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Mahnungen verwalten

Ganz allgemein bezeichnet das Mahnwesen die Kommunikation mit Kund:innen, um ausstehende Forderungen geltend zu machen, zum Beispiel (aber nicht ausschließlich) für überfällige Rechnungen.

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt Ihre Mahnverfahren auf der Basis konfigurierbarer Mahnbelege.

Mahnungen in JustOn

JustOn kann Sie mit der integrierten Mahnungsfunktion beim Nachverfolgen und Einfordern ausstehender Zahlungen unterstützen. In diesem Kontext sind folgende Objekte relevant:

Belege
Enthalten alle Daten zu ausstehenden Zahlungen, auf deren Grundlage Sie Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erzeugen, die an die betreffenden Accounts geschickt werden. Die Belegdatensätze sind Accounts zugeordnet und enthalten die entsprechenden Daten und Zahlungsinformationen.
Belegposten

Stellen die "Einzelposten" dar, auf die sich die Mahnung bezieht – also die überfälligen Rechnungen und, bei entsprechender Konfiguration, die Mahngebühren. Belegposten sind in einer Master-Detail-Beziehung einem Beleg zugeordnet.

Ein Mahnlauf kann mehrere Rechnungen pro Account erfassen und damit einen einzelnen Belegposten für jede betroffene Rechnung erzeugen. Entsprechend ist eine Rechnung, die vom Mahnprozess erfasst ist, mit dem erzeugten Belegposten verbunden, jedoch nicht mit dem Beleg.

Bei Rechnungen mit Zahlplänen betrachtet der Mahnlauf nur den jeweils fälligen Betrag. Sind z.B. zum Zeitpunkt des Mahnlaufs nur die erste und zweite Rate eines Zahlplans überfällig, wird nur dieser Teil angemahnt.

dunning
Mahnung mit zwei Rechnungen

Die Belegdatensätze zeigen die dazugehörigen Belegposten in einer entsprechenden Themenliste an. Die aus dem Beleg gedruckte PDF-Datei enthält die Belegpostentabelle, die standardmäßig die ursprünglichen Rechnungsnummern anzeigt.

Im Wesentlichen besteht der Mahnprozess aus drei Schritten:

  • Mahnlauf: Sie erzeugen Entwurfsmahnungen für offene Rechnungen oder Kontoauszüge.
  • Finalisieren: Sie setzen Mahnungen auf geschlossen und generieren Mahnschreiben als PDF.
  • Versand: Sie versenden Mahnschreiben (einschließlich der erzeugten Mahnungs-PDF-Dokumente und der betroffenen Rechnungs-PDF-Dokumente) per E-Mail.

Mahnlauf bezeichnet die Operation, bei der die Mahnschreiben als Entwurf entstehen. Die im Mahnlauf erzeugten Belege sind die Mahnungen. Je nach Fortschritt im Mahnprozess können Mahnungen verschiedene Status haben.

  • Entwurf: Neue Mahnungen haben den Status Entwurf. Entwurfsmahnungen können geprüft und ggf. überarbeitet werden.
  • Geschlossen: Mit dem Finalisieren der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Um die Mahnungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie diese in den benutzerdefinierten Einstellungen für Mahnstufen entsprechend konfigurieren, siehe Dunning Levels EN. Diese Einstellungen definieren u.a.

  • die zu erfüllende Bedingung, um den Prozess zu aktivieren,
  • Mahn- und Verzugsgebühren (falls erforderlich),
  • das Fälligkeitsdatum und eine Nachfrist.

Mithilfe mehrerer Mahnstufen können Sie Ihr eigenes Eskalationsszenario abbilden, das von freundlichen Erinnerungen bis hin zu strengen Mahnschreiben reichen kann:

Fälligkeit der Rechnung
↳ Nichtbeachten der Rechnungsfälligkeit: Bitte um Zahlung
     ↳ Nichtbeachten der Bitte um Zahlung: Mahnung
          ↳ Nichtbeachten der ersten Mahnung: Letzte Mahnung

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie unter Belegläufe den Mahnprozess starten.

Ein Zahlungsaufschub setzt fällige Mahnverfahren für die angegebene Zeit aus.

Wie können Accounts oder Rechnungen vom Mahnlauf ausgenommen werden?

Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, das Fälligkeitsdatum von Rechnungen zu verschieben. Dadurch wird ein mögliches Mahnverfahren für den angegebenen Zeitraum ausgesetzt.

Als Alternative zum Zahlungsaufschub können Sie bestimmte Accounts oder bestimmte Rechnungen vom Mahnverfahren ausschließen. Um solche Mahnsperren zu ermöglichen, sind im Wesentlichen folgende Schritte notwendig:

(1) Legen Sie ein benutzerdefiniertes Kontrollkästchen, z.B. PreventDunning, auf dem Objekt Account oder Invoice an, das bestimmen soll (mit true), ob ein bestimmter Datensatz vom Mahnlauf ausgeschlossen wird. Je nach Ihren Anforderungen können Sie dieses Kontrollkästchen manuell durch eine:n Benutzer:in oder automatisch über eine Formel markieren lassen, die z.B. einen Datensatz nach bestimmten Kriterien überprüft und dementsprechend dieses Kontrollkästchen markiert (oder nicht markiert).

(2) Fügen Sie in jeder Mahnstufenkonfiguration, die Sie anwenden wollen, eine Bedingung hinzu, die dieses Kontrollkästchen auswertet und damit bestimmt, ob der aktuelle Datensatz ausgenommen werden soll:

PreventDunning__c = false

Nach diesem Beispiel schließt JustOn eine Rechnung vom Mahnlauf aus, wenn das Kontrollkästchen markiert (true) ist und die Bedingung deshalb false ergibt.

Info

Informationen zur Konfiguration von Mahnungen und deren Bearbeitungsoptionen finden Sie in Setting Up Dunning Process Management EN.

Zur Verwaltung von Mahnungen gehören die folgenden Aufgaben:

Kontaktrollen zur Übertragung von Mahnungen festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Mahnungen bei Belegläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für die Übermittlung von Mahnungen unterstützt JustOn die folgenden Anwendungsfälle:

  • Dunning Contact
  • Dunning Mailing Contact
  • Dunning Email Contact
  • Dunning Email CC Contact
  • Dunning Email BCC Contact

Info

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht der Objekte Kontakt oder Account-Kontakt-Beziehung verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Dunning Distribution EN).

Um für einen Kontakt oder eine Account-Kontakt-Beziehung eine Kontaktrolle festzulegen:

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt oder die entsprechende Account-Kontakt-Beziehung.

    Im Kontaktdatensatz: Wechseln Sie zum Register Details.

    Um eine Account-Kontakt-Beziehung zu bearbeiten:

    • Von der Kontakt-Themenliste im Account-Datensatz: Klicken Sie auf neben dem betreffenden Kontakt und wählen Sie Beziehung bearbeiten.
    • Von der Account-Themenliste im Kontakt-Datensatz: Klicken Sie auf neben dem betreffenden Account und wählen Sie Beziehung bearbeiten.

    Weitere Informationen finden Sie in Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen zwischen Kontakten und Accounts in der Salesforce-Hilfe.

  2. Klicken Sie auf neben dem Feld JustOn-Kontaktrolle.

  3. Wählen Sie den gewünschten Anwendungsfall aus der Auswahlliste JustOn-Kontaktrolle aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer der Kontakte ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

JustOn-Kontaktrolle: Anwendungsregeln
  • Wenn sowohl JustOn-Kontaktrolle an der Account-Kontakt-Beziehung als auch JustOn-Kontaktrolle am Kontakt gesetzt sind, hat die an der Account-Kontakt-Beziehung definierte Rolle Vorrang vor der am Kontakt definierten Rolle, unabhängig davon, ob es sich um eine primäre oder sekundäre Beziehung handelt.
  • Wenn JustOn-Kontaktrolle sowohl an einer direkten als auch an einer indirekten Account-Kontakt-Beziehung gesetzt ist, hat die an der direkten Account-Kontakt-Beziehung definierte Rolle Vorrang vor der an der indirekten Account-Kontakt-Beziehung definierten Rolle.

  • JustOn Billing & Invoice Management betrachtet nur JustOn-Kontaktrollen, die an primären (über eine direkte Account-Kontakt-Beziehung verbundenen) Kontakten definiert sind.

    Wenn Sie eine JustOn-Kontaktrolle an einem sekundären (über eine indirekte Account-Kontakt-Beziehung verbundenen) Kontakt benötigen, müssen Sie diese an der entsprechenden Account-Kontakt-Beziehung definieren.

  • Salesforce erlaubt für Account-Kontakt-Beziehungen Zeitbegrenzungen und explizite Aktivierung. Diese Einstellungen haben jedoch keinen Einfluss auf die Priorität zugewiesener JustOn-Kontaktrollen. Wenn eine Account-Kontakt-Beziehungen zu einem gegebenen Zeitpunkt gültig ist, wird JustOn Billing & Invoice Management die zugewiesene Kontaktrolle beachten.

    Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer der Kontakte ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

  • Kontaktrollen an Account-Kontakt-Beziehungen und an Kontakten können sich gegenseitig ergänzen, solange sie sich nicht widersprechen.

  • Aus Kompatibilitätsgründen unterstützt JustOn Billing & Invoice Management weiterhin bereits bestehende Account-Kontaktrollen aus Salesforce Classic. Sofern vorhanden, haben sie generell Vorrang vor den in JustOn-Kontaktrolle gesetzten Werten.

Um die Handhabung zu vereinfachen, pflegen Sie JustOn-Kontaktrollen entweder an Kontakten oder an Account-Kontakt-Beziehungen. Wenn Sie Account-Kontakt-Beziehungen verwenden, empfiehlt es sich, die JustOn-Kontaktrollen auch dort zu definieren.

Die Beispiele in JustOn Contact Role Priority EN illustrieren das Verhalten.

Mahnungen für mehrere Accounts erzeugen

Mit der Funktion Belegläufe können Sie für mehrere offene Rechnungen verschiedener Accounts gleichzeitig Mahnungen erzeugen.

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Öffnen Sie das Unterregister Mahnlauf.

    dun_run Aufruf eines Mahnlaufs

  4. Wählen Sie die gewünschten Mahnstufen und, optional, ein Belegdatum aus.

    Wenn Sie kein spezielles Belegdatum angeben, benutzt JustOn das aktuelle Datum.

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit werden für alle offenen Rechnungen, die den in den Mahnstufen definierten Bedingungen entsprechen, Mahnungen erzeugt.

    JustOn erzeugt für jeden Account pro Mahnstufe einen Beleg.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der entstehenden Mahnungen wie folgt aus:

  • Wenn Sie Kontaktrollen für die entsprechenden Account-Kontakte für die Anwendungsfälle Dunning Contact oder Invoice Contact festgelegt haben, benutzt JustOn die in den Kontaktrollen definierten Adressdaten.
  • Wenn keine Kontaktrollen definiert sind, benutzt JustOn die Adressdaten aus dem Account.

Mahnung für einzelne Rechnung erzeugen

Sie können für eine einzelne offene Rechnung eine Mahnung erzeugen.

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie eine Mahnung erzeugen wollen.
  2. Klicken Sie auf Neue Mahnung.
  3. Wählen Sie die gewünschte Mahnstufe aus.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird eine einzelne Mahnung der gewählten Mahnstufe für die aktuelle offene Rechnung erzeugt.

Info

JustOn füllt die Adressfelder der entstehenden Mahnungen wie folgt aus:

  • Wenn Sie Kontaktrollen für die entsprechenden Account-Kontakte für die Anwendungsfälle Dunning Contact oder Invoice Contact festgelegt haben, benutzt JustOn die in den Kontaktrollen definierten Adressdaten.
  • Wenn keine Kontaktrollen definiert sind, benutzt JustOn die Adressdaten aus dem Account.

Entwurfsmahnungen bearbeiten

Info

In Mahnungen im Status Entwurf sind die Textfelder leer. Die entsprechenden Werte werden aus dem Vorlagendetail für Mahnungen (siehe Customizing Dunning Reminders EN) abgerufen.

Texte, die Sie explizit in einem Textfeld einer Mahnung angeben, überschreiben die Vorgabetexte aus der Vorlage. Beim Finalisieren der Mahnung zieht JustOn dann alle Texte, die Sie nicht überschrieben haben, aus dem Vorlagendetail, um das PDF-Dokument zu füllen.

Sie können jedoch die Schaltfläche Texte kopieren verwenden, um die Inhalte der Textfelder aus der Vorlage zur Bearbeitung in die Entwurfsmahnung zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie in Enabling Template Text Copies EN.

Nachdem Sie Entwurfsmahnungen erzeugt haben, überprüfen Sie sie auf Korrektheit. Falls nötig, müssen Sie die Entwurfsmahnungen bearbeiten und Details ändern, z.B. Basisdaten, Adressen, Versandoptionen, Texte usw.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Mahnung, die Sie bearbeiten wollen.

    Alternativ klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Mahnung zu öffnen, und klicken dann auf Bearbeiten in der Detailansicht.

  3. Bearbeiten Sie die Daten wie erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Entwurfsmahnungen löschen

Solange Mahnungen im Status Entwurf sind, erlaubt JustOn das Löschen

Einzelne Mahnung löschen

Um eine einzelne Entwurfsmahnung aus der Detailansicht heraus zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Löschen, dann erneut auf Löschen, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die aktuelle Entwurfsmahnung gelöscht.

Ausgewählte Mahnungen löschen

Um ausgewählte Entwurfsmahnungen aus der Mahnungsliste heraus zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie löschen wollen.

    Mit dem Kontrollkästchen im Tabellenkopf können Sie alle Mahnungen in der aktuellen Seite der Listenansicht auf einmal auswählen.

  3. Klicken Sie auf Entwürfe löschen, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden die ausgewählten Entwurfsmahnungen gelöscht.

Alle Entwurfsmahnungen löschen

Um alle aufgelisteten Entwurfsmahnungen auf einmal zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie ohne vorherige Auswahl auf Entwürfe löschen, dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden alle Entwurfsmahnungen in der Detailansicht des aktuellen Beleglaufs oder im Register Belege gelöscht.

Info

Wenn eine Beleglauf-Detailansicht leer ist, das heißt, sobald Sie alle in diesem Mahnlauf erzeugten Mahnungen gelöscht haben, können Sie den Beleglauf löschen.

Mahnungen finalisieren

Mit dem Finalisieren der Mahnung werden diese auf Geschlossen gesetzt, die zu versendenden PDF-Mahnschreiben erzeugt und die festgelegten Mahngebühren dem Account-Saldo und dem Rechnungssaldo hinzugefügt. Insgesamt wird die Mahnung dadurch rechtlich wirksam.

Hinweis

Sobald eine Mahnung auf Geschlossen gesetzt ist, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

JustOn erlaubt das Finalisieren

  • einzelner Mahnungen aus der Detailansicht heraus oder
  • mehrerer Mahnungen aus der Belegliste in der Beleglauf-Detailansicht oder im Register Belege.

Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Info

Salesforce Files ist das Standardziel für erzeugte Dokumente. Um die dateibasierten JustOn-Funktionen nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass die Salesforce-Funktionen Inhaltszustellungen und Salesforce CRM Content aktiviert sind.

Mahnung individuell finalisieren

Um einen einzelnen Beleg aus der Detailansicht heraus zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie die Belegliste der Beleglauf-Detailansicht oder das Register Belege.
  2. Klicken Sie auf den Belegnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit wird ein Bildschirm-Flow für die Finalisierung geöffnet.

  4. Klicken Sie auf Finalisieren, um die Operation zu starten.

    Damit wird die Finalisierung ausgeführt, wodurch der aktuelle Beleg auf Geschlossen gesetzt und das zu versendende PDF-Dokument erzeugt wird. Sie finden die erzeugte Datei im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

    Der Bildschirm-Flow zeigt den Fortschritt der Operation an. Nach Abschluss gelangen Sie durch Klick auf Schließen & Aktualisieren zurück auf die aktualisierte Detailseite des Belegs.

Mehrere Mahnungen finalisieren

Um mehrere Belege aus der Belegliste heraus zu finalisieren:

  1. Öffnen Sie das Register Belegläufe.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs, mit dem die zu finalisierenden Belege erzeugt wurden.

  3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Belege, die Sie finalisieren wollen.

    Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Belege einbezogen.

  4. Klicken Sie auf Finalisieren.

    Damit werden alle ausgewählten Belege auf Geschlossen gesetzt und die zu versendenden PDF-Dokumente erzeugt. Sie finden die erzeugten Dateien im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum, sofern kein anderes Ziel definiert ist (siehe File Distribution EN).

Mahnungs-PDF neu erzeugen

Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, die PDF-Datei für eine bereits finalisierte Mahnung (Status Geschlossen) neu zu erzeugen. Dabei werden keinerlei Daten in der Mahnung geändert.

Stellen Sie sicher, dass die Option zum erneuten Erzeugen von PDF-Dateien in Ihrer Org aktiviert ist.

Um die PDF-Datei für eine bereits finalisierte Mahnung aus der Detailansicht heraus neu zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie die Belegliste der Beleglauf-Detailansicht oder das Register Belege.
  2. Klicken Sie auf den Namen der finalisierten Mahnung, für die Sie die PDF-Datei erneut erzeugen wollen.

  3. Klicken Sie auf PDF neu generieren und dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird zunächst das Feld PDF geleert und die angehängte PDF-Datei gelöscht, dann wird die PDF-Datei neu erzeugt und mit dem aktuellen Mahnungsdatensatz verknüpft.

Mahnungen senden

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt die Übertragung der erzeugten Mahnungs-PDF-Dokumente (einschließlich der betroffenen Rechnungs-PDF-Dokumente) per E-Mail. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, erzeugte PDF-Dokumente per E-Mail zu senden:

Info

Beachten Sie, dass die E-Mails nicht sofort gesendet werden. JustOn Billing & Invoice Management reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03:00 (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

Mehrere Mahnungen senden

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in den Versand einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf Email.
  4. Markieren Sie bei Bedarf die Optionen Blindkopie an mich oder E-Mails unmittelbar versenden.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der Versand der ausgewählten bzw. aller Mahnungen (einschließlich der erzeugten Mahnungs-PDF-Dokumente und der betroffenen Rechnungs-PDF-Dokumente) an die jeweiligen Accounts in die E-Mail-Warteschlange eingereiht.

Einzelne Mahnung senden

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Klicken Sie auf den Mahnungsnamen, um die Detailansicht zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Mahnung versenden.

  4. Heben Sie optional die Markierung im Kontrollkästchen Mahnung auf den Status 'Geschlossen' setzen auf.

    In diesem Fall bleibt die Mahnung im Status Entwurf, was es Ihnen erlaubt, die Mahnung später noch zu bearbeiten.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen.

  6. Optional passen Sie die E-Mail-Empfänger oder den E-Mail-Text wie erforderlich an.
  7. Markieren Sie gegebenenfalls die Kontrollkästchen für die Rechnungs-PDF-Anhänge oder heben Sie die Markierungen auf.

  8. Klicken Sie auf Senden.

    Damit wird die aktuelle Mahnung (einschließlich der betroffenen Rechnungs-PDF-Dokumente) unmittelbar an die angegebenen Empfänger:innen gesendet.

Mahnungen erneut verteilen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, bestehende PDF-Dokumente (erneut) in bestimmten Zielordnern zu speichern, z.B. wenn das automatische Ablegen fehlgeschlagen ist oder ein neuer Zielordner gefüllt werden soll. Dafür bietet JustOn die benutzerdefinierte Schaltfläche PDF verteilen. Sie können Datensätze in Listen auswählen und dann die entsprechenden PDF-Dokumente mit Hilfe dieser Funktion an konfigurierbare Zielordner senden.

Hinweis

Benutzen Sie die Funktion zum erneuten Verteilen von PDF-Dokumenten mit Bedacht. JustOn prüft den jeweiligen Zielordner nicht auf vorhandene Dateien. Erneutes Speichern der gleichen Dateien im gleichen Ziel erzeugt Duplikate, was zu Fehlverhalten führen kann.

Um mehrere Mahnungs-PDF-Dokumente (erneut) zu verteilen:

Das erneute Verteilen von PDF-Dokumenten muss aktiviert sein. Weitere Informationen finden Sie in Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie in einen Zielordner ausgeben wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in die Ausgabe einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie PDF verteilen.
  4. Wählen Sie den Zielordner für die Ausgabe aus.
  5. Markieren Sie optional die das entsprechende Kontrollkästchen, wenn Sie nur Entwurfsordner und Entwurfsdokumente einbeziehen wollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente erneut erzeugt und diese im ausgewählten Zielordner ausgibt.

Mahnungen herunterladen

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Mahnungen lokal auf einen Rechner herunterzuladen. Dafür bietet JustOn eine benutzerdefinierte Schaltfläche, mit der Sie die PDF-Dokumente ausgewählter Datensätze als ZIP-Datei laden können.

  1. Öffnen Sie die Mahnungsliste.

    Um die Mahnungsliste zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Beleglaufs im Register Belegläufe oder öffnen das Register Belege.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Mahnungen, die Sie herunterladen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Mahnungen in den Download einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie ZIP laden.

  4. Wählen Sie optional ein spezielles Dateinamenformat aus.

    Die Dropdown-Liste zeigt den Eintrag Automatischer Dateiname sowie alle benutzerspezifisch angelegten Formate an (siehe PDF Name EN).

  5. Klicken Sie auf Starten.

    Damit wird ein Auftrag gestartet, der die entsprechenden PDF-Dokumente bei Bedarf erneut erzeugt, sammelt und in einer ZIP-Datei speichert.

    Je nach Zahl der erfassten Datensätze kann es vorkommen, dass der Job stoppt, ohne einen Fehler anzuzeigen. Brechen Sie in diesem Fall den laufenden Job ab und starten Sie die Operation mit weniger Datensätzen erneut.

  6. Klicken Sie nach Abschluss des Prozesses auf ZIP herunterladen.

    Damit wird der Dialog zum Speichern der ZIP-Datei angezeigt.