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Gérer des factures d'acompte ou proforma

Factures d'acompte

Parfois, les commerçants et les fournisseurs doivent demander à leurs clients de payer à l'avance. À cette fin, JustOn permet de créer des factures d'acompte.

Les entreprises établissent des factures d'acompte avant qu'aucun bien ou service n'ait été fourni, généralement avec l'intention de garantir une vente. L'acompte représente un montant partiel ou un pourcentage du montant total qui doit être payé à l'avance. Une fois la vente effectuée, la facture d'acompte est clôturée, et la facture finale est générée.

Pour plus de détails sur les factures d'acompte dans JustOn, le workflow habituel, leur structure, etc., voir Deposit Invoices EN.

Factures proforma

Parfois, les commerçants et les fournisseurs doivent établir des documents qui spécifient la valeur d'une transaction de vente sans être une véritable demande de paiement. À cette fin, JustOn permet de créer des factures proforma.

Pour plus de détails sur les factures proforma dans JustOn, le workflow habituel, etc., voir Pro Forma Invoices EN.

À savoir

JustOn 2.47 a introduit les factures proforma avec une option pour la facturation d'acomptes. À partir de la version JustOn 2.54, les factures d'acompte et les factures proforma sont des fonctions disponibles séparément.

Créer des factures d'acompte ou proforma

Les factures d'acompte ou proforma sont du type Acompte ou Proforma, respectivement. Il existe deux manières de définir le type, selon la façon dont vous créez les factures :

Créer une facture individuelle manuellement

Lors de la création manuelle d'une facture depuis le début, sélectionner Acompte ou Proforma sur la page Nouvelle facture.

  1. Créer une nouvelle facture depuis le début.

    Procéder tel que décrit dans Générer une facture individuelle manuellement.

  2. Dans le champ Type, sélectionner le type de facture souhaité.

    Sélectionner Acompte ou Proforma.

  3. Cliquer sur Créer.

    Cela crée le brouillon de la facture d'acompte ou proforma.

Générer une facture à partir d'enregistrements source

La création d'une facture d'acompte ou proforma est contrôlée par le champ ON ON_Type sur l'objet source, qui peut être une opportunité ou un objet arbitraire.

À noter

Assurez-vous que la fonction souhaitée est activée. Pour plus de détails, voir Enabling Deposit Invoices ou Enabling Pro Forma Invoices, respectivement.

  1. Sur l'enregistrement d'objet pour lequel vous souhaitez créer une facture d'acompte ou proforma, paramétrer le champ ON_Type sur Acompte ou Proforma, respectivement.

    L'objet source peut être une opportunité (en cas d'utilisation de la facturation d'opportunités) ou tout autre objet (lors de l'utilisation d'une chaîne de facturation générique pour facturer des objets arbitraires).

  2. Pour une facture d'acompte, paramétrer l'un des champs ON_DepositRate ou ON_DepositAmount.

    ON_DepositRate définit un pourcentage pour calculer l'acompte demandé, tandis que ON_DepositAmount définit une valeur fixe pour l'acompte.

    Si un pourcentage et un montant sont définis pour l'acompte, c'est le montant qui est pris en considération en priorité.

  3. Créer la facture d'acompte ou proforma pour l'enregistrement d'objet.

    Pour un objet arbitraire, procéder tel que décrit dans Créer une facture à partir d'un objet individuel ou Exécuter une chaîne de facturation générique.

    Pour une opportunité, procéder tel que décrit dans Créer une facture à partir d'une opportunité individuelle ou Exécuter une chaîne de facturation d'opportunité.

    Cela génère les brouillons de facture pour les objets correspondants.

Prochaines étapes :

Finaliser des factures
Distribuer des factures
Annuler des factures

À savoir

Une facture d'acompte suit les procédures de facturation et les processus commerciaux habituels : finalisation, enregistrement des paiements et génération des soldes correspondants.

Si votre entreprise doit par ailleurs générer des rappels pour les factures d'acompte, vous devez explicitement activer cette option. Pour plus de détails, voir Enabling Dunning Reminders for Deposit Invoices EN.

Clôturer des factures d'acompte ou proforma

Vous devez clôturer la facture d'acompte ou proforma avant de créer la facture finale. Il y a deux façons de procéder :

  • Utiliser le bouton Fermer sur une facture individuelle
  • Utiliser un processus personnalisé à déclencher à partir d'un enregistrement source

À savoir

La manière de procéder dépend du cas de figure et de la structure de données correspondante dans votre organisation. Contacter la personne qui a configuré la facturation d'acompte ou proforma pour déterminer comment clôturer des factures d'acompte ou proforma.

Clôturer une facture individuelle

Pour clôturer une facture d'acompte ou proforma individuelle à partir de sa vue détaillée :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture pour ouvrir la vue détaillée de la facture.
  3. Cliquer sur Fermer, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

    Cela clôture la facture d'acompte ou proforma active et efface les champs personnalisés ON_Invoice, ON_Type et ON_LastInvoiceRun sur tous les enregistrements source liés afin de permettre de générer la facture finale.

Clôturer à partir d'enregistrements source

Pour clôturer une facture d'acompte ou proforma à partir d'enregistrements source, vous utilisez un flux personnalisé qui doit être configuré de manière appropriée. Pour plus de détails, voir Creating Flow for Closing Deposit Invoices EN ou Creating Flow for Closing Pro Forma Invoices EN, respectivement.

Les critères du processus qui lance l'exécution dépendent du cas de figure. Par exemple, vous pouvez utiliser une case à cocher personnalisée Clôturer facture d'acompte ou Clôturer facture proforma sur l'enregistrement source pour déclencher le processus lorsque la case est cochée.

Une fois la facture d'acompte ou proforma clôturée, vous pouvez créer la facture finale de la même manière et sur la base des mêmes enregistrements source que la facture d'acompte ou proforma.

Informations complémentaires :

How to void a deposit invoice? EN