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Gérer les encaissements

JustOn enregistre les transactions de paiement pertinentes pour une facture ayant eu lieu dans des systèmes externes en tant qu'encaissements. Chaque enregistrement d'encaissement représente une opération de paiement auprès d'une banque. Considérez l'encaissement comme un "conteneur" pour les informations de paiement externes, qui doivent finalement être sauvegardées comme un solde.

Pour acquérir les encaissements, JustOn importe des fichiers CSV configurés à cet effet.

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Rapprochement de paiements

Les utilisateurs assignent les encaissements à des factures, ce qui crée les soldes correspondants du type Paiement et les associe à la fois à l'encaissement (converti) et à la facture cible. Notez que l'encaissement n'est pas directement lié à la facture. En conséquence, cela réduit le montant à payer de la facture ou, si cela le compense entièrement, cela définit le statut de la facture (ouverte) sur Payé.

À savoir

En utilisant l'intégration avec JustOn Cash Management, JustOn Billing & Invoice Management crée directement des soldes de paiement pour le montant saisi.

Par ailleurs, vous pouvez définir manuellement une facture comme Payé à l'aide de la fonction Enregistrer paiement, ce qui crée aussi directement un solde de paiement.

La présente documentation couvre

Rapprochement et assignation d'encaissements

Après avoir importé des encaissements, vous pouvez les assigner à des factures. Il s'agit d'un processus en deux étapes :

(1) Tout d'abord, JustOn rapproche automatiquement les encaissements avec des factures et relances existantes. Cela crée une liste des rapprochements probables sur la base des principales conditions suivantes :

  • La facture a le statut Ouvert ou la relance a le statut Fermé.
  • Le numéro de la facture ou de la relance figure dans le champ Référence de l'encaissement.

JustOn compare le contenu de la référence de paiement avec les champs spécifiés des objets cibles correspondants. Si un numéro de facture correspondant est trouvé, il a toujours priorité sur les autres rapprochements possibles. Pour plus de détails, voir Logique de rapprochement dans Rapprocher des encaissements.

(2) Ensuite, après avoir passé en revue les propositions de rapprochement, l'utilisateur assigne l'encaissement à des factures ou à des relances. Cela crée des soldes du type Paiement qui sont assignés aux factures ou relances correspondantes. Le statut des encaissements importés à l'origine est défini sur Converti.

S'il n'y a pas de rapprochement pour une facture ou une relance mais pour un compte, un encaissement peut être assigné au compte correspondant. Cela crée un solde sur le compte. De cette manière, vous pouvez par exemple gérer les acomptes reçus de la part des clients avant que les factures ne soient émises.

Notez les spécificités suivantes concernant les rapprochements de paiements :

  • Pour que le rapprochement fonctionne, le champ de l'encaissement Prestataire de paiement doit être vide.
  • Les trop-perçus sont fractionnés en fonction du montant de la facture ouverte : une partie couvre le montant de la facture ouverte et est assignée à la facture, et le reste est assigné au compte.
  • S'il y a plus d'une facture ouverte pour un compte, JustOn les trie par date et règle la plus ancienne en premier.
  • Si un encaissement est rapproché avec une facture d'annulation ou une facture annulée, JustOn utilise le compte de la facture initialement annulée comme cible du rapprochement. Tout solde créé sera assigné à ce compte sans être relié à la facture annulée ou à la facture d'annulation.
  • Si un encaissement est rapproché avec une facture payée, JustOn utilise le compte de la facture comme cible du rapprochement. Tout solde créé sera assigné à ce compte sans être relié à la facture payée.
  • En cas de rétrofacturation, JustOn inclut les factures au statut Payé, Réglé, Fermé et Annulé pour trouver une correspondance probable.

  • Pour les encaissements assignés à des documents (relances ou relevés de compte), JustOn répartit le montant du paiement entre les factures auxquelles le document fait référence. Une fois encore, les factures sont triées par date, la plus ancienne étant réglée en premier.

    En cas de trop-perçu, JustOn crée un solde de compte pour le montant restant.

Pour en savoir plus sur les données d'encaissement, voir la référence d'objet Payment Entry.

Importer des données de paiement au format CSV

Calcul du montant à payer

Lorsque l'encaissement est créé à partir de données de paiement importées, le montant effectif du paiement est calculé comme suit :

Champ Description
Crédit Pour les acomptes de clients. Une valeur vide équivaut à 0.
Débit Pour les versements de clients. Une valeur vide équivaut à 0.
Montant du paiement Crédit – Débit

À savoir

Le montant de la facture ou de l'avoir est rapproché avec le montant du paiement calculé.

Règlement d'un avoir de -10 €

Import

Crédit Débit Montant du paiement
10 -10

ou

Crédit Débit Montant du paiement
-10 -10
Règlement d'une facture de 10 €

Import

Crédit Débit Montant du paiement
10 10

ou

Crédit Débit Montant du paiement
-10 10

Lancer l'importation de données de paiement au format CSV

À noter

Assurez-vous que l'importation de fichiers CSV est configurée conformément à votre format de fichier CSV. Pour plus de détails, voir CSV Import Configuration EN.

  1. Ouvrir l'onglet Encaissements.
  2. Cliquer sur Importer fichier CSV.

  1. Sélectionner le fichier CSV à charger ainsi que la configuration d'importation de fichiers CSV correspondante.

    Spécifier les lignes à ignorer lors de l'importation (facultatif).

    Les fichiers CSV à importer doivent avoir un nom univoque.

  2. Si applicable, sélectionner Importer en tant que rétrofacturation.

    Cette option force tous les encaissements importés à devenir des rétrofacturations, passant outre la détection automatique de rétrofacturation qui fonctionne uniquement si les conditions pour la détection automatique de rétrofacturation sont remplies.

    Sélectionnez cette option uniquement si vous êtes sûr que tous les lignes du fichier CSV sélectionné sont des rétrofacturations.

    Si un fichier CSV contient des rétrofacturations et d'autres entrées, vous pouvez définir une expression de filtre (Filter Expression) dans la configuration de l'importation CSV afin de sélectionner uniquement les lignes des rétrofacturations pour l'importation.

  3. Cliquer sur Charger le fichier.

    Cela lance le processus d'importation. La section Info affiche la progression du processus.

    Une fois l'importation terminée, JustOn affiche la liste des encaissements.

    JustOn indique le nom du fichier CSV original dans le champ Info de l'encaissement produit. Cela permet d'éviter d'importer deux fois le même fichier.

Exemples de configuration d'importation

Les exemples suivants montrent des configurations d'importation possibles. Pour comprendre ces exemples, assurez-vous de connaître l'approche de JustOn pour le calcul du montant à payer.

Notez que la structure CSV et la configuration d'importation correspondante dépendent de votre environnement.

Prenons un simple fichier CSV file avec seulement quatre colonnes : date, numéro de facture, crédit (montant absolu), débit (montant absolu).

2019-10-12;201900023;150,00;0
2019-10-13;201900045;260,00;0
2019-10-16;201900078;0;80,00

Notez que les deux premières entrées représentent des paiements, mais la troisième entrée représente un versement. Vous devez donc paramétrer correctement ces champs afin qu'ils correspondent aux champs de l'encaissement :

1 BookingDate__c;2 Reference__c;3 Credit__c;4 Debit__c

Cela crée l'encaissement suivant à l'importation :

# Date de comptabilisation Référence Crédit Débit
1 2019-10-12 201900023 150,00
2 2019-10-13 201900045 260,00
3 2019-10-16 201900078 80,00

À présent, prenons les mêmes opérations de paiement (deux paiements et un versement) dans un fichier CSV plus complexe avec des titres et plus d'informations (dont vous n'avez peut-être pas besoin). Notez qu'il y a uniquement une colonne pour le montant, avec les valeurs positives et négatives. Par conséquent, vous allez remplir un champ avec ces valeurs – à savoir celui qui traite les mêmes valeurs positives ou négatives avec le même effet de paiement ou de versement.

Date;Type;Référence;Destinataire/Payeur;Compte;Montant;Devise
2019-10-12;standing order;201900023;Raison sociale;DE75512108001245126199;150,00;EUR
2019-10-13;direct debit;201900045;Individuel;FR7630006000011234567890189;260,00;EUR
2019-10-16;credit;201900078;Zadruga;BA393385804800211234;-80,00;EUR

Afin d'extraire les informations pour obtenir le même effet de paiement ou de versement, les champs suivants doivent correspondre :

Date BookingDate__c;Référence Reference__c;Montant Credit__c

Cela crée l'encaissement suivant à l'importation :

# Date de comptabilisation Référence Crédit Débit
1 2019-10-12 201900023 150,00
2 2019-10-13 201900045 260,00
3 2019-10-16 201900078 -80,00

Rapprocher des encaissements

Logique de rapprochement

Lors du rapprochement, JustOn part du principe que vous souhaitez compenser le montant d'une facture ouverte. C'est pourquoi JustOn assigne par défaut un montant de crédit à une facture ouverte (ou, inversement, des débits à des avoirs en cours). Pour plus de détails, voir Calcul du montant à payer.

Pour déterminer la cible correcte à assigner, le processus de rapprochement automatique compare tous les termes (chaînes séparées par des espaces) contenus dans le champ Référence de l'encaissement avec des champs spécifiés pour les objets de rapprochement cibles. Le paramètre personnalisé Payment Matching Fields EN détermine quels champs de quels objets prendre en considération, en contrôlant le périmètre du rapprochement.

Le processus de rapprochement requiert plusieurs étapes.

La procédure de base compare le contenu du champ Référence de l'encaissement avec les champs de la facture. Pour cela, JustOn envoie des paramètres de rapprochement prédéfinis pour le numéro de facture, l'IBAN et le numéro de compte :

Nom Source Champ Expression de rapprochement
Numéro de facture Invoice__c Nom
IBAN sur la facture Invoice__c BankAccount__c [A-Z]{2,2}[0-9]{2,2}[a-zA-Z0-9]{1,30}
Numéro de compte Invoice__c Account__r.AccountNumber

Si cette étape ne donne aucun résultat, une seconde est réalisée : JustOn recherche les champs des objets liés afin de trouver la facture correcte, comme un numéro client du compte.

JustOn compare la référence de paiement avec tous les champs spécifiés. Un numéro de facture correspondant a cependant toujours priorité sur les autres rapprochements possibles.

Notez que l'ordre des définitions de champs correspondantes n'est pas important pour le processus de rapprochement. Lors de la première étape, tous les champs des factures sont examinés; lors de la deuxième, tous les autres champs.

Pour que le rapprochement du paiement fonctionne,

  • éviter de spécifier plusieurs factures par opération de paiement et
  • éviter que des sauts de ligne, des espaces ou des points-virgules ne séparent le numéro de facture dans la chaîne de la référence.

Importer des encaissements comme output dans les systèmes comptables (au lieu de relevés bancaires) simplifie le rapprochement de paiements dans JustOn.

Généralement, aucune personnalisation n'est requise. Selon vos données ou les besoins de votre entreprise, vous pouvez cependant avoir besoin de modifier la logique de rapprochement. Dans ce cas, assurez-vous d'utiliser des champs paramétrés pour être uniques, soit dont la valeur peut exister uniquement dans votre organisation. Autrement, vous risquez d'obtenir de mauvais résultats ou de briser la logique de rapprochement.

Pour plus de détails sur la personnalisation de la logique de rapprochement, voir Payment Matching Fields EN.

Pour prendre en charge les débits en retour et autres opérations de rétrofacturation, JustOn permet de gérer les encaissements de rétrofacturation. Assigner un encaissement de rétrofacturation crée un solde de type Rétrofacturation, ce qui équilibre le solde. Par conséquent, assigner un solde de rétrofacturation à une facture payée ou réglée redéfinit la facture au statut Ouvert.

Exécuter un rapprochement

À noter

Assurez-vous que les champs correspondants sont configurés selon vos données de paiement et votre objet cible. Pour plus de détails, voir Payment Matching Fields EN.

Pour déclencher le processus de rapprochement automatique :

  1. Ouvrir l'onglet Encaissements.
  2. Dans la liste de sélection de la vue de liste, sélectionner Nouveau.

  3. Cocher les cases à côté des encaissements à rapprocher avec les objets cibles.

    Ne pas sélectionner explicitement d'encaissements inclut tous les encaissements listés.

  4. Cliquer sur Rapprocher.

  5. Cocher les cases à côté des objets cibles à rapprocher avec les encaissements sélectionnés.

  6. Cliquer sur Continuer.

    Cela exécute le processus de rapprochement automatique.

Exécuter la procédure d'assignation

À savoir

La procédure d'assignation requiert un processus de rapprochement avant d'assigner réellement les encaissements aux factures.

Si des rapprochements ne sont pas créés comme souhaité, modifier la référence et répéter le processus de rapprochement. Une fois que tous les rapprochements ont été créés correctement, vous pouvez lancer le processus d'assignation.

Pour assigner définitivement des encaissements rapprochés à des objets cibles :

  1. Dans l'onglet Encaissements, sélectionner Rapproché dans la liste de sélection de la vue par liste.
  2. Passer en revue les rapprochements.

  3. Cocher les cases à côté des encaissements à assigner aux objets cibles.

    Ne pas sélectionner explicitement d'encaissements inclut tous les encaissements listés.

  4. Cliquer sur Assigner.

  5. Cocher les cases à côté des objets cibles à assigner aux encaissements sélectionnés.

  6. Cliquer sur Continuer.

    Cela crée des soldes du type Paiement, assignés aux objets cibles correspondants et définit le statut Converti pour les encaissements sélectionnés.

Assigner des comptabilisations par batch

Les clients peuvent utiliser des comptabilisations par batch (ou des paiements consolidés) pour payer plusieurs factures à la fois.

Prenons l'exemple suivant : nous avons trois factures pour un compte INV001, INV002 et INV003, avec un montant à payer de 100 € pour chacune. À présent, le client paie 300 € en une seule transaction, en spécifiant la référence INV001, INV002, INV003. Régler ces trois factures nécessite trois étapes :

(1) En appliquant la procédure de rapprochement et d'assignation habituelle, JustOn rapproche l'encaissement avec la facture la plus ancienne(INV001) et fractionne le paiement de 300 €, ce qui crée un solde de 100 € sur la facture et de 200 € sur le compte.

(2) À présent, vous définissez manuellement la deuxième facture sur Payé à l'aide de la fonction Enregistrer Paiement, ce qui assigne 100 € supplémentaires du solde disponible sur le compte à la facture active (INV002).

(3) Enfin, vous répétez l'opération Enregistrer Paiement pour la troisième facture en assignant manuellement les 100 € restants à INV003.

Autrement dit, lorsqu'il traite des comptabilisations par batch ou des paiements consolidés, JustOn peut régler uniquement une des factures concernées automatiquement à l'aide de la procédure de rapprochement et d'assignation. Les factures restantes doivent être définies sur Payé manuellement à l'aide de l'opération Enregistrer Paiement.