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Rechnungen finalisieren

Neue Rechnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsrechnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden. Befinden Sie eine Entwurfsrechnung für korrekt, Finalisieren Sie sie. Dieser Prozess

  • setzt den Status auf Offen, wodurch die Rechnung wirksam wird, d.h. zur Zahlung fällig (und unveränderlich),
  • legt das Rechnungsdatum fest (sofern es nicht durch Bevorzugtes Rechnungsdatum am Fakturierungsplan oder beim Erzeugen der Entwurfsrechnung definiert wird),
  • setzt eine eindeutige finale Rechnungsnummer auf Basis des konfigurierten Zählers (siehe Counters and Number Ranges EN), und

  • erzeugt das PDF-Dokument.

    Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

    Um die auf Salesforce Files aufbauenden JustOn-Funktionen nutzen zu können, müssen die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content eingerichtet sein.

Info

Die Integration von JustOn Billing & Invoice Management mit JustOn Cash Management macht es erforderlich, dass Benutzern, die Rechnungen finalisieren, der Berechtigungssatz JustOn Payments Read/Write zugewiesen wird.

JustOn erlaubt das Finalisieren

  • einzelner Rechnungen aus der Detailansicht heraus,
  • ausgewählter Rechnungen aus der Rechnungsliste (im Register Rechnungen oder in der Rechnungslaufansicht), oder
  • aller aufgelisteten Entwurfsrechnungen auf einmal.

Um die korrekte Steuer anzuwenden, stellen Sie sicher, dass die Rechnungsposten einen korrekten Leistungszeitraum gesetzt haben oder, als Ausweichlösung, die Rechnung ein korrektes Datum gesetzt hat.

Hinweis

Sobald eine Rechnung finalisiert ist, kann sie nicht mehr geändert werden.

Schritte beim Finalisieren von Rechnungen
  • Externe Steuern abrufen
  • Transaktionstabellen bauen (für fehlende Datensätze)
  • Rechnungen ausgleichen
  • Saldi zuordnen
  • Rechnungen finalisieren
  • Externe Steuern finalisieren
  • Zahlpläne anlegen

  • Links zur Bezahlseite holen

    Wird nach der Integration mit JustOn Cash Management und einem Zahlungsdienstleister für Rechnungen mit der Zahlungsart Kreditkarte ausgeführt.

  • PDF-Dokumente erzeugen

  • Transaktions-CSV-Dateien erzeugen

  • Zahlungseinzug

    Wird ausgeführt, wenn für den betreffenden Account ein Zahlmittel (für eine Zahlungsdienstintegration mit der veralteten JustOn Self-Service Extension) gespeichert ist.

Rechnung individuell finalisieren

Um eine einzelne Rechnung aus der Detailansicht heraus zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die Nummer der betreffenden Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit wird ein Bildschirm-Flow für die Finalisierung geöffnet.

    Benutzer, die einzelne Rechnungen aus der Detailansicht heraus finalisieren, müssen über einen Berechtigungssatz oder ein Profil zur Ausführung von Flows autorisiert sein (siehe Enabling Access for New Users EN).

  4. Klicken Sie auf Finalisieren, um die Operation zu starten.

    Damit wird die Finalisierung ausgeführt, wodurch für die aktuelle Rechnung der Status Offen gesetzt und das PDF-Dokument erzeugt wird. Sie finden die erzeugte Datei im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

    Der Bildschirm-Flow zeigt den Fortschritt der Operation an. Nach Abschluss gelangen Sie durch Klick auf Schließen & Aktualisieren zurück auf die aktualisierte Detailseite der Rechnung.

    Weitere Informationen finden Sie unter How do the changes made to the individual invoice finalization impact my workflow?

Nächste Schritte:

Rechnungen übermitteln

Ausgewählte Rechnungen finalisieren

Um ausgewählte Rechnungen aus der Rechnungsliste zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Finalisieren nicht an.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie finalisieren wollen.

    Mit dem Kontrollkästchen im Tabellenkopf wählen Sie alle Rechnungen auf der aktuellen Seite der Listenansicht aus.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Finalisieren.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird für die ausgewählten Rechnungen der Status Offen gesetzt und die jeweiligen PDF-Dokumente erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Nächste Schritte:

Rechnungen übermitteln

Alle Rechnungen finalisieren

Um alle aufgelisteten Entwurfsrechnungen auf einmal zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Finalisieren nicht an.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Finalisieren, ohne eine weitere Auswahl zu treffen.

  3. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird für alle Entwurfsrechnungen aus der Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder im Register Rechnungen der Status Offen gesetzt und die jeweiligen PDF-Dokumente erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Nächste Schritte:

Rechnungen übermitteln