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Finaliser des factures

Les nouvelles factures ont le statut Brouillon. Vous pouvez vérifier l’exactitude des brouillons de factures et les éditer si nécessaire. Approuver un brouillon de facture revient à le finaliser. Ce processus

  • définit le statut sur Ouvert – la facture devient alors effective, c'est-à-dire qu'elle doit être payée (et est inaltérable),
  • définit la date de la facture (si elle n'a pas été définie antérieurement lors de la création de la facture ou en utilisant la Date de facture privilégiée sur les souscriptions),
  • définit un numéro unique basé sur la numérotation configurée pour les factures (voir Counters and Number Ranges EN) et
  • crée des documents PDF.

    Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

À savoir

À partir de JustOn 2.49, Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content soient activées.

Vous pouvez finaliser

  • une facture individuellement à partir de sa vue détaillée,
  • des factures sélectionnées dans la liste des factures (sous l'onglet Factures ou dans la vue détaillée de la chaîne de facturation), ou
  • toutes les factures ayant le statut Brouillon en même temps.

Afin d'appliquer la bonne taxe, assurez-vous que les lignes de facture aient une période de service correctement définie ou, alternativement, que la date sur la facture soit correcte.

À noter

Une fois qu'une facture est finalisée, vous ne pouvez plus la modifier.

Étapes de la finalisation d'une facture

Les étapes exécutées par JustOn pour finaliser une facture diffèrent selon que vous lanciez une chaîne de finalisation par lots à partir de la liste des factures ou une finalisation individuelle à partir de la vue détaillée d'une facture. Veuillez noter que Salesforce utilise plus de ressources informatiques pour les processus par lots.

Étapes concernées Chaîne de finalisation par lots à partir de la liste des factures Finalisation individuelle à partir de la vue détaillée d'une facture
Récupérer les taxes externes
Générer des tableaux de transaction (pour les enregistrements manquants)
Régler les factures
Affecter les soldes
Finaliser les factures
Finaliser les taxes externes
Créer des versements échelonnés
Créer des PDF
Créer des fichiers CSV pour les transactions
Collection des paiements
Est exécuté si des instruments de paiements sont disponibles pour le compte correspondant, ce qui requiert l'intégration d'un fournisseur de service de paiement via le Self-Service Portal.

Finaliser une facture individuelle

Pour finaliser une seule facture individuellement à partir de sa vue détaillée :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans l'onglet Chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture pour ouvrir la vue détaillée de la facture.
  3. Cliquer sur Finaliser, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

    Cela définit le statut Ouvert pour la facture active et génère le document PDF correspondant. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

    Assurez-vous de garder la fenêtre/l'onglet actuel du navigateur ouvert jusqu'à ce que le processus soit terminé et que la vue détaillée de la facture s'affiche à nouveau. Fermer la fenêtre/l'onglet pendant l'exécution du processus peut entraîner un état incohérent des données ou ne pas créer le fichier PDF.

Prochaines étapes :

Distribuer des factures

Finaliser les factures sélectionnées

Pour finaliser les factures sélectionnées à partir de la liste des factures :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Vus récemment n'affiche pas le bouton Finaliser.

  2. Cocher les cases à côté des factures à finaliser.

    Cocher la case dans l'en-tête du tableau sélectionne toutes les factures listées dans la page avec vue de liste active.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Finaliser.

  4. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

    Cela définit le statut Ouvert pour les factures sélectionnées et génère les documents PDF correspondants. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Prochaines étapes :

Distribuer des factures

Finaliser toutes les factures

Pour finaliser toutes les factures ayant le statut Brouillon en même temps :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Vus récemment n'affiche pas le bouton Finaliser.

  2. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Finaliser sans rien sélectionner avant.

  3. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

    Cela définit le statut Ouvert pour toutes les factures au statut Brouillon listées dans la vue active de chaîne de facturation ou dans l'onglet Factures et génère les documents PDF correspondants. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Prochaines étapes :

Distribuer des factures