eine Rechnung exportiert wurde.

Aus Saldi am Account vom Typ Zahlung oder Vorkasse, die keiner Rechnung zugewiesen sind, können Sie SEPA-Gutschriftaufträge (SEPA Credit) exportieren. Mit dem Export werden die exportierten Saldi und die gegebenenfalls erzeugten Umkehrsalden gesperrt. Gesperrte Saldi sind von bestimmten Prozessen ausgeschlossen, u.a. (weiteren) Exporten und der automatischen Zuordnung (siehe Automatic Balance Assignment EN).

Info

JustOn empfiehlt, den Export von SEPA-Überweisungsaufträgen regelmäßig auszuführen.

Ab JustOn 2.49 ist Salesforce Files das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die auf Salesforce Files aufbauenden JustOn-Funktionen nutzen zu können, müssen die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellunge und Salesforce CRM Content eingerichtet sein.

Informationen zur Konfiguration von Lastschrift- und Gutschriftaufträgen finden Sie in Configuring SEPA Direct Debit Export EN und Configuring SEPA Credit Export EN.

Überweisungsaufträge aus Rechnungen exportieren

Sie exportieren Überweisungsaufträge aus der Rechnungsliste.

Info

Beim Export von Überweisungsaufträgen ermittelt JustOn den relevanten Datumsbereich automatisch und ignoriert einen eventuell angegebenen Datumsbereich. Für SEPA-konforme Überweisungsaufträge ist das Datum aus Nächste fällige Zahlung relevant. Es muss in der Vergangenheit oder innerhalb der nächsten 14 Tage ab heute liegen.

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Exportieren nicht an.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, für die Sie Überweisungsaufträge exportieren wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Export einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Exportieren.

  4. Wählen Sie die Exportkonfiguration(en) aus, die Sie anwenden wollen.

    Die Exportkonfiguration bestimmt den Typ der zu exportierenden Überweisungsaufträge (Lastschrift oder Gutschrift).

  5. Legen Sie optional ein Zahlungsdatum fest.

    Als Vorgabe verwendet JustOn das Datum aus Nächste fällige Zahlung.

    Bei Rechnungen, deren Datum in Nächste fällige Zahlung in der Vergangenheit liegt, korrigiert JustOn das Zahlungsdatum auf TODAY + 2. Ein manuell angegebenes Zahlungsdatum jenseits der nächsten 14 Tage ab heute wird so korrigiert, dass es innerhalb des zulässigen Datumsbereichs liegt.

  6. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Erzeuge Zahlungen während des Exports.

    Damit wird die Vorgabeeinstellung aus der Exportkonfiguration überschrieben.

  7. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Export erzwingen.

    Damit lassen sich Rechnungen mehrfach exportieren.

    Verwenden Sie diese Option mit äußerster Vorsicht. Mehrfache Exporte können Fehler oder falsches Verhalten im Zielsystem verursachen.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit werden für alle Rechnungen aus der aktuellen Listenauswahl und dem angegebenen Zeitraum entsprechend der gewählten Exportkonfiguration Überweisungsaufträge exportiert. Sie finden die exportierten SEPA-XML-Dateien in dem Zielordner, der in der gewählten Exportkonfiguration festgelegt ist, oder – sofern kein Ziel definiert ist – im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum.

    Wenn Sie die Option Erzeuge Zahlungen während des Exports markiert haben, erzeugt JustOn je nach Art des exportierten Überweisungsauftrags (Lastschrift oder Gutschrift) Saldi vom Typ Zahlung oder Auszahlung und setzt die entsprechenden Rechnungen auf Bezahlt oder Gutgeschrieben.

    Hinweis

    Je nach Anzahl der verarbeiteten Überweisungsaufträge kann die SEPA-XML-Datei zu groß werden. Deshalb schneidet JustOn das SEPA-XML bei etwa 3 MB ab und erzeugt eine weitere Datei.

    Beachten Sie in jedem Fall mögliche Einschränkungen des Zielsystems der Bank. Prüfen Sie mit Ihrer Bank, wie viele Einträge pro XML-Datei erlaubt sind und welche Größe die XML-Dateien haben dürfen.

Exportergebnisse prüfen

Zusätzlich zur eigentlichen Exportdatei (je nach verwendeter Exportkonfiguration CSV oder SEPA-XML) erzeugt der Exportvorgang für jede exportierte Rechnung einen Eintrag im Rechnungsexport-Verlauf. Jeder Verlaufsdatensatz enthält folgende Informationen:

  • Exportzeit
  • Nächstes Zahldatum (bei Teilzahlungsrechnungen)
  • Dateiname und Link zur exportierten Datei
  • Markierung, die angibt, ob ein Zahlungssaldo erzeugt wurde
  • Markierung, die angibt, ob wiederholte Exporte verhindert werden sollen

  • Markierung, die angibt, ob eine Rechnung mehrfach exportiert wurde (erzwungener Export)

    Das Feld Times Exported auf der Rechnung zeigt an, wie oft eine Rechnung exportiert wurde.

Info

Der Rechnungsexport-Verlauf ist ab JustOn 2.63 verfügbar.

JustOn ignoriert bereits exportierte Rechnungen, wenn das (bis Version 2.62 benutzte) Feld Exportiert gesetzt ist.

Einträge im Rechnungsexport-Verlauf sind über die Themenliste Rechnungsexport-Verlauf auf dem Rechnungsdatensatz erreichbar:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Nummer der betreffenden Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie im Bereich Schnell-Links für Themenlisten auf Rechnungsexport-Verlauf.

    Damit werden die für die aktuelle Rechnung vorhandenen Einträge im Exportverlauf angzeigt.

  4. Klicken Sie auf den Namen eines Exportverlauf-Eintrags, um die Details zum erfolgten Export anzuzeigen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Exportverlauf-Datensätze nicht versehentlich gelöscht werden. Bei bestimmten CSV-Exportkonfigurationen und allen SEPA-Exportkonfigurationen benötigt JustOn diese Datensätze, um einen wiederholten Export von Rechnungen zu verhindern.

Überweisungsaufträge aus Saldi exportieren

Mit der entsprechenden Konfiguration (siehe Enabling Balance Export EN) können Sie aus dem Register Saldi oder der Themenliste Saldi am Account SEPA-Gutschriftaufträge (SEPA Credit) exportieren.

Info

Bei Bedarf können Sie einen Filter für die Listenansicht konfigurieren, um nur relevante Saldi anzuzeigen. Filterkriterien können der Typ (Zahlung oder Vorkasse), der Betrag (negative Werte) oder das Datum sein.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Saldi-Liste.

    Wenn Sie aus dem Register Saldi exportieren:

    1. Öffnen Sie das Register Saldi.
    2. Öffnen Sie die Listenansicht Unassigned.
    3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Saldi, die Sie exportieren wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Saldi in den Export einzubeziehen.

    Wenn Sie vom Account aus exportieren:

    1. Öffnen Sie den Account, für den Sie Überweisungsaufträge aus Saldi exportieren wollen.
    2. Gehen Sie zur Themenliste Saldi.
    3. Klicken Sie optional auf Alle anzeigen und markieren Sie die Kontrollkästchen der Saldi, die Sie exportieren wollen.
      Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Saldi im Export erfasst.

  2. Klicken Sie auf Exportieren.

  3. Wählen Sie die Exportkonfiguration(en) aus, die Sie anwenden wollen.

  4. Legen Sie ein Zahlungsdatum fest.

    Standardmäßig wird das Saldodatum verwendet. Bei Saldi, deren Datum in der Vergangenheit liegt, korrigiert JustOn das Zahlungsdatum auf TODAY + 2.

    Das Zahldatum muss zwei bis fünf Tage in der Zukunft liegen. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrer Bank.

  5. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Umkehrsalden erstellen.

    Damit wird die Vorgabeeinstellung Erzeuge Zahlungen während des Exports aus der Exportkonfiguration überschrieben.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit werden für alle Saldi aus der aktuellen Listenauswahl und dem angegebenen Zeitraum entsprechend der gewählten Exportkonfiguration Überweisungsaufträge exportiert. Sie finden die exportierten SEPA-XML-Dateien in dem Zielordner, der in der gewählten Exportkonfiguration festgelegt ist, oder – sofern kein Ziel definiert ist – im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum.

    Wenn Sie die Option Umkehrsalden erstellen markiert haben, erzeugt JustOn für die exportierten Saldi sogenannte Umkehrsalden, um deren Betrag auszugleichen.

    Hinweis

    Je nach Anzahl der verarbeiteten Überweisungsaufträge kann die SEPA-XML-Datei zu groß werden. Deshalb schneidet JustOn das SEPA-XML bei etwa 3 MB ab und erzeugt eine weitere Datei.

    Beachten Sie in jedem Fall mögliche Einschränkungen des Zielsystems der Bank. Prüfen Sie mit Ihrer Bank, wie viele Einträge pro XML-Datei erlaubt sind und welche Größe die XML-Dateien haben dürfen.

Info

Die exportierten Saldi sowie die Umkehrsalden werden gesperrt. Dabei wird das Kontrollkästchen Gesperrt markiert, und im Feld Sperrungsgrund wird SEPA Export eingetragen. Gesperrte Saldi sind von bestimmten Prozessen ausgeschlossen, u.a. (weiteren) Exporten und der automatischen Zuordnung (siehe Automatic Balance Assignment EN).