Zahlungseinträge verwalten

Mit JustOn können Sie Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann JustOn Zahlungsvorgänge aus anderen Systemen als Zahlungseinträge registrieren mit und Rechnungen abgleichen, wodurch entsprechende Saldoeinträge erzeugt werden. Jeder Zahlungseintrag entspricht quasi einem Eintrag im Kontoauszug, d.h. einem Zahlungsvorgang zum Ausgleich einer offenen Forderung aus einer Rechnung.

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Zahlungen abgleichen

Zur Erfassung von Zahlungseinträgen importiert JustOn speziell konfigurierte CSV-Dateien.

Benutzer:innen ordnen die Zahlungseinträge den Rechnungen zu, was die entsprechenden Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und diese sowohl mit dem (konvertierten) Zahlungseintrag als auch mit der Zielrechnung verknüpft. Der Zahlungseintrag selbst wird nicht direkt mit der Rechnung verknüpft – er ist lediglich eine Art "Container" für externe Zahlungsinformationen, die letztendlich als Saldoeintrag gespeichert werden. Durch die Zuordnung des Saldoeintrags wird der Zahlbetrag der Rechnung verringert oder, wenn er vollständig beglichen ist, die (offene) Rechnung auf Bezahlt gesetzt.

Info

Mit der Integration von JustOn Cash Management erzeugt JustOn Billing & Invoice Management direkt Saldoeinträge vom Typ Zahlung für den eingezogenen Betrag.

Darüberhinaus können Sie mit der Funktion Zahlung registrieren ebenfalls direkt einen Zahlungssaldo anlegen und damit eine Rechnung manuell auf Bezahlt setzen.

Abgleich und Zuordnung von Zahlungseinträgen

Nachdem Zahlungseinträge importiert oder abgerufen sind, ordnen Sie sie Rechnungen zu. Dies ist ein zweistufiger Prozess:

Zuerst gleicht JustOn die Zahlungseinträge automatisch mit vorhandenen Rechnungen und Mahnungen ab. Mögliche Übereinstimmungen werden dabei auf Basis folgender Bedingungen ermittelt:

Die Rechnung ist im Status Offen bzw. die Mahnung im Status Geschlossen.
Die Rechnungsnummer bzw. der Belegname ist im Verwendungszweck der Zahlung zu finden.

Falls JustOn keine passende Rechnungsnummer bzw. keinen passenden Belegnamen findet, wird der Inhalt des Verwendungszwecks mit der Account-Information abgeglichen. Weitere Informationen finden Sie unter "Abgleichsverfahren" im Abschnitt Zahlungseinträge abgleichen.

Anschließend weisen Benutzer:innen – nach Prüfung der Ergebnisse des automatischen Abgleichs – die Zahlungseinträge Rechnungen und Mahnungen zu. Damit werden Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und den entsprechenden Rechnungen und Mahnungen zugeordnet. Die ursprünglich importierten oder abgerufenen Zahlungseinträge erhalten damit den Status Converted.

Beachten Sie die folgenden Besonderheiten:

Überzahlungen werden entsprechend dem offenen Rechnungsbetrag aufgeteilt: Ein Teil in Höhe des offenen Rechnungsbetrages wird der Rechnung zugewiesen, der Rest verbleibt am Account.
Wenn der Account mehrere offene Rechnungen hat, sortiert JustOn diese nach Datum und gleicht die älteste zuerst aus.
Wenn Zahlungseinträge Belegen (Mahnungen oder Kontoauszügen) zugeordnet sind, verteilt JustOn den Zahlbetrag auf die Rechnungen, die mit den Belegen verknüpft sind. Auch hier werden die Rechnungen nach Datum sortiert und die älteste zuerst ausgeglichen.

Bei einer Überzahlung legt JustOn am Account einen Saldoeintrag über den Restbetrag an.

Eine Übersicht über die in Zahlungseinträgen enthaltenen Daten finden Sie in der Objektreferenz Payment Entry.

CSV-Zahlungsdaten importieren

Berechnung des Zahlbetrags

Beim Anlegen eines Zahlungseintrags auf Basis importierter Zahlungsdaten wird der tatsächliche Zahlbetrag wie folgt ermittelt:

Feld	Beschreibung
Gutschrift	Für Einzahlungen von Kund:innen. Ein leerer Wert entspricht 0.
Lastschrift	Für Auszahlungen an Kund:innen. Ein leerer Wert entspricht 0.
Zahlbetrag	`Gutschrift - Lastschrift`

Info

Der Rechnungsbetrag wird mit dem ermittelten Zahlbetrag abgeglichen.

Ausgleich einer Gutschrift über -10 €

Import von

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
	10	-10

oder

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
-10		-10

Ausgleich einer Rechnung über 10 €

Import von

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
10		10

oder

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
	-10	10

CSV-Zahlungsdaten-Import starten

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass der CSV-Import entsprechend des Formats Ihrer CSV-Dateien konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie in CSV Import Configuration EN.

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Klicken Sie auf CSV-Datei importieren.

Auswählen einer CSV-Datei für den Zahlungsdaten-Import
Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie hochladen wollen, und wählen Sie die passende CSV-Importkonfiguration aus.

Optional geben Sie an, welche Zeilen Sie beim Import überspringen wollen.

Jede neu zu importierende CSV-Datei muss einen eindeutigen Namen haben.
Markieren Sie gegebenenfalls Als Rückbuchung importieren.

Damit werden alle importierten Zahlungseinträge zu Rückbuchungen. Die automatische Rückbuchungserkennung (siehe Automatic Chargeback Detection EN), die sonst die Bedingungen für Rückbuchungen prüft, wird dabei umgangen.

Markieren Sie diese Option nur dann, wenn Sie sicher sind, dass die ausgewählte CSV-Datei ausschließlich Rückbuchungen enthält.

Wenn Ihre CSV-Datei neben Rückbuchungen auch andere Einträge enthält, können Sie einen entsprechenden Filterausdruck (siehe CSV Import Configuration EN) zum gezielten Import der Rückbuchungseinträge verwenden.
Klicken Sie auf Datei hochladen.

Damit wird der Importprozess gestartet. Der Abschnitt Info zeigt den Prozessfortschritt.

Bei erfolgreichem Abschluss zeigt JustOn die Liste der importierten Zahlungseinträge an.

JustOn schreibt den Namen der importierten CSV-Datei in das Feld Info des Zahlungseintrags. Dadurch lässt sich verhindern, dass gleiche Dateien mehrfach importiert werden.

Importbeispiel

Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Importkonfigurationen. Zum Verständnis der Beispiele sollten Sie mit JustOns Verfahren zur Berechnung des Zahlbetrags vertraut sein, siehe Payment Amount Calculation EN.

Beachten Sie, dass die CSV-Struktur und die entsprechende Importkonfiguration von Ihrer Umgebung abhängen.

Beipiel 1: Eine einfache CSV-Datei mit vier Spalten: Datum, Referenz, Einzahlung (absoluter Betrag), Auszahlung (absoluter Betrag).

2019-10-12;201900023;150,00;0
2019-10-13;201900045;260,00;0
2019-10-16;201900078;0;80,00

Beachten Sie, dass die ersten beiden Einträge Zahlungseingänge darstellen und der dritte eine Auszahlung. Mit der folgenden Field-Mapping-Konfiguration sorgen Sie für die korrekte Zuordnung der Daten in den Zahlungseinträgen:

1 BookingDate__c;2 Reference__c;3 Credit__c;4 Debit__c

Beim Import entstehen die gewünschten Zahlungseinträge:

#	Buchungstag	Verwendungszweck	Haben	Soll
1	2019-10-12	201900023	150,00
2	2019-10-13	201900045	260,00
3	2019-10-16	201900078		80,00

Beispiel 2: Die gleichen Zahlungsvorgänge in einer komplexeren CSV-Datei mit Spaltentiteln und zusätzlichen Informationen (die Sie möglicherweise nicht benötigen). Beachten Sie, dass hier nur eine für den Betrag existiert, die sowohl positive als auch negative Werte enthält. Sie füllen folglich nur ein Zahlungseintrag-Feld mit diesen Werten – und zwar das Feld, das aus den übergebenen positiven und negativen Werten die gewünschten Einzahlungen und Auszahlungen bewirkt.

Datum;Typ;Verwendungszweck;Beguenstigter/Zahlungspflichtiger;IBAN;Betrag;Waehrung
2019-10-12;standing order;201900023;Firma;DE75512108001245126199;150,00;EUR
2019-10-13;direct debit;201900045;Individuel;FR7630006000011234567890189;260,00;EUR
2019-10-16;credit;201900078;Zadruga;BA393385804800211234;-80,00;EUR

Folgende Field-Mapping-Konfiguration holt die notwendigen Daten, um mit dem Zahlungseintrag die gewünschten Einzahlungen und Auszahlungen zu bewirken:

Datum BookingDate__c;Verwendungszweck Reference__c;Betrag Credit__c

Beim Import entstehen dann diese Zahlungseinträge:

#	Buchungstag	Verwendungszweck	Haben
1	2019-10-12	201900023	150,00
2	2019-10-13	201900045	260,00
3	2019-10-16	201900078	-80,00

Zahlungseinträge abgleichen

Abgleichsverfahren

Der automatische Abgleichsvorgang vergleicht alle Wörter (durch Leerzeichen voneinander getrennte Zeichenketten) im Feld Verwendungszweck des Zahlungseintrags mit bestimmten Feldern der Abgleichszielobjekte. Die benutzerdefinierte Einstellung Payment Matching Fields EN legt fest, welche Felder von welchen Objekten zu betrachten sind, und bestimmt damit den "Abgleichsbereich".

Der Abgleich umfasst mehrere Durchläufe.

Zunächst wird der Inhalt des Feldes Verwendungszweck des Zahlungseintrags mit Feldern der Rechnung verglichen. Dafür bietet JustOn vordefinierte Abgleichseinstellungen für die Rechnungs- und Accountnummer:

Name	Feld	Aktiv	Quelle
Rechnungsnummer	Name (= Rechnungsnr.)		Invoice__c
Accountnummer	Account__r.AccountNumber		Invoice__c

Sollte dieser Durchlauf kein Ergebnis liefern, erfolgt ein zweiter: JustOn durchsucht Felder verbundener Objekte, um die richtige Rechnung zu finden.

Die Reihenfolge der einzelnen Konfigurationsdatensätze für Payment Matching Fields EN spielt bei der Ausführung des Abgleichs keine Rolle. Im ersten Durchlauf werden alle Rechnungsfelder überprüft, im zweiten alle anderen Felder.

Beachten Sie folgende Hinweise, damit der Zahlungsabgleich erfolgreich verläuft:

Vermeiden Sie es, mehrere Rechnungen in einem Zahlungsvorgang anzusprechen.
Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsnummer nicht durch Zeilenumbrüche, Leerzeichen oder Semikoli im Verwendungszweck unterbrochen wird.

Info

Importierte Zahlungseinträge, die von Buchhaltungssystemen ausgegeben wurden, lassen sich in JustOn leichter abgleichen und zuordnen als importierte Kontoauszüge.

In der Regel sind projektspezifische Entwicklungen nicht erforderlich. Entsprechend Ihrer Geschäftsanforderungen können jedoch einige Anpassungen an der Abgleichskonfiguration notwendig sein. Stellen Sie in diesem Fall sicher, nur Felder zu verwenden, die als eindeutig markiert sind, d.h. deren Wert nur einmal in Ihrer Org vorhanden sein kann. Anderenfalls können Sie falsche Ergebnisse erzielen oder die Abgleichslogik beeinträchtigen.

Weitere Informationen zum Anpassen der Abgleichslogik finden Sie in Payment Matching Fields EN.

Für Rücklastschriften oder andere Rückbuchungen unterstützt JustOn Zahlungseinträge für Rückbuchungen. Mit der Zuordnung solcher Zahlungseinträge entstehen Saldi vom Typ Rückbuchung, die Saldi vom Typ Zahlung ausgleichen. Bei der Zuordnung eines Rückbuchungszahlungseintrags zu einer bezahlten oder ausgeglichenen Rechnung wird diese deshalb wieder in den Status Offen gesetzt.

Abgleichsvorgang ausführen

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die abzugleichenden Felder entsprechend Ihrer Zahlungsdaten und des Zielobjekts konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie in Payment Matching Fields EN.

Um den automatischen Abgleichsvorgang zu starten:

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Öffnen Sie die Listenansicht New.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungseinträge, die Sie mit den Zielobjekten abgleichen wollen.

Lassen Sie die Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Zahlungseinträge einzubeziehen.
Klicken Sie auf Abgleichen.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zielobjekte, mit denen Sie die ausgewählten Zahlungseinträge abgleichen wollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Damit wird der automatische Abgleichsvorgang ausgeführt.

Zuordnungsvorgang ausführen

Info

Beim Zuordnungsprozess muss vor der eigentlichen Zuordnung der Zahlungseinträge zu Rechnungen ein Abgleich stattfinden.

Wenn der Abgleich nicht die erwarteten Übereinstimmungen gefunden hat, modifizieren Sie die Referenztexte und wiederholen Sie den Abgleich. Wenn der Abgleich korrekt verlaufen ist, können Sie den Zuordnungsvorgang beginnen.

Um die passenden Zahlungseinträge den Zielobjekten zuzuordnen:

Öffnen Sie im Register Zahlungseinträge die Listenansicht Matched.
Überprüfen Sie, ob der Abgleich die Übereinstimmungen korrekt gefunden hat.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungseinträge, die Sie den Zielobjekten zuordnen wollen.

Lassen Sie die Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Zahlungseinträge einzubeziehen.
Klicken Sie auf Zuordnen.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zielobjekte, denen Sie die ausgewählten Zahlungseinträge zuordnen wollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Damit werden an den entsprechenden Zielobjekte Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und die ausgewählten Zahlungseinträge in den Status Konvertiert gesetzt.

Zuordnung von Sammelzahlungen

Ihre Kund:innen haben die Möglichkeit, mit Sammelzahlungen mehrere Rechnungen auf einmal zu begleichen.

Betrachten Sie folgendes Beispiel: Ein Account hat drei offene Rechnungen, RE001, RE002 und RE003, mit einem Zahlbetrag von jeweils 100 €. Der oder die Kund:in zahlt nun mit einer Überweisung 300 € und gibt als Verwendungszweck RE001, RE002, RE003 an. Der Ausgleich der drei Rechnungen erfolgt in drei Schritten:

(1) Mit dem normalen Abgleichs- und Zuordnungsmechanismus weist JustOn den Zahlungseintrag der ältesten Rechnung (RE001) zu und teilt die Zahlung über 300 € auf in einen Zahlungssaldo über 100 € an der Rechnung und einen weiteren Zahlungssaldo über 200 € am Account.

(2) Mit der Funktion Zahlung registrieren setzen Sie nun die zweite Rechnung (RE002) manuell auf Bezahlt, was dieser Rechnung weitere 100 € des am Account verfügbaren Saldobetrags zuweist.

(3) Schließlich wiederholen Sie den Vorgang Zahlung registrieren für die dritte Rechnung und weisen die restlichen 100 € manuell RE003 zu.

JustOn kann bei Sammelzahlungen also nur eine der beteiligten Rechnungen mit dem Abgleichs- und Zuordnungsmechanismus automatisch begleichen. Die übrigen Rechnungen müssen mit der Funktion Zahlung registrieren manuell auf Bezahlt gesetzt werden.