Finaliser des factures

Les nouvelles factures ont le statut Brouillon. Vous pouvez vérifier l’exactitude des brouillons de factures et les éditer si nécessaire. Approuver un brouillon de facture revient à le finaliser. Ce processus

• définit le statut sur Ouvert – la facture devient alors effective, c'est-à-dire qu'elle doit être payée (et est inaltérable),
• définit la date de la facture (si elle n'a pas été définie antérieurement lors de la création de la facture ou en utilisant la Date de facture privilégiée sur les souscriptions),
• définit un numéro unique basé sur la numérotation configurée pour les factures (voir Counters and Number Ranges EN) et

• crée des documents PDF.

  Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

  Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content soient activées.

À savoir

L'intégration de JustOn Billing & Invoice Management avec JustOn Cash Management requiert que les utilisateurs qui finalisent des factures disposent de l'ensemble d'autorisations JustOn Payments Read/Write.

Vous pouvez finaliser

• une facture individuellement à partir de sa vue détaillée,
• des factures sélectionnées dans la liste des factures (sous l'onglet Factures ou dans la vue détaillée de la chaîne de facturation), ou
• toutes les factures ayant le statut Brouillon en même temps.

Afin d'appliquer la bonne taxe, assurez-vous que les lignes de facture aient une période de service correctement définie ou, alternativement, que la date sur la facture soit correcte.

À noter

Une fois qu'une facture est finalisée, vous ne pouvez plus la modifier.

Étapes de la finalisation d'une facture

• Récupérer les taxes
• Générer des tableaux de transaction (pour les enregistrements manquants)
• Régler les factures
• Affecter les soldes
• Finaliser les factures
• Créer des versements échelonnés

• Obtenir liens de paiement

  Est exécuté après l'intégration avec JustOn Cash Management et un fournisseur de services de paiement pour des factures avec la méthode de paiement Carte de crédit.

• Créer des PDF

• Créer des fichiers CSV pour les transactions

• Collection des paiements

  Est exécuté si des instruments de paiements sont disponibles pour le compte correspondant, ce qui requiert l'intégration d'un fournisseur de service de paiement via l'add-on historique JustOn Self-Service Portal.

Finaliser une facture individuelle

Pour finaliser une seule facture individuellement à partir de sa vue détaillée :

1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
2. Cliquer sur le numéro de la facture pour ouvrir la vue détaillée de la facture.

3. Cliquer sur Finaliser.

   Cela affiche un flux d'écran pour la finalisation.

   Les utilisateurs qui finalisent des factures individuellement à partir de leur vue détaillée doivent être autorisés à exécuter des flux via un jeu d'autorisations ou un profil (voir Enabling Access for New Users EN).

4. Cliquer sur Finaliser pour confirmer et lancer l'opération.

   Cela exécute la finalisation, en définissant le statut Ouvert pour la facture active et en générant le document PDF correspondant. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

   Le flux d'écran montre la progression de l'opération. Une fois l'opération terminée, cliquer sur Fermer et Actualiser pour revenir à la vue détaillée actualisée de la facture active.

   Pour plus de détails, voir How do the changes made to the individual invoice finalization impact my workflow?

Prochaines étapes :

Distribuer des factures

Finaliser les factures sélectionnées

Pour finaliser les factures sélectionnées à partir de la liste des factures :

1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

   La liste Vus récemment n'affiche pas le bouton Finaliser.

2. Cocher les cases à côté des factures à finaliser.

   Cocher la case dans l'en-tête du tableau sélectionne toutes les factures listées dans la page avec vue de liste active.

3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Finaliser.

4. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

   Cela définit le statut Ouvert pour les factures sélectionnées et génère les documents PDF correspondants. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Prochaines étapes :

Distribuer des factures

Finaliser toutes les factures

Pour finaliser toutes les factures ayant le statut Brouillon en même temps :

1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

   La liste Vus récemment n'affiche pas le bouton Finaliser.

2. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Finaliser sans rien sélectionner avant.

3. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

   Cela définit le statut Ouvert pour toutes les factures au statut Brouillon listées dans la vue active de chaîne de facturation ou dans l'onglet Factures et génère les documents PDF correspondants. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Prochaines étapes :

Distribuer des factures