Rechnungen und Gutschriften ausgleichen

JustOn Billing & Invoice Management kann voneinander unabhängige Rechnungen und Gutschriften eines Accounts miteinander ausgleichen.

Das ist z.B. in Marktplatz-Szenarien üblich: Sie verkaufen Produkte, die von anderen geliefert werden. Einerseits erhalten Sie zwar das Geld von den Kund:innen, müssen jedoch die ursprünglichen Lieferanten bezahlen. Dafür erzeugen Sie eine Gutschrift. Andererseits sollen die Lieferanten eine Provision für Ihre Vermittlungsleistung zahlen – dafür erzeugen Sie eine Rechnung. Sie können nun die Rechnung mit der Gutschrift verrechnen und damit zum einen sofort die Rechnung begleichen, zum anderen den Betrag der Gutschrift verringern.

Ausgleich - Konzepte

Prinzipiell gleicht JustOn eine offene Rechnung mit einer neuen Gutschrift und eine offene Gutschrift mit einer neuen Rechnung aus – dem jeweiligen Ausgleichsziel.

Damit eine offene Rechnung oder Gutschrift für einen Ausgleich in Betracht gezogen wird, muss das Fälligkeitsdatum erreicht sein. Wenn Sie mit Geschäftseinheiten (siehe Business Entities EN) arbeiten, muss außerdem sowohl auf der Rechnung als auch auf der Gutschrift die gleiche Geschäftseinheit angegeben sein.

Der Ausgleich selbst wird mit Saldoeinträgen an der offenen Rechnung und einer weiteren (Ziel-)Rechnung realisiert.

Saldo an der neuen Rechnung

Feld	Wert
Typ	`Settlement`
Betrag	`<Ausgleichsbetrag>`
Verknüpfte Rechnung	`<ID der ausgeglichenen Rechnung>`

Saldo an der ausgeglichenen Rechnung

Feld	Wert
Typ	`Clearing`
Betrag	`-1 * <Ausgleichsbetrag>`
Verknüpfte Rechnung	`<ID der neuen Rechnung>`

JustOn erzeugt die Saldi vom Typ Settlement an der neuen Rechnung unmittelbar mit Abschluss der Ausgleichsoperation, unabhängig vom Rechnungsstatus (Entwurf oder Offen). Wenn die neue Rechnung finalisiert – auf Offen gesetzt – wird, erhält die auszugleichende offene Rechnung einen entsprechenden Saldo vom Typ Clearing und gleichzeitig den Status Bezahlt (Rechnungen) oder Ausgeglichen (Gutschriften).

Rechnungen, die bereits mit einer Entwurfsrechnung ausgeglichen werden, können nicht mit einer neuen Entwurfsrechnung weiter ausgeglichen werden. Löschen Sie zunächst die vorhandene Ausgleichsrechnung.

Weitere Informationen finden Sie in Settlements EN.

Sie können eine einzelne Rechnung oder Gutschrift – ausgehend vom Ziel, also einer weiteren Gutschrift bzw. Rechnung – manuell ausgleichen.

Um eine offene Rechnung auszugleichen:

Öffnen Sie die Gutschrift, mit der Sie die offene Rechnung ausgleichen wollen.
Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Ausgleichen.

Damit wird eine Liste von Rechnungen angezeigt, die ausgeglichen werden können (Status Offen und Fälligkeitsdatum erreicht).

Mit einem Settlement Assignment Key EN auf Rechnung und Gutschrift können Sie die für den automatischen Ausgleich verfügbaren Rechnungen und Gutschriften begrenzen.
Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie ausgleichen wollen.

Sie können eine beliebige Rechnung für den manuellen Ausgleich auswählen, unabhängig davon, ob sie einen passenden Ausgleichsschlüssel hat oder nicht.
Klicken Sie auf Ausgewählte ausgleichen.

Damit wird an der Gutschrift ein Ausgleichssaldo angelegt.
Klicken Sie auf Finalisieren.

Damit wird die Zielgutschrift mit der ausgeglichenen Rechnung verknüpft und ein Ausgleichssaldo an der ausgeglichenen Rechnung angelegt.

Um eine offene Gutschrift auszugleichen:

Öffnen Sie die Rechnung, mit der Sie die offene Gutschrift ausgleichen wollen.
Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Ausgleichen.

Damit wird eine Liste von Gutschriften angezeigt, die ausgeglichen werden können (Status Offen und Fälligkeitsdatum erreicht).

Mit einem Settlement Assignment Key EN auf Rechnung und Gutschrift können Sie die für den automatischen Ausgleich verfügbaren Rechnungen und Gutschriften begrenzen.
Wählen Sie die Gutschrift aus, die Sie ausgleichen wollen.

Sie können eine beliebige Gutschrift für den manuellen Ausgleich auswählen, unabhängig davon, ob sie einen passenden Ausgleichsschlüssel hat oder nicht.
Klicken Sie auf Ausgewählte ausgleichen.

Damit wird an der Rechnung ein Ausgleichssaldo angelegt.
Klicken Sie auf Finalisieren.

Damit wird die Zielrechnung mit der ausgeglichenen Gutschrift verknüpft und ein Ausgleichssaldo an der ausgeglichenen Gutschrift angelegt.

Info

JustOn kann Saldi auf dem PDF-Dokument der Rechnung ausdrucken, siehe Configuring Balance Table on Invoices EN.

Nach dem Finalisieren der Zielrechnung bzw. Zielgutschrift müssen Sie ggf. das PDF-Dokument für die ausgeglichene Rechnung oder Gutschrift neu erzeugen, um den Ausgleichssaldo mit zu erfassen.