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Rechnungsläufe verwalten

Der Rechnungslauf ist das Kernstück von JustOn Billing & Invoice Management. Diese Operation erzeugt Rechnungen auf Basis der

  • im Fakturierungsplan gespeicherten Kunden- und Vertragsdaten,
  • mit den einzelnen Posten gespeicherten Produkt- und Preisinformationen,
  • durch Transaktionen bereitgestellten Verbrauchsdaten (siehe Usage Data Billing EN),
  • in beliebigen Objekten gespeicherten Produktdaten (siehe Billing Arbitrary Objects EN),
  • in einer Opportunity gespeicherten Kunden- und Produktdaten (siehe Enabling Opportunity Billing EN).

Zur Verwaltung von Rechnungsläufen können die folgenden Aufgaben gehören:

Rechnungslauf ausführen

Um einen Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Bei leerem Feld benutzt JustOn das aktuelle Datum.
  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Um den Umfang der Fakturierungspläne einzuschränken, die im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen Subscription Filter aus.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen Fakturierungsplänen im Status Aktiv und mit aktiven Accounts Entwurfsrechnungen erzeugt.

Info

Um im Rechnungslauf erfasst zu werden, muss das Startdatum des Fakturierungsplans innerhalb der Rechnungsperiode liegen. Das gilt auch für die Startdaten der Fakturierungsplan-Posten sowie die Transaktionsdaten.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Generischen Rechnungslauf ausführen

Neben dem üblichen Rechnungslauf, der Fakturierungspläne verarbeitet, können Sie einen generischen Rechnungslauf ausführen, mit dem JustOn Rechnungen auf Basis beliebiger entsprechend konfigurierter Objekte erzeugt.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass der generische Rechnungslauf aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in Billing Arbitrary Objects EN.

Um einen generischen Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Bei leerem Feld benutzt JustOn das aktuelle Datum.
  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Um festzulegen, welche Datensätze im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen generischen Filter aus.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen entsprechend konfigurierten Objektdatensätzen, die den Filterkriterien entsprechen, Entwurfsrechnungen erzeugt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Opportunity-Rechnungslauf ausführen

Sie können einen Opportunity-Rechnungslauf ausführen, um Rechnungen auf Basis von Opportunities zu erzeugen. JustOn legt damit pro Account eine Rechnung an, d.h. mehrere Opportunities für einen Account werden mit einer Rechnung erfasst. Beachten Sie, dass JustOn beim Opportunity-Rechnungslauf zunächst Rechnungen von Fakturierungsplänen anlegt und dann die vorhandenen Rechnungen für das Opportunity-Billing wiederverwendet.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Opportunity-Billing aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Opportunity Billing EN.

Um einen Opportunity-Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Bei leerem Feld benutzt JustOn das aktuelle Datum.
  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Um festzulegen, welche Opportunities im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen Opportunity Filter aus.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen Fakturierungsplänen im Status Aktiv und mit aktiven Accounts sowie von allen aktiven Opportunities, die den Filterkriterien entsprechen, Entwurfsrechnungen erzeugt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Rechnungslauf prüfen und abschließen

Nachdem Sie Entwurfsrechnungen erzeugt haben, überprüfen Sie sie auf Korrektheit. Falls nötig, müssen Sie die Entwurfsrechnungen bearbeiten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, erzeugte Entwurfsrechnungen zu prüfen:

  • in der Rechnungsdetailansicht
  • in der PDF-Vorschau

Um zur Rechnungsdetailansicht zu gelangen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf die ID der Rechnung, die Sie überprüfen wollen.

    Damit wird die Rechnung in der Detailansicht geöffnet.

Um die Entwurfs-PDF-Dokumente von Rechnungen anzuzeigen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Vorschau nicht an.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Vorschau.

    Damit werden die Entwurfs-PDF-Dokumente im Vorschaumodus geöffnet.

    Mit Klick auf Weiter oder Zurück können Sie zwischen den Rechnungen wechseln.

    Mit Klick auf Anzeigen öffnen Sie die Detailansicht der aktuell angezeigten Rechnung.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Rechnungslauf wiederholen

Falls Entwurfsrechnungen aus dem letzten Rechnungslauf gelöscht wurden, können Sie die Rechnungen auf Basis der entsprechenden Fakturierungspläne oder Opportunities wiederherstellen. Die Rechnungslaufwiederholung wendet erneut die Ausgangskonfiguration an (Startdatum, Enddatum, Rechnungsdatum usw.).

Um zur Wiederherstellung fehlender Rechnungen den Rechnungslauf zu wiederholen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf die ID des letzten Rechnungslaufs.
  3. Klicken Sie auf Verbleibende anzeigen.
  4. Markieren Sie die Fakturierungspläne/Opportunities, für die Sie erneut Rechnungen erzeugen wollen.
  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden die fehlenden Rechnungen mit der gleichen Ausgangskonfiguration wiederhergestellt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

PDF für Entwurfsrechnungen erzeugen

Für Prüf- oder Testzwecke kann es erforderlich sein, PDF-Dateien von mehreren Rechnungen im Status Entwurf zu erzeugen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche PDFs für Entwürfe und ein Zielordner für die Ausgabe von Entwurfsdokumenten verfügbar sind (siehe Enabling Draft PDF Generation EN).

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche PDFs für Entwürfe nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Entwurfsrechnungen, für die Sie PDF-Dateien erzeugen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDFs für Entwürfe.
  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.

    Damit werden für alle ausgewählten Entwurfsrechnungen PDF-Dateien erzeugt. Die erzeugten Dateien sind nicht mit Rechnungsdatensätzen verknüpft, um Inkonsistenzen mit finalisierten Rechnungen zu vermeiden. Die erzeugten Dateien befinden sich im definierten Zielordner für die Ausgabe von Entwurfsdokumenten.

    Es muss mindestens ein aktiver Zielordner als Entwurfsordner markiert sein. Weitere Informationen finden Sie in File Distribution EN.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Rechnungslauf planen

Sie können den Rechnungslauf planen, um um Rechnungen automatisch und regelmäßig erzeugen zu lassen.

Parametrierter Rechnungslauf

Ein geplanter Rechnungslauf erwartet möglicherweise zusätzliche Optionen. Zu diesem Zweck können Sie den Rechnungslauf so konfigurieren, dass er mit zusätzlichen Parametern ausgeführt wird.

Die folgenden Parameter sind verfügbar:

Parameter Mögliche Werte Beschreibung Beispielwerte
Interval x(d|w|m) Gibt die Rechnungsperiode an, wobei x eine Ganzzahl ist, d=Tag, w=Woche, m=Monat.
Vorgabewert: 1m.
2w
x-y x und y sind positive Ganzzahlen (1 .. 31), wobei x-y einen Bereich von Tagen in einem Monat angibt. Ist x>y, wird x als Tag des Vormonats betrachtet. 1-15
Alignment previous, current oder next Beschreibt die Position von Interval relativ zur Ausführungszeit.
Interval = 1m und Alignment = next bestimmt den nächsten Monat als Rechnungsperiode.
Interval = -3m (negativer Wert) und Alignment = current bestimmt den laufenden und die zwei vorherigen Monate als Rechnungsperiode.
Interval = 1w und Alignment = previous bestimmt die Vorwoche als Rechnungsperiode.
Ist Alignment nicht gesetzt, wird previous als Vorgabe verwendet.
next
ShiftDays x Normalerweise basiert die Berechnung von Zeiträumen auf dem aktuellen Datum. Diese Ganzzahl gibt eine Anzahl von Tagen an, um die das "Basisdatum" nach vorn oder hinten bewegt wird. -5
StartOfWeek 1 .. 7 Gibt den ersten Tag der Woche an (1 = Montag ... 7 = Sonntag). Falls nicht gesetzt, wird 1 als Vorgabe verwendet. 1
InvoiceDate (start|end)(+|-)x Legt das Rechnungsdatum basierend auf dem Start- oder Enddatum des Rechnungslaufs fest, wobei x eine Anzahl von Tagen angibt. end-5
InvoiceRunFilter <string> Gibt den Namen eines zu verwendenden Filters (aus der entsprechenden Benutzerdefinierten Einstellung) an <filter name>
OpportunityInvoiceRunFilter <string> Gibt den Namen eines zu verwendenden Opportunity-Filters (aus der entsprechenden Benutzerdefinierten Einstellung) an <filter name>
TransactionFilters <string> Gibt den Namen eines zu verwendenden Transaktionsfilters (aus der entsprechenden Benutzerdefinierten Einstellung) an <filter name list>
GenericFilters <string> Gibt den Namen eines zu verwendenden Filters für den generischen Rechnungslauf (aus der entsprechenden Benutzerdefinierten Einstellung) an (kann eine kommaseparierte Liste sein) <filter name list>

Info

Wenn die berechnete Rechnungsperiode und der gesetzte Filter zu einem vorhandenen Rechnungslauf gehören, benutzt JustOn den vorhandenen Rechnungslauf und legt keinen neuen an.

Um einen parametierten Rechnungslauf einzurichten, sind zwei Schritte notwendig:

  • Parameter für die Batchkette definieren
  • Batchkette planen

Batchketten-Parameter konfigurieren

  1. Öffnen Sie in Setup Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie in der Zeile Batch Parameters auf Verwalten.

  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    • Name: Muss Auftragsname beim Planen des Auftrags entsprechen
    • Batch Chain: InvoiceRunChain
    • Parameter 1..8: Batchketten-spezifische Ausführungsoptionen mit der Syntax

      <parameter> = <value>

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Parameter für InvoiceRunChain - Beispiel
Feld Wert Beschreibung
Name ir_schedule_1 Muss dem Wert für Job Name beim Planen des Jobs entsprechen
Batch Chain InvoiceRunChain
Parameter 1 Interval = 2w Setzt die Rechnungslaufperiode auf 2 Wochen
Parameter 2 InvoiceDate = end-1 Setzt das Rechnungsdatum auf den vorletzten Tag der Rechnungslaufperiode
Parameter 3 InvoiceRunFilter = MySubscriptions Setzt den Rechnungslauffilter auf MySubscriptions, der als Filter definiert sein muss
Parameter 4 TransactionFilters = Cases,Orders Setzt die Transaktionsfilter auf Cases und Orders, die als Filter definiert sein müssen

Batchkette planen

Um die Ausführung der Batchkette zu planen, können Sie entweder die Auftrags-Seite von JustOn oder die Schedule-Apex-Funktion von Salesforce benutzen. Weitere Informationen finden Sie in Scheduling a Job EN.

Mit der Auftrags-Seite von JustOn:

  1. Öffnen Sie die Auftrags-Seite.

    Benutzen Sie die URL https://login.salesforce.com/apex/ONB2__JobsSetup, oder, wenn Sie bereits angemeldet sind, hängen Sie apex/apex/ONB2__JobsSetup an den Domain-Namen Ihrer Org an.

    Ab JustOn 2.52 können Sie die Auftrags-Seite über die JustOn-Konfigurations-App (App Launcher > JustOn Configuration > Jobs Setup) aufrufen.

  2. Wählen Sie Batchketten-Auftrag aus der Dropdown-Liste APEX-Auftrag aus.

  3. Geben Sie im Feld Auftragsname den Namen des zuvor erzeugten Batch-Parameters-Datensatzes an.
  4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Startzeit die gewünschte Ausführungszeit aus.
  5. Klicken Sie auf Planen.

    Damit wird der Rechnungslauf regelmäßig zur festgelegten Zeit und mit den definierten Parametern ausgeführt.

Info

Sie können die Batchkette auf der Auftrags-Seite auch unmittelbar starten.

Mit der Schedule-Apex-Funktion von Salesforce:

  1. Öffnen Sie in Setup Apex-Klassen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Apex-Klassen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Apex-Klassen.

  2. Klicken Sie auf Apex planen.

  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    • Auftragsname: Name des zuvor erzeugten Batch-Parameters-Datensatzes
    • Apex-Klasse: ScheduledBatchChain
    • Häufigkeit
    • Start
    • Ende
    • Bevorzugte Startzeit
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Rechnungslauf regelmäßig zur festgelegten Zeit und mit den definierten Parametern ausgeführt.

Weitere Information über das Planen von Aufträgen finden Sie unter Scheduling a Job EN in der JustOn-Dokumentation und Schedule Apex in der Salesforce-Hilfe.

Monatlicher Rechnungslauf

Sie können den Rechnungslauf planen, um um Rechnungen automatisch einmal pro Monat erzeugen zu lassen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie in Setup Apex-Klassen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Apex-Klassen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Apex-Klassen.

  2. Klicken Sie auf Apex planen.

    schedule_ir_job
    Rechnungslauf planen

  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    • Auftragsname
    • Apex-Klasse: ScheduledMonthlyInvoiceRun
    • Häufigkeit: Monatlich mit einer passenden Einstellung für den gewünschten Tag des Monats
    • Start
    • Ende
    • Bevorzugte Startzeit
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Rechnungslauf regelmäßig zur festgelegten Zeit ausgeführt.

Folgende Werte werden für die Rechnungslauf-Parameter standardmäßig angewendet:

Rechnungslauf-Parameter Wert
Startdatum Erster Tag des Monats vor Ausführung des Rechnungslaufs
Enddatum Letzter Tag des Monats vor Ausführung des Rechnungslaufs
Rechnungsdatum Falls leer, das Datum der Ausführung des Rechnungslaufs

Weitere Information über das Planen von Aufträgen finden Sie unter Scheduling a Job EN in der JustOn-Dokumentation und Schedule Apex in der Salesforce-Hilfe.

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