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Exporter des ordres de virement bancaire

Il est possible que votre entreprise souhaite exporter des ordres de virement bancaire pour des soldes de facture ou de compte, un moyen courant de collecter des paiements (voir Understanding Payment Collection). Ces ordres de paiement peuvent ensuite être utilisés directement par les banques pour déclencher les opérations de paiement correspondantes.

JustOn prend en charge deux exécutions communes d'ordres de virement bancaire (interchangeables) :

S'agissant des factures ouvertes pour lesquelles la méthode de paiement est SEPA (voir Payment Method SEPA EN), vous utilisez l'exportation de factures pour générer des fichiers SEPA au format XML pour les débits ou les crédits (selon que le montant figurant sur la facture est positif ou négatif).

Historique des exportations d'une facture

Outre le fichier d'exportation en lui-même (CSV ou SEPA XML, selon le paramètre d'exportation appliqué), l'opération d'exportation produit un enregistrement de l'historique des exportations de la facture pour chaque facture exportée. L'historique contient les informations suivantes :

  • Heure de l'exportation
  • Date d'échéance effective (pour les versements échelonnés)
  • Nom du fichier et lien vers le fichier exporté
  • Case indiquant si un solde de paiement a été créé
  • Case contrôlant s'il faut empêcher les exportations répétées
  • Case indiquant si une facture a été exportée plus d'une fois (exportation forcée)

    Le champ Nombre de Fois Exporté sur la facture indique le décompte du nombre d'exportations.

Vous pouvez également exporter des ordres de virement SEPA à partir de soldes de compte des types Paiementou Acomptequi ne sont pas affectés à une facture. Lors de l'exportation de soldes de compte, les soldes exportés ainsi que les soldes inverses générés (si configurés) sont verrouillés. Les soldes verrouillés sont exemptés de certains processus de l'entreprise, tels qu'exportation (supplémentaire) ou affectation automatique de solde (voir Automatic Balance Assignment EN).

À savoir

Généralement, JustOn recommande d'exporter régulièrement les ordres de virement bancaire SEPA.

À partir de JustOn 2.49, Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content sont activées.

Pour en savoir plus sur la configuration de l'exportation des ordres de paiement, voir Configuring SEPA Direct Debit Export EN et Configuring SEPA Credit Export EN.

Exporter des ordres de virement bancaire de facture

Une fois configuré, vous pouvez exporter des ordres de virement bancaire à partir de la vue par liste des factures.

À savoir

Lors de l'exportation d'ordres de virement bancaire à partir de factures, JustOn détermine automatiquement la plage de dates pertinente et ignore toute plage de dates spécifiée. La Prochaine Date d'Echéance est importante pour les ordres de virement bancaire conformes à SEPA. Elle doit être située dans le passé ou comprise dans les 14 prochains jours.

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La vue par liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Exporter.

  2. Cocher les cases situées à côté des factures pour lesquelles exporter des ordres de virement bancaire ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Exporter.
  4. Sélectionner les paramètres d'exportation à appliquer.

    Les paramètres de configuration définissent le type d'ordres de virement bancaire à exporter (ordres de débit ou de crédit).

  5. Si souhaité, définir une date de paiement spécifique.

    Par défaut, la Prochaine Date d'Echéance est utilisée.

    S'agissant des factures pour lesquelles la Prochaine Date d'Echéance est située dans le passé, JustOn corrige la date de paiement à TODAY + 2. Toute date de paiement spécifiée manuellement au-delà des 14 jours suivant la date du jour sera corrigée pour entrer dans la plage de dates autorisée.

  6. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Créer les paiements.

    Cela écrase le paramètre préconfiguré défini dans la configuration de l'exportation.

  7. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Forcer l'exportation.

    Cela permet d'exporter les factures plus d'une fois.

    Forcer l'exportation n'a aucune incidence sur les factures ayant été exportées précédemment vers un fichier SEPA au format XML avec Créer les paiements activé et qui ont donc le statut Payé ou Réglé.

    Utilisez cette option avec grande précaution. Des exportations multiples risquent de provoquer des erreurs ou des opérations incorrectes dans le système cible.

  8. Cliquer sur Continuer.

    Cela exporte les ordres de virement bancaire pour les factures inclues dans la liste de sélection active et dans la plage de dates spécifiée conformément à la configuration de l'exportation sélectionnée. Vous trouverez les fichiers SEPA exportés au format XML à l'emplacement défini dans la configuration de l'exportation sélectionnée ou, si celui-ci n'est pas spécifié, dans l'onglet Fichiersde Salesforce, dans le groupe Mes fichiers.

    Si vous avez sélectionné l'option Créer les paiements, JustOn crée des soldes du type Paiement ou Versement (payout), selon le type des ordres de paiement exportés (débit ou crédit), et définit le statut des factures initiales comme Payé ou Réglé, respectivement.

À noter

Selon le nombre d'ordres de transfert traités, la taille du fichier XML SEPA peut être trop grande. C'est pourquoi JustOn tronque le fichier SEPA au format XML lorsqu'il atteint environ 3 Mo et génère un autre fichier.

Dans tous les cas, ayez conscience des éventuelles limitations du système bancaire cible. Vérifiez avec votre banque combien d'entrées sont autorisées par fichier XML et quelle est la taille maximale des fichiers XML.

Passer en revue les résultats de l'exportation

Outre le fichier d'exportation en lui-même (CSV ou SEPA XML, selon le paramètre d'exportation appliqué), l'opération d'exportation produit un enregistrement de l'historique des exportations de la facture pour chaque facture exportée. L'historique contient les informations suivantes :

  • Heure de l'exportation
  • Date d'échéance effective (pour les versements échelonnés)
  • Nom du fichier et lien vers le fichier exporté
  • Case indiquant si un solde de paiement a été créé
  • Case contrôlant s'il faut empêcher les exportations répétées
  • Case indiquant si une facture a été exportée plus d'une fois (exportation forcée)

    Le champ Nombre de Fois Exporté sur la facture indique le décompte du nombre d'exportations.

À savoir

L'historique des exportations d'une facture est disponible à partir de la version JustOn 2.63.

Les factures précédemment exportées sont ignorées si le champ Exporté vers n'est pas vide.

Les enregistrements de l'historique des exportations d'une facture sont accessibles via la liste Historique des exportations de la facture sur la facture :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture pour voir les détails de la facture.
  3. Dans la liste des liens rapides liée, sélectionner Historique Export de Facture.

    Cela affiche les entrées de l'historique des exportations de la facture active.

  4. Cliquer sur le nom de l'enregistrement de l'historique des exportations d'une facture pour afficher les détails de l'exportation.

À noter

Assurez-vous de ne pas supprimer par inadvertance les enregistrements de l'historique des exportations d'une facture. Pour certaines configurations d'exportation CSV et pour toutes les exportations SEPA, ces enregistrements servent à prévenir l'exportation répétée d'une facture.

Exporter des ordres de virement bancaire de solde

Une fois la configuration effectuée, vous pouvez exporter les ordres de virement SEPA à partir de l'onglet Soldes ou à partir de la liste relative aux soldes d'un compte.

À savoir

Si nécessaire, vous pouvez configurer un filtre de vue par liste pour afficher uniquement les soldes pertinents. Les critères de filtre peuvent comprendre le type de solde (Paiement ou Acompte), le montant (valeurs négatives) ou la date.

  1. Ouvrir la vue par liste des soldes souhaitée.

    En cas d'exportation depuis l'onglet Soldes :

    1. Ouvrir l'onglet Soldes.
    2. Sélectionner la vue par liste Non affecté.
    3. Cocher les cases situées à côté des soldes à exporter ou ne cocher aucune case afin d'inclure tous les soldes de la liste.

    En cas d'exportation depuis le compte :

    1. Ouvrir le compte pour lequel exporter des ordres de virement bancaire à partir de soldes.
    2. Naviguer vers la liste relative aux soldes.
    3. Si souhaité, cliquer sur Afficher tout et cocher les cases situées à côté des soldes à exporter.
      En l'absence de sélection, tous les soldes seront inclus dans l'exportation.
  2. Cliquer sur Exporter.

  3. Sélectionner les paramètres d'exportation à appliquer.
  4. Définir une date de paiement.

    Par défaut, la date du solde est utilisée. S'agissant des soldes pour lesquels la date est située dans le passé, JustOn corrige la date de paiement à TODAY + 2.

    La date de paiement doit être située deux à cinq jours dans le futur. Pour de plus amples informations, veuillez contacter votre banque.

  5. Si souhaité, cocher ou décocher la/les case(s) Créer des soldes inverses.

    Cela écrase le paramètre préconfiguré Créer les paiements défini dans la configuration de l'exportation.

  6. Cliquer sur Continuer.

    Cela exporte les ordres de virement bancaire pour les soldes inclus dans la liste de sélection active et dans la plage de date spécifiée conformément à la configuration de l'exportation sélectionnée. Vous trouverez les fichiers SEPA exportés au format XML à l'emplacement défini dans la configuration de l'exportation sélectionnée ou, si celui-ci n'est pas spécifié, dans l'onglet Fichiersde Salesforce, dans le groupe Mes fichiers.

    Si vous avez sélectionné l'option Créer des soldes inverses, JustOn crée des soldes inverses pour les soldes exportés afin de compenser leur montant.

À noter

Selon le nombre d'ordres de transfert traités, la taille du fichier XML SEPA peut être trop grande. C'est pourquoi JustOn tronque le fichier SEPA au format XML lorsqu'il atteint environ 3 Mo et génère un autre fichier.

Dans tous les cas, ayez conscience des éventuelles limitations du système bancaire cible. Vérifiez avec votre banque combien d'entrées sont autorisées par fichier XML et quelle est la taille maximale des fichiers XML.

À savoir

Les soldes exportés ainsi que les soldes inverses générés sont verrouillés. Le champ Verrouillé est défini comme true et la Raison Verrouillage est définie comme Export SEPA. Les soldes verrouillés sont exemptés de certains processus de l'entreprise, tels qu'exportation (supplémentaire) ou affectation automatique de solde (voir Automatic Balance Assignment EN).