Zahlungseinträge verwalten

Mit JustOn können Sie Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann JustOn Zahlungsvorgänge aus anderen Systemen als Zahlungseinträge registrieren mit und Rechnungen abgleichen, wodurch entsprechende Saldoeinträge erzeugt werden. Jeder Zahlungseintrag entspricht quasi einem Eintrag im Kontoauszug, d.h. einem Zahlungsvorgang zum Ausgleich einer offenen Forderung aus einer Rechnung.

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Zahlungen abgleichen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungseinträge zu erfassen:

manueller Import von Banktransaktionen aus CSV-Dateien
automatischer Abruf von Banktransaktionsdaten von finleap connect

Die Benutzer ordnen die Zahlungseinträge den Rechnungen zu, was die entsprechenden Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und diese sowohl mit dem (konvertierten) Zahlungseintrag als auch mit der Zielrechnung verknüpft. Der Zahlungseintrag selbst wird nicht direkt mit der Rechnung verknüpft – er ist lediglich eine Art "Container" für externe Zahlungsinformationen, die letztendlich als Saldoeintrag gespeichert werden. Durch die Zuordnung des Saldoeintrags wird der Zahlbetrag der Rechnung verringert oder, wenn er vollständig beglichen ist, die (offene) Rechnung auf Bezahlt gesetzt.

Info

Mit der Integration eines externen Zahlungsanbieters, z.B. PayPal oder Stripe (siehe Payment Provider Integration EN), erzeugt JustOn direkt Saldoeinträge vom Typ Zahlung für den eingezogenen Betrag.

Darüberhinaus können Sie mit der Funktion Zahlung registrieren ebenfalls direkt einen Zahlungssaldo anlegen und damit eine Rechnung manuell auf Bezahlt setzen.

Abgleich und Zuordnung von Zahlungseinträgen

Nachdem Zahlungseinträge importiert oder abgerufen sind, ordnen Sie sie Rechnungen zu. Dies ist ein zweistufiger Prozess:

Zuerst gleicht JustOn die Zahlungseinträge automatisch mit vorhandenen Rechnungen und Mahnungen ab. Mögliche Übereinstimmungen werden dabei auf Basis folgender Bedingungen ermittelt:

Die Rechnung ist im Status Offen bzw. die Mahnung im Status Geschlossen.
Die Rechnungsnummer bzw. der Belegname ist im Verwendungszweck der Zahlung zu finden.

Falls JustOn keine passende Rechnungsnummer bzw. keinen passenden Belegnamen findet, wird der Inhalt des Verwendungszwecks mit der Account-Information abgeglichen. Weitere Informationen finden Sie unter "Abgleichsverfahren" im Abschnitt Zahlungseinträge abgleichen.

Anschließend weisen Benutzer – nach Prüfung der Ergebnisse des automatischen Abgleichs – die Zahlungseinträge Rechnungen und Mahnungen zu. Damit werden Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und den entsprechenden Rechnungen und Mahnungen zugeordnet. Die ursprünglich importierten oder abgerufenen Zahlungseinträge erhalten damit den Status Converted.

Beachten Sie die folgenden Besonderheiten:

Überzahlungen werden entsprechend dem offenen Rechnungsbetrag aufgeteilt: Ein Teil in Höhe des offenen Rechnungsbetrages wird der Rechnung zugewiesen, der Rest verbleibt am Account.
Wenn der Account mehrere offene Rechnungen hat, sortiert JustOn diese nach Datum und gleicht die älteste zuerst aus.
Wenn Zahlungseinträge Belegen (Mahnungen oder Kontoauszügen) zugeordnet sind, verteilt JustOn den Zahlbetrag auf die Rechnungen, die mit den Belegen verknüpft sind. Auch hier werden die Rechnungen nach Datum sortiert und die älteste zuerst ausgeglichen.

Bei einer Überzahlung legt JustOn am Account einen Saldoeintrag über den Restbetrag an.

Eine Übersicht über die in Zahlungseinträgen enthaltenen Daten finden Sie in der Objektreferenz Payment Entry.

CSV-Zahlungsdaten importieren

Berechnung des Zahlbetrags

Beim Anlegen eines Zahlungseintrags auf Basis importierter Zahlungsdaten wird der tatsächliche Zahlbetrag wie folgt ermittelt:

Feld	Beschreibung
Gutschrift	Für Einzahlungen von Kunden. Ein leerer Wert entspricht 0.
Lastschrift	Für Auszahlungen an Kunden. Ein leerer Wert entspricht 0.
Zahlbetrag	`Gutschrift - Lastschrift`

Info

Der Rechnungsbetrag wird mit dem ermittelten Zahlbetrag abgeglichen.

Ausgleich einer Gutschrift über -10 €

Import von

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
	10	-10

oder

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
-10		-10

Ausgleich einer Rechnung über 10 €

Import von

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
10		10

oder

Gutschrift	Lastschrift	Zahlbetrag
	-10	10

CSV-Zahlungsdaten-Import starten

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass der CSV-Import entsprechend des Formats Ihrer CSV-Dateien konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie in CSV Import Configuration EN.

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Klicken Sie auf CSV-Datei importieren.

Auswählen einer CSV-Datei für den Zahlungsdaten-Import
Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie hochladen wollen, und wählen Sie die passende CSV-Importkonfiguration aus.

Optional geben Sie an, welche Zeilen Sie beim Import überspringen wollen.

Jede neu zu importierende CSV-Datei muss einen eindeutigen Namen haben.
Markieren Sie gegebenenfalls Als Rückbuchung importieren.

Damit werden alle importierten Zahlungseinträge zu Rückbuchungen. Die automatische Rückbuchungserkennung (siehe Automatic Chargeback Detection EN), die sonst die Bedingungen für Rückbuchungen prüft, wird dabei umgangen.

Markieren Sie diese Option nur dann, wenn Sie sicher sind, dass die ausgewählte CSV-Datei ausschließlich Rückbuchungen enthält.

Wenn Ihre CSV-Datei neben Rückbuchungen auch andere Einträge enthält, können Sie einen entsprechenden Filterausdruck (siehe CSV Import Configuration EN) zum gezielten Import der Rückbuchungseinträge verwenden.
Klicken Sie auf Datei hochladen.

Damit wird der Importprozess gestartet. Der Abschnitt Info zeigt den Prozessfortschritt.

Bei erfolgreichem Abschluss zeigt JustOn die Liste der importierten Zahlungseinträge an.

JustOn schreibt den Namen der importierten CSV-Datei in das Feld Info des Zahlungseintrags. Dadurch lässt sich verhindern, dass gleiche Dateien mehrfach importiert werden.

Importbeispiel

Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Importkonfigurationen. Zum Verständnis der Beispiele sollten Sie mit JustOns Verfahren zur Berechnung des Zahlbetrags vertraut sein, siehe Payment Amount Calculation EN.

Beachten Sie, dass die CSV-Struktur und die entsprechende Importkonfiguration von Ihrer Umgebung abhängen.

Beipiel 1: Eine einfache CSV-Datei mit vier Spalten: Datum, Referenz, Einzahlung (absoluter Betrag), Auszahlung (absoluter Betrag).

2019-10-12;201900023;150,00;0
2019-10-13;201900045;260,00;0
2019-10-16;201900078;0;80,00

Beachten Sie, dass die ersten beiden Einträge Zahlungseingänge darstellen und der dritte eine Auszahlung. Mit der folgenden Field-Mapping-Konfiguration sorgen Sie für die korrekte Zuordnung der Daten in den Zahlungseinträgen:

1 BookingDate__c;2 Reference__c;3 Credit__c;4 Debit__c

Beim Import entstehen die gewünschten Zahlungseinträge:

#	Buchungstag	Verwendungszweck	Haben	Soll
1	2019-10-12	201900023	150,00
2	2019-10-13	201900045	260,00
3	2019-10-16	201900078		80,00

Beispiel 2: Die gleichen Zahlungsvorgänge in einer komplexeren CSV-Datei mit Spaltentiteln und zusätzlichen Informationen (die Sie möglicherweise nicht benötigen). Beachten Sie, dass hier nur eine für den Betrag existiert, die sowohl positive als auch negative Werte enthält. Sie füllen folglich nur ein Zahlungseintrag-Feld mit diesen Werten – und zwar das Feld, das aus den übergebenen positiven und negativen Werten die gewünschten Einzahlungen und Auszahlungen bewirkt.

Datum;Typ;Verwendungszweck;Beguenstigter/Zahlungspflichtiger;IBAN;Betrag;Waehrung
2019-10-12;standing order;201900023;Firma;DE75512108001245126199;150,00;EUR
2019-10-13;direct debit;201900045;Individuel;FR7630006000011234567890189;260,00;EUR
2019-10-16;credit;201900078;Zadruga;BA393385804800211234;-80,00;EUR

Folgende Field-Mapping-Konfiguration holt die notwendigen Daten, um mit dem Zahlungseintrag die gewünschten Einzahlungen und Auszahlungen zu bewirken:

Datum BookingDate__c;Verwendungszweck Reference__c;Betrag Credit__c

Beim Import entstehen dann diese Zahlungseinträge:

#	Buchungstag	Verwendungszweck	Haben
1	2019-10-12	201900023	150,00
2	2019-10-13	201900045	260,00
3	2019-10-16	201900078	-80,00

Banktransaktionsdaten von finleap connect verwalten

JustOn bietet eine Integration mit finleap connect zum Abruf von Banktransaktionsdaten, die als Zahlungseinträge gespeichert werden sollen.

Info

Die Integration mit finleap connect ist ab JustOn 2.55 verfügbar und erfordert mindestens die Salesforce Enterprise Edition.

finleap connect: Datenkonvertierung

finleap connect speichert Banktransaktionen in figo Connect Transaction-Objekten. Beim Transfer ordnet JustOn die abgerufenen JSON-Daten aus der Transaktion dem Objekt Zahlungseintrag (Payment Entry) zu.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Daten in den Zahlungseintrag geschrieben werden.

Zahlungseintrag-Feld	Wert	Beschreibung
ExternalTransactionId__c	`FIGO` + `<transaction_id>`	Externe ID zur eindeutigen Kennzeichnung der finleap connect-Transaktion
TransactionNo__c	`<transaction_id>`	Interne ID der finleap connect-Transaktion
PaymentProvider__c	`figo`	Name des Zahlungsanbieters
Status__c	`New`	Status für neu erzeugte Objekte
Debit__c	`<amount>` wenn der Wert positiv ist	Betrag der Lastschrift
Credit__c	`<amount>` wenn der Wert negativ	Betrag der Gutschrift
Reference__c	`<purpose>`	Verwendungszweck, kann leer sein
CustomerName__c	`<name>`	Name des Auftraggebers oder Empfängers
BankAccountId__c	`<account_id>`	Interne Konto-ID von finleap connect
BookingDate__c	`<booking_date>`	Buchungsdatum
ProviderSpecificData__c	JSON-Daten der Transaktion	Die von finleap connect abgerufenen kompletten JSON-Daten der Transaktion für dieses Objekt

Die JSON-Daten des figo Connect Transaction-Objekts enthalten einige zusätzliche Felder. JustOn kann die zusätzlichen Daten in benutzerdefinierte Felder am Zahlungseintrag schreiben. Jeder Wert aus der JSON-Struktur wird folgendermaßen verarbeitet:

(1) Der JSON-Feldname wird in den Salesforce-Feldnamen umgewandelt. Dabei finden folgende Anpassungen statt:

Unterstriche werden entfernt.
Wenn der JSON-Wert zu einem Kind-Objekt gehört, wird dem Feldnamen der der Feldname des Elternobjekts vorangestellt und mit einem Unterstrich verbunden.
Die Zeichenkette FIGO_ wird vorangestellt.
Die Zeichenkette __c wird angehängt.

(2) Wenn es ein passendes Feld am Zahlungseintrag gibt, wird der Wert in dieses Feld geschrieben.

(3) Der Datentyp des Feldes am Zahlungseintrag muss dem Typ des Wertes aus dem JSON-Feld entsprechen, z.B. Text (255) für bank_name, Currency für amount oder Date für value_date. JustOn konvertiert den JSON-Wert automatisch in den Datentyp des Feldes am Zahlungseintrag.

Beispiele für Feldumwandlungen

JSON-Feld	Salesforce-Feldname	Typ
account_number	FIGO_AccountNumber__c	Text (255)
value_date	FIGO_ValueDate__c	Date
end_to_end_reference	FIGO_EndToEndReference__c	Text (255)
additional_info.gross_amount	FIGO_AdditionalInfo_GrossAmount__c	Currency (13,5)

Beim Abruf von Banktransaktionen vom finleap connect-Service kann die Antwort eine Reihe von gelöschten Transaktionen enthalten. Für diese Transaktionen erzeugt JustOn ebenfalls Zahlungseinträge mit folgenden Daten:

Zahlungseintrag-Feld	Wert	Beschreibung
ExternalTransactionId__c	`FIGO` + `<transaction_id>`	Externe ID zur eindeutigen Kennzeichnung der finleap connect-Transaktion
TransactionNo__c	`<transaction_id>`	Interne ID der finleap connect-Transaktion
PaymentProvider__c	`figo`	Name des Zahlungsanbieters
Status__c	`New`	Status für neu erzeugte Objekte
IsDeleted__c	`true`	Zeigt an, dass die Transaktion gelöscht ist

Banktransaktionsdaten von finleap connect abrufen

Bevor Sie Banktransaktionsdaten verarbeiten können, müssen Sie sie vom Banking-Service abrufen. Sie können Transaktionen für ein bestimmtes Konto und einen bestimmten Zeitraum abrufen. JustOn speichert jede Transaktion als Zahlungseintrag.

Info

Zum Abruf von Banktransaktionsdaten müssen Sie bei finleap connect registriert sein. Bei der ersten Benutzung leitet Sie die Schaltfläche Retrieve finleap connect Transactions zur Registrierungsseite von finleap connect weiter.

Hinweis

Stellen Sie folgendes sicher:

Rufen Sie die Banktransaktionsdaten für Ihre Salesforce-Org mit einem Benutzerkonto von finleap connect ab.

finleap connect unterscheidet Banktransaktionen mit benutzerspezifischen IDs, so dass die gleiche Banktransaktion aus Sicht verschiedener Benutzerkonten nicht eindeutig ist. Der Abruf von Banktransaktionsdaten mit verschiedenen Benutzerkonten könnte deshalb dazu führen, dieselben Transaktionen mehrfach zu erfassen und die Zahlungseinträge dafür mehrfach anzulegen.
Benutzer, die den Datenabruf von finleap connect starten, müssen Onlinebanking-Zugriff für die entsprechenden Bankkonten haben.

Zum Abruf der Transaktionsdaten stellt finleap connect Onlinebanking-Verbindungen her. Mit der PSD2 wird dafür die starke Kundenauthentifizierung notwendig, deshalb müssen die Benutzer in der Lage sein, die Zugriffe zu bestätigen.
Die Schaltfläche Retrieve finleap connect Transactions muss in der Listenansicht für Zahlungseinträge vorhanden sein.

Siehe Adding Data Retrieval Button EN.

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Wählen Sie eine Listenansicht aus.

Beachten Sie, dass die Schaltfläche Retrieve finleap connect Transactions in der Listenansicht Zuletzt angezeigt nicht enthalten ist.
Klicken Sie auf Retrieve finleap connect Transactions.

Zum Zugriff auf Ihr Benutzerkonto müssen Sie sich beim Dienstleister authentifizieren.

Wenn Sie zum ersten Mal Transaktionen abrufen oder Ihre Autentifizierung abgelaufen ist, werden Sie auf die Login-Seite von finleap connect weitergeleitet:
1. Geben Sie Ihre Zugangsdaten für finleap connect an.
2. Wählen Sie die Bankkonten aus, auf die Sie zugreifen wollen.
3. Klicken Sie auf Verbinden.
  
  Damit werden Sie auf die Seite zum Abruf von Transaktionen von finleap connect weitergeleitet.
Wählen Sie die Bankkonten aus, von denen Sie Transaktionen abrufen wollen.

Sie können Transaktionsfilter für jedes Bankkonto (siehe finleap connect Transaction Filter EN) oder Inhaltsfilter für Banktransaktionsdaten (siehe finleap connect Transaction Content Filters EN) festlegen, um die abgerufenen Transaktionen entsprechend zu filtern. Sofern vorhanden, werden die Filter automatisch beim Abruf der Transaktionen angewendet.
Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie Transaktionen abrufen wollen.
- Um den Beginn des Zeitraums zu definieren, können Sie entweder das Kontrollkästchen Starte mit Transaktionen seit der letzten Übertragung markieren oder ein Datum angeben.
  
  Ist das Startdatum leer oder haben Sie Starte mit Transaktionen seit der letzten Übertragung markiert, ohne dass Transaktionen für diesen Zeitraum existieren, beginnt der Abruf mit der ersten vorhandenen Transaktion.
- Um das Ende des Zeitraums zu definieren, geben Sie ein Datum an. Ist das Enddatum leer, wird das aktuelle Datum verwendet.
Klicken Sie auf Abrufen.

Damit werden die Banktransaktionen für die ausgewählten Konten und für den ausgewählten Zeitraum vom Bankdatendienst abgerufen und entsprechende Zahlungseinträge angelegt. Das Feld Zahlungsanbieter der angelegten Zahlungseinträge wird auf figo gesetzt.

Wurde bereits ein Zahlungseintrag mit der gleichen Transaktions-ID von finleap connect abgerufen, wird er aktualisiert.

Info

Wenn viele Transaktionen übertragen werden müssen, empfiehlt JustOn, den Abruf in kleinere "Pakete" zu teilen. Markieren Sie das Kontrollkästchen Starte mit Transaktionen seit der letzten Übertragung und geben Sie ein geeignetes Enddatum in der Vergangenheit an. Damit wird die Anzahl der abgerufenen Transaktionen auf eine beherrschbare Größe beschränkt. Wählen Sie danach ein späteres Enddatum aus und wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Transaktionen abgerufen sind.

Banktransaktionsdaten von finleap connect löschen

Sie können Zahlungseinträge, die durch den Abruf von Banktransaktionsdaten entstanden sind, auswählen und löschen.

Die Seite zum Löschen von Zahlungseinträgen erlaubt es, auf Basis Ihrer Auswahl automatisch Inhaltsfilter für Transaktionsdaten von finleap connect (siehe finleap connect Transaction Content Filters EN) anzulegen. JustOn zeigt die Optionen zum Anlegen der Filter an, wenn mindestens ein Zahlungseintrag, der durch Abruf von Banktransaktionsdaten von finleap connect entstanden ist, zum Löschen ausgewählt ist.

Info

Sie können die Zahlungseintrag-Listenansicht so anpassen, dass nur Zahlungseinträge angezeigt werden, die durch Abruf von Banktransaktionsdaten entstanden sind, indem Sie das Feld Zahlungsanbieter – das in diesem Fall auf figo gesetzt ist – als Filterkriterium verwenden.

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Wählen Sie eine Listenansicht aus.

Beachten Sie, dass die Schaltfläche Löschen in der Listenansicht Zuletzt angezeigt nicht enthalten ist.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungseinträge, die Sie löschen wollen.
Klicken Sie auf Löschen.

Lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, werden alle Einträge gelöscht. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall keine Inhaltsfilter anlegen können.
Konfigurieren Sie optional das Anlegen der Inhaltsfilter.

Verwenden Sie diese Option mit Vorsicht. Beachten Sie, dass der Filter, sobald er erstellt und aktiviert ist, künftig alle passenden Einträge ausschließt. Um den Filter zu deaktivieren oder zu löschen, benötigen Sie administrativen Zugriff auf benutzerdefinierte Einstellungen.
1. Markieren Sie das Kontrollkästchen Inhaltsfilter für Banktransaktionen anlegen, um das Anlegen der Inhaltsfilter zu aktivieren.
2. Definieren Sie die Filterbedingung.
  
  Wählen Sie aus, ob das Feld CustomerName__c oder Reference__c des Zahlungseintrags zum Filtern benutzt werden soll.
  
  JustOn erzeugt für jeden spezifischen Wert des ausgewählten Feldes einen Filter, sofern noch kein entsprechender Filter vorhanden ist.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Alle passenden Zahlungseinträge löschen, um alle neuen und vorhandenen aktiven Filter auf alle Zahlungseinträge aus Banktransaktionsdaten anzuwenden.
  
  Wenn Sie z.B. einen Filter für Erika Mustermann angelegt haben, löscht JustOn alle Zahlungseinträge mit dem Inhalt Erika Mustermann, auch wenn sie nicht zum Löschen markiert sind.
  
  Nach dem Abschnitt zur Filterkonfiguration zeigt die Seite zum Löschen von Zahlungseinträgen in einer Tabelle alle neuen und vorhandenen Filter, die auf die ausgewählten Zahlungseinträge zutreffen. Neue Filter lassen sich in der Tabelle umbenennen (der Name besteht standardmäßig aus den ersten 30 Zeichen des Inhalts) sowie deaktivieren. Vorhandene Filter können nicht geändert werden.
Klicken Sie auf Weiter.

Damit werden alle markierten Zahlungseinträge und, wenn die Option Alle passenden Zahlungseinträge löschen ausgewählt ist, auch alle anderen Zahlungseinträge aus Banktransaktionsdaten, auf die aktive Filter zutreffen, gelöscht.

Autorisierung mit finleap connect erzwingen

Sie können die Autorisierung mit dem Bankdatendienst von finleap connect erzwingen, bevor Sie Transaktionen abrufen oder um eine bestehende Autorisierung zu erneuern, z.B. wenn Sie Zugriff auf weitere Bankkonten benötigen.

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Force finleap connect Authorization in der Listenansicht für Zahlungseinträge vorhanden ist (siehe Adding Authorization Button EN).

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Wählen Sie eine Listenansicht aus.

Beachten Sie, dass die Schaltfläche Force finleap connect Authorization in der Listenansicht Zuletzt angezeigt nicht enthalten ist.
Klicken Sie auf Force finleap connect Authorization.

Sie werden auf die Login-Seite von finleap connect weitergeleitet:
1. Geben Sie Ihre Zugangsdaten für finleap connect an.
2. Wählen Sie die Bankkonten aus, auf die Sie zugreifen wollen.
3. Klicken Sie auf Verbinden.
Damit gestatten Sie JustOn Zugriff auf Ihre Banktransaktionsdaten und kehren zum Register Zahlungseinträge zurück.

Zahlungseinträge abgleichen

Abgleichsverfahren

Der automatische Abgleichsvorgang vergleicht alle Wörter (durch Leerzeichen voneinander getrennte Zeichenketten) im Feld Verwendungszweck des Zahlungseintrags mit bestimmten Feldern der Abgleichszielobjekte. Die benutzerdefinierte Einstellung Payment Matching Fields EN legt fest, welche Felder von welchen Objekten zu betrachten sind, und bestimmt damit den "Abgleichsbereich".

Der Abgleich umfasst mehrere Durchläufe.

Zunächst wird der Inhalt des Feldes Verwendungszweck des Zahlungseintrags mit Feldern der Rechnung verglichen. Dafür bietet JustOn vordefinierte Abgleichseinstellungen für die Rechnungs- und Accountnummer:

Name	Feld	Aktiv	Quelle
Rechnungsnummer	Name (= Rechnungsnr.)		Invoice__c
Accountnummer	Account__r.AccountNumber		Invoice__c

Sollte dieser Durchlauf kein Ergebnis liefern, erfolgt ein zweiter: JustOn durchsucht Felder verbundener Objekte, um die richtige Rechnung zu finden.

Die Reihenfolge der einzelnen Konfigurationsdatensätze für Payment Matching Fields EN spielt bei der Ausführung des Abgleichs keine Rolle. Im ersten Durchlauf werden alle Rechnungsfelder überprüft, im zweiten alle anderen Felder.

Beachten Sie folgende Hinweise, damit der Zahlungsabgleich erfolgreich verläuft:

Vermeiden Sie es, mehrere Rechnungen in einem Zahlungsvorgang anzusprechen.
Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsnummer nicht durch Zeilenumbrüche, Leerzeichen oder Semikoli im Verwendungszweck unterbrochen wird.

Info

Importierte Zahlungseinträge, die von Buchhaltungssystemen ausgegeben wurden, lassen sich in JustOn leichter abgleichen und zuordnen als importierte Kontoauszüge.

In der Regel sind projektspezifische Entwicklungen nicht erfoderlich. Entsprechend Ihrer Geschäftsanforderungen können jedoch einige Anpassungen an der Abgleichskonfiguration notwendig sein. Stellen Sie in diesem Fall sicher, nur Felder zu verwenden, die als eindeutig markiert sind, d.h. deren Wert nur einmal in Ihrer Org vorhanden sein kann. Anderenfalls können Sie falsche Ergebnisse erzielen oder die Abgleichslogik beeinträchtigen.

Weitere Informationen zum Anpassen der Abgleichslogik finden Sie in Payment Matching Fields EN.

Für Rücklastschriften oder andere Rückbuchungen unterstützt JustOn Zahlungseinträge für Rückbuchungen. Mit der Zuordnung solcher Zahlungseinträge entstehen Saldi vom Typ Rückbuchung, die Saldi vom Typ Zahlung ausgleichen. Bei der Zuordnung eines Rückbuchungszahlungseintrags zu einer bezahlten oder ausgeglichenen Rechnung wird diese deshalb wieder in den Status Offen gesetzt.

Abgleichsvorgang ausführen

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass die abzugleichenden Felder entsprechend Ihrer Zahlungsdaten und des Zielobjekts konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie in Payment Matching Fields EN.

Um den automatischen Abgleichsvorgang zu starten:

Öffnen Sie das Register Zahlungseinträge.
Öffnen Sie die Listenansicht New.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungseinträge, die Sie mit den Zielobjekten abgleichen wollen.

Lassen Sie die Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Zahlungseinträge einzubeziehen.
Klicken Sie auf Abgleichen.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zielobjekte, mit denen Sie die ausgewählten Zahlungseinträge abgleichen wollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Damit wird der automatische Abgleichsvorgang ausgeführt.

Zuordnungsvorgang ausführen

Info

Beim Zuordnungsprozess muss vor der eigentlichen Zuordnung der Zahlungseinträge zu Rechnungen ein Abgleich stattfinden.

Wenn der Abgleich nicht die erwarteten Übereinstimmungen gefunden hat, modifizieren Sie die Referenztexte und wiederholen Sie den Abgleich. Wenn der Abgleich korrekt verlaufen ist, können Sie den Zuordnungsvorgang beginnen.

Um die passenden Zahlungseinträge den Zielobjekten zuzuordnen:

Öffnen Sie im Register Zahlungseinträge die Listenansicht Matched.
Überprüfen Sie, ob der Abgleich die Übereinstimmungen korrekt gefunden hat.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungseinträge, die Sie den Zielobjekten zuordnen wollen.

Lassen Sie die Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Zahlungseinträge einzubeziehen.
Klicken Sie auf Zuordnen.
Markieren Sie die Kontrollkästchen der Zielobjekte, denen Sie die ausgewählten Zahlungseinträge zuordnen wollen.
Klicken Sie auf Weiter.

Damit werden an den entsprechenden Zielobjekte Saldoeinträge vom Typ Zahlung erzeugt und die ausgewählten Zahlungseinträge in den Status Konvertiert gesetzt.

Zuordnung von Sammelzahlungen

Ihre Kunden haben die Möglichkeit, mit Sammelzahlungen mehrere Rechnungen auf einmal zu begleichen.

Betrachten Sie folgendes Beispiel: Ein Account hat drei offene Rechnungen, RE001, RE002 und RE003, mit einem Zahlbetrag von jeweils 100 €. Der Kunde zahlt nun mit einer Überweisung 300 € und gibt als Verwendungszweck RE001, RE002, RE003 an. Der Ausgleich der drei Rechnungen erfolgt in drei Schritten:

(1) Mit dem normalen Abgleichs- und Zuordnungsmechanismus weist JustOn den Zahlungseintrag der ältesten Rechnung (RE001) zu und teilt die Zahlung über 300 € auf in einen Zahlungssaldo über 100 € an der Rechnung und einen weiteren Zahlungssaldo über 200 € am Account.

(2) Mit der Funktion Zahlung registrieren setzen Sie nun die zweite Rechnung (RE002) manuell auf Bezahlt, was dieser Rechnung weitere 100 € des am Account verfügbaren Saldobetrags zuweist.

(3) Schließlich wiederholen Sie den Vorgang Zahlung registrieren für die dritte Rechnung und weisen die restlichen 100 € manuell RE003 zu.

JustOn kann bei Sammelzahlungen also nur eine der beteiligten Rechnungen mit dem Abgleichs- und Zuordnungsmechanismus automatisch begleichen. Die übrigen Rechnungen müssen mit der Funktion Zahlung registrieren manuell auf Bezahlt gesetzt werden.

Info

JustOn überprüft bei vorhandenen Saldoeinträge den angegebenen Zahlungsanbieter und die Transaktionsnummer. Ist Zahlungsanbieter auf figo gesetzt und entspricht der Wert von Transaktionsnummer dem Wert von Transaktionsnummer des abgerufenen Zahlungseintrags, wird der Saldoeintrag als "finleap connect-Saldo" erkannt und unterliegt deshalb dem folgenden Verhalten:

Existiert bereits ein Saldo, der dem abgerufenen Zahlungseintrag entspricht, setzt JustOn den Status des Zahlungseintrags auf Converted, legt jedoch keinen neuen Saldoeintrag an. Das verhindert die mehrfache Zuordnung von Zahlungen.
Ist das Kontrollkästchen Is Deleted am Zahlungseintrag markiert und existiert ein Saldoeintrag, der dem Zahlungseintrag entspricht, löscht JustOn diesen Saldo und setzt den Zahlungseintrag in den Status Converted.