Rechnungen bearbeiten

Nachdem Sie Entwurfsrechnungen mit dem Rechnungslauf oder manuell erzeugt haben, überprüfen Sie sie auf Korrektheit. Falls nötig, müssen Sie die Entwurfsrechnungen bearbeiten.

Das Bearbeiten von Rechnungen kann folgende Aufgaben umfasssen:

Info

Sie können Rechnungsdaten und Rechnungsposten bearbeiten, solange Rechnungen den Status Entwurf haben.

Rechnungsdaten bearbeiten

Zu den wichtigsten Daten auf einer Rechnung gehören:

Feld Beschreibung
Rechnungsdatum Gibt das (rechtlich bindende) Rechnungsdatum an, wird auf das Rechnungsdokument gedruckt.
Rechnungsnr. Gibt die Rechnungsnummer an. Im Status Entwurf ist die Nummer temporär und hat keine rechtliche Bedeutung. Mit dem Finalisieren der Rechnung erzeugt JustOn eindeutige und unveränderliche Nummern auf Basis definierter Zähler und Nummernkreise.

Eine komplette Übersicht der verfügbaren Daten auf Rechnungen und Rechnungsposten finden Sie in den Objektreferenzen Invoice und Invoice Line Item.

Allgemeine Rechnungsdaten ändern

Sie können Basisdaten, Adressen, Versandoptionen usw. von Entwurfsrechnungen bearbeiten.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie ändern wollen und geben Sie die Daten wie erforderlich an.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und bearbeiten alle Felder auf einmal.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Rechnungstexte ändern

Üblicherweise sind die in Template Structure and Building Blocks EN genannten Textfelder bei Entwurfsrechnungen leer. Die entsprechenden Werte werden beim Erzeugen der PDF-Ansicht bzw. beim Finalisieren der Rechnung aus der Vorlage geholt.

Je nach Anforderung kann es notwendig sein, die Texte einzelner Rechnungen zu ändern, d.h. ohne die Änderungen in der Vorlage auszuführen. Zu diesem Zweck können Sie die Inhalte aus den Feldern der Vorlage in die Entwurfsrechnung kopieren und anschließend nach Bedarf ändern.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Texte kopieren in der Detailansicht der Rechnung vorhanden ist (siehe Enabling Template Text Copies EN).

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf Texte kopieren.

    Damit werden die Inhalte aus den Textfeldern der Vorlage in die aktuelle Entwurfsrechnung kopiert.

  3. Doppelklicken Sie im Abschnitt Texte auf die Felder, die Sie ändern wollen, und bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und bearbeiten alle Felder auf einmal.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Rechnungsposten ändern

Rechnungsposten stellen die Produktinformation der mit der Rechnung abzurechnenden Posten dar. Die Information erscheinen im Rechnungs-PDF-Dokument, und die Preisangaben sind Grundlage für die Berechnung der Rechnungssumme.

Rechnungsposten hinzufügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungsposten anzulegen:

Um auf einer Entwurfsrechnung manuell einen Rechnungsposten komplett neu anzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Pflichtangaben sind Titel, Einzelpreis, Anzahl und Steuerrate.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Um einen Rechnungsposten zu duplizieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf die Nummer des betreffenden Rechnungspostens, um die Detailansicht zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf Duplizieren.

    Damit werden Titel, Einzelpreis, Anzahl und Steuerrate des Rechnungspostens, der kopiert werden soll, angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Duplizieren.

    Damit wird eine Kopie des aktuellen Rechnungspostens einschließlich aller vorhandenen Daten erzeugt und zur aktuellen Rechnung hinzugefügt.

Um auf einer Entwurfsrechnung manuell einen Rechnungsposten auf Basis eines Preisbucheintrags anzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf Neue Rechnungspos. von Produkt.
  4. Wählen Sie das gewünschte Preisbuch und den gewünschten Preisbucheintrag aus.
  5. Geben Sie mindestens die Anzahl und den Steuersatz an.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der neue Rechnungsposten gespeichert, und Sie gelangen zurück auf die Detailseite der Rechnung.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Rechnungsposten bearbeiten

Um auf einer Entwurfsrechnung einen Rechnungsposten zu ändern:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Rechnungsposten, den Sie ändern wollen.
  4. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Bei entsprechender Konfiguration (siehe Setting Up Invoice Line Item Mass Editing EN) können sie mehrere Rechnungsposten auf einmal bearbeiten:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf Alle bearbeiten.

    ili_edit_all
    Mehrere Rechnungsposten auf einmal bearbeiten

  4. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

    Welche Daten bearbeitet werden können, hängt von Ihrer Konfiguration ab. Weitere Informationen finden Sie in Configuring Mass Edit Fields EN.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit werden die Änderungen an den Rechnungsposten gespeichert, und Sie gelangen zurück auf die Detailseite der Rechnung.

Mehrfachbearbeitung von Rechnungsposten

Die Seite Alle bearbeiten bietet folgende Bearbeitungsoptionen:

Aktion Beschreibung
Bearbeiten Öffnet den aktuellen Rechnungsposten im Dialog Edit Invoice Line Item in einem neuen Browser-Tab/-Fenster.
Entf Entfernt den aktuellen Rechnungsposten.
Der Rechnungsposten wird unmittelbar nach Bestätigung des Hinweises gelöscht. Ein Klick auf Abbrechen macht diese Aktion nicht rückgängig.
Neuer Rechnungsposten Fügt einen neuen Rechnungsposten hinzu und lässt Sie die erforderlichen Daten angeben.
Schnellspeicherung Speichert Ihre aktuellen Änderungen und lässt die Seite Alle bearbeiten geöffnet.
Speichern Speichert ihre Änderungen, und Sie gelangen zurück auf die Detailseite der Rechnung.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Rechnungsposten löschen

Um einen Rechnungsposten von einer Entwurfsrechnung zu entfernen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Öffnen Sie die Rechnungsposten-Liste.
  3. Klicken Sie auf Löschen neben dem Rechnungsposten, den Sie entfernen wollen.

    Damit werden Titel, Einzelpreis, Anzahl und Steuerrate des Rechnungspostens, der gelöscht werden soll, angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden der Rechnungsposten von der aktuellen Rechnung entfernt und die Rechnungsdaten entsprechend aktualisiert.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Berechnung des Fälligkeitsdatums konfigurieren

Üblicherweise bestimmt JustOn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung durch Addieren des Wertes in Zahlungsziel (in Tagen) zum gesetzten Rechnungsdatum. Je nach Geschäftsanforderung können jedoch auch andere Varianten erforderlich sein - wenn z.B. das Fälligkeitsdatum automatisch immer am letzten Tag des Monats sein soll.

Zu diesem Zweck können Sie das Feld Fälligkeitsregel an der Rechnung benutzen. Hier lassen sich Bedingungen zur benutzerdefinerten Berechnung der Werte für Fälligkeitsdatum und Zahlungsziel definieren.

Info

JustOn wertet das Feld Fälligkeitsregel aus, wenn die Rechnung erzeugt und ein Rechnungsdatum gesetzt wird sowie beim Finalisieren der Rechnung. Mit jeder Auswertung werden die Werte für Fälligkeitsdatum und Zahlungsziel neu berechnet.

Deshalb darf bei der Verwendung von Fälligkeitsregel das Feld Zahlungsziel nicht gesetzt sein.

Die folgende Tabelle listet die Optionen für Fälligkeitsregel auf und illustriert das Verhalten an Beispielen:

Format Ergebnis Rechnungsdatum Fälligkeitsregel Berechnetes Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum)
xd Addiert x Tage zum Rechnungsdatum. 2018-01-01 14d 14 (2018-01-15)
xd eom Addiert x Tage zum Rechnungsdatum, geht dann zum letzten Tag des Monats. 2018-05-20 14d eom 41 (2018-06-30)
eom Geht, ausgehend vom Rechnungsdatum, zum letzten Tag des Monats. 2018-02-05 eom 23 (2018-02-28)
xd y Addiert x Tage zum Rechnungsdatum, geht dann zum nächsten y Tag des Monats. 2018-01-01 14d 10 40 (2018-02-10)
eom y Geht zum letzten Tag des Monats, geht dann zum nächsten y Tag des folgenden Monats. 2018-02-12 eom 10 26 (2018-03-10)
y Geht, ausgehend vom Rechnungsdatum, zum nächsten y Tag des Monats. 2018-02-12 16 4 (2018-02-16)
xd eom y Addiert x Tage zum Rechnungsdatum, geht anschließend zum letzten Tag des Monats und dann weiter zum nächsten yTag des folgenden Monats. 2018-05-20 14d eom 20 61 (2017-07-20)

Um für eine Entwurfsrechnung eine Fälligkeitsregel festzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf das Feld Fälligkeitsregel und geben Sie die gewünschte Berechnungsregel an.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Info

Alternativ zur manuellen Konfiguration können Sie JustOn die Fälligkeitsregel automatisch setzen lassen.

  • Wenn Sie Rechnungen aus Fakturierungsplänen erzeugen, können Sie das Feld Fälligkeitsregel am Fakturierungsplan setzen.
  • Wenn Sie Rechnungen aus entsprechend konfigurierten Objekten mit dem generischen Rechnungslauf erzeugen, können Sie das ON-Feld ON_PaymentDueCondition am Ausgangsobjekt anlegen, um die jeweiligen Werte an die zu erzeugenden Rechnungen zu bringen.
  • Um Fälligkeitsregeln auf Account-Basis zu definieren, legen Sie das ON-Feld ON_PaymentDueCondition am Account an.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Auftragsrabatt anwenden

Der Auftragsrabatt reduziert die Netto-Zwischensumme einer Rechnung (die einen Auftrag darstellt). Das heißt, der Auftragsrabatt wird auf die Summe der Rechnungsposten-Preise angewendet und damit gleichmäßig zwischen allen Rechnungsposten "aufgeteilt". Dieser Rabatt wirkt sich damit auch auf den Steuerbetrag aus.

Info

Die Unterstützung für den Auftragsrabatt ist ab JustOn 2.41 verfügbar.

Hinweis

Beachten Sie, dass JustOn bei Anzahlungsrechnungen oder Pro-forma-Rechnungen den Auftragsrabatt erst beim Erzeugen der Schlussrechnung beachtet, nicht jedoch in Anzahlungs- oder Pro-forma-Rechnungen selbst.

Beispiele

Beispielberechnung für eine Rechnung mit 10% Auftragsrabatt und 19% Steuersatz

Pos Menge Einzelpreis Pos.-Summe
(netto, ohne Rabatt)
Pos.-Summe
(netto, mit anteiligem Rabatt)
1 2 5,00 10,00 9,00
2 5 4,00 20,00 18,00
3 3 10,00 30,00 27,00
Zwischensumme (netto) 60,00
Auftragsrabatt (10%) -6,00
Zwischensumme (rabattiert) 54,00
Steuer (19%) 10,26
Rechnungssumme 64,26

Beispielberechnung für eine Rechnung mit 25% Auftragsrabatt und 19% Steuersatz

Pos Menge Einzelpreis Pos.-Summe
(netto, ohne Rabatt)
Pos.-Summe
(netto, mit anteiligem Rabatt)
1 2 50,00 100,00 75,00
2 2 25,00 50,00 37,50
3 1 25,00 25,00 18,75
Zwischensumme (netto) 175,00
Auftragsrabatt (25%) -43,75
Zwischensumme (rabattiert) 131,25
Steuer (19%) 24,94
Rechnungssumme 159,19

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Funktion Auftragsrabatt entsprechend konfiguriert ist.

Um einen Rabatt auf die Nettosumme einer Rechnung (die einen Auftrag darstellt) zu gewähren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf Auftragsrabatt ändern.
  3. Geben Sie den gewünschten Rabattsatz (Prozent) an.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Rabatt unmittelbar auf die Rechnung und ihre Rechnungsposten angewendet. Folgende Zeilen für die Nettosumme werden dann angezeigt:

    Zeile Beschreibung
    Zwischensumme (netto) Summe aller Nettobeträge der Rechnungsposten ohne Auftragsrabatt.
    Auftragsrabatt (X.X%) Zeigt den Rabatt-Prozentsatz und den Rabattbetrag an.
    Zwischensumme (rabattiert) Netto-Zwischensumme minus Auftragsrabatt-Betrag.

    Wenn kein Auftragsrabatt definiert ist, wird auf der Rechnung nur die Netto-Zwischensumme angezeigt.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Skonto anwenden

Skonto ist ein Nachlass, der - zeitlich begrenzt - den Rechnungsbetrag reduziert. Es wird für einen definierten Zeitraum auf den Bruttoendbetrag angewendet - üblicherweise mit dem Ziel, den Kunden zur Zahlung innerhalb dieser Frist zu motivieren.

Wenn JustOn in der gewährten Frist einen Zahlungseingang registriert, der den reduzierten Rechnungsbetrag ausgleicht, werden zwei Saldoeinträge erzeugt: einer vom Typ Zahlung für den tatsächlichen Zahlbetrag, und ein weiterer vom Typ Auszifferung für die Differenz (siehe Standard Balance Types EN). Die beiden Saldoeinträge gleichen den Bruttoendbetrag aus, wodurch die Rechnung auf Bezahlt gesetzt wird.

Die Felder zur Definition des Skontos an der Rechnung sind:

Feld Datentyp Standardwert Beschreibung
Skonto in % Prozent(2,1) Legt den Prozentsatz fest, um den der Rechnungsbetrag reduziert werden soll. Ist die Berechnungsgrundlage für alle anderen Skonto-Felder (Bertrag usw.).
Skonto Zahlungsziel Zahl(3,0) 14 Legt die Zeit (in Tagen) fest, in der der reduzierte Rechnungsbetrag zahlbar ist.

Info

JustOn bestimmt die Werte für die verbundenen Felder Skontobetrag, Skonto Fälligkeitsdatum and Rechnungsbetrag abzüglich Skonto, wenn der der Skonto-Prozentsatz und das Zahlungsziel festgelegt sind.

Um für eine Entwurfsrechnung ein Skonto festzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf das Feld Skonto in % und geben Sie den Prozentsatz an, um den der Rechnungsbetrag reduziert werden soll.
  3. Doppelklicken Sie optional auf das Feld Skonto Zahlungsziel und ändern Sie den Zeitraum, für den das Skonto gilt.

    Die Standardeinstellung ist 14 Tage.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Zahlplan anwenden

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Ratenzahlungen und entsprechende Zahlpläne für Rechnungen einzurichten. Zu diesem Zweck ermöglicht JustOn die Konfiguration von Zahlplänen, die Teilzahlungsmodelle abbilden.

Weitere Informationen finden Sie in Enabling Installments EN.

Zahlplantyp festlegen

Wenn die Ratenzahlung entsprechend eingerichtet ist, können Sie für eine Rechnung einen Zahlplantyp definieren. Damit wird die automatisch Zahlplan angelegt, wenn die Rechnung aus der Listenansicht heraus finalisiert oder sie im kontinuierlichen Rechnungslauf neu erzeugt wird.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf das Feld Zahlplantyp und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gewünschten Zahlplan aus.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und wählen dann den Zahlplan aus der Auswahlliste Zahlplantyp aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der ausgewählte Zahlplantyp aktiviert.

Zahlplan manuell erzeugen

Wenn die Ratenzahlung entsprechend eingerichtet ist, können Sie für Rechnungen im Status Entwurf oder Offen manuell einen Zahlplan anlegen .

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Zahlplan anlegen in der Detailansicht der Rechnung vorhanden ist. Weitere Informationen finden Sie in Managing Pages EN.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf Zahlplan anlegen.

    Für die Rechnung muss ein Datum gesetzt sein, um die Operation auszuführen.

  3. Wählen Sie den gewünschten Zahlplantyp aus.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird der Zahlplan entsprechend des ausgewählten Typs angelegt.

Info

Sie können bestehende Zahlpläne überschreiben, indem Sie einen anderen Zahlplantyp auswählen und anwenden.

Zahlplan löschen

Sie können einen bestehenden Zahlplan löschen.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf Zahlplan anlegen.
  3. Wählen Sie in der Auswahlliste Zahlplantyp den Eintrag Ohne aus.
  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird der Zahlplan von der Rechnung entfernt.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Rechnung duplizieren

Bestimmte Geschäftsereignisse machen es erforderlich, Rechnungen zu duplizieren. Das Duplizieren erzeugt eine Kopie der aktuellen Rechnung im Status Entwurf. Standardmäßig werden dabei folgende Daten kopiert:

  • Account,
  • Rechnungsvorlage,
  • Kontaktdaten (sofern vorhanden) und
  • Rechnungsposten.

Sie können diese Daten beim Duplizieren je nach Erfordernis modifizieren.

Um eine Rechnung zu duplizieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie duplizieren wollen.
  2. Klicken Sie auf Duplizieren.
  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

    Pflichtangaben sind der Account, zu dem die neue Rechnung gehört, und die zum Erzeugen des PDF-Dokuments benutzte Rechnungsvorlage.

  4. Markieren Sie optional die Rechnungsposten, die mit kopiert werden sollen.

  5. Klicken Sie auf Duplizieren.

    Damit wird eine Kopie der aktuellen Rechnung im Status Entwurf erzeugt und zur weiteren Bearbeitung in der Detailansicht geöffnet.

    Hinweis: Beim Duplizieren einer Rechnung werden Steuerausgleichspositionen nicht mit erfasst.

Nächste Schritte:

Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren