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Gérer les soldes

Dans le domaine bancaire et comptable, le solde désigne un montant en argent dû sur un compte qui résulte de transactions de débit et de crédit.

Dans JustOn en particulier, les opérations commerciales telles que finaliser des factures ou des crédits, affecter des paiements, effectuer des remboursements, appliquer des pénalités de relance, etc. créent des enregistrements individuels de soldes. Ainsi, les soldes indiquent les débits et les crédits pour chaque compte.

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas nécessitent cependant que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Pour plus d'informations sur les données enregistrées avec les écritures de solde, reportez-vous à la référence d'objet Balance.

Concepts sur les soldes

Les soldes sont associés à un compte sous la forme d'une relation maître-détail.

JustOn additionne les enregistrements de soldes pour les factures ou les comptes, ce qui crée des soldes de facture et des soldes de compte.

  • Le solde du compte est la somme de tous les soldes pour un compte particulier. Un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit.
  • Le solde de la facture est la somme de tous les soldes d'une facture particulière. Si cette somme est égale à 0, la facture a le statut Payé; si la somme n'est pas égale à zéro, la facture est considérée comme Ouvert.

Le cumul des soldes affecte les champs suivants :

Objet Champ affecté Type de champ Description
Compte Solde Récapitulatif de cumul (SUM Balance.Amount) Indique la somme de tous les soldes associés à ce compte. Un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit.
Facture Solde Devise (16,2) La somme de tous les soldes pour cette facture. Une facture est considérée comme payée ou réglée lorsque le solde est égal à zéro.
Statut Liste de sélection Le statut de la facture principale est Ouvertlorsque le solde n'est pas nul, et Payélorsque le solde est nul.
Date Paiement Date La date à laquelle le règlement de cette facture a été reçu intégralement. Ce champ est effacé lorsque le solde n'est pas nul, et est fixé à la date du dernier enregistrement de solde lorsque le solde est nul.

Prenons l'exemple suivant : un client a versé un acompte pour un produit commandé et un utilisateur l'enregistre, créant un enregistrement de solde de type Acompte. Les acomptes (ou tout autre enregistrement de solde existant) sont considérés comme tels lors de la création de la facture. Lorsque la facture est finalisée (son statut est Ouvert), JustOn génère un enregistrement de solde de type Facture. Le montant du solde est égal au montant total de la facture. Ensuite, l'utilisateur lettre le règlement final avec la facture, générant un solde de type Paiement. Les enregistrements de solde de facture peuvent ressembler à ceci :

Enregistrement de solde Montant Date Description
Acompte -10 € 2017-03-02 Acompte de 10 € reçu du client
Facture 25 € 2017-03-27 Change le statut pour Ouvertavec montant total de 25 € et une date d'échéance le 2017-03-27
Paiement -15 € 2017-03-31 Restant dû de 15 € versé par le client

Le statut de la facture devient Payé(-10 + 25 -15 = 0) avec pour date de règlement le 2017-03-31.

Informations complémentaires :

Standard Balance Types EN
Automatic Balance Assignment EN
Pre-Payment Balance EN
Balance Overpayment EN
Payment Balance Transfer EN

Accéder aux soldes

Les soldes sont associés à un compte et peuvent être lettrés à une facture. C'est pourquoi vous accédez généralement aux soldes à partir de ces contextes - via la liste relative aux soldes sur le compte ou sur la facture.

Certains cas de figure peuvent cependant nécessiter d'accéder aux soldes sans tenir compte de leur contexte. À cette fin, JustOn fournit l'onglet Soldes.

À savoir

L'onglet Soldes est disponible à partir de la version 2.61 de JustOn. Si vous avez mis à jour JustOn à partir d'une version antérieure, vous devez autoriser explicitement l'accès au nouvel onglet (voir Enabling Balance Tab Access EN).

L'onglet Soldes offre de nombreuses vues par liste des enregistrements de soldes. Par défaut, les listes suivantes sont disponibles :

Nom de la vue par liste Description
Tout Montre tous les soldes existants
Paiements Montre tous les soldes de type Paiement ou Acompte
Versements (Payouts) Montre tous les soldes de type Versement ou Remboursement
Non affecté Montre tous les soldes qui ne sont pas affectés à une facture et qui ne sont pas verrouillés.
Erreur de validation SEPA Montre tous les soldes avec une erreur de validation SEPA (échec de l'exportation du solde du compte)

Créer des soldes manuellement

À savoir

En général, JustOn crée des soldes automatiquement lors d'opérations spécifiques, par exemple, la finalisation des factures, l'affectation des entrées de paiement, etc. Certains cas nécessitent cependant que les soldes soient créés manuellement, comme les versements d'acompte ou les paiements.

Vous pouvez créer des soldes dans deux contextes : soit via un compte, soit via une facture. Si vous partez d'une facture, le nouveau solde est immédiatement affecté à cette facture.

Créer un solde sur un compte

Pour créer un solde à partir d'un compte :

  1. Ouvrir le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau solde.
  2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.
  3. Renseigner les détails nécessaires.

    Les détails à fournir obligatoirement sont le compte, la date et le montant.

    Notez qu'un montant positif est considéré comme un débit, et un montant négatif comme un crédit du point de vue du compte.

  4. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela crée le nouvel enregistrement de solde, le rendant disponible pour être affecté à toute facture du compte client, qu'elle soit ouverte ou en mode brouillon.

Créer un solde sur une facture

Pour créer un solde à partir d'une facture :

  1. Ouvrir la facture pour laquelle vous voulez créer un nouveau solde.
  2. Dans la liste relative aux soldes, cliquer sur Nouveau.
  3. Renseigner les détails nécessaires.

    Notez que le montant du solde est prérempli avec le montant ouvert de la facture.

  4. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela crée un nouvel enregistrement de solde, affecté directement à la facture.

Supprimer des enregistrements de solde

Vous pouvez supprimer les enregistrements de solde incorrects ou les enregistrements de solde qui ont été créés par erreur ou rendus obsolètes.

  1. Ouvrir le solde à supprimer.
  2. Cliquer sur Supprimer, puis sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

Contrôler manuellement les affectations

Vous pouvez affecter manuellement les soldes existants aux brouillons de facture ou aux factures ouvertes. Il existe deux options pour ce faire :

Si celle-ci est incorrecte, vous pouvez révoquer l'affectation.

Si un solde de paiement est affecté à un mauvais compte ou à une mauvaise facture, vous pouvez transférer le solde vers un autre compte et, éventuellement, l'affecter à une autre facture.

Affecter des soldes à plusieurs factures manuellement

Pour affecter les soldes des comptes disponibles à plusieurs factures à partir d'une vue par liste :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La vue par liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Assigner les balances.

  2. Sélectionner les factures à inclure dans l'affectation du solde, ou laisser toutes les cases non cochées pour inclure toutes les factures de la liste dans l'affectation.

  3. Cliquer sur afin d'ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Assigner les balances.
  4. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

    Cela affecte tous les soldes de comptes disponibles aux factures ouvertes ou en mode brouillon des comptes correspondants.

Affecter un solde à une facture manuellement

Pour lettrer un solde de type Paiement à une facture d'un compte particulier :

  1. Ouvrir la facture à lettrer avec un solde de paiement.
  2. Cliquer sur Enregistrer paiement.

    Cela affiche deux sous-onglets :

    • Affecter un solde existant: vous permet d'affecter un solde de compte disponible à la facture.
    • Créer un nouveau solde: vous permet de créer un nouveau solde, affecté directement à la facture.

    S'il n'y a pas de soldes disponibles, seul le sous-onglet Créer un nouveau solde vous est présenté.

  3. Sur le sous-onglet Affecter un solde existant, sélectionner le solde que vous souhaitez lettrer avec la facture en cours et cliquer sur Affecter.

    L'option Fractionner Paiements permet de distribuer le surplus du solde (voir Balance Overpayment EN), indépendamment du paramètre Allow Overpayments (voir Enabling Balance overpayment EN).

  4. Dans le sous-onglet Créer un nouveau solde, spécifier les détails du solde requis, puis cliquer sur Enregistrer.

    Notez que le montant du solde est prérempli avec le montant ouvert de la facture.

    Selon votre sélection, cela affecte le solde sélectionné à la facture active et crée le nouvel enregistrement de solde, ce qui l'applique immédiatement à la facture active. Cela réduit ainsi le montant à payer pour la facture ou, si cela le compense entièrement, cela définit la facture (ouverte) comme Payé.

Annuler manuellement l'affectation d'un solde à partir d'une facture

  1. Ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture à modifier pour ouvrir sa vue détaillée.
  3. Dans la section Soldes, cliquer sur le numéro du solde pour lequel annuler l'affectation.
  4. Cliquer sur Annuler le rapprochement, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

    Cela révoque l'affectation du solde sélectionné à la facture active et retire le montant du solde du solde de la facture.

Transférer un solde vers un nouveau compte

  1. Ouvrir le solde à transférer.
  2. Cliquer sur Transférer Paiement.
  3. Dans la section Nouvelle affectation, sélectionner le compte vers lequel transférer le solde actif.

    Cela affiche les factures ouvertes pour ce compte.

  4. Si souhaité, sélectionner une facture à laquelle affecter le solde actif.

  5. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

    Cela transfère le solde actif vers le nouveau compte cible et, si sélectionnée, l'affecte immédiatement à la facture cible.

Rembourser un paiement

À l'aide de la page de paiement livrée avec l'add-on JustOn Self-Service Portal, les entreprises peuvent proposer à leur clientèle l'option de payer directement leurs factures. À cette fin, l'add-on JustOn Self-Service Portal peut être intégrée à des prestataires de services de paiement (voir Payment Provider Integration EN).

Selon votre prestataire de services de paiement intégré, vous pouvez utiliser la fonction de gestion des soldes de JustOn pour rembourser directement un paiement effectué via la page de paiement de l'extension JustOn Self-Service.

À savoir

L'intégration de Stripe prend en charge le remboursement de paiements via le Dashboard Stripe ainsi que l'utilisation du bouton Rembourser sur la page détaillée Solde.

L'intégration de Mollie prend en charge le remboursement de paiements via le Dashboard Mollie.

Rembourser un solde de paiement renvoie directement le montant spécifié au client. Dans JustOn, cette opération crée un enregistrement de solde du type Remboursement pour le compte.

À noter

Pour rembourser un paiement à partir de la page détaillée du solde correspondante, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Le type de solde est Paiement.
  • Le paiement a été effectué via le prestataire de paiements Stripe.
  • Il n'y a pas de remboursement de Stripe en attente.
  • Il n'y a pas eu précédemment d'échec de remboursement pour le paiement sélectionné.
  • Le paiement n'est pas encore entièrement remboursé.
  • Le bouton Remboursement est disponible sur la page détaillée du solde (voir Enabling Payment Refund EN).
  1. Ouvrir le solde à rembourser.
  2. Cliquer sur Rembourser.
  3. Si souhaité, modifier le montant à rembourser.

    Si un remboursement partiel existe déjà pour le solde des paiements, la page Rembourser affiche le montant total remboursé et le montant de remboursement disponible.

  4. Sélectionner une raison pour le remboursement (facultatif).

    Les raisons suivantes sont disponibles pour le remboursement :

    • Aucune
    • Doublon
    • Frauduleux
    • Demandé par le client

    Si vous soupçonnez que cette transaction est frauduleuse et que vous spécifiez Frauduleux comme raison, cela ajoutera la carte et l'email associés à vos listes de blocage Stripe et contribuera également à l'amélioration de l'algorithme de détection des fraudes de Stripe.

  5. Cliquer sur Rembourser afin de confirmer et de finaliser l'opération.

    Cela lance le processus de remboursement et vous renvoie au solde de paiement initial.

À savoir

Patientez quelques minutes jusqu'à ce que le remboursement soit traité par le service de paiement. Une fois celui-ci effectué, JustOn crée un solde de remboursement. En cas d'erreur, JustOn crée un encaissement correspondant.

Pour plus de détails sur une transaction de paiement, de possibles erreurs, etc., cliquer sur Afficher la transaction dans le Dashboard Stripe.

Pour plus de détails sur la gestion des remboursements, voir Stripe Refund Handling EN.

Exporter des ordres de virement bancaire à partir de soldes

Une fois la configuration effectuée (voir Enabling Balance Export EN), vous pouvez exporter les ordres de virement SEPA à partir de l'onglet Soldes ou à partir de la liste relative aux soldes d'un compte.

À savoir

Si nécessaire, vous pouvez configurer un filtre de vue par liste pour afficher uniquement les soldes pertinents. Les critères de filtre peuvent comprendre le type de solde (Paiement ou Acompte), le montant (valeurs négatives) ou la date.

  1. Ouvrir la vue par liste des soldes souhaitée.

    En cas d'exportation depuis l'onglet Soldes :

    1. Ouvrir l'onglet Soldes.
    2. Sélectionner la vue par liste Non affecté.
    3. Cocher les cases situées à côté des soldes à exporter ou ne cocher aucune case afin d'inclure tous les soldes de la liste.

    En cas d'exportation depuis le compte :

    1. Ouvrir le compte pour lequel exporter des ordres de virement bancaire à partir de soldes.
    2. Naviguer vers la liste relative aux soldes.
    3. Si souhaité, cliquer sur Afficher tout et cocher les cases situées à côté des soldes à exporter.
      En l'absence de sélection, tous les soldes seront inclus dans l'exportation.
  2. Cliquer sur Exporter.

  3. Sélectionner les paramètres d'exportation à appliquer.
  4. Définir une date de paiement.

    Par défaut, la date du solde est utilisée. S'agissant des soldes pour lesquels la date est située dans le passé, JustOn corrige la date de paiement à TODAY + 2.

    La date de paiement doit être située deux à cinq jours dans le futur. Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre banque.

  5. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Créer des soldes inverses.

    Cela écrase le paramètre préconfiguré Créer les paiements défini dans la configuration de l'exportation.

  6. Cliquer sur Continuer.

    Cela exporte les ordres de virement bancaire pour les soldes inclus dans la liste de sélection active et dans la plage de date spécifiée conformément à la configuration de l'exportation sélectionnée. Vous trouverez les fichiers SEPA exportés au format XML à l'emplacement défini dans la configuration de l'exportation sélectionnée ou, si celui-ci n'est pas spécifié, dans l'onglet Fichiers de Salesforce, dans le groupe Dont je suis propriétaire.

    Si vous avez sélectionné l'option Créer des soldes inverses, JustOn crée des soldes inverses pour les soldes exportés afin de compenser leur montant.

    À noter

    Selon le nombre d'ordres de transfert traités, la taille du fichier XML SEPA peut être trop grande. C'est pourquoi JustOn tronque le fichier SEPA au format XML lorsqu'il atteint environ 3 Mo et génère un autre fichier.

    Dans tous les cas, ayez conscience des éventuelles limitations du système bancaire cible. Vérifiez avec votre banque combien d'entrées sont autorisées par fichier XML et quelle est la taille maximale des fichiers XML.

À savoir

Les soldes exportés ainsi que les soldes inverses générés sont verrouillés. Le champ Verrouillé est défini comme true et la Raison Verrouillage est définie comme Export SEPA. Les soldes verrouillés sont exemptés de certains processus de l'entreprise, tels qu'exportation (supplémentaire) ou affectation automatique de solde (voir Automatic Balance Assignment EN).

Prochaines étapes :

Setting Up Balance Management Options EN

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