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Gérer des items de souscription

Les souscriptions comprennent des items. Ceux-ci représentent les produits à facturer et apparaîtront en tant que lignes de facture sur les factures créées.

Concepts de types de facturation d'item

Selon la nature du produit, vous pouvez définir un type de facturation spécifique pour un item. Celui-ci spécifie le comportement général en matière de facturation :

  • Unique : l'item est facturé seulement une fois. Lorsque l'item a été facturé et la facture correspondante finalisée, JustOn définit son statut sur Inactif afin qu'il ne soit pas inclus dans les chaînes de facturation ultérieures.
  • Transactionnel : il n'y a pas de quantité définie pour l'item, mais les informations (quantité ou quantité + prix) sont fournies par les données de consommation correspondant à l'item de souscription.
  • Récurrent : l'item est facturé à chaque chaîne de facturation en fonction du montant donné.
  • Récurrent au prorata : l'item est facturé avec le montant donné dans chaque chaîne de facturation en tenant compte du calcul partiel des mois, le mois étant défini comme l'unité de facturation. Chaque mois entier pendant la période de facturation est comptabilisé comme 1; une partie de mois est calculée comme jours / nombre de jours dans ce mois.
  • Récurrent au prorata (moyenne) : il s'agit d'une variante du type de facturation Récurrent au prorata avec un calcul différent du facteur de facturation. Avec Récurrent au prorata (moyenne), JustOn calcule le facteur de facturation de la même manière que Salesforce CPQ avec une précision des souscriptions au prorata de mensuel + quotidien (voir Précision des abonnements au prorata dans l'aide de Salesforce).

Selon le type de facturation, les items doivent fournir différentes informations requises.

Unique Récurrent
Récurrent au prorata
Transactionnel
Titre Titre Titre
Type de facturation
Unique
Type de facturation
Récurrent
Récurrent au prorata
Type de facturation
Transactionnel
N° commande N° commande N° commande
Période de facturation Champs d'agrégation de la transaction
Unité de facturation
Prochain début de période de service

À savoir

Pour plus de détails sur la fixation des prix pour les items, voir Gérer la tarification des items.

Pour plus de détails sur tous les champs d'items disponibles, consulter la référence d'objet Item.

Gérer les items de souscription comprend les tâches suivantes :

Ajouter des items

Il existe différentes manières d'ajouter un item à une souscription:

Pour créer manuellement un nouvel item de souscription:

  1. Ouvrir la souscription à laquelle vous souhaitez ajouter l'item.
  2. Dans la section Items, cliquer sur Nouveau.
  3. Renseigner les détails requis.

    Les paramètres obligatoires comprennent:

    • Titre
    • Type de facturation : Récurrent, Unique ou Transactionnel, voir les Paramètres généraux de facturation
    • N° commande : clé pour faire correspondre les données source à un item de souscription
  4. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela génère le nouvel item.

    Les nouveaux items sont automatiquement paramétrés sur Actif.

Pour plus de détails sur les champs qui contrôlent le comportement des items en matière de tarification et de facturation, voir les Paramètres généraux de facturation.

Créer des items à partir de produits

Vous pouvez créer un item de souscription à partir d'un produit qui existe déjà dans Salesforce comme article du catalogue produits.

À noter

Pour utiliser cette fonction, vous devez posséder une licence Salesforce CRM valide.

Pour créer un item à partir d'un article du catalogue produits :

  1. Ouvrir la souscription à laquelle vous souhaitez ajouter l'item.
  2. Dans la liste des items, cliquer sur Nouvel article du catalogue produits.
  3. Sélectionner le catalogue produits et l'article souhaités.
  4. Modifier les détails comme requis.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela crée le nouvel item de souscription et vous redirige vers la page détaillée de la souscription.

    Les nouveaux items sont automatiquement paramétrés sur Actif.

JustOn copie les champs suivants lors de la génération d'un item de souscription à partir d'un produit :

Source Cible
Produit2 – Code Produit Item – N° commande
Produit2 – Nom Item – Titre
Produit2 – Description Item – Description
Produit2 – Groupe produit Item – Groupe produit
Article du catalogue produits – Prix Item – Prix

De plus, tous les champs ON sont copiés vers l'item de souscription.

À savoir

S'ils sont configurés en conséquence (voir Activer la recherche de produits), les items de souscription basés sur un article du catalogue produits sont reliés au produit d'origine.

Cloner des items de souscription

Dans certains cas de figure, il est nécessaire de cloner un item de souscription. Le clonage d'un item crée un doublon de l'item actif, avec toutes les informations disponibles, et l'ajoute à la souscription active.

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur le numéro de commande de l'item à modifier afin d'ouvrir sa vue détaillée.
  4. Cliquer sur Cloner.

    Un message de confirmation s'affiche.

  5. Cliquer sur Cloner.

    Cela crée un doublon de l'item actif, avec toutes les informations disponibles, et l'ajoute à la souscription active.

    Les nouveaux items sont automatiquement paramétrés sur Actif.

Définir des périodes de facturation spécifiques aux items

Pour les items de souscription récurrents (avec le type de facturation défini sur Récurrent), les paramètres suivants contrôlent la récurrence de la facturation :

Champ Nom de l'API Description
Période de facturation BillingPeriod__c Définit l'intervalle de temps (en jours, mois ou années) après lequel l'item est pris en compte dans la chaîne de facturation
Unité de facturation BillingUnit__c Définit l'unité de temps pour la période de facturation à afficher sur la facture (jour, mois ou année) et qui est utilisée pour le calcul du prix de la période de facturation
Prochain début de période de service NextInvoice__c Indique la date de la prochaine facturation pour cet item. Si aucune valeur n'est définie, cela sera remplacé par le maximum entre la date de début de la chaîne de facturation, la date de début de la souscription et la date de début de l'item. Lorsque la facture est définie comme Ouvert, elle est incrémentée, pour les lignes de facture actives, à la
date de fin de la période de service1 jour

Pour les lignes de facture obtenues, ce sont:

Champ Nom de l'API Description
Facteur de Facturation BillingFactor__c Facteur résultant de la période de facturation et de l'unité de facturation appliquée au calcul de la ligne de facture. L'unité de facturation Mois combinée à la période de facturation 3, par exemple, donne un facteur de facturation de 3 : l'item est facturé tous les trois mois avec son prix multiplié par trois.
JustOn recommande d'inclure le facteur de facturation dans le modèle de facture en ajoutant le champ Facteur de Facturation au tableau des lignes de facture. Pour plus de détails, voir Ajuster le tableau des lignes de facture.
Unité de facturation BillingUnit__c Définit l'unité de temps pour la période de facturation à afficher sur la facture (jour, mois ou année) et qui est utilisée pour le calcul du prix de la période de facturation
Comment JustOn détermine le schéma de facturation pour les items récurrents ?

Généralement, le champ Prochain début de période de service spécifie la *prochaine date de facture * d'un item récurrent. Veuillez noter les spécificités de ce champ :

  • Au début, c'est-à-dire après la création d'un nouvel item, le champ Prochain début de période de service est vide.
  • Si aucune valeur n'est définie (manuellement), JustOn utilisera le maximum entre la date de début de la chaîne de facturation, la date de début de la souscription et la date de début de l'item lors de la création d'une ligne de facture pour cet item.
  • Une fois la facture pertinente finalisée, la valeur est définie sur la fin de la période de service de la ligne de facture + 1 jour (la fin de la période de service est calculée comme suit : Prochain début de période de service + Période de facturation - 1 jour).
  • Si l'une des factures consécutives est annulée, le champ Prochain début de période de service est réinitialisé à la valeur déterminée dans la facture précédente (ou effacé s'il s'agit de la première facture).

Nous vous recommandons de ne pas modifier la fonction Prochain début de période de service de JustOn et donc de ne pas personnaliser le comportement de ce champ.

En cas de migration de données externes vers JustOn, il peut être judicieux de définir le champ Prochain début de période de service sur le prochain début de période de service.

Par ailleurs, il y a deux paramètres qui contrôlent le schéma de facturation qui s'ensuit pour les items récurrents : la Période de facturation spécifie l'intervalle après lequel un item est pris en considération dans la chaîne de facturation et l'Unité de facturation est l'unité de temps appliquée pour cette période. En fonction de ces données, JustOn détermine le facteur de facturation qui sera ensuite appliqué à la ligne de facture obtenue – comme multiplicateur du prix spécifié.

L'unité de facturation Année combinée avec la période de facturation 1 donne un facteur de facturation de 1 : l'item est facturé une fois par an avec le prix unitaire spécifié.

L'unité de facturation Mois combinée avec la période de facturation 3 donne un facteur de facturation de 3 : l'item est facturé tous les trois mois avec le prix multiplié par trois.

L'unité de facturation Mois combinée avec la période de facturation 3 donne un facteur de facturation de 3 et, avec une quantité d'items de 2, l'item est facturé tous les trois mois avec le prix multiplié par six.

L'unité de facturation Jour combinée avec la période de facturation 10 donne un facteur de facturation de 10 : l'item est facturé tous les dix jours avec le prix multiplié par dix.

Pour que l'item de souscription soit pris en considération dans la chaîne de facturation, la prochaine date de facture de l'item et la date de début de la souscription doivent être situées dans la période de la chaîne de facturation.

Comment contrôler la période de service des factures avec des items récurrents ?

JustOn détermine automatiquement la période de service d'une facture en fonction de différentes conditions :

Généralement, la toute première date de début de la période de service de toutes les lignes de facture inclues définit la date de début de la période de service de la facture. De même, la toute dernière date de fin de la période de service de toutes les lignes de facture inclues définit la date de fin de la période de service de la facture.

Période de service de la facture Condition
Début La première date de début de la période de service (minimum) de toutes les lignes de facture.
Fin La dernière date de fin de la période de service (maximum) parmi toutes les lignes de facture.

Ces dates sont recalculées lorsque des lignes de facture sont insérées, mises à jour ou supprimées. Les champs de date vides dans les lignes de facture sont ignorés.

Si définie, la date de fin de la souscription force la fin de la période de service de la facture.

S'agissant des lignes de facture, le type de facturation de l'item détermine généralement la méthode de calcul de la période de service.

Type de facturation de l'item Début / Fin de la période de service
Unique La date de début / date de fin de l'item correspondant ou, si non disponible, la date de début / date de fin de la période de la chaîne de facturation
Récurrent La date de début / date de fin de la chaîne de facturation
Récurrent avec facteur de facturation Date de début : Prochain début de période de service
Date de fin : Prochain début de période de service + Période de facturation1 jour
Transactionnel Date de début : première date de début de la période de service (minimum) des transactions
Date de fin : dernière date de fin de la période de service (maximum) des transactions

Pour les items récurrents, la date de début et la date de fin définies comme période de la chaîne de facturation représentent généralement leur période de service. Cependant, si JustOn détermine un facteur de facturation (à partir d'une période de facturation et d'une unité de facturation), le début de la période de service de la ligne de facture est défini en utilisant le champ Prochain début de période de service de l'item de souscription. La fin de la période de service est ensuite calculée comme suit : Prochain début de période de service + Période de facturation1 jour.

Si Prochain début de période de service n'est pas défini, JustOn utilise la date de début de la chaîne de facturation à la place.

Les autres paramètres qui forcent la fin de la période de service d'un item comprennent :

  • la date de fin d'activation d'un item de souscription et
  • la date de fin de la dernière tranche tarifaire définie pour l'item de souscription.

En utilisant les variables personnalisées ServicePeriodStart et ServicePeriodEnd, vous pouvez afficher la période de service des items sur la facture PDF. Pour plus de détails, voir Ajuster le tableau des lignes de facture.

Pour définir des périodes de facturation spécifiques à un item :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Spécifier la période de facturation, l'unité de facturation et le prochain début de période de service comme requis.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

À savoir

JustOn prend en charge le calcul partiel des mois ou années définis comme unité de facturation. Pour cela, il faut utiliser le type de facturation Récurrent au prorata, éventuellement en combinaison avec le paramètre de synchronisation Début du prochain mois (voir Synchroniser des items récurrents).

Définir des pratiques de facturation spécifiques aux items

Pour les items de souscription non transactionnels (avec le type de facturation défini sur Récurrent, Récurrent au prorata, Récurrent au prorata (moyenne), Unique ou Frais minimums), JustOn permet de définir une date de facture privilégiée – soit dès que la période de service de l'item coïncide avec la période de la chaîne de facturation, soit à la fin de la période de service. Pour cela, il faut utiliser le champ Pratique Facturation sur l'item et sélectionner l'une des valeurs suivantes dans le menu déroulant :

Valeur Description
Facturation en amont Avec cette option, JustOn facture l'item dès que possible, soit lorsque la période de service de l'item coïncide avec la période de la chaîne de facturation. Il s'agit du paramètre par défaut ; il s'applique également lorsque le champ est vide.
Facturation en aval Avec cette option, JustOn facture l'item à la fin de sa période de service, soit lorsque la date de fin de la période de service de l'item est antérieure à la date de fin de la période de la chaîne de facturation.
Facturation en aval requiert qu'au moins l'un des champs Date de début et Prochain début de période de service soit défini.

À savoir

L'assistance pour la pratique de facturation est disponible à partir de la version 2.58 de JustOn.

Effets de la pratique de facturation

Par exemple, prenons une souscription avec la configuration d'items suivante :

Champ Valeur
Unité de facturation Mois
Période de facturation 3
Prochain début de période de service 2019-01-01

Cet item a une période de service de trois mois et doit être facturé tous les trois mois.

À présent, supposons que la chaîne de facturation est mensuelle. Considérons les lignes de facture obtenues pour les différentes pratiques de facturation :

Période de la chaîne de facturation Ligne de facture :
Facturation en amont
Ligne de facture :
Facturation en aval
2019-01-01 → 2019-01-31 2019-01-01 → 2019-03-31 -
2019-02-01 → 2019-02-28 - -
2019-03-01 → 2019-03-31 - 2019-01-01 → 2019-03-31
2019-04-01 → 2019-04-30 2019-04-01 → 2019-06-30 -

Comme vous pouvez le constater, en aval retarde la facturation de l'item : celui-ci ne sera pas facturé tant qu'une chaîne de facturation ne couvrira pas le dernier tiers de sa période de service.

Pour définir une pratique de facturation spécifique à un item :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Dans le champ Pratique Facturation, sélectionner le comportement souhaité.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

Définir un temps d'avance spécifique à un item

Pour les items de souscription non transactionnels (avec le type de facturation défini sur Récurrent, Récurrent au prorata, Récurrent au prorata (moyenne), Unique ou Frais minimums), JustOn permet de définir un temps d'avance (en mois). Cela permet d'inclure un item dans une chaîne de facturation avant que la période de service effective de l'item soit atteinte.

À savoir

L'assistance pour le temps d'avance est disponible à partir de la version 2.58 de JustOn.

À noter

Lors de la configuration d'un temps d'avance, les informations suivantes doivent être définies pour l'item :

  • Unité de facturation
  • Période de facturation
  • Date de début ou Prochain début de période de service

Le Type de facturation doit être Récurrent, Récurrent au prorata, Récurrent au prorata (moyenne, Unique ou Frais minimums.

Effets du temps d'avance

Par exemple, prenons une souscription avec la configuration d'items suivante :

Champ Valeur
Type de facturation Récurrent
Période de facturation 1
Unité de facturation Mois
Prochain début de période de service 2019-03-01
Temps d'avance 1

À présent, supposons que la chaîne de facturation est mensuelle et débute en janvier (01 – 31). Considérons la ligne de facture obtenue :

Période de la chaîne de facturation Ligne de facture
Début de la période de service
Ligne de facture
Fin de la période de service
Janvier - -
Février 2019-03-01 2019-03-31

Avec un temps d'avance d'un mois, la ligne de facture sera créée un mois avant le début de la période de service.

Pour définir un temps d'avance spécifique à un item :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Dans le champ Temps d'avance, spécifier le nombre de mois souhaité.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

Gérer des valeurs spécifiques à un contrat

L'item de souscription contient des champs servant à afficher et à calculer des valeurs spécifiques à un contrat. Ces informations sont modifiées lors de la création de factures à partir de cette souscription.

Les champs suivants sont disponibles :

Champ Source des données Description
Valeur du contrat Saisie manuelle ou
valeur calculée
Indique la valeur globale de l'item pour l'ensemble de la période de souscription. S'il s'agit d'un item de service professionnel, par exemple, la valeur du contrat est la valeur négociée initialement pour le produit de l'opportunité. Cette valeur peut être déterminée lors de la création d'une souscription.
Correction valeur du contrat Saisie manuelle Indique une valeur corrigée à déduire de la valeur du contrat car elle a déjà été facturée
Valeur du contrat facturée Mis à jour lors de la modification de la facture Indique la valeur du contrat effectivement facturée et qui est mise à jour à chaque fois qu'une facture ou qu'une ligne de facture est modifiée ou supprimée. Veuillez noter que JustOn prend uniquement en considération les factures avec le statut Ouvert, Payé ou Réglé.
Valeur restante du contrat Valeur calculée Indique la valeur restante du contrat qui est calculée en fonction des trois autres valeurs (Valeur restante du contrat = Valeur du contrat – Correction valeur du contrat – Valeur du contrat facturée). Cette valeur ne peut jamais être inférieure à 0.

À savoir

Les informations concernant les valeurs spécifiques à un contrat sont utilisées avant tout dans les rapports à des fins de prévisions.

Pour afficher les valeurs spécifiques à un contrat :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Spécifier les champs Valeur du contrat, Correction valeur du contrat et Valeur du contrat facturée tel que requis.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela affiche les valeurs de l'item spécifiques au contrat, y compris la Valeur restante du contrat, sur la page détaillée de l'item.

Trier les lignes de facture

Lors de la facturation de données de consommation, vous pouvez trier et agréger les données de consommation à l'aide de certains critères. Le cas échéant, une chaîne de facturation peut produire plusieurs lignes de facture à partir d'un seul item de souscription du type de facturation Transactionnel. L'ordre de tri des lignes de facture générées est aléatoire.

Pour afficher les lignes de facture générées dans l'ordre de votre choix, vous pouvez configurer un critère personnalisé. Pour cela :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Modifier les détails de l'ordre comme requis.

    • Trier par : spécifie le nom de l'API du champ de ligne de facture selon lequel les lignes de facture seront triées. Par exemple, ServicePeriodEnd__c (Aucun tri n'est effectué si ce champ est vide)
    • Inverser : case à cocher pour forcer le tri par ordre décroissant (si cette case n'est pas cochée, les lignes de facture sont affichées dans l'ordre croissant)
  5. Cliquer sur Enregistrer.

Synchroniser les items récurrents

Pour les items de souscription récurrents, vous pouvez paramétrer JustOn de manière à synchroniser le début de la période de facturation avec certaines dates. Pour cela, sélectionner la valeur adéquate dans le champ Synchroniser avec de l'item.

Valeur de la liste de sélection Description
Début année prochaine Synchronise la période de facturation avec le début de l'année suivante (pour une période de facturation de 12 mois)
Début prochaine année fiscale Synchronise la période de facturation avec le début de l'année fiscale suivante (pour une période de facturation de 12 mois)
Début du prochain mois Synchronise la période de facturation avec le début du mois suivant (pour une période de facturation d'un mois et avec l'unité de facturation Jour)
Début du prochain trimestre Synchronise la période de facturation avec le début du trimestre suivant
Début du prochain trimestre fiscal Synchronise la période de facturation avec le début du trimestre fiscal suivant
Début du prochain semestre Synchronise la période de facturation avec le début du semestre suivant
Début du prochain semestre fiscal Synchronise la période de facturation avec le début du semestre fiscal suivant

Pour paramétrer la synchronisation de la période de facturation :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Spécifier les valeurs des champs Type de facturation, Période de facturation, Unité de facturation et Synchroniser avec comme requis.

    Il est possible que la valeur Synchroniser avec requise ne soit pas disponible dans votre organisation. Le cas échéant, ajoutez-la à la liste de sélection des valeurs du champ Synchroniser avec de l'objet Item. Pour plus de détails, voir Modifying Picklist Values.

  5. Cliquer sur Enregistrer.

Définir un rabais pour un item

JustOn permet de définir des rabais pour les différentes lignes de facture. Vous pouvez déjà définir le taux de rabais à appliquer à l'item de souscription.

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Dans le champ Rabais, spécifier le pourcentage de taux de rabais à appliquer.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Lors de la création de la facture à partir de la souscription, le taux de rabais spécifié est copié dans la ligne de facture.

Résilier un item

En cas d'utilisation de métriques de souscription, vous ne devez pas supprimer les items d'une souscription active, car cela arrêterait les métriques. Au lieu de cela, désactivez l'item ou définissez une date de fin :

  1. Ouvrir la souscription à modifier.
  2. Ouvrir la liste des items.
  3. Cliquer sur Modifier dans la ligne de l'item à modifier.
  4. Selon le cas de figure, décocher la case Actif ou spécifier la date de résiliation souhaitée dans le champ Date de fin.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela désactive l'item immédiatement ou, respectivement, le résilie à la date spécifiée. S'il est correctement configuré, ce changement induit une mise à jour des métriques de souscription.

Prochaines étapes :

Gérer la tarification des items
Gérer les chaînes de facturation
Créer des factures manuellement