Rechnungen und Gutschriften ausgleichen

JustOn kann voneinander unabhängige Rechnungen und Gutschriften eines Accounts miteinander ausgleichen.

Das ist z.B. in Marktplatz-Szenarien üblich: Sie verkaufen Produkte, die von anderen geliefert werden. Einerseits erhalten Sie zwar das Geld vom Kunden, müssen jedoch den Erbringer der Leistung bezahlen. Dafür erzeugen Sie eine Gutschrift. Andererseits soll der Anbieter eine Provision für Ihre Vermittlungsleistung zahlen - dafür erzeugen Sie eine Rechnung. Sie können nun die Rechnung mit der Gutschrift verrechnen und damit zum einen sofort die Rechnung begleichen, zum anderen den Betrag der Gutschrift verringern.

Wenn die Ausgleichsfunktion entsprechend eingerichtet ist (siehe Enabling Settlement EN, kann JustOn offene Rechnungen oder Gutschriften automatisch mit dem Rechnungslauf ausgleichen. Außerdem können Sie einzelne Rechnungen oder Gutschriften manuell ausgleichen.

Ausgleich - Konzepte

Prinzipiell gleicht JustOn eine offene Rechnung mit einer neuen Gutschrift und eine offene Gutschrift mit einer neuen Rechnung aus - dem jeweiligen Ausgleichsziel.

Damit eine offene Rechnung oder Gutschrift für einen Ausgleich in Betracht gezogen wird, muss das Fälligkeitsdatum erreicht sein.

Der Ausgleich selbst wird mit Saldoeinträgen an der offenen Rechnung und einer weiteren (Ziel-)Rechnung realisiert. JustOn erzeugt die Saldi vom Typ Settlement an der neuen Rechnung unmittelbar mit Abschluss der Ausgleichsoperation, unabhängig vom Rechnungsstatus (Entwurf oder Offen). Wenn die neue Rechnung finalisiert - auf Offen gesetzt - wird, erhält die auszugleichende offene Rechnung einen entsprechenden Saldo vom Typ Clearing und gleichzeitig den Status Bezahlt (Rechnungen) oder Ausgeglichen (Gutschriften).

Saldo an der neuen Rechnung

Feld Wert
Typ Settlement
Betrag <Ausgleichsbetrag>
Verknüpfte Rechnung <ID der ausgeglichenen Rechnung>

Saldo an der ausgeglichenen Rechnung

Feld Wert
Typ Clearing
Betrag -1 * <Ausgleichsbetrag>
Verknüpfte Rechnung <ID der neuen Rechnung>

Info

Rechnungen, die bereits mit einer Entwurfsrechnung ausgegleichen werden, können nicht mit einer neuen Entwurfsrechnung weiter ausgeglichen werden. Löschen Sie zunächst die vorhandene Ausgleichsrechnung.

Der Ausgleichsbetrag übersteigt nicht den Saldo der Zielrechnung, um eine Überzahlung zu vermeiden.

Aktueller Saldo Saldo der Zielrechnung Ausgleichsbetrag Bemerkungen
-100 150 -100 kompletter Ausgleich einer Gutschrift durch eine Rechnung
-100 75 -75 teilweiser Ausgleich einer Gutschrift durch eine Rechnung
-100 -20 - kein Ausgleich möglich
-100 0 - kein Ausgleich möglich
0 20 - kein Ausgleich möglich
100 -150 100 kompletter Ausgleich einer Rechnung durch eine Gutschrift
100 -75 75 teilweiser Ausgleich einer Rechnung durch eine Gutschrift
100 20 - kein Ausgleich möglich
100 0 - kein Ausgleich möglich
0 -20 - kein Ausgleich möglich

Sie können eine einzelne Rechnung oder Gutschrift - ausgehend vom Ziel, also einer weiteren Gutschrift bzw. Rechnung - manuell ausgleichen.

Um eine offene Rechnung auszugleichen:

  1. Öffnen Sie die Gutschrift, mit der Sie die offene Rechnung ausgleichen wollen.
  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Ausgleichen.

    Damit wird eine Liste von Rechnungen angezeigt, die ausgeglichen werden können (Status Offen und Fälligkeitsdatum erreicht).

  3. Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie ausgleichen wollen.

  4. Klicken Sie auf Ausgewählte ausgleichen.

    Damit wird an der Gutschrift ein Ausgleichssaldo angelegt.

  5. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit wird die Zielgutschrift mit der ausgeglichenen Rechnung verknüpft und ein Ausgleichssaldo an der ausgeglichenen Rechnung angelegt.

Um eine offene Gutschrift auszugleichen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, mit der Sie die offene Gutschrift ausgleichen wollen.
  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Ausgleichen.

    Damit wird eine Liste von Gutschriften angezeigt, die ausgeglichen werden können (Status Offen und Fälligkeitsdatum erreicht).

  3. Wählen Sie die Gutschrift aus, die Sie ausgleichen wollen.

  4. Klicken Sie auf Ausgewählte ausgleichen.

    Damit wird an der Rechnung ein Ausgleichssaldo angelegt.

  5. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit wird die Zielrechnung mit der ausgeglichenen Gutschrift verknüpft und ein Ausgleichssaldo an der ausgeglichenen Gutschrift angelegt.

Info

JustOn kann Saldi auf dem PDF-Dokument der Rechnung ausdrucken, siehe Configuring Balance Table on Invoices EN.

Nach dem Finalisieren der Zielrechnung bzw. Zielgutschrift müssen Sie ggf. das PDF-Dokument für die ausgeglichene Rechnung oder Gutschrift neu erzeugen, um den Ausgleichssaldo mit zu erfassen.