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Rechnungsläufe verwalten

Der Rechnungslauf ist das Kernstück von JustOn Billing & Invoice Management. Diese Operation erzeugt Rechnungen auf Basis der

  • im Fakturierungsplan gespeicherten Kunden- und Vertragsdaten,
  • mit den einzelnen Posten gespeicherten Produkt- und Preisinformationen,
  • durch Transaktionen bereitgestellten Verbrauchsdaten (siehe Usage Data Billing EN),
  • in beliebigen Objekten gespeicherten Produktdaten (siehe Billing Arbitrary Objects EN),
Rechnungslaufarten

IR_sub

Der reguläre Rechnungslauf, der Fakturierungspläne erfasst, ist immer aktiv. JustOn erzeugt so von allen aktiven Fakturierungsplänen Entwurfsrechnungen.

Um den Umfang der Fakturierungspläne einzuschränken, die im Rechnungslauf erfasst werden, benutzen Sie Subscription-Filter.

Subscription-Filter werden als Optionsfelder eingeblendet. Gibt es nur einen Subscription-Filter, ist dieser immer ausgewählt. Gibt es mehrere Subscription-Filter, wählen Benutzer:innen einen für den Rechnungslauf aus.

Falls Sie einen Filter für einen bestimmten Anwendungsfall brauchen, sollten Sie trotzdem zwei anlegen – einen, der den Umfang der Fakturierungspläne wie gewünscht einschränkt, und einen weiteren, der alle Fakturierungspläne erfasst. Auf diese Weise können Sie alle oder die ausgefilterten Fakturierungspläne auswählen.

IR_usage

Um festzulegen, welche Verbrauchsdatensätze erfasst und abgerechnet werden, benutzen Sie Transaktionsfilter.

Transaktionsfilter werden als Kontrollkästchen eingeblendet. Benutzer:innen können mehrere (oder keinen) Transaktionsfilter auswählen.

Ein Rechnungslauf ohne Auswahl eines Transaktionsfilters überspringt den transaktionalen Rechnungslauf für Verbrauchsdaten.

IR_gen

Um festzulegen, welche Datensätze im Rechnungslauf erfasst werden, benutzen Sie generische Filter.

Generische Filter werden als Kontrollkästchen eingeblendet. Benutzer:innen können mehrere (oder keinen) generischen Filter auswählen.

Ein Rechnungslauf ohne Auswahl eines generischen Filters überspringt den generischen Rechnungslauf.

Zur Verwaltung von Rechnungsläufen können die folgenden Aufgaben gehören:

Kontaktrollen zur Übertragung von Rechnungen festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Kontoauszügen bei Rechnungsläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für die Übermittlung von Rechnungen unterstützt JustOn die folgenden Anwendungsfälle:

  • Invoice Contact
  • Invoice Mailing Contact
  • Invoice Email Contact
  • Invoice Email CC Contact
  • Invoice Email BCC Contact

Info

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN).

Um für einen Kontakt oder eine Account-Kontakt-Beziehung eine Kontaktrolle festzulegen:

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt oder die entsprechende Account-Kontakt-Beziehung.
  2. Wechseln Sie zum Register Details.
  3. Klicken Sie auf neben dem Feld JustOn-Kontaktrolle.
  4. Wählen Sie den gewünschten Anwendungsfall aus der Auswahlliste JustOn-Kontaktrolle aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

Info

Wenn sowohl JustOn-Kontaktrolle an der Account-Kontakt-Beziehung als auch JustOn-Kontaktrolle am Kontakt gesetzt sind, hat die an der Account-Kontakt-Beziehung definierte Rolle Vorrang vor der am Kontakt definierten Rolle, unabhängig davon, ob es sich um eine primäre oder sekundäre Beziehung handelt.

Aus Kompatibilitätsgründen unterstützt JustOn Billing & Invoice Management weiterhin bereits bestehende Account Kontaktrollen aus Salesforce Classic. Sofern vorhanden, haben sie generell Vorrang vor den in JustOn-Kontaktrolle gesetzten Werten.

Rechnungslauf ausführen

Um einen Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Lassen Sie das Feld leer, setzt JustOn das Datum beim Finalisieren.

  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Bei Verwendung von Filtergruppen: Wählen Sie eine Filtergruppe aus, um eine Vorauswahl zu treffen und die Anzahl der verfügbaren Filter einzugrenzen.

    Um den Umfang der Fakturierungspläne einzuschränken, die im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen Subscription Filter aus.

    Subscription-Filter werden als Optionsfelder eingeblendet. Gibt es nur einen Subscription-Filter, ist dieser immer ausgewählt. Gibt es mehrere Subscription-Filter, wählen Sie einen für den Rechnungslauf aus.

    ir_filters
    Rechnungslauf-Filter auswählen

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen Fakturierungsplänen im Status Aktiv und mit aktiven Accounts Entwurfsrechnungen erzeugt.

Info

Um im Rechnungslauf erfasst zu werden, muss das Startdatum des Fakturierungsplans innerhalb der Rechnungsperiode liegen. Das gilt auch für die Startdaten der Fakturierungsplan-Posten sowie die Transaktionsdaten. Ist kein Startdatum angegeben, wird der Fakturierungsplan beim nächsten Rechnungslauf einbezogen.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Generischen Rechnungslauf ausführen

Neben dem üblichen Rechnungslauf, der Fakturierungspläne verarbeitet, können Sie einen generischen Rechnungslauf ausführen, mit dem JustOn Rechnungen auf Basis beliebiger entsprechend konfigurierter Objekte erzeugt.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass der generische Rechnungslauf aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in Billing Arbitrary Objects EN.

Dateianhänge weitergeben

Beim generischen Rechnungslauf kann JustOn Dokumente, die einem Ausgangsobjekt zugeordnet sind, mit der entstehenden Rechnung verknüpfen. Die verknüpften Dokumente werden beim Übertragen der Rechnungen (z.B. per E-Mail) angehängt und damit an die Empfänger:innen gesendet.

Die Weitergabe wird pro Dokument per Kontrollkästchen aktiviert. Stellen Sie durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die erforderlichen Dokumente ausgewählt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in Propagating Associated Documents EN.

Beachten Sie bei der Auswahl von Dateianhängen die von Salesforce gesetzte maximale Größe von E-Mails. Bei entsprechender Konfiguration beträgt die maximale Größer einer E-Mail 25 MB – einschließlich Body, Header und Anhänge (siehe General email limits in der Salesforce-Hilfe). Das heißt, eine E-Mail mit einem Anhang von 25 MB würde diese Begrenzung überschreiten und folglich nicht verarbeitet werden.

Um einen generischen Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Lassen Sie das Feld leer, setzt JustOn das Datum beim Finalisieren.

  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Bei Verwendung von Filtergruppen: Wählen Sie eine Filtergruppe aus, um eine Vorauswahl zu treffen und die Anzahl der verfügbaren Filter einzugrenzen.

    Um festzulegen, welche Datensätze im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen generischen Filter aus.

    Generische Filter werden als Kontrollkästchen eingeblendet. Sie können mehrere (oder keinen) generischen Filter auswählen.

    ir_filters
    Rechnungslauf-Filter auswählen

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen entsprechend konfigurierten Objektdatensätzen, die den Filterkriterien entsprechen, Entwurfsrechnungen erzeugt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Opportunity-Rechnungslauf ausführen

Sie können einen Opportunity-Rechnungslauf ausführen, um Rechnungen auf Basis von Opportunities zu erzeugen. JustOn legt damit pro Account eine Rechnung an, d.h. mehrere Opportunities für einen Account werden mit einer Rechnung erfasst. Beachten Sie, dass JustOn beim Opportunity-Rechnungslauf zunächst Rechnungen von Fakturierungsplänen anlegt und dann die vorhandenen Rechnungen für das Opportunity-Billing wiederverwendet.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass Opportunity-Billing aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Opportunity Billing EN.

Um einen Opportunity-Rechnungslauf auszuführen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderliche Konfiguration an.

    • Periode Start/Periode Ende: Gibt den Rechnungslaufzeitraum an.
    • Rechnungsdatum: Gibt das Datum für alle Rechnungen des Rechnungslaufs an. Lassen Sie das Feld leer, setzt JustOn das Datum beim Finalisieren.

  4. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Bei Verwendung von Filtergruppen: Wählen Sie eine Filtergruppe aus, um eine Vorauswahl zu treffen und die Anzahl der verfügbaren Filter einzugrenzen.

    Um festzulegen, welche Opportunities im Rechnungslauf erfasst werden, wählen Sie einen Opportunity Filter aus.

    Opportunity-Filter werden als Optionsfelder eingeblendet. Gibt es nur einen Opportunity-Filter, ist dieser immer ausgewählt. Gibt es mehrere Opportunity-Filter, wählen Sie einen für den Rechnungslauf aus.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden von allen Fakturierungsplänen im Status Aktiv und mit aktiven Accounts sowie von allen aktiven Opportunities, die den Filterkriterien entsprechen, Entwurfsrechnungen erzeugt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Rechnungslaufergebnis prüfen

In einigen Fällen kann der Rechnungslauf nicht korrekt ausgeführt werden oder bringt nicht das erwartete Ergebnis, z.B. fehlende Rechnungen oder Rechnungsposten.

Warum hat der Rechnungslauf nicht das erwartete Ergebnis produziert?
  • Entwurfsrechnungen: Stellen Sie sicher, dass für die abzurechnenden Datensätzen keine Entwurfsrechnungen vorhanden sind.
  • Startdatum/Enddatum: Start- und Enddaten der abzurechnenden Datensätze (Fakturierungspläne/Posten, Opportunities, Aufträge/Auftragsprodukte, Verträge usw.) müssen innerhalb des Rechnungslaufszeitraums liegen.
  • Filter: Filter legen fest, welche Fakturierungspläne o.a. Objekte vom Rechnungslauf erfasst werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Filter korrekt eingerichtet sind, siehe Filters.
  • Vorlage: Stellen Sie sicher, dass für Ihren Fakturierungsplan o.a. Objekt eine Rechnungsvorlage definiert ist. Falls nicht, muss die Vorlage Default als Ausweichvariante vorhanden sein.
  • Zugriff auf Accounts: Da die erzeugten Rechnungen (und verbundene Saldoeinträge) mit dem entsprechenden Account-Datensatz verknüpft werden, müssen Benutzer:innen, die den Rechnungslauf ausführen, Schreibzugriff auf das Account-Objekt haben.
  • Fakturierungsplanstatus: Der Fakturierungsplan muss auf Aktiv gesetzt sein. Fakturierungspläne im Status Entwurf werden nicht einbezogen.
  • Postenstatus: Der Fakturierungsplanposten muss auf Aktiv gesetzt sein. Inaktive Posten werden nicht einbezogen.
  • Transaktionsdatum: Bei transaktionsbasierten Posten muss das Datum der Transaktion innerhalb des Rechnungslaufszeitraums liegen.
  • Verbundene Rechnungen von Transaktionen: Wenn Sie eine Rechnung mit Transaktionen storniert haben, sind die Transaktionen immer noch mit der (stornierten) Rechnung verbunden und werden deshalb in einem neuen Rechnungslauf nicht einbezogen. Sie müssen die Verweise zur stornierten Rechnung von den Transaktionen entfernen.
  • Einmalige Posten: Fakturierungsplanposten vom Typ Einmalig werden nur einmal abgerechnet und deaktiviert, wenn die entsprechenden Rechnungen finalisiert werden.
  • Opportunity-Billing: Stellen Sie bei der Abrechnung von Opportunities sicher, dass mit den Opportunities tatsächlich Produkte verknüpft sind. Die Opportunity-Produkte dürfen noch nicht abgerechnet sein (unabhängig vom Status der entsprechenden Rechnung).

Für eine erste Überprüfung können Sie die Funktion Verbleibende anzeigen verwenden.

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf die Nummer des letzten Rechnungslaufs.

  3. Klicken Sie auf Verbleibende anzeigen.

    Diese Seite listet die Fakturierungspläne auf, die im letzten Rechnungslauf erfasst worden sind, für die jedoch keine Rechnung vorhanden ist. Letzter Fehler zeigt mögliche Ursachen.

Info

Manchmal verhindert ein einzelner Datensatz die Rechnungserstellung. Um das herauszufinden, können Sie die Stapelgröße des Rechnungslaufs temporär auf 1 setzen (siehe Batch Settings) und beobachten, welcher Datensatz einen Fehler erzeugt.

Entwurfsrechnungen prüfen

Nach dem Rechnungslauf überprüfen Sie die Entwurfsrechnungen auf Korrektheit. Falls nötig, müssen Sie die Entwurfsrechnungen bearbeiten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, erzeugte Entwurfsrechnungen zu prüfen:

  • in der Rechnungsdetailansicht
  • in der PDF-Vorschau

Um zur Rechnungsdetailansicht zu gelangen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.

  2. Klicken Sie auf die Nummer der Rechnung, die Sie überprüfen wollen.

    Damit wird die Rechnung in der Detailansicht geöffnet.

Um die Entwurfs-PDF-Dokumente von Rechnungen anzuzeigen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Vorschau nicht an.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Vorschau.

    Damit werden die Entwurfs-PDF-Dokumente im Vorschaumodus geöffnet.

    Mit Klick auf Weiter oder Zurück können Sie zwischen den Rechnungen wechseln.

    Mit Klick auf Anzeigen öffnen Sie die Detailansicht der aktuell angezeigten Rechnung.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

Rechnungslauf wiederholen

Falls Entwurfsrechnungen aus dem letzten Rechnungslauf gelöscht wurden, können Sie die Rechnungen auf Basis der entsprechenden Fakturierungspläne oder Opportunities wiederherstellen. Die Rechnungslaufwiederholung wendet erneut die Ausgangskonfiguration an (Startdatum, Enddatum, Rechnungsdatum usw.).

Um zur Wiederherstellung fehlender Rechnungen den Rechnungslauf zu wiederholen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungsläufe.
  2. Klicken Sie auf die Nummer des letzten Rechnungslaufs.
  3. Klicken Sie auf Verbleibende anzeigen.
  4. Markieren Sie die Fakturierungspläne/Opportunities, für die Sie erneut Rechnungen erzeugen wollen.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden die fehlenden Rechnungen mit der gleichen Ausgangskonfiguration wiederhergestellt.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren

PDF für Entwurfsrechnungen erzeugen

Für Prüf- oder Testzwecke kann es erforderlich sein, PDF-Dateien von mehreren Rechnungen im Status Entwurf zu erzeugen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche PDFs für Entwürfe und ein Zielordner für die Ausgabe von Entwurfsdokumenten verfügbar sind (siehe Enabling Draft PDF Generation EN).

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

    Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche PDFs für Entwürfe nicht an.

  2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Entwurfsrechnungen, für die Sie PDF-Dateien erzeugen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDFs für Entwürfe.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.

    Damit werden für alle ausgewählten Entwurfsrechnungen PDF-Dateien erzeugt. Die erzeugten Dateien sind nicht mit Rechnungsdatensätzen verknüpft, um Inkonsistenzen mit finalisierten Rechnungen zu vermeiden. Die erzeugten Dateien befinden sich im definierten Zielordner für die Ausgabe von Entwurfsdokumenten.

    Es muss mindestens ein aktiver Zielordner als Entwurfsordner markiert sein. Weitere Informationen finden Sie in File Distribution EN.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren