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Exporter des factures

L'activité de votre entreprise peut nécessiter l'exportation de factures ou d'écritures comptables qui doivent être importées dans des systèmes comptables externes comme DATEV, SAP ou Microsoft Dynamics. Habituellement, ces systèmes comptables requièrent des fichiers CSV spécifiquement formatés afin d'importer ces données, y compris les lignes de la facture et les données fiscales. À cette fin, JustOn fournit un mécanisme d'exportation CSV flexible. Il vous permet de configurer et d'exécuter des exportations de factures ou d'écritures comptables en fonction de vos besoins.

À savoir

Notez que l'exportation de factures n'est pas liée aux fichiers PDF de factures. Pour envoyer des fichiers PDF générés, utilisez la fonction de redistribution.

Historique des exportations d'une facture

Outre le fichier d'exportation en lui-même (CSV ou SEPA XML, selon le paramètre d'exportation appliqué), l'opération d'exportation produit un enregistrement de l'historique des exportations de la facture pour chaque facture exportée. L'historique contient les informations suivantes :

  • Heure de l'exportation
  • Date d'échéance effective (pour les versements échelonnés)
  • Nom du fichier et lien vers le fichier exporté
  • Case indiquant si un solde de paiement a été créé
  • Case contrôlant s'il faut empêcher les exportations répétées
  • Case indiquant si une facture a été exportée plus d'une fois (exportation forcée)

    Le champ Nombre de Fois Exporté sur la facture indique le décompte du nombre d'exportations.

Pour plus de détails sur la configuration de l'export CSV, reportez-vous à la page Configuring Invoice CSV Export EN.

À savoir

À partir de JustOn 2.49, Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content sont activées.

Exécuter une exportation

Vous pouvez exporter les factures à partir de la vue par liste des factures.

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La vue par liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Exporter.

  2. Cocher les cases situées à côté des factures à exporter ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Exporter.
  4. Spécifier la période d'exportation requise.

    Cela limite l'exportation aux factures de la plage de dates spécifiée.

    Laisser la date de début et la date de fin vides permet d'inclure toutes les factures de la liste active.

  5. Sélectionner les paramètres d'exportation à appliquer.

  6. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Créer les paiements.

    Cela écrase le paramètre préconfiguré défini dans la configuration de l'exportation.

  7. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Forcer l'exportation.

    Cela permet d'exporter les factures plus d'une fois.

    Utilisez cette option avec grande précaution. Des exportations multiples risquent de provoquer des erreurs ou des opérations incorrectes dans le système cible.

  8. Cliquer sur Continuer.

    Cela exporte les factures inclues dans la sélection par liste active et dans la plage de dates spécifiée vers un fichier CSV, conformément à la configuration de l'exportation sélectionnée.

    Si vous avez sélectionné l'option Créer les paiements, JustOn crée des soldes de paiement et définit les factures initiales sur Payé ou Réglé, respectivement.

    Vous trouverez le fichier exporté à l'emplacement défini dans la configuration de l'exportation sélectionnée ou, si celui-ci n'est pas spécifié, dans l'onglet Fichiersde Salesforce, dans le groupe Mes fichiers.

À noter

Afin d'éviter les erreurs de base de données dans Salesforce, assurez-vous d'exécuter l'exportation des factures au maximum une fois par jour.

Passer en revue les résultats de l'exportation

Outre le fichier d'exportation en lui-même (CSV ou SEPA XML, selon le paramètre d'exportation appliqué), l'opération d'exportation produit un enregistrement de l'historique des exportations de la facture pour chaque facture exportée. L'historique contient les informations suivantes :

  • Heure de l'exportation
  • Date d'échéance effective (pour les versements échelonnés)
  • Nom du fichier et lien vers le fichier exporté
  • Case indiquant si un solde de paiement a été créé
  • Case contrôlant s'il faut empêcher les exportations répétées
  • Case indiquant si une facture a été exportée plus d'une fois (exportation forcée)

Le champ Nombre de Fois Exporté sur la facture indique le décompte du nombre d'exportations.

À savoir

L'historique des exportations d'une facture est disponible à partir de la version JustOn 2.63.

Les factures précédemment exportées sont ignorées si le champ Exporté vers n'est pas vide.

Les enregistrements de l'historique des exportations d'une facture sont accessibles via la liste Historique des exportations de la facture sur la facture :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture pour voir les détails de la facture.
  3. Dans la liste des liens rapides liée, sélectionner Historique Export de Facture.

    Cela affiche les entrées de l'historique des exportations de la facture active.

  4. Cliquer sur le nom de l'enregistrement de l'historique des exportations d'une facture pour afficher les détails de l'exportation.

À noter

Assurez-vous de ne pas supprimer par inadvertance les enregistrements de l'historique des exportations d'une facture. Pour certaines configurations d'exportation CSV et pour toutes les exportations SEPA, ces enregistrements servent à prévenir l'exportation répétée d'une facture.