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Fragen und Antworten

Wohin werden meine Daten übertragen?

Ihre Daten werden ins DATEV-Rechenzentrum übertragen. Sie können die Daten über die Online-Anwendung "DATEV Unternehmen online" einsehen. Ein- und Ausgangsrechnungen können Sie im Abschnitt "Belege" verwalten, Kassenbelege unter "Belegwesen" | "Kasse".

Ihr:e Steuerberater:in überträgt die Daten von dort weiter in sein DATEV-Rechnungswesen-Programm.

Welche Belegdaten werden an DATEV übertragen? Was kommt bei DATEV in welchen Feldern an?

Aus Ihrer JustOn Connector for DATEV vorgelagerten Salesforce-Anwendung transferieren Sie Buchungsbelege (Belegdaten und Belegbilder) an "JustOn Connector for DATEV". "JustOn Connector for DATEV" bereitet die Belegdaten für die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online auf und überträgt diese Daten – keine Rechnungen! – zusammen mit den Belegbildern an DATEV.

Beachten sie, dass die Datenschnittstelle von DATEV Unternehmen online nur die Übertragung bestimmter Felder unterstützt. Die folgende Liste zeigt, welche Daten standardmäßig aus "JustOn Connector for DATEV" in welche Felder im DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen werden.

Zusätzliche benutzerdefinierte Felder auf dem Beleg oder auf der Belegposition werden nur dann im DATEV-Rechnungswesen-Programm übernommen, wenn sie im Format der Belegsatzdatendatei (siehe [DATEV XML-Schnittstelle online > Formatbeschreibung > Belegsatzdatendatei]https://developer.datev.de/de/file-format/details/datev-xml-interface-online/format-specification-/record-data-file-){target=_blank rel=noopener} im DATEV Developer Portal) definiert sind. Andere, im DATEV-Format nicht vorgesehene Felder werden ignoriert, selbst wenn sie korrekt angelegt und gefüllt sind.

Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsdaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum
Es kann nur ein Datum übertragen werden – entweder Buchungsdatum oder Belegdatum (siehe Belegposition)
Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle.		 Datum
Betrag Umsatz
BU BU (bzw. BU Konto)
Belegtext Buchungstext oder Zusatzinformation 2
Konto Konto
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
KOST-Menge KOST-Menge
Geschäftspartner-Name Buchungstext (zusammen mit Ort) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Ort Buchungstext (zusammen mit Name) oder Zusatzinformation 2
Geschäftspartner-Konto Gegenkonto
Rechnungs-Nr. Belegfeld 1
Fällig ohne Skonto Belegfeld 2
Steuer in % Zusatzinformation
USt-IdNr. USt-IdNr.
Kurs Kurs
Währung WKZ
Kundennummer Zusatzinformation
Zahlungsbedingungs-Nr. Belegfeld 2
Nachricht Zusatzinformation mit Eintrag D_Nachricht
Leistungsdatum Leistungsdatum
Kassendaten Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm
Vorzeichen des Betrags Betragsangaben Soll/Haben
Datum Datum
Betrag Umsatz
Skonto-Betrag 1 Skonto
BU BU (bzw. BU Konto)
KOST-Menge KOST-Menge
KOST1 KOST1
KOST2 KOST2
Steuer in % Zusatzinformation
Nachricht Zusatzinformation mit dem Eintrag D_Nachricht
Währung WKZ
Rechnungsnummer Belegfeld 1
Belegtext Buchungstext
Konto Konto
Leistungsdatum Leistungsdatum
Welche Felder werden standardmäßig aus JustOn Billing & Invoice Management übertragen?
Booking Detail Accounting Document Accounting Document Item DATEV
InvoiceNo InvoiceId invoiceId
BookingPeriod DocumentDate date
AccountName CustomerName customerName
BillingCity CustomerCity customerCity
IBAN IBAN iban
BIC SwiftCode swiftCode
VATId VatId vatId
Amount Amount amount
AccountNo AccountNo accountNo
BookingDate AccountingDate date
OriginalBookingDate
DeliveryDate		 DeliveryDate deliveryDate
TaxRate Tax tax
Expense Expense Item Accounting Document Accounting Document Item DATEV
CurrencyIsoCode Currency Code currencyCode
ReceiptDate Document Date date
PayeeIBAN IBAN iban
ReceiptNo InvoiceId invoiceId
PaymentDate Paid At paidAt
Name Internal Invoice Id internalInvoiceId
SenderCity Supplier City supplierCity
PayeeName Supplier Name supplierName
PayeeBIC SwiftCode swiftCode
SenderTaxId VatId vatId
GLAccount AccountNo accountNo
GrossAmount Amount amount
TaxRate Tax tax
Welches Datum wird an DATEV übertragen?

Die DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 unterstützt nur ein buchungsrelevantes Datum und kann selbst nicht zwischen Belegdatum und Buchungsdatum unterscheiden.

Belegpositionen (Accounting Document Items) haben deshalb drei relevante Datumfelder:

Feld Beschreibung
Belegdatum
Document Date		 Das aus dem Beleg übernommene Belegdatum
Buchungsdatum
Accounting Date		 Buchungsdatum der Belegposition
Dieses Feld kann, je nach implementierter Integration, gesondert befüllt werden, z.B. mit dem Buchungsdatum eines Buchungsvorschlags als Quelldatensatz.
Datum
Date		 Das an DATEV zu übertragende Datum
Formelfeld, das bestimmt, welches Datum zum DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen wird – wenn vorhanden, Buchungsdatum, anderenfalls Belegdatum

Bei der Übertragung in das Feld Datum im DATEV-Rechnungswesen-Programm wird der Wert aus dem Feld Datum der Belegposition übernommen. Dieser kann entweder das aus dem Beleg übernommene Belegdatum oder – bei entsprechender Integration – das Buchungsdatum eines Buchungsvorschlags sein.

Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle.

Bei der Integration mit JustOn Billing & Invoice Management gibt es folgende Optionen, das Buchungsdatum zu bestimmen:

Standardmäßig wird das Datum der Rechnung als Buchungsdatum übernommen. Bei einer am 12. Mai 2022 ausgestellten Rechnung ergeben sich Umsatz und Vorsteuerpflicht im Mai 2022:

Rechnung Buchungsvorschlag Belegposition DATEV
Datum
Invoice.Date		 → Buchungsdatum
BookingDetail.BookingDate		 → Buchungsdatum
AccountingDetail.AccountingDate		 → Datum
12.05.2022 12.05.2022 12.05.2022 12.05.2022

Mit einem benutzerdefinierten Feld ON_BookingDate lassen sich andere Daten als das Rechnungsdatum als Buchungsdatum festlegen. Bei einer am 12. Mai 2022 ausgestellten Rechnung mit einem zusätzlichen Feld Buchungsdatum, das durch eine benutzerdefinierte Logik auf den 30. April 2022 gesetzt ist, ergeben sich Umsatz und Vorsteuerpflicht dagegen im April 2022:

Rechnung Buchungsvorschlag Belegposition DATEV
Buchungsdatum
Invoice.ON_BookingDate		 → Buchungsdatum
BookingDetail.BookingDate		 → Buchungsdatum
AccountingDetail.AccountingDate		 → Datum
30.04.2022 30.04.2022 30.04.2022 30.04.2022
Sind mehrere Buchungsperioden in einem Beleg möglich?

Ja, Sie können einen Beleg mit mehreren Belegpositionen anlegen. Jede Belegposition kann einen anderen Buchungsmonat haben. Bitte beachten Sie, dass für jeden Buchungsmonat eine eigene Datenübertragung an DATEV nötig ist.

Belegbilder für Belegpositionen mit verschiedenen oder mehreren Buchungsmonaten werden bereits im Buchungsmonat der ersten Belegposition des Belegs, die an DATEV übertragen wird, mit übertragen.

Kann man Belegbilder allein an DATEV senden?

Innerhalb von JustOn Connector for DATEV ist das nicht möglich. Bitte wenden Sie sich an Ihre:n Steuerberater:in zu, falls Sie Belegbilder ohne Belegdaten übertragen möchten.

Warum kann ich mich nicht authentifizieren?

Wenn Sie sich nicht authentifizieren können, obwohl Sie ein DATEV-Authentifizierungsmedium verwenden, wenden Sie sich an Ihre:n Steuerberater:in.

Warum kann ich mich nicht anmelden?

Beim Login mittels DATEV-Authentifizierungsmedium erscheint nach erfolgter Eingabe der Anmeldedaten und der Zustimmung zum Zugriff folgende Fehlermeldung:

Es konnte kein Zugriffschlüssel abgefragt werden: {"error":"invalid_grant","request_id":"<request_id>"}

Der Fehler sagt aus, dass für die oder den Benutzer:in kein Zugriffschlüssel ("Access Token") von DATEV Unternehmen online abgefragt werden kann. Diese Meldung deutet darauf hin, dass in DATEV Unternehmen online noch kein Konto für die Benutzung von JustOn Connector for DATEV freigeschaltet worden ist.

Woran erkenne ich eine erfolgreiche Übertragung?

Aktualisieren Sie den Status der Datenübertragung über den Button "Status aktualisieren" in der Datenübertragung, und bestätigen Sie die Daten dann über den Button "Bestätigen".

War die Übertragung und die Verarbeitung der Belege bei DATEV erfolgreich, so wird als DATEV-Status "Fertig" und als lokaler Status "Transferiert" angezeigt.

Warum bietet JustOn Connector for DATEV keine Unterstützung für die manuelle Anlage und Übertragung von Belegen?

Mit "JustOn Connector for DATEV" werden Belege und Belegdaten aus angebundenen Salesforce-Anwendungen an DATEV übertragen, um die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen zu erleichtern. "JustOn Connector for DATEV" ist jedoch keine Anwendung zum Schreiben von Rechnungen oder zum Erfassen von Belegen.

Wie arbeite ich mit JustOn Connector for DATEV bestmöglich GoBD-konform?

Wie Sie JustOn Connector for DATEV bestmöglich bei GoBD-konformem Übertragen von Belegen unterstützt, können Sie im Abschnitt Hinweise zu GoBD-Konformität nachlesen.

Kann ich in JustOn Connector for DATEV Daten aus einem Vorsystem erkennen?

Ja, Sie können das am Feld "Aus Drittsystem" des Belegs in "JustOn Connector for DATEV" sehen. Eine detailliertere Antwort auf die Frage finden Sie unter Daten aus Vorsystem erkennen.

Welche Zeichenbegrenzungen gibt es?

Die Zeichenbegrenzungen für bestimmte Felder sind durch die DATEV-Schnittstelle vorgegeben. Folgende Limitierungen gelten:

Warum schlägt die Datenübertragung trotz vorhandener Belege fehl?

Benutzer:innen, die Daten an DATEV übertragen wollen, müssen vor Nutzung von JustOn Connector for DATEV im Reiter "Einstellungen" einige benutzerspezifische Einstellungen für die Datenübertragung treffen, mindestens jedoch prüfen, ob die Sachkontenlänge für ihre Finanzbuchführung korrekt hinterlegt ist (siehe Reiter "Einstellungen”).

Vor der Datenübertragung prüft JustOn Connector for DATEV zuerst, ob ein Wirtschaftsjahr und welche Belegtypen in DATEV Unternehmen online angelegt sind. Erst danach werden die passenden Belege zur Datenübertragung ausgewählt und abgerufen.

Fehlen die notwendigen Einstellungen, kann trotz korrekt erzeugter Belege bei der Datenübertragung folgende Meldung erscheinen:

Es liegen keine Belege für den gewählten Zeitraum vor oder das Wirtschaftsjahr ist nicht angelegt.

Das kann auf zwei Fehler hinweisen:

Wirtschaftsjahr nicht angelegt

Um Daten an DATEV übertragen zu können, muss in DATEV Unternehmen online das zugehörige Wirtschaftsjahr angelegt sein. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen wird dies teilweise automatisch angelegt, bei Kassendaten muss es immer manuell angelegt werden.

Möchten Sie Kassenbelege mit einem nicht angelegten Wirtschaftsjahr übertragen, so prüfen Sie bitte, ob das Wirtschaftsjahr in DATEV Unternehmen online angelegt ist oder gehen Sie auf Ihren Steuerberater zu.

Passender Belegtyp nicht aktiviert

Generell kann JustOn Connector for DATEV Belege der Typen Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Kasse erzeugen. Für eine erfolgreiche Datenübertragung an DATEV muss darüber hinaus jeder Belegtyp, den Sie tatsächlich verwenden, in DATEV Unternehmen online aktiviert sein sowie einen Zielordner haben (siehe Belegtypen-Einrichtung).

Möchten Sie z.B. Belege vom Typ Rechnungsausgang an DATEV übertragen, prüfen Sie bitte zunächst, ob

  • dieser Belegtyp aktiviert ist (Einstellungen > Belegtypen > Verwalten)
  • ein Ordner dafür angelegt ist (Einstellungen > Rechnungsordner)
Was ist bei der erstmaligen Übertragung von Belegen für ein nächsthöheres Wirtschaftsjahr zu beachten?

Wenn Sie Rechnungsbelege übertragen, für die in den Anwendungen in "DATEV Unternehmen online" noch kein nächsthöheres Wirtschaftsjahr für den die jeweilige Beleg-Art angelegt ist, so wird bei der Datenübertragung von Rechnungen in der Regel automatisch das nächsthöhere Wirtschaftsjahr angelegt. Falls die automatische Anlage nicht erfolgreich war, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung bei der Datenübertragung.

Für Belege vom Typ Kasse ist eine automatische Erzeugung eines neuen Rechnungsjahres grundsätzlich nicht möglich.

Um zu überprüfen, ob Wirtschaftsjahres-Daten angelegt sind, starten Sie "DATEV Unternehmen online" (DATEV Unternehmen online > Programm starten) und navigieren zu Stammdaten > Mandant > Unternehmensangaben > Grunddaten Rechnungswesen.

11_grunddaten.png

Funktioniert JustOn Connector for DATEV in Sandbox-Instanzen?

JustOn Connector for DATEV muss in einer in einer Produktionsorganisation installiert und betrieben werden. Die Datenübertragung aus Sandbox-Instanzen ist nicht vorgesehen und wird programmatisch unterbunden – weil davon ausgegangen wird, dass Testdaten aus Sandbox-Instanzen nicht in Ihre produktive DATEV-Umgebung gehören.

Um sicherzustellen, dass die zu übertragenden Daten korrekt sind, können Sie Belege und Belegpositionen vor der Datenübertragung im Reiter Belege prüfen.

Was bedeuten die Fehlermeldungen?

Bei der Datenübertragung können Fehler auftreten. Informationen zu möglichen Fehlermeldungen und Abhilfe finden Sie unter Programm-Meldungen im DATEV-Hilfe-Center.

Ein typischer Fehler ist z.B. eine fehlende bzw. nicht vollständig konfigurierte Zugriffsberechtigung mit folgender Fehlermeldung:

HTTP-Code: 403, Request-Id:<request_id>

Prüfen Sie hier zunächst, ob Beraternummer und Mandantennummer korrekt erfasst sind (in DATEV Unternehmen Online: Rechteverwaltung online > Benutzer > Cloud Services Rechnungswesen > Rechnungsdatenservice 1.0 > Globale Datenfreigaben > Beraternummer und Mandantennummer, siehe Rechteverwaltung online: DATEV-Cloud-Anwendungen freischalten im DATEV-Hilfe-Center).

Wo ist der Buchungstext?

Unter Umständen kann es vorkommen, dass übertragene Buchungstexte nicht im richtigen Feld in DATEV Unternehmen online angezeigt werden. Ist dies der Fall, überprüfen Sie die entsprechende Einstellung für den Rechnungsordner für Ausgangsrechnungen:

Navigieren Sie dazu in DATEV Unternehmen online zu Stammdaten > Rechnungsordner und wählen Sie Rechnungsausgang aus. Die Einstellung für Buchungstext muss Ware, Leistung lauten.