JustOn Billing & Invoice Management: Leistungsbeschreibung
Automatisierte Vertragsverwaltung, Fakturierung und Forderungsmanagement
JustOn Billing & Invoice Management ist eine Software zur Erzeugung und Verwaltung elektronischer Rechnungen.
Als Grundlage für die Fakturierung erfasst und prüft JustOn die Kunden- und Vertragsdaten. So werden automatisch Kosten erfasst, dazu wird die Rechnung erstellt, deren Prüfung und Freigabe durchgeführt sowie der Rechnungsversand ausgelöst. Zusätzlich unterstützt JustOn die Archivierung der erstellten Rechnungen und ggf. die Registrierung von Buchungsvorgängen in angeschlossenen Systemen.
Darüber hinaus kann JustOn die Zahlungsabwicklung verfolgen und auf dieser Basis das Forderungsmanagement übernehmen.
Hinweis
JustOn Billing & Invoice Management kann Buchhaltungsprozesse und Zahlungsvorgänge durch das Bereitstellen entsprechender Informationen per Datei-Export bzw. -Import oder per API-Integration unterstützen. JustOn selbst ist jedoch keine Buchhaltungs- oder Banking-Software.
Technische Abhängigkeiten
JustOn läuft als integrierte Applikation in Salesforce Platform, der cloud-basierten Software-Entwicklungs- und Betriebsplattform von Salesforce.
JustOn ist mit den auf Salesforce Platform zur Verfügung stehenden Mitteln entwickelt und damit von Anfang an vollständig in die Entwicklungs- und Betriebsplattform von Salesforce integriert in Bezug auf
- Sicherheit
- Business-Logik
- Datenspeicherung und Datenaustausch
- Benutzeroberfläche
Weitere Informationen zur App-Integration in Salesforce Platform finden Sie in Integration Patterns and Practices.
Info
Salesforce bietet vier Editionen für den produktiven Einsatz an:
- Essentials
- Professional
- Enterprise
- Unlimited
Für den Betrieb von JustOn Billing & Invoice Management ist jede dieser Editionen geeignet.
Hinweis
Um JustOn Billing & Invoice Management nutzen zu können, müssen folgende Salesforce-Funktionen aktiviert sein:
Weitere Details finden Sie in Technische Information.
Funktionsumfang
JustOn umfasst vier wesentliche Funktionsbereiche:
Billing: JustOn erfasst und prüft Kunden- und Vertragsdaten als Grundlage für die Fakturierung.
Fakturierung: JustOn übernimmt alle Schritte der Rechnungsstellung: Rechnungsdaten aufbereiten, Rechnungen erzeugen und übermitteln.
Forderungsmanagement: JustOn registriert Zahlungen und übernimmt bei Bedarf das Forderungsmanagement.
Analysen und Reports: JustOn bietet ein Reporting- und Analysesystem zur Überwachung von Finanzen, Kund:innen und Schlüsselkennzahlen.
Schematische Übersicht der wichtigsten JustOn-Konzepte
Billing
Sie bilden in JustOn Ihre Verträge ab. Die entsprechenden Objekte, sogenannte Fakturierungspläne, sind die "Blaupausen" für die zu erzeugenden Rechnungen: Sie beinhalten sowohl die erforderlichen Kundendaten als auch die Details der zu berechnenden Produkte und Services. Die JustOn-Vertragsobjekte lassen sich manuell anlegen und bearbeiten oder automatisch erzeugen.
Im Rahmen der JustOn-Verträge werden auch die abzurechnenden Produkte und Services verwaltet, die später als Rechnungsposten auf den erzeugten Rechnungen erscheinen, sowie die entsprechenden Berechnungsmodelle und Preismodelle festgelegt – einschließlich Staffelpreisen und Ratenzahlung.
JustOn ermöglicht die Abrechnung von Verbrauchsdaten, d.h. wechselnde Verbräuche für bestimmte Produkte (z.B. Telefonieeinheiten, Servicestunden). Zur Unterstützung entsprechender Geschäftsmodelle lassen sich auch Grundgebühren festlegen, die dann verbrauchsunabhängig mindestens berechnet werden.
JustOn kann Rechnungen auch direkt aus beliebigen, entsprechend konfigurierten Objekten (wie z.B. Verträgen, Aufträgen oder Opportunities) erzeugen und damit die Fakturierungspläne umgehen. Zu diesem Zweck können Sie die Abrechnung beliebiger Objekte einrichten.
Info
Weitere Informationen finden Sie in Billing Automation.
Fakturierung
Das Kernstück von JustOn ist der Rechnungslauf, der aus den Kunden- und Vertragsdaten sowie den Produkt- und Preisinformationen die Rechnungen erzeugt. Rechnungsläufe lassen sich manuell starten oder automatisiert zu regelmäßigen Zeiten. Darüber hinaus können Sie mit JustOn Rechnungen manuell anlegen sowie Gutschriften und Anzahlungsrechnungen oder Pro-forma-Rechnungen erzeugen.
Neue Rechnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden. Befinden Sie eine Entwurfsrechnung für korrekt, finalisieren Sie sie. Dadurch wird die Rechnung wirksam, d.h. zur Zahlung fällig. Fehlerhafte Rechnungen lassen sich stornieren.
Als Teil der Fakturierung können Sie konfigurieren, wie JustOn Steuern behandeln soll. Je nach Geschäftsanforderung ist es dabei möglich, Steuern intern mit gegebenen oder durch spezielle Regeln ermittelten Steuersätzen zu berechnen, von externen Systemen vorab berechnete Steuern zu übernehmen oder externe Service-Provider zur Berechnung der Steuern einzubinden.
Für die Auslieferung von Rechnungen unterstützt JustOn den Versand per E-Mail oder Post, den Upload in Cloud-Speichersysteme sowie die Integration in E-Invoicing-Dienste.
Rechnungsvorlagen erlauben die Gestaltung von Rechnungen in Ihrem Corporate Design, für verschiedene Sprachen und bei Bedarf für mehrere Geschäftseinheiten.
Info
Weitere Informationen finden Sie in Invoice Management.
Forderungsmanagement
Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Vorauszahlungen, Mahngebühren usw. erzeugen Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.
Mit JustOn können Sie Zahlungen für Rechnungen überwachen. Zu diesem Zweck kann JustOn Zahlungseinträge aus externen Systemen registrieren und Rechnungen zuweisen. Voneinander unabhängige Rechnungen und Gutschriften eines Accounts lassen sich miteinander ausgleichen.
Zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung können Sie mit JustOn Kontoauszüge erzeugen. Kontoauszüge sind Berichte, die die Saldi eines Accounts für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen.
Darüber hinaus kann JustOn Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen. Mit verschiedenen Mahnstufen lässt sich hierbei steuern, für welche Rechnungen, zu welchen Zeiten und, optional, zu welchen Kosten Sie Ihre Kund:innen auffordern wollen, offene Forderungen zu begleichen.
Bei Bedarf kann JustOn Buchungsvorschläge aus finalisierten Rechnungen, Buchungsvorschläge aus registrierten Zahlungseingängen sowie vorläufige Buchungsvorschläge auf Basis von Fakturierungsplänen erzeugen. Diese Daten lassen sich dann in externe Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP übertragen.
Entsprechend Ihrer Geschäftsanforderungen müssen Sie Rechnungs- oder Zahlungsdaten an externe Systeme übergeben. Hier unterstützt Sie JustOn mit seinem flexiblen Export in CSV-Dateien, um Rechnungen und Buchungsvorschläge zu exportieren, sowie der Möglichkeit, Überweisungsaufträge als SEPA-XML zu exportieren.
Info
Weitere Informationen finden Sie in Payments/Payouts, Overdue Receivables und Bookkeeping.
Analysen und Reports
Für Analyse- und Berichtszwecke bietet JustOn bestimmte Metrikobjekte, die sich für das Verfolgen und Darstellen abrechnungsrelevanter Änderungen konfigurieren lassen.
Außerdem unterstützt JustOn die Berichtsfunktionen von Salesforce und stellt einer Reihe spezieller Berichte auf Basis der abrechnungsrelevanten Daten in Ihrer Org bereit. Sie können diese Berichte in Ihre Salesforce-Org integrieren.
Info
Weitere Informationen finden Sie in Reporting and Analytics.
Add-Ons
JustOn-Add-Ons erweitern die Fähigkeiten von JustOn – sie können JustOn z.B. mit externen Systemen verbinden oder Self-Service- oder E-Commerce-Funktionen hinzufügen.
Folgende Integrationen sind verfügbar:
- JustOn Cash Management – Software zur Integration von Banken und externen Zahlungsanbietern
- AvaTax – Service-Integration zur Bereitstellung aktueller Steuerdaten
- Peppol – Service-Integration zum Versand elektronischer Rechnungen
- Basware – Service-Integration zum Versand elektronischer Rechnungen
- VIES – Service-Integration zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Connector for DATEV – Add-On-Unterstützung zur Übertragung von Buchungsvorschlägen an DATEV
- Jira Connector – Add-On-Unterstützung zum Import von in Jira erfassten Zeitaufwänden
- JustOn Connector – Add-On-Unterstützung zur Synchronisation von Daten zwischen Salesforce-Organisationen
Abgrenzung
JustOn Billing & Invoice Management kann Buchhaltungsprozesse und Zahlungsvorgänge durch das Bereitstellen entsprechender Informationen per Datei-Export bzw. -Import oder per API-Integration unterstützen. JustOn selbst ist jedoch keine Buchhaltungs- oder Banking-Software.