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Fakturierungspläne verwalten

Ein Fakturierungsplan ist vergleichbar mit einer "Blaupause" für die zu erzeugende Rechnung: Er beinhaltet sowohl die erforderlichen Account-Daten (Kundenname, Adresse usw.) als auch die Details des zu berechnenden Produkts, also Produktname und Beschreibung, Preise und Preismodell, anzuwendende Rabatte u.a. In diesem Sinne können Fakturierungspläne Abonnement-Modelle oder Verträge abbilden.

Zur Verwaltung von Fakturierungsplänen gehören die folgenden Aufgaben:

Fakturierungspläne anlegen

Prinzipiell gibt es zwei Wege, einen Fakturierungsplan manuell anzulegen:

  • einen (leeren) Fakturierungsplan komplett neu anlegen, oder
  • einen vorhandenen Fakturierungsplan duplizieren und dabei die bestehende Konfiguration sowie die dazugehörigen Posten und Preise kopieren.

Info

JustOn kann Fakturierungspläne auch automatisch erzeugen. Weitere Informationen finden Sie in Automatic Subscription Build EN.

Fakturierungsplan komplett neu anlegen

Sie können Fakturierungspläne in verschiedenen Kontexten anlegen - entweder direkt im Register Fakturierungspläne oder von anderen Datensätzen aus, die verknüpfte Fakturierungspläne in einer Themenliste enthalten, z.B. Accounts oder Verträge. Je nach Erstellungskontext kann ein neuer Fakturierungsplan bereits einem Account zugeordnet sein.

Um im Register Fakturierungspläne einen neuen Fakturierungsplan anzulegen:

  1. Öffnen Sie das Register Fakturierungspläne.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der neue Fakturierungsplan angelegt, und Sie können Posten hinzufügen (siehe Fakturierungsplan-Posten verwalten).

Um aus einem bestimmten Kontext heraus einen Fakturierungsplan anzulegen:

  1. Öffnen Sie die Detailseite des Accounts, Vertrages o.a., in dessen Kontext Sie den Fakturierungsplan anlegen wollen.
  2. Scrollen Sie zur Themenliste Fakturierungspläne.
  3. Klicken Sie auf Neu.
  4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der neue Fakturierungsplan angelegt, und Sie können Posten hinzufügen (siehe Fakturierungsplan-Posten verwalten).

Hinweis

Die Themenliste Fakturierungspläne muss in der entsprechenden Detailansicht eingebunden sein. Weitere Informationen finden Sie in Managing Pages EN.

Fakturierungsplan duplizieren

Bestimmte Geschäftsereignisse machen es erforderlich, Fakturierungspläne zu duplizieren. Das Duplizieren erzeugt eine Kopie des aktuellen Fakturierungsplans, einschließlich der dazugehörigen Posten. Standardmäßig werden dabei folgende Werte gesetzt:

  • Fakturierungsplan-Name Autogenerate,
  • Status Entwurf,
  • Account, Rechnungsvorlage, Kontaktdaten usw. wie im Original-Fakturierungsplan.

Sie können diese Daten beim Duplizieren je nach Erfordernis modifizieren.

Um einen vorhandenen Fakturierungsplan zu duplizieren:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, den Sie kopieren wollen.
  2. Klicken Sie auf Duplizieren.
  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

    clone_subscr
    Fakturierungsplan duplizieren

  4. Klicken Sie auf Duplizieren.

    Damit wird der neue Fakturierungsplan angelegt, einschließlich der ausgewählten Posten und ihrer Preise.

Fakturierungspläne aktivieren

Sofern beim Anlegen nichts anderes definiert worden ist, haben neue Fakturierungspläne den Status Entwurf. Um sie im Rechnungslauf zu erfassen, müssen sie auf Aktiv gesetzt werden. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, den Sie aktivieren wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf den aktuellen Status und wählen Sie Aktiv aus der Dropdown-Liste aus.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und wählen dann Aktiv aus der Dropdown-Liste Status aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Fakturierungsplan aktiviert und ab sofort im Rechnungslauf erfasst.

Bevorzugtes Rechnungsdatum festlegen

Sie können einen Fakturierungsplan so konfigurieren, dass daraus nur an bestimmten Tagen in einem bestimmten Intervall Rechnungen erzeugt werden, z.B. alle drei Monate am 15. des Monats. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, für den Sie ein bevorzugtes Rechnungsdatum festlegen wollen.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

    • Bevorzugtes Rechnungsdatum: Gibt an, dass dieser Fakturierungsplan in den Rechnungslauf einbezogen wird, wenn dieses Datum leer ist oder vor dem Rechnungslaufenddatum liegt. Dieses Datum wird beim Finalisieren auch als Rechnungsdatum gesetzt.
    • Rechnungsperiode: Gibt das Intervall (in Monaten) an, nach dem der Fakturierungsplan in den Rechnungslauf einbezogen wird.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Der Fakturierungsplan wird im Rechnungslauf erfasst, wenn das Rechnungslaufenddatum nach dem bevorzugten Rechnungsdatum liegt. Beim Finalisieren der erzeugten Rechnung wird das bevorzugte Rechnungsdatum als Rechnungsdatum in die Rechnung kopiert, wenn es das aktuelle oder ein künftiges Datum ist. Das nächste bevorzugte Rechnungsdatum des Fakturierungsplans wird ermittelt, indem zum letzten bevorzugten Rechnungsdatum die Monate der Rechnungsperiode hinzuaddiert werden.

Automatische Verlängerung konfigurieren

Einstellungen für die automatische Verlängerung

Folgende Einstellungen steuern die automatische Verlängerung von Fakturierungsplänen:

Feld Beschreibung
Automatische Verlängerung Legt die Anzahl der Tage oder Monate fest, um die der Fakturierungsplan verlängert werden soll, aktiviert damit die automatische Verlängerung.
Kündigungsfrist Legt die Kündigungsfrist für einen Fakturierungsplan in Tagen oder Monaten fest. Bei leerem Feld wird standardmäßig 0 benutzt.
Verlängerungsdatum Gibt das nächste Verlängerungsdatum an. Wenn der Fakturierungsplan für automatische Verlängerung eingestellt ist, wird das Datum wie folgt ermittelt:
Enddatum - Kündigungsfrist + Nachfrist.
Hat der Fakturierungsplan kein Enddatum, ist das Feld leer.

Die Nachfrist wird von der entsprechenden Einstellung in den Global Settings bestimmt. Öffnen Sie in Setup Benutzerdefinierte Einstellungen > Global Settings > Verwalten > Bearbeiten, und setzen Sie einen Wert für Schonfrist. Bei leerem Feld wird standardmäßig 0 benutzt.

Um die automatische Verlängerung für einen Fakturierungsplan einzurichten:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, der automatisch verlängert werden soll.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Geben Sie die automatische Verlängerung, die Kündigungsfrist und das Verlängerungsdatum an.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Fakturierungsplan entsprechend Ihrer Einstellungen automatisch verlängert. JustOn plant einen Job, der täglich alle Fakturierungspläne prüft und die zur Erneuerung anstehenden verlängert, wenn das entsprechende Datum erreicht ist.

Info

Damit die automatische Verlängerung von Fakturierungsplänen korrekt funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Fakturierungsplan ist Aktiv.
  • Enddatum ist gesetzt.
  • Automatische Verlängerung ist gesetzt.
  • Verlängerungsdatum ist gesetzt und kleiner oder gleich "heute".

Fakturierungspläne und Posten aktualisieren

Info

Die automatische Aktualisierung von Fakturierungsplänen ist ab JustOn 2.43 verfügbar.

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende Fakturierungspläne oder Posten zu aktualisieren, z.B., wenn sich der Inhalt eines Feldes in einem Quelldatensatz geändert hat.

Hinweis

Die Fakturierungsplan-Aktualisierung muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Subscription and Subscription Items Update EN.

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, der aktualisiert werden soll.
  2. Markieren Sie das Kontrollkästchen ON_UpdateSubscription und klicken Sie auf Speichern.

    Alternativ können Sie einen benutzerdefinierten Prozess anlegen, um das Kontrollkästchen automatisch zu markieren, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen.

  3. Führen Sie den Subscription Builder wie für das entsprechende Quellobjekt eingerichtet aus.

    Weitere Informationen finden Sie in Enabling Subscription Generation EN.

    Damit wird die automatische Fakturierungsplan-Aktualisierung gestartet. Der Subscription Builder kopiert die zur Aktualisierung vorgesehenen Felder. Nach der Aktualisierung entfernt der Subscription Builder die Markierung aus dem Kontrollkästchen ON_UpdateSubscription und setzt ein Datum in ON_LastSubscriptionUpdate.

Preiserhöhungen konfigurieren

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, die Preise für Fakturierungsplan-Posten regelmäßig zu erhöhen.

Die folgenden Einstellungen steuern dieses Verhalten:

Feld Beschreibung
Preiserhöhung Gibt den Prozentwert an, um den die Preise in diesem Fakturierungsplan erhöht werden sollen. Die Preiserhöhung wirkt sich gleichmäßig auf alle Posten aus.
Datum der Preiserhöhung Gibt das Datum an (MM-dd), an dem die neuen Preise gültig werden.
Über Preiserhöhungen

Die Preiserhöhungsfunktion beruht auf Preisstaffeln. Wenn die Funktion entsprechend eingerichtet ist (siehe Setting Up Subscription Price Increases EN), dupliziert ein Job die letzte Preisstaffel und erhöht einmal pro Jahr am festgelegten Tag den Preis aller Posten um den festgelegten Prozentsatz.

Standardmäßig stehen folgende Daten zur Auswahl:

Wert Beschreibung
01-01 1. Januar
06-01 1. Juni
Startdatum Monat und Tag des Startdatums des Fakturierungsplans
Enddatum Monat und Tag des Enddatums des Fakturierungsplans

Sie können weitere Monat-Tag-Kombinationen zur Auswahlliste hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in Adding Price Increase Date OptionsEN.

Damit die Preiserhöhung funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Fakturierungsplan-Status ist Aktiv
  • erforderliche Einstellungen zur Preiserhöhung sind am Fakturierungsplan gesetzt
  • Enddatum des Fakturierungsplans ist leer oder ein späteres Datum
  • Postenstatus ist Aktiv
  • Enddatum des Postens ist leer oder ein späteres Datum
  • Posten hat Preisstaffeln, bei denen

    • das Enddatum leer ist
    • das Startdatum leer ist oder mindestens neun Monate zurück liegt

JustOn erzeugt die neuen Preisstaffeln frühestens neun Monate vor Inkrafttreten der Preiserhöhungen.

Um die Optionen für Preiserhöhungen einzustellen:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, für den Sie eine Preiserhöhung festlegen wollen.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Geben Sie die Preiserhöhung und das Datum der Preiserhöhung an.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

    JustOn erzeugt die neuen Preisstaffeln frühestens neun Monate vor Inkrafttreten der Preiserhöhungen.

Hinweis

Damit die automatische Preiserhöhung wirksam wird, muss der entsprechende Job-Ablaufplan eingerichtet werden (siehe Scheduling Price Increase Job EN).

Preiserhöhung - Beispiel

Dieser Abschnitt zeigt an einem Beispiel die Funktionsweise von Preiserhöhungen.

Fakturierungsplan-Einstellungen

Feld Beispielwert
Preiserhöhung 5%
Datum der Preiserhöhung 06-01

Preisstaffel vor der Preiserhöhung

Anzahl Preis Startdatum Enddatum
100 10,00 - -
1000 9,50 - -
- 9,00 - -

Preisstaffeln nach der Preiserhöhung

(1) Bestehende Preisstaffel

Anzahl Preis Startdatum Enddatum
100 10,00 - 2017-05-31
1000 9,50 - 2017-05-31
- 9,00 - 2017-05-31

(2) Neue Preisstaffel

Anzahl Preis Startdatum Enddatum
100 10,50 2017-06-01 -
1000 9,975 2017-06-01 -
- 9,45 2017-06-01 -

Zahlpläne einrichten

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Ratenzahlungen und entsprechende Zahlpläne für Rechnungen einzurichten. Zu diesem Zweck ermöglicht JustOn die Konfiguration von Zahlplänen, die Teilzahlungsmodelle abbilden.

Ist diese Funktion aktiviert, können Sie für einen Fakturierungsplan einen Zahlplantyp definieren. Beim Rechnungslauf erzeugt JustOn dann eine Rechnung mit den zu leistenden Teilzahlungen.

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, für den Sie einen Zahlplan festlegen wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf das Feld Zahlplantyp und wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gewünschten Zahlplan aus.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und wählen dann den Zahlplan aus der Auswahlliste Zahlplantyp aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der ausgewählte Zahlplantyp aktiviert und im Rechnungslauf der entsprechende Zahlplan erzeugt.

Fakturierungspläne kündigen

Das Kündigen eines Fakturierungsplans löscht das Verlängerungsdatum und aktualisiert das Enddatum, wenn

  • das alte Enddatum leer ist - dabei ergibt sich das neue Enddatum wie folgt

    Kündigungsdatum + Kündigungsfrist

  • das Kündigungsdatum nach oder gleich dem Verlängerungsdatum ist - dabei ergibt sich das neue Enddatum wie folgt

    altes Enddatum + Automatische Verlängerung

Um einen Fakturierungsplan mit sofortiger Wirkung zu kündigen:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, den Sie kündigen wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf den aktuellen Status und wählen Sie Gekündigt aus der Dropdown-Liste aus.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und wählen dann Gekündigt aus der Dropdown-Liste Status aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird das Kündigungsdatum auf das aktuelle Datum gesetzt.

Um einen Fakturierungsplan zu einem künftigen Datum zu kündigen:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, den Sie kündigen wollen.
  2. Doppelklicken Sie auf das Feld Kündigungsdatum und geben Sie das gewünschte Datum an.

    Alternativ klicken Sie auf Bearbeiten in der Detailansicht und geben dann das Kündigungsdatum an.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Status Gekündigt zum angegebenen Datum gesetzt.

Info

JustOn verarbeitet gekündigte Fakturierungspläne bis zum Erreichen ihres Enddatums weiter im Rechnungslauf. Gekündigte Fakturierungspläne ohne Enddatum werden jedoch ignoriert.

Fakturierungsplanbasierte Metriken verwenden

Dienstleistungsunternehmen (SaaS, Professional Services usw.) generieren mit ihren Kunden üblicherweise wiederkehrenden Umsatz auf Basis von Fakturierungsplänen. JustOn unterstützt die Abrechnung von Fakturierungsplänen mit wiederkehrenden und transaktionsbasierten (verbrauchsabhängigen) Posten. Unternehmen brauchen aber auch ständig aktuelle Übersichten über die fakturierungsplanbasierten KPIs - z.B. MRR ("Monthly Recurring Revenue", monatlich wiederkehrender Umsatz) oder Churn (Abwanderungsquote oder verlorengegangener Umsatz).

Für Analyse- und Berichtszwecke bietet JustOn bestimmte Metrikobjekte, die sich für das Verfolgen und Darstellen abrechnungsrelevanter Änderungen konfigurieren lassen. Diese Metrikdatensätze erlauben wertvolle Sichten auf den Geschäftsverlauf, indem sie aktuellen und künftigen wiederkehrenden Umsatz, Änderungen (z.B. Umsatzanstieg oder Abwanderung) oder erwarteten Cashflow pro Monat zeigen können. Außerdem können Sie die Metrikdatensätze zum Anpassen der von JustOn gelieferten Berichte oder zum Erstellen eigener Berichte in Salesforce verwenden.

Subscription Metrics

Subscription-Metrics verfolgen Änderungen bei wiederkehrenden oder transaktionsbasierten Posten (z.B. Erzeugen oder Beenden, Preis- oder Mengenänderungen) und können so wiederkehrenden Umsatz oder Wachstums-/Abwanderungsraten darstellen. Subscription-Metrics sind mit Account und Fakturierungsplan verknüpft.

Ein Fakturierungsplan enthält das Feld Initial MRR. Es zeigt die Summe aller initialen MRR-Werte der aktiven wiederkehrenden Posten am Startdatum des Fakturierungsplans.

Sie können weitere Felder am Fakturierungsplan definieren, die andere Metrikdaten darstellen. Damit lassen sich aktuelle oder künftige MRR-Werte berechnen, z.B. Aktueller MRR oder MRR in 1 Jahr.

MRR-Felder an Fakturierungsplänen - Beispiele
Feld Zweck
Letzte MRR-Aktualisierung Zeigt das Datum, an dem die MRR-Felder zuletzt berechnet wurden.
Aktueller MRR Zeigt den aktuellen MRR über alle wiederkehrenden Posten.
MRR in 1 Jahr Zeigt auf Basis der letzten MRR-Aktualisierung den (voraussichtlichen) MRR in einem Jahr.

Die MRR-Felder müssen durch einen Administrator für Ihre Org angelegt werden. Hinweis: Die Feldnamen sowie die Konfiguration zur Berechnung/Anzeige der Werte können variieren.

Subscription-Metrics-Generierung

Folgende Operationen erzeugen einen neuen oder aktualisieren einen vorhandenen Subscription-Metric-Datensatz:

  • Wiederkehrende Posten anlegen
  • Transaktionsbasierte Posten (mit erwartetem Umsatz) anlegen
  • Fakturierungsplan oder Posten durch Enddatum beenden

    Sie können das Enddatum bis zu einem Monat rückwirkend festlegen, um das Erzeugen eines Schluss-Metrik-Datensatzes anzustoßen.

  • Posten deaktivieren

  • Preis oder Menge eines Postens ändern

Das folgende Beispiel illustriert das Erzeugen von Subscription-Metrics auf einfache Weise, d.h. ohne Kriterien anzuwenden. Damit wird eine einzelne Metrikkette erzeugt.

Nehmen Sie als Beispiel einen Fakturierungsplan mit dem Startdatum 2019-01-01 und folgenden Posten:

MRR_items
Start- und Enddaten lösen das Erzeugen eines Subscription-Metric-Datensatzes aus

Auf Basis der gegebenen Fakturierungsplan-Posten erzeugt der Subscription Metric Builder Job EN folgende Metriken:

MRR_metrics
Erzeugte Subscription-Metric-Datensätze

# Ereignis Änderung
1 REC1 Startdatum 50,00 initialer MRR-Wert
50,00 tatsächlicher Betrag
2 REC2 Startdatum 270,00 (positive) Änderung
270,00 Erhöhungswert
320,00 tatsächlicher Betrag
3 REC3 Startdatum 30,00 (positive) Änderung
30,00 Erhöhungswert
350,00 tatsächlicher Betrag
4 REC2 Enddatum -270,00 (negative) Änderung
270,00 Abwanderungswert
80,00 tatsächlicher Betrag
5 REC1 Enddatum -50,00 (negative) Änderung
50,00 Abwanderungswert
30,00 tatsächlicher Betrag

Wenn für Posten Enddaten gesetzt sind, erzeugt JustOn die entsprechenden Endmetriken.

Nehmen Sie nun an, dass Sie den Fakturierungsplan kündigen, bevor das Enddatum eines Postens erreicht ist. Damit erzeugt JustOn einen Endmetrik-Datensatz für die aktuelle Metrikkette, der alle Posten, unabhängig von ihren jeweiligen Enddaten, enthält.

MRR_metrics
Erzeugte Subscription-Metric-Datensätze nach dem Kündigen des Fakturierungsplans

# Ereignis Änderung
1 REC1 Startdatum 50,00 initialer MRR-Wert
50,00 tatsächlicher Betrag
2 REC2 Startdatum 270,00 (positive) Änderung
270,00 Erhöhungswert
320,00 tatsächlicher Betrag
3 REC3 Startdatum 30,00 (positive) Änderung
30,00 Erhöhungswert
350,00 tatsächlicher Betrag
4 Fakturierungsplan Enddatum -350,00 (negative) Änderung
350,00 Abwanderungswert
0,00 tatsächlicher Betrag

Die einzelnen Subscription-Metric-Datensätze sind, bei entsprechender Konfiguration, in der entsprechenden Themenliste auf der Fakturierungsplan-Detailseite verfügbar.

Hinweis

Löschen Sie keine Posten von aktiven Fakturierungsplänen, wenn Sie Subscription-Metrics verwenden. Dadurch würden die Metriken unbrauchbar werden. Deaktivieren Sie stattdessen den Posten oder setzen Sie ein Enddatum, siehe Posten beenden.

Info

Um Subscription-Metrics zu erzeugen oder zu aktualisieren, muss in Ihrer Org der Subscription-Metric-Job eingerichtet sein. Änderungen basieren immer auf den zuvor registrierten Metriken.

Cash Metrics

Cash-Metrics verfolgen Betragsänderungen von Fakturierungsplänen und können so den Cashflow eines Unternehmens darstellen. Cash-Metrics sind mit Account und Fakturierungsplan verknüpft.

Je nach Prozesskonfiguration erzeugt und aktualisiert JustOn Cash-Metric-Datensätze bei Änderungen des Fakturierungsplans oder Fakturierungsplan-Postens. Die Bedingungen, die Cash-Metric-Aktualisierungen anstoßen, können z.B. sein

  • Geänderte Start-/Enddaten oder geänderter Aktivierungsstatus des Fakturierungsplans
  • Geänderte Start-/Enddaten, Aktivierungsstatus, Rechnungsperiode, Anzahl, Preis oder Rabatt des Fakturierungsplan-Postens

Ein Cash-Metric-Datensatz entspricht einem monatlichen Rechnungslauf für einen Fakturierungsplan. Das heißt, JustOn "simuliert" einen monatlichen Rechnungslauf und aggregiert den Betrag aller entstehenden Rechnungsposten aus allen Fakturierungsplänen im Feld Betrag des Cash-Metric-Datensatzes.

Die einzelnen Cash-Metric-Datensätze sind, bei entsprechender Konfiguration, in der entsprechenden Themenliste auf der Fakturierungsplan-Detailseite verfügbar.

Info

Um Cash-Metrics zu erzeugen oder zu aktualisieren, müssen in Ihrer Org die die entsprechenden Prozesse eingerichtet sein.

Nächste Schritte:

Fakturierungsplan-Posten verwalten
Preise für Posten verwalten
Rechnungsläufe verwalten
Rechnungen manuell erzeugen