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Informations techniques

Ce document fournit des informations techniques de base sur JustOn Billing & Invoice Management.

JustOn Billing & Invoice Management est un logiciel servant à créer et à gérer des factures électroniques.

Ce logiciel associe et vérifie les données du client et du contrat qui constituent la base de la création de la facture. Avec JustOn Billing & Invoice Management, vous pouvez automatiquement saisir les coûts, créer les factures correspondantes, puis vérifier, approuver et envoyer les factures. Il prend en charge le classement des factures à des fins d'archivage et, s'il est configuré, l'enregistrement des données comptables dans les systèmes comptables.

En outre, JustOn Billing & Invoice Management permet de suivre les paiements et, sur la base des données obtenues, de gérer vos comptes clients.

Pour plus de documents explicatifs, voir :

À savoir

JustOn Billing & Invoice Management fonctionne comme une application intégrée sur la plateforme Salesforce, la plateforme dans le cloud pour le développement et l'exploitation de logiciels de Salesforce.

Plateforme

Logiciel Description
Plateforme Salesforce Plateforme de développement et d'exploitation de logiciels de Salesforce

La plateforme d'exploitation de JustOn Billing & Invoice Management est l'infrastructure basée sur le cloud de la plateforme Salesforce. L'exploitation et la maintenance des centres de données répartis à travers le monde sont régies par Salesforce. C'est pourquoi les utilisateurs peuvent compter sur la sécurité éprouvée et attestée de Salesforce. Tous les centres de données et services Salesforce sont certifiés conformes aux normes de sécurité ISO 27001, SAS 70 Type II, PCI-DSS et Systrust.

sf_arch
JustOn est une application intégrée à la plateforme Salesforce

L'infrastructure PaaS basée sur le cloud de la plateforme Salesforce est une plateforme haute disponibilité. Vous pouvez vérifier la disponibilité des différents services et centres de données à tout moment sur https://trust.salesforce.com/fr.

TÜV Rheinland a certifié la plateforme Salesforce en tenant compte des réglementations allemandes relatives à la divulgation des données personnelles. Salesforce a approuvé les règles d'entreprise contraignantes de l'Union européenne qui garantissent le respect des réglementations légales en matière de protection et de sécurité des données personnelles. Tout accès non autorisé à des données personnelles par les employés de Salesforce doit être exclu.

Vous trouverez des informations complémentaires sur la plateforme cloud de Salesforce cloud dans la FAQ de la plateforme.

Système de facturation

Logiciel Description
JustOn Billing & Invoice Management Application de gestion des factures intégrée dans le cloud de la plateforme Salesforce

JustOn Billing & Invoice Management est une application SaaS déployée dans l'infrastructure PaaS basée sur le cloud de la plateforme Salesforce.

JustOn Billing & Invoice Management est développé à l'aide des fonctions fournies par la plateforme Salesforce et est donc complètement intégré dans la plateforme de développement et d'exploitation de Salesforce en ce qui concerne :

  • la sécurité
  • la logique commerciale
  • le stockage et l'échange de données
  • l'interface utilisateur

Vous trouverez des informations supplémentaires sur l'intégration des applications dans la plateforme Salesforce sous Compréhension de l'architecture Salesforce.

L'exploitation et le stockage de données de JustOn Billing & Invoice Management sont traités par des centres de données européens. Le centre de données actif s'affiche dans le préfixe de l'URL de l'application (EU0-EU16).

Génération de factures et écritures comptables

En général, la création de factures et d'écritures comptables s'effectue en trois étapes :

  • Créer un brouillon de facture : les nouvelles factures ont le statut Brouillon. Vous pouvez vérifier l'exactitude des brouillons de factures et les modifier si nécessaire.
  • Finaliser la facture : la finalisation d'une facture définit le statut sur Ouvert. La facture devient alors effective, c'est-à-dire qu'elle doit être payée.
  • Créer les écritures comptables : lors de la finalisation de la facture, JustOn crée des écritures comptables basées sur les informations figurant sur la facture. Les utilisateurs peuvent ensuite exporter les écritures comptables vers des systèmes comptables tels que DATEV.

Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management détermine la période et la date de comptabilisation en fonction des données indiquées dans la chaîne de facturation. Vous pouvez configurer d'autres dates à utiliser ici pour un projet spécifique, par exemple, la période de service ou la date d'échéance.

Les objets suivants sont utilisés lors de la création de factures et d'écritures comptables :

Étape Input Output
Créer un brouillon de facture Compte
Souscription
Règle de taxe
Compte Grand livre
Modèle de facture
Facture
Ligne de facture
Fichier journal
Finaliser la facture Compte
Souscription
Règle de taxe
Compte Grand livre
Modèle de facture
Numérotation
Facture
Ligne de facture
Fichier journal
Créer l'écriture comptable Facture
Ligne de facture
Écriture comptable

mapping_invoicing_objects
Objets utilisés lors de la création de factures et d'écritures comptables

Pour obtenir un aperçu de toutes les données incluses dans les écritures comptables, consultez la référence d'objet Booking Detail.

Calcul des taxes

JustOn Billing & Invoice Management calcule les taxes ligne par ligne, soit individuellement pour chaque ligne de la facture, puis additionne les totaux obtenus par item.

Grâce à des fonctions programmées de manière appropriée, JustOn Billing & Invoice Management calcule correctement les totaux et compense de façon adéquate les éventuelles différences d'arrondi. Par ailleurs, il prend en charge les règles d'arrondi spécifiques, par exemple, pour la Suisse.

Le code suivant représente les formules pour calculer la valeur brute (PosTotalGross) d'une ligne de facture (Invoice Line Item) :

IF(
ONB2__IsTaxDelta__c,
ONB2__UnitPrice__c,
ROUND(
ONB2__PosPriceDiscounted__c,
2
) +
IF(
ONB2__GrossInvoice__c,
0,
ONB2__PosTotalTax__c
)
)

Le grand total (GrandTotal) d'une facture (Invoice) est déterminé en additionnant (Roll-Up Summary) les valeurs PosTotalGross de chaque ligne de la facture :

grandtotal Calcul du grand total à l'aide d'un récapitulatif de cumul

Avec le calcul de taxe interne, la taxe (PosTotalTax) appliquée lors du calcul de la valeur brute d'une ligne de facture se base sur la formule dans CalculatedTax:

ROUND(
ONB2__PosPriceDiscounted__c *
IF(
ONB2__GrossInvoice__c,
1 - 1 / (1 + ONB2__TaxRate__c),
ONB2__TaxRate__c
),
2
)

Le taux de taxe à appliquer (Tax Rate) est déduit de règles de taxe définies spécifiquement par projet et enregistrées en tant que paramètres par défaut. JustOn Billing & Invoice Management permet d'associer les données suivantes afin de définir des règles de taxe :

Champ Description
Entité Commerciale Spécifie l'entité commerciale telle que définie sur la facture
Région facture Spécifie la région telle que définie sur la souscription ou sur le compte
Pays facture Spécifie le LegalCountry tel que défini sur la souscription ou le ShippingCountry ou le BillingCountry tel que défini sur le compte
État facture Spécifie le LegalState tel que défini sur la souscription ou le ShippingState ou le BillingState tel que défini sur le compte
Classe TVA du compte Spécifie la catégorie de taxe telle que définie sur le compte
Classe TVA du produit Spécifie la catégorie de taxe telle que définie sur le produit
Groupe produit Spécifie le groupe de produits tel que défini sur l'item
Taux TVA Spécifie le taux de TVA à appliquer avec cette règle
Code Taxe Spécifie le code de taxe (pour les systèmes comptables comme SAP, par exemple) à appliquer avec cette règle

Les formules ou types de données utilisés pour le calcul sont visibles sur les objets Facture et Ligne de facture qui sont accessibles via Configuration > Gestionnaire d'objet > Facture ou, respectivement, via Configuration > Gestionnaire d'objet > Ligne de facture.

Les règles de taxe spécifiques à un projet sont accessibles via Configuration > Code personnalisé > Paramètres personnalisés > Tax Rules.

Gestion des erreurs internes au logiciel

Afin d'éviter d'enregistrer des données erronées, JustOn Billing & Invoice Management a recours à deux mécanismes standard de la plateforme Salesforce : le verrouillage des enregistrements et les règles de validation.

Le verrouillage des enregistrements empêche l'accès simultané à des enregistrements par plusieurs utilisateurs. Lorsqu'un utilisateur écrit dans un enregistrement, la plateforme verrouille ce dernier : les autres utilisateurs peuvent consulter l'enregistrement, mais ne peuvent pas y apporter de modifications. Une fois l'opération d'écriture terminée, l'enregistrement est déverrouillé, et les autres utilisateurs peuvent de nouveau y apporter des modifications. Les instructions SOQL correspondantes (le code pour la manipulation des enregistrements) incluent l'expression FOR UPDATE, par exemple :

Account [] accts = [SELECT Id FROM Account LIMIT 2 FOR UPDATE];

De cette manière, JustOn Billing & Invoice Management assure l'intégrité des données des enregistrements stockés dans la base de données de la plateforme Salesforce.

Pour plus de détails sur le verrouillage des enregistrements, voir Apex Developer Guide | Locking Statements.

Les règles de validation vérifient que les données saisies par des utilisateurs dans les enregistrements respectent les normes spécifiées par JustOn Billing & Invoice Management ou la société exploitante avant qu'elles puissent être sauvegardées. Les règles de validation contiennent une formule ou une expression qui évalue les données dans un ou plusieurs champs et retourne "true" ou "false".

Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management inclut des règles de validation pour les objets suivants :

  • Solde
  • Période comptable
  • Relance
  • Facture
  • Item
  • Paiement
  • Item de commande
  • Souscription
  • Tranche

Si nécessaire, vous pouvez configurer des règles de validation supplémentaires pour des objets JustOn ou pour des objets Salesforce standard pour un projet spécifique.

Pour plus de détails, voir Règles de validation dans l'aide de Salesforce.

Contrôle du traitement

Lors de chaque chaîne de facturation, JustOn Billing & Invoice Management peut écrire un fichier journal qui inclut des enregistrements des étapes effectuées selon le schéma suivant :

timestamp | user ID | business logic class | severity | message

Un enregistrement dans un fichier journal pourrait par exemple ressembler à ce qui suit :

2017-05-29 16:17:30 +0200 | 0050Y000000GJvrQAG | BatchInvoiceRun | INFO | Number of records per execute: ["1","1"]

Cette fonction n'est pas activée par défaut. Les utilisateurs peuvent cependant l'activer simplement en paramétrant Log Level INFO dans les Paramètres généraux.

Clé de comptabilisation

Des systèmes externes (par exemple, des systèmes comptables tels que SAP) capturent des informations telles que le type de compte, le débit/crédit, l'annulation, etc. à l'aide de clés de comptabilisation spécifiques. JustOn Billing & Invoice Management enregistre ces informations dans la facture au moyen des attributs invoice class et invoice type. Les différentes combinaisons de ces attributs ont une signification spécifique pour la comptabilité.

Signification Catégorie de facture Type de facture
Facture Invoice
Facture pour versement échelonné Invoice Installment
Avoir Credit
Avoir partiel Credit Partial Credit
Annulation de la facture Credit Cancellation
Annulation de l'avoir Invoice Cancellation
Récupération partielle Invoice Partial Credit

Documents de facturation

Pour chaque facture électronique générée, JustOn Billing & Invoice Management stocke un enregistrement dans la base de données de la plateforme Salesforce. Les objets Facture et Ligne de facture contiennent tous les champs dans lesquels les informations correspondantes sont écrites.

Objet Champs de données
Facture Référence d'objet Invoice
Ligne de facture Référence d'objet Invoice Line Item

Interfaces d'exportation

Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management crée des documents PDF pour les factures. Les fichiers PDF générés sont distribués par email (ou via d'autres supports supplémentaires) et peuvent être exportés et archivés. Les utilisateurs peuvent configurer les contenus des documents PDF à l'aide de modèles de facture.

En outre, JustOn Billing & Invoice Management permet d'exporter des factures dans d'autres formats tels que CSV ou XML. Ces fichiers peuvent ensuite être utilisés par des systèmes externes. Vous pouvez configurer le type d'export, les données à inclure, etc. en fonction des exigences spécifiques du projet.

À savoir

Les informations figurant dans les fichiers exportés (PDF, CSV ou XML) sont des copies des données telles qu'elles sont enregistrées dans la base de données.

Le code suivant présente une configuration possible pour exporter des factures (au format CSV dans cet exemple) :

{
    "rows":{
        "headerRow":["Custom CSV Export of Open Invoices","TimeStamp","UserName"],
        "invoiceHeaderRow":["Number","Date","Amount"],
        "invoiceRow":["Name","Date__c","GrandTotal__c"],
        "lineItemRow":["Quantity__c","PosTotalNet__c","PosTotalTax__c","invoice.PaymentDueDate__c","GLAccount__c","Center__c"],
        "combinedTaxRow":["TaxAmount","TaxRate__c","AppliedTaxRule__c"]
    },
    "rowOrder":["invoiceHeaderRow","invoiceRow","lineItemRow","combinedTaxRow"],
    "rowFilter":{
        "lineItemRow":[
            {
                "field":"Type__c",
                "equals":true,
                "value":"Information"
            }
        ]
    },
    "decimalPlaces":{
        "calculated":{
            "TaxAmount":2
        },
        "Invoice__c":{
            "GrandTotal__c":3
        },
        "InvoiceLineItem__c":{
            "Quantity__c":0
        }
    },
    "markAsExported":false,
    "columnSeparator":";",
    "useASCII":false,
    "options":{
        "decimalSeparator":".",
        "groupingSeparator":"'",
        "dateFormat":"yyyy-MM-dd",
        "timeFormat":"HH:mm",
        "language":"en"
    }
}

Système de messagerie

Logiciel Description
Plateforme Salesforce Envoi des factures par email à partir de JustOn Billing & Invoice Management

Pour envoyer des documents par email, JustOn Billing & Invoice Management utilise le service de messagerie fourni par la plateforme Salesforce (voir Envoi d'e-mails à partir de Salesforce dans l'aide de Salesforce).

Infrastructure du client

Pour les utilisateurs, l'accès à JustOn Billing & Invoice Management s'effectue à partir d'un navigateur web via une connexion sécurisée (HTTPS). En général, un compte utilisateur Salesforce sécurise l'accès et permet d'imputer toute action à un utilisateur dédié.

La description de l'infrastructure informatique des clients, par exemple du système d'exploitation ou des navigateurs utilisés pour accéder à JustOn Billing & Invoice Management, ne fait pas partie des présentes informations techniques. Celle-ci sera définie dans une documentation spécifique au projet si requis.

Sécurité des données

La plateforme Salesforce et les applications intégrées proposent de nombreuses fonctions de sécurité et options de configuration qui assurent une sécurité complète des données. Cela couvre des thèmes tels que l'authentification des utilisateurs et des porteurs de facture, l'octroi d'autorisations, le contrôle de l'accès aux données et les modèles de partage, notamment

Sécurité de l'organisation : Salesforce protège les données d'une organisation de toutes les autres organisations à l'aide d'un identifiant unique qui restreint à chaque niveau l'accès aux données par toute personne extérieure à l'organisation, y compris par les employés de Salesforce.

Sécurité des utilisateurs : l'authentification des utilisateurs, combinée à la sécurité au niveau du réseau grâce à l'adresse IP, aux restrictions sur les sessions et aux pistes d'audit, assure le contrôle et la visibilité sur ce que les utilisateurs font dans le système et sur l'historique de leurs champs.

Sécurité par programmation : des sessions configurables et nécessitant une authentification sécurisent l'accès aux données logiques et aux métadonnées. Par ailleurs, Salesforce propose un scanner de code source qui analyse le code des applications développées sur la plateforme Salesforce et qui génère un rapport qui documente sa sécurité.

Confiance et visibilité : Salesforce affiche des informations en temps réel sur la performance et la sécurité du système (voir trust.salesforce.com/fr) et fournit des conseils sur les bonnes pratiques en matière de sécurité.

Vous trouverez de plus amples informations sur la sécurité de l'application et des données dans le Salesforce Security Guide.

Les procédures d'autorisation qui assurent la protection des accès, et ainsi, la sécurité des données (soit la protection des données principales et des données de transaction contre la manipulation dans JustOn Billing & Invoice Management) incluent :

Authentification des utilisateurs

Pour faire simple, les entreprises sécurisent l'accès à leur organisation Salesforce, et ainsi à leurs données, simplement en tenant à jour une liste des utilisateurs autorisés, en définissant des stratégies en matière de mots de passe et en limitant les connexions à certaines heures et à certains lieux.

À chaque fois que des utilisateurs se connectent à Salesforce, ils doivent saisir leur nom d'utilisateur unique et leur mot de passe. Selon les exigences de leur organisation, les administrateurs peuvent définir des stratégies personnalisées en matière de connexion et de mots de passe pour leur organisation. JustOn Billing & Invoice Management fournit les paramètres par défaut suivants :

Paramètre Valeur par défaut
Période de validité du mot de passe 90 jours
Longueur du mot de passe 8 caractères
Complexité du mot de passe Doit contenir des chiffres et des lettres
Exigences relatives aux questions pour le mot de passe Ne doivent pas contenir de mot de passe
Nombre maximum de tentatives de connexion 10
Durée effective du verrouillage 15 minutes

passw_policy
Stratégie de mot de passe par défaut de JustOn

Pour plus de détails, voir Définition de stratégies de mot de passe dans l'aide de Salesforce.

Salesforce fournit des outils de vérification de l'identité supplémentaires qui améliorent la sécurité d'une organisation en requérant un second niveau d'authentification à chaque connexion d'un utilisateur. Selon leurs exigences, les entreprises qui utilisent JustOn Billing & Invoice Management peuvent recourir à ces outils pour protéger leurs données principales et leurs données de transaction contre les accès non autorisés. Ces outils comprennent :

L'application mobile Salesforce Authenticator : grâce à l'application Salesforce Authenticator Salesforce pour appareils mobiles, les utilisateurs peuvent vérifier l'activité de leur compte Salesforce. Salesforce envoie une notification push à l'appareil mobile et l'utilisateur peut vérifier et approuver les détails de l'activité.

Une clé de sécurité U2F : les utilisateurs peuvent enregistrer une clé de sécurité U2F avec leur compte Salesforce. Salesforce invite ensuite l'utilisateur à insérer la clé de sécurité dans le port USB de l'ordinateur.

Un générateur de mots de passe à usage unique : si les utilisateurs ont connecté à leur compte Salesforce une application d'authentification (par exemple, Salesforce Authenticator ou Google Authenticator), l'application mobile génère un code de vérification qui est utilisé comme "mot de passe à usage unique et à durée définie".

Le message texte (SMS) : si les utilisateurs ont un numéro de téléphone mobile vérifié associé à leur compte Salesforce, ils reçoivent un code de vérification dans un SMS envoyé sur leur téléphone. Salesforce invite ensuite l'utilisateur à saisir ce code lors de sa connexion.

L'email: Salesforce envoie un code de vérification dans un email à l'adresse associée à un compte Salesforce.

Pour plus de détails, voir Authentification multifacteur et le Salesforce Security Guide.

Autorisations et rôles

La plateforme Salesforce propose un concept de partage de données flexible et en couches qui permet d'afficher différents jeux de données à différents ensembles d'utilisateurs. De cette manière, les utilisateurs peuvent effectuer leurs tâches sans voir de données qu'ils n'ont pas besoin de voir. Cela aide à minimiser le risque d'utilisation abusive et de perte de données.

Organisation : les organisations autorisent l'accès uniquement aux utilisateurs autorisés et, si requis, à des heures et en des lieux spécifiques.

Objets et champs : les autorisations et les jeux d'autorisations permettent d'accéder à des objets et à des champs d'objets. Autrement dit, ils contrôlent les données que les utilisateurs peuvent voir et modifier.

Enregistrements : vous pouvez limiter l'accès à des enregistrements spécifiques en utilisant des rôles et des règles de partage.

JustOn Billing & Invoice Management propose les jeux d'autorisations par défaut suivants :

Jeu d'autorisations Description
JustOn Full Access Accès en lecture/en écriture aux objets JustOn, quelles que soient les restrictions basées sur les rôles.
Peut être utilisé uniquement en combinaison avec le jeu d'autorisations Read/Write.
JustOn Read Only Accès en lecture seule aux objets JustOn.
JustOn Read/Write Accès en lecture et en écriture aux objets JustOn.
Requis pour la création/modification ainsi que pour l'envoi d'emails / l'exportation d'enregistrements.
JustOn Payment Guest Jeu d'autorisations spécifique pour utiliser les intégrations de services de paiement.

Les utilisateurs, rôles et règles de partage d'une organisation doivent être créés individuellement et de manière spécifique à un projet.

Mises à jour et mises à niveau

Salesforce met à jour la plateforme Salesforce trois fois par an (releases du printemps, de l'été et de l'hiver). Toutes les mises à jour sont appliquées automatiquement en temps voulu. De cette manière, Salesforce garantit à tout moment un environnement actuel et sécurisé pour les applications intégrées telles que JustOn.

JustOn Billing & Invoice Management est également mis à jour en permanence. Des releases de nouvelles fonctions ont lieu au moins deux à quatre semaines après la mise à jour de la plateforme Salesforce par Salesforce. Si nécessaire, des releases de correctifs sont publiés plus fréquemment. Le développement, la mise à jour et la résolution des bugs en continu sont essentiels pour l'exploitation dans un cadre légal d'une application de facturation électronique. Cela garantit que le logiciel peut être adapté à l'évolution des réglementations légales sur la protection des données ou aux données fiscales pertinentes et assure une exploitation transparente et sécurisée.

Les personnes qui utilisent JustOn Billing & Invoice Management sont responsables de la mise à jour des logiciels servant à accéder à JustOn Billing & Invoice Management (système d'exploitation, navigateur web, visionneuse de PDF).