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Gérer les soldes

Les factures, les crédits, les paiements, les remboursements, les frais de relance, etc. créent des enregistrements de solde. En conséquence, les soldes font apparaître les débits et les crédits de chaque compte.

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas cependant nécessitent que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Pour plus d'informations sur les données enregistrées avec les écritures de solde, reportez-vous à la référence de l'objet Solde (Balance).

Concepts Soldes

Les soldes sont associés à un compte sous forme 'une relation master-detail.

JustOn additionne les enregistrements de solde pour les factures et pour les comptes, créant ainsi des soldes de factures et des soldes de compte.

  • Le solde du compte est la somme de tous les soldes pour un compte particulier. Un montant positif est considéré comme un débit (créance sur le client), et un montant négatif comme un crédit (dette envers le client)
  • Le solde de la facture est la somme de tous les soldes d'une facture particulière. Si cette somme est égale à 0, la facture est considérée comme "payée" ; si la somme n'est pas égale à zéro, la facture est considérée comme "ouverte".

Le cumul des soldes affecte les champs suivants:

Object Affected Field Field Type Description
Compte Solde Roll-Up Summary (SUM Balance.Amount) Indique la somme de tous les soldes associés à ce compte. Un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit.
Facture Solde Devise (16,2) La somme de tous les soldes pour cette facture. Une facture est considérée comme Payé ou réglée lorsque le solde est égal à zéro.
Statut Picklist Le statut de la facture principale est Ouvert lorsque le solde n'est pas nul, et Payé lorsque le solde est nul.
Date de règlement Date La date à laquelle le règlement de cette facture a été reçu intégralement. Est effacée lorsque le solde n'est pas nul, est fixée à la date du dernier enregistrement de solde lorsque le solde est nul.

Prenons l'exemple suivant : Un client a effectué un paiement en avance pour un produit commandé et un utilisateur l'enregistre, créant un enregistrement de solde de type Prépaiement. Les prépaiements (ou tout autre enregistrement de solde existant) sont considérés comme tels lors de la création de la facture. Lorsque la facture est finalisée (le statut est Ouvert), JustOn génère un enregistrement de solde de type "Facture". Le montant du solde est égal au montant total de la facture. Ensuite, l'utilisateur lettre le règlement final avec la facture, générant un solde de type Paiement. Les enregistrements de solde de la facture peuvent ressembler à ceci:

Enregistrement de solde Montant Date Description
Prépaiement -10 € 2017-03-02 Prépaiement de 10 € reçu du client
Facture 25 € 2017-03-27 Le statut de la facture devient Ouvert avec un montant total de 25 € et une date d'écheance de 2017-03-27
Paiement -15 € 2017-03-31 Restant dû de 15 € versé par le client

Le statut de la facture devient Payé (-10 + 25 -15 = 0) avec une date de règlement de 2017-03-31.

Information complémentaire :

Standard Balance Types EN

Automatic Balance Assignment EN

Pre-Payment Balance EN

Balance Overpayment EN

Payment Balance Transfer EN

Accéder aux soldes

Les soldes sont associés à un compte et peuvent être lettrés à une facture. C'est pourquoi vous accédez généralement aux soldes à partir de ces objets – via la liste relative aux soldes sur le compte ou sur la facture.

Certains cas d'affaires, cependant, peuvent exiger d'accéder aux soldes sans tenir compte de leurs contextes. À cette fin, JustOn fournit l'onglet Soldes.

À savoir

L'onglet Soldes est disponible à partir de la version 2.61 de JustOn. Si vous avez mis à jour JustOn à partir d'une version antérieure, vous devez autoriser explicitement l'accès au nouvel onglet (voir Enabling Balance Tab Access EN).

L'onglet Soldes offre de nombreuses vues d'ensemble des enregistrements de soldes. Par défaut, les listes suivantes sont disponibles:

Nom de la liste d'affichage Description
Tout Montre tous les soldes existants
Paiements Montre tous les soldes de type Paiement ou Prépaiement
Versements Montre tous les soldes de type Versement ou Remboursement
Non-affecté Montre tous les soldes qui ne sont pas affectés à une facture et qui ne sont pas verrouillés
Erreur de validation SEPA Montre tous les soldes avec une erreur de validation SEPA (échec de l'exportation du solde du compte)

Créer des soldes manuellement

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas cependant nécessitent que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Vous pouvez créer des soldes dans deux contextes : soit via un compte, soit via une facture. Si vous partez d'une facture, le nouveau solde est immédiatement affecté à cette facture.

Créer un solde sur un compte

Pour créer un solde à partir du compte :

  1. Ouvrir le compte pour lequel vous voulez créer un solde.
  2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.
  3. Renseigner les détails nécessaires.

    Les détails à fournir obligatoirement sont le compte, la date et le montant.

    Noter qu'un montant positif est considéré comme un débit, et qu'un montant négatif est considéré comme un crédit du point de vue du compte client.

  4. Cliquer sur Sauvegarder.

    Cela crée le nouvel enregistrement de solde, le rendant disponible pour être affecté à toute facture du compte client, qu'elle soit Ouvert ou en mode brouillon.

Créer un solde sur une facture

Pour créer un solde à partir d'une facture :

  1. Ouvrir la facture pour laquelle vous voulez créer un nouveau solde.
  2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.
  3. Renseigner les détails nécessaires.

    Noter que le montant du solde est pré-rempli avec le montant ouvert de la facture.

  4. Cliquer sur Sauvegarder.

    Cela crée un nouvel enregistrement de solde, affecté directement à la facture.

Supprimer les enregistrements de solde

Vous pouvez supprimer les enregistrements de solde incorrects ou les enregistrements de solde qui ont été créés par erreur ou rendus obsolètes.

  1. Ouvrir le solde que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquer sur Supprimer, puis Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

Contrôler manuellement les affectations

Vous pouvez affecter manuellement les soldes existants aux brouillons ou aux factures Ouverts. Il existe deux options pour ce faire:

  • Affecter des soldes de compte disponibles vers plusieures factures à partir de la liste d'affichage, ou
  • Lettrer un solde de type paiment avec une facture individuelle d'un compte particulier.

En cas d'affectation incorrecte, vous pouvez revoquer celle-ci.

Si un solde de paiement est affecté à un mauvais compte ou à une mauvaise facture, vous pouvez déplacer le solde vers un autre compte et, éventuellement, l'affecter à une autre facture.

Affecter des soldes à plusieures factures manuellement

Pour affecter les soldes des comptes disponibles à plusieurs factures à partir d'une liste d'affichage :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une liste d'affichage appropriée.

    La liste d'affichage Vus récemment ne montre pas le boutton Affecter Soldes.

  2. Sélectionnez les factures que vous souhaitez inclure dans l'affectation du solde, ou laissez toutes les cases non cochées pour inclure toutes les factures de la liste dans l'affectation.

  3. Cliquer afin d'ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Affecter Soldes.
  4. Cliquer Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

    Cela affecte tous les soldes de comptes disponibles aux factures Ouverts ou en mode brouillon des comptes correspondants.

Affectuer un solde à une facture manuellement

Afin de lettrer un solde de type paiement à une facture d'un compte particulier :

  1. Ouvrir la facture que vous souhaitez lettrer avec un solde de paiement.
  2. Cliquer Enregistrer Paiement.

    Cela montre deux sous-onglets:

    • Affecter un solde existant : vous permet d'affecter un solde de compte disponible à la facture.
    • Créer un nouveau solde : vous permet de créer un nouveau solde, affecté directement à la facture.

    S'il n'y a pas de soldes disponibles au compte, seul le sous-onglet Créer un nouveau solde vous est présenté.

  3. Sur le sous-onglet Affecter un solde existant, selectionner le solde que vous souhaitez lettrer avec la facture en cours, et cliquer sur Affecter.

    L'option Fractionner Paiements permet de distribuer le surplus du solde, indépendemment du paramètre Autoriser surplus.

  4. Sur le sous-onglet Créer un nouveau solde, renseigner les détails du solde nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder.

    Noter que le montant du solde est pré-rempli avec le montant ouvert de la facture.

    Selon votre sélection, cela affecte le solde sélectionné à la facture active ou crée le nouvel enregistrement de solde, et l'applique immédiatement à la facture active. Cela réduit par conséquence le montant à payer de la facture, ou, si le solde est complètement équilibré, met la facture (ouverte) en Payé.

Manually Unassigning Balance From Invoice

  1. Open the Invoices tab.
  2. Click the number of the invoice you want to modify to open the detail view.
  3. In the Balances section, click the number of the balance you want to unassign.
  4. Click Unregister Payment, then click Continue to confirm and complete the operation.

    This revokes the assignment of the selected balance to the current invoice, removing the balance amount from the invoice balance.

Moving Balance to New Account

  1. Open the balance you want to move.
  2. Click Move Payment.
  3. In the New Assignment section, select the account to which you want to move the current balance.

    This displays the open invoices of this account.

  4. Optionally, select an invoice to which you want to assign the current balance.

  5. Click Continue to confirm and complete the operation.

    This transfers the current balance to the new target account and, if selected, immediately assigns it to the target invoice.

Refunding Payment

Using the payment page shipped with the JustOn Self-Service Extension, businesses can provide their customers the option to directly pay their invoices. To this end, the JustOn Self-Service Extension can integrate with payment service providers.

Depending on your payment service provider integration, you can use JustOn's balance management functionality to directly refund a payment made via the payment page of the JustOn Self-Service Extension.

Info

The Stripe integration supports the payment refund via the Stripe Dashboard as well as using the Refund button on the Balance detail page.

The Mollie integration supports the payment refund via the Mollie Dashboard.

Refunding a payment balance directly returns the specified amount to the customer. In JustOn, this operation creates a balance record of the type Refund for the account.

Note

In order to refund a payment from the corresponding Balance detail page, the following conditions must be met:

  • The type of the balance is Payment.
  • The payment has been made via the payment provider Stripe.
  • There is no pending Stripe refund.
  • There is no previously failed refund for the selected payment.
  • The payment is not yet fully refunded.
  • The Refund button is made available on the Balance detail page.
  1. Open the balance you want to refund.
  2. Click Refund.
  3. Optionally, adjust the amount to be refunded.

    If there is already a partial refund for the payment balance, the Refund page shows the total refunded amount and the available refund amount.

  4. Optionally, select a refund reason.

    The following refund reasons are available:

    • None
    • Duplicate
    • Fraudulent
    • Requested by the Customer

    If you believe the charge to be fraudulent, specifying fraudulent as the reason will add the associated card and email to your Stripe block lists, and will also help Stripe to improve their fraud detection algorithms.

  5. Click Refund Payment to confirm and complete the operation.

    This starts the refund process and returns you to the original payment balance.

Info

Allow some minutes for the refund to be processed by the payment service. On successful completion, JustOn creates a refund balance. In case of errors, JustOn creates a corresponding payment entry.

For details about a payment transaction, possible errors, etc., click Show Transaction in Stripe Dashboard.

For details about the refund handling, see Stripe Refund Handling.

Exporting Bank Transfer Orders from Balances

  1. Select the list view Unassigned.
  2. Select the checkboxes next to the balances you want to export, or leave all checkboxes unmarked to include all listed balances.
  3. Click to open the action menu, then select Export.

    export_payment
    Exporting account balance data

  4. Specify the export period as required.

    This limits the export to balances of the specified date range.

    Leaving the start and end dates blank includes all balances in the current list selection.

  5. Select the export configuration settings you want to apply.

    The configuration settings define the type of bank transfer orders you export (debit or credit orders).

  6. Set a payment date.

    The payment date must be two to five days in the future. For details, ask your bank.

  7. Optionally, select or deselect the Create Reverse Balances checkbox(es).

    This overwrites the preconfigured Create Payments setting made in the export configuration.

  8. Click Continue.

    This exports the bank transfer orders for the balances included in the current list selection and the specified date range according to the selected export configuration.

    If you have selected the option Create Reverse Balances, JustOn creates reverse balances for the exported balances to offset their amount.

    The exported balances as well as the generated reverse balances are locked - the Locked field is set true, and the Locked Reason is set to SEPA Export. Locked balances are exempt from certain business processes like (further) exports or automatic balance assignment.

Next steps:

Setting Up Balance Management Options

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