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Rechnungen übermitteln

Finalisierte Rechnungen, also solche, die auf Offen gesetzt und zur Zahlung fällig sind, müssen an ihre Empfänger übermittelt werden.

Hinweis

Ab JustOn 2.49 ist Salesforce Files das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die auf Salesforce Files aufbauenden JustOn-Funktionen nutzen zu können, müssen die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content eingerichtet sein.

Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail senden

Standardmäßig bietet JustOn die Übertragung der erzeugten Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail. Informationen zu den inder E-Mail enthaltenen Daten (Betreff, Text usw.) finden Sie unter Email Contents EN.

Damit eine Rechnung in den E-Mail-Versand einbezogen wird, muss das Kontrollkästchen Per E-Mail versenden markiert sein.

Um das Verfolgen der Rechnungszustellung zu erleichtern, erzeugt JustOn eine (vergangene) Aufgabe für gesendete Rechnungs-E-Mails. Diese Aufgaben werden als Aktivität an der jeweiligen Rechnung gespeichert. Weitere Informationen finden Sie in Controlling Email Tracking Options EN.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungs-PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

  • alle oder ausgewählte Rechnungen aus der Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder im Register Rechnungen, oder
  • einzelne Rechnungen aus der Detailansicht heraus.

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails standardmäßig nicht sofort gesendet werden. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

E-Mail-Status

JustOn speichert den Versandstatus im Feld E-Mail-Status an der Rechnung. Folgende Status sind möglich:

E-Mail-Status Beschreibung
Nicht gesendet Vorgabestatus: Rechnung wurde noch nicht gesendet.
In Warteschlange Rechnungs-E-Mail ist in die Warteschlange zum Versand durch den entsprechenden Auftrag eingereiht. Wird gesetzt, nachdem ein Benutzer auf Versenden geklickt hat.
Gesendet Rechnungs-E-Mail wurde vom E-Mail-Auftrag abgearbeitet.
Fehler Rechnungs-E-Mail konnte wegen eines Fehlers nicht gesendet werden. Die Fehlermeldung wird ins Feld E-Mail-Fehler geschrieben.
Der E-Mail-Auftrag versucht, die E-Mail beim nächsten Lauf erneut abzuarbeiten.
E-Mail-Anhänge

Beim generischen Rechnungslauf kann JustOn Dokumente, die einem Ausgangsobjekt zugeordnet sind, mit der entstehenden Rechnung verknüpfen. Die verknüpften Dokumente werden beim Übertragen der Rechnung (z.B. per E-Mail) angehängt und damit an den Empfänger gesendet.

Die Weitergabe wird pro Dokument per Kontrollkästchen aktiviert. Stellen Sie durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die erforderlichen Dokumente ausgewählt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in Propagating Associated Documents EN.

Beachten Sie bei der Auswahl von Dateianhängen die von Salesforce gesetzte maximale Größe von E-Mails. Bei entsprechender Konfiguration beträgt die maximale Größer einer E-Mail 25 MB – einschließlich Body, Header und Anhänge (siehe General email limits in der Salesforce-Hilfe). Das heißt, eine E-Mail mit einem Anhang von 25 MB würde diese Begrenzung überschreiten und folglich nicht verarbeitet werden.

Mehrere Rechnungs-PDF-Dokumente senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Versenden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Versenden.
  4. Geben Sie optional zusätzliche Versandoptionen an.

    • Blindkopie an mich: Veranlasst JustOn, eine Blindkopie an den aktuellen Benutzer zu senden.
    • E-Mails unmittelbar versenden: Veranlasst JustOn, die E-Mails sofort zu versenden.

      Lassen Sie das Kästchen unmarkiert, reiht JustOn die E-Mails in eine Warteschlange ein, die dann mit einem geplanten Auftrag abgearbeitet wird (standardmäßig täglich 03:00).

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden die markierten bzw. alle Rechnungen an alle Accounts gesendet, für die ein E-Mail-Empfänger konfiguriert ist.

Info

Falls Sie mehrere E-Mails erneut senden müssen, müssen Sie den E-Mail-Status zuvor auf Nicht gesendet zurücksetzen.

Einzelne Rechnung senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung, die Sie versenden wollen.
  3. Klicken Sie auf Senden.

    Bei Entwurfsrechnungen haben Sie die Option, die Rechnung zu finalisieren.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Bearbeiten Sie die E-Mail-Details wie erforderlich.

    Die E-Mail enthält als Vorgabe den konfigurierten E-Mail-Kontakt (wenn vorhanden) und die in der Vorlage definierten Inhalte (siehe Email Contents EN).

  6. Klicken Sie auf Senden.

    Damit wird die aktuelle Rechnung unmittelbar an die angegebenen Empfänger gesendet.

In Salesforce Lightning können Sie im Register Dateien manuell einen öffentlichen Link zum Rechnungs-PDF-Dokument anlegen.

  1. Öffnen Sie das Register Dateien.
  2. Öffnen Sie das Aktionsmenü neben der Datei, die Sie freigeben wollen, und klicken Sie auf Öffentlicher Link.

    Dateien, die bereits in Cloud-Speicher geladen wurden, sind nicht mehr im Register Dateien verfügbar.

  3. Klicken Sie im Dialog Öffentliche Link-Freigabe auf Link erstellen.

    Sie können den Link dann kopieren und mit Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung an einen beliebigen Empfänger senden.

Info

Sie können JustOn automatisch öffentliche Links erzeugen lassen. Weitere Informationen finden Sie in Setting Up Public Link Generation EN.

Rechnungs-PDF-Dokumente erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an konfigurierbare Zielordner senden – in Salesforce Files, Amazon S3 oder Google Drive.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Rechnungs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Defining File Distribution EN und Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche PDF verteilen nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in die Ausgabe einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDF verteilen.
  4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
  5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwurfsdokumente einbeziehen wollen.
  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Rechnungs-PDF-Dokumente herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Rechnungs-PDF-Dokumente lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn eine benutzerdefinierte Schaltfläche, mit der Sie die PDF-Dokumente ausgewählter Datensätze als ZIP-Datei laden können.

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche ZIP laden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Download einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie ZIP laden.
  4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenmuster aus.

    Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

    Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab (Seite verlassen oder Browser-Tab schließen) und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

  6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

    Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.

E-Rechnungen senden

Ab Version 2.46 kann JustOn elektronische Rechnungen an Basware Network Services übertragen, von wo aus sie an die jeweiligen Empfänger gesendet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Basware-Integration korrekt konfiguriert ist und die Schaltfläche E-Rechnung senden vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie in Setting Up Invoice Distribution With Basware EN.

Mehrere E-Rechnungen senden

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche E-Rechnung senden nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie E-Rechnung senden.

    Damit werden alle elektronischen Rechnungen, deren Basware-Status nicht Beendet ist, sowie die angehängten Dokumente zum Versand an Basware übertragen.

Einzelne E-Rechnung senden

Info

Sie können eine Rechnung einzeln an Basware übermitteln, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Die Rechnung ist noch nicht an Basware übertragen, d.h. der Basware-Status ist nicht Beendet.
  • Die Rechnung ist übertragen, aber Basware hat sie aus technischen Gründen zurückgewiesen. Um entsprechende Benachrichtigungen zu erhalten und das erneute Senden von fehlgeschlagenen Übertragungen zu ermöglichen, müssen Sie Basware-Benachrichtigungen aktivieren (siehe Enabling Notification Retrieval EN).

Um eine E-Rechnung von einer einzelnen Rechnung zu senden oder erneut zu senden:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie an Basware übertragen wollen.

    Sie können Rechnungen in den Status Offen, Bezahlt und Gutgeschrieben senden.

  2. Klicken Sie auf E-Rechnung senden.

  3. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle elektronische Rechnung zum Versand an Basware übertragen.

Info

Weitere Informationen zur Basware-Integration und den grundlegenden Konzepten finden Sie in Basware Integration Concepts EN.

Rechnungen für Druck und Postversand vorbereiten

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Rechnungs-PDF-Dokumente auszudrucken und die Briefe dann per Post zu versenden. Dazu lassen Sie JustOn bei der Rechnungserzeugung die Empfängeradresse festlegen und die erzeugten PDF-Dateien in einem eigens dafür vorgesehenen Zielordner ablegen.

Das Vorbereiten von Rechnungen für Druck und Versand umfasst in der Regel:

Sobald das System entsprechend eingerichtet ist, können Sie Geschäftsabläufe einrichten, um die Rechnungen drucken zu lassen, oder Sie integrieren einen externen Druck- und Versanddienst.

Rechnungsempfänger-Kontaktrolle festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Kontoauszügen bei Rechnungsläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle des Objekts Kontakt definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht des Objekts Kontakt verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN).

Um für einen Kontakt die Kontaktrolle Invoice Mailing Contact festzulegen:

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt.
  2. Wechseln Sie zum Register Details.
  3. Doppelklicken Sie auf das Feld JustOn-Kontaktrolle.
  4. Wählen Sie den Anwendungsfall Invoice Mailing Contact aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

Rechnungen zum Drucken markieren

Das Rechnungsobjekt enthält das Kontrollkästchen Rechnung drucken. Sie können es als Auswahlkriterium verwenden, um die Rechnungsdatensätze zu ermitteln, deren PDF-Dateien gedruckt werden sollen.

In Abhängigkeit von Ihren Quelldaten oder Geschäftsprozessen kann die Art und Weise, wie Sie das Kontrollkästchen Rechnung drucken auswählen, variieren. Sie können z. B. den ON-Feld-Mechanismus EN, Salesforce-Prozesse oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden, um es bei der Rechnungserstellung automatisch setzen zu lassen, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Alternativ können Sie Geschäftsabläufe etablieren, damit Benutzer dieses Kontrollkästchen bei den gewünschten Datensätzen manuell markieren.

Dateiablage konfigurieren

Um die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dokumente bereitzuhalten, benötigt JustOn einen eigens dafür vorgesehenen Ablageort (siehe File Distribution EN). Dies kann ein Verzeichnis in einem Cloud-Speicher oder eine Bibliothek in Salesforce Files sein.

  1. Öffnen Sie in Setup Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie in der Zeile File Distribution auf Verwalten.

  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Feld Mögliche Werte Beschreibung
    Name string Eindeutiger Name für den Konfigurationsdatensatz.
    Gibt bei Cloud-Speicherdiensten (Amazon S3 oder Google Drive) den Namen des Zielordners an.
    Active true Gibt an, ob dieser Zielordner verwendet werden soll oder nicht. Nur aktive Zielordner werden berücksichtigt.
    Backend Folder
    GoogleDrive
    AmazonS3
    Gibt das Zielordner-Backend an. Folder aktiviert das bibliotheks-/ordnerbasierte Backend für Salesforce Files.
    Path string Gibt für das Backend Folder den vollständigen Pfad an (Bibliothek/Ordner), der in Salesforce Files konfiguriert ist.
    PDF Name string Gibt das Benennungsmuster und die Dateiendung für die Dateinamen der zu erzeugenden PDF-Dokumente an. Kann Platzhalter enthalten, z.B. [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf.
    Select Condition PrintInvoice__c = TRUE Gibt die Bedingung zur Auswahl der Rechnungen an, die in diesen Ordner kopiert werden (SQOL WHERE-Ausdruck).
    Weitere Informationen finden Sie in SOQL SELECT Syntax in der Salesforce-Hilfe.
    Use Case InvoicePDF Gibt den vorgesehenen Zweck für den Zielordner an, InvoicePDF (oder leer) zum Speichern von PDF-Dokumenten (Rechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen)
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit werden die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dateien im angegebenen Zielordner abgelegt. Anschließend kann Ihre (benutzerdefinierte) Druck- und Versandlösung diese Dokumente dort abrufen und entsprechend verarbeiten.