Skip to content

Rechnungen manuell erzeugen

Info

Grundsätzlich sollten Rechnungen regelmäßig mit einem Rechnungslauf erzeugt werden.

Sie können jedoch auch manuell

Einzelne Rechnung manuell anlegen

Um eine einzelne Rechnung manuell zu erzeugen, müssen folgende Daten angegeben werden:

Parameter Beschreibung
Account Der Account, dem die Rechnung zugeordnet wird
Vorlage Die zum Erzeugen des PDF-Dokuments benutzte Rechnungsvorlage

Die Kontaktdaten sind optional.

Um eine einzelne Rechnung zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.
  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Pflichtangaben sind Account und Vorlage.

  4. Wählen Sie optional einen Rechnungstyp aus.

    Die verfügbaren Rechnungstypen sind Proforma, Deposit und Final (Invoice Types EN). Wenn Sie keinen speziellen Typ auswählen, erzeugt JustOn eine "normale" Rechnung.

    Beachten Sie, dass die Rechnungstypen Proforma, Deposit und Final in der Auswahlliste für den Rechnungstyp vorhanden sein müssen. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen diese Werte in der Rechnungstyp-Auswahlliste des Rechnungsobjekts hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie in Modifying Picklist Values EN.

    Wenn Sie den Rechnungstyp Deposit auswählen, müssen Sie entweder einen Anzahlungsbetrag oder eine Anzahlungsrate angeben.

  5. Klicken Sie auf Anlegen.

    Damit wird die Entwurfsrechnung erzeugt.

  6. Fügen Sie wie erforderlich Rechnungsposten hinzu.

    Weitere Informationen finden Sie in Rechnungsposten hinzufügen.

    Die Erzeugung einer einzelnen Rechnung kann zu Fehlern führen, wenn ein anderer, paralleler Prozess zur Rechnungserzeugung gerade den gleichen Quelldatensatz verwendet.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Einzelne Rechnung aus Fakturierungsplan anlegen

Um eine einzelne Rechnung aus einem Fakturierungsplan zu erzeugen, müssen folgende Daten angegeben werden:

Parameter Beschreibung
Periode Start Beginn des Leistungszeitraums, legt fest, welche Posten oder Transaktionen in die Rechnung einbezogen werden
Periode Ende Ende des Leistungszeitraums, legt fest, welche Posten oder Transaktionen in die Rechnung einbezogen werden
Rechnungsdatum Bestimmt das Rechnungsdatum, bei leerem Feld wird als Vorgabe das aktuelle Datum benutzt
Filter Gibt den/die anzuwendenden Filter an

Außerdem wird eine Liste der aktiven Fakturierungsplan-Posten angezeigt.

Um eine Rechnung aus einem Fakturierungsplan zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie den Fakturierungsplan, aus dem Sie eine Rechnung erzeugen wollen.
  2. Klicken Sie auf Neue Rechnung.
  3. Geben Sie Periode Start, Periode Ende und Rechnungsdatum an.
  4. Markieren Sie die Fakturierungsplan-Posten, die in die Rechnung einbezogen werden sollen.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird die Entwurfsrechnung ohne Rücksicht auf Status oder Start- und Enddatum des Fakturierungsplans erzeugt.

    Während JustOn einen Rechnungslauf ausführt, können Sie keine Rechnung aus einem Fakturierungsplan anlegen.

Info

Die Verbrauchsdatenabrechnung kann nur mit dem (kontinuierlichen) Rechnungslauf unter Verwendung eines Transaktionsfilters erfolgen, der dann entweder manuell oder als geplanter Auftrag gestartet wird. Das manuelle Erzeugen einer Rechnung aus dem entsprechenden Fakturierungsplan (über die Schaltfläche Neue Rechnung) löst keine transaktionale Abrechnung aus.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Einzelne Rechnung aus Objekt anlegen

Hinweis

Stellen Sie sicher, dass der generische Rechnungslauf aktiviert und die Schaltfläche Neue Rechnung am Ausgangsobjekt verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie in Billing Arbitrary Objects EN.

Um eine Rechnung aus einem entsprechend konfigurierten Objekt zu erzeugen:

  1. Öffnen Sie den Objektdatensatz, aus dem Sie eine Rechnung erzeugen wollen.
  2. Klicken Sie auf Neue Rechnung.

  3. Wählen Sie den gewünschten Rechnungslauf-Filter aus.

    Beim Erzeugen einer Rechnung aus einem einzelnen Quelldatensatz wird die Filterbedingung (mit der bei der Stapelverarbeitung die beteiligten Datensätze festgelegt werden) nicht berücksichtigt.

    Falls Ihr Quellobjekt wiederkehrend abgerechnet wird (siehe Recurring Billing EN), werden Sie aufgefordert, eine Datumsauswahl zu treffen, um die Datensätze nach Leistungsdatum einzugrenzen.

    Wenn Sie die Rechnungserzeugung von einem Elternobjekt starten (siehe Invoice Run From Parent EN), haben Sie folgende Optionen:

    • eine Liste zur Auswahl der verfügbaren Filter

      Wenn Sie mehrere Filter auswählen, werden die anderen Optionen ausgeblendet.

    • falls das Quellobjekt wiederkehrend abgerechnet wird (siehe Recurring Billing EN): eine Datumsauswahl, um die Datensätze nach Leistungsdatum einzugrenzen

    • falls das Quellobjekt einmalig abgerechnet wird: eine Liste der Ausgangsobjekte, die zum aktuellen Elternobjekt gehören

      Sie können einzelne Datensätze aus- bzw. abwählen. Bei mehr als 50 Datensätzen wird die Liste zur Auswahl nicht angezeigt, sondern direkt alle dazugehörigen Datensätze verarbeitet.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird die Entwurfsrechnung angelegt, die alle relevanten Daten aus dem Ausgangsdatensatz und dem verknüpften Account enthält.

    Die Erzeugung einer einzelnen Rechnung kann zu Fehlern führen, wenn ein anderer, paralleler Prozess zur Rechnungserzeugung gerade den gleichen Quelldatensatz verwendet.

Nächste Schritte:

Rechnungen bearbeiten
Rechnungen finalisieren
Rechnungen stornieren

Geführte Rechnungserzeugung verwenden

Wenn Ihr:e Org-Administrator:in den Dialog für die erweiterte Rechnungserzeugung eingerichtet hat, können Sie den assistentbasierten Workflow verwenden, um neue Rechnungsentwürfe zu erzeugen – Stammdaten eingeben, Rechnungspositionen hinzufügen und das Dokument in der Vorschau anzeigen, ohne den Kontext wechseln zu müssen.

So erzeugen Sie eine einzelne Rechnung:

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen oder öffnen Sie den Objektdatensatz, für den Sie eine Rechnung erzeugen möchten.

    Stellen Sie sicher, dass die Schaltfläche Neue Rechnung verfügbar ist. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre:n Org-Administrator:in.

  2. Klicken Sie auf Neue Rechnung.

    Damit wird der Dialog für die geführte Rechnungserzeugung geöffnet.

    Wenn der Dialog aus einem entsprechend konfigurierten Objektdatensatz geöffnet wird, sind relevante Felder möglicherweise bereits mit den verfügbaren Informationen gefüllt. Andernfalls ist der Dialog leer.

  3. Geben Sie in Schritt 1 die Rechnungsabsender- und -empfängerdaten an.

    Zu den Pflichtdaten gehören der Account und die Geschäftseinheit.

    Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  4. Geben Sie in Schritt 2 die Rechnungskonfiguration an.

    Zu den Pflichtdaten gehört die Vorlage.

    Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  5. Fügen Sie in Schritt 3 Rechnungspositionen hinzu.

    Sie können neue Rechnungspositionen aus Produkten in Salesforce-Preisbüchern, aus untergeordneten Datensätzen des entsprechend konfigurierten Rechnungsquelldatensatzes oder manuell hinzufügen. Darüber hinaus können Sie Zwischensummen, Rabatte sowie Versand- oder Bearbeitungsgebühren hinzufügen.

    Die verfügbaren Felder hängen von der Feldset-Konfiguration ab, die Ihr:e Org-Administrator:in vorgenommen hat.

    Klicken Sie auf Speichern und Summen berechnen, um die hinzugefügte Position zu speichern und die Gesamtbeträge (neu) zu berechnen.

    Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

  6. Geben Sie in Schritt 4 die Rechnungsmetadaten und Zahlungsbedingungen an.

  7. Klicken Sie optional auf Vorschau, um eine visuelle Darstellung der Rechnung anzuzeigen.

    Sie können während des gesamten Prozesses jederzeit auf Vorschau klicken.

  8. Klicken Sie auf Entwurf speichern und schließen.

    Dadurch wird die neue Rechnung im Status Entwurf gespeichert und der Dialog geschlossen.