JustOn Billing & Invoice Management : Aperçu des concepts
Automatisation du billing, facturation et gestion des comptes clients
JustOn Billing & Invoice Management est un logiciel servant à créer et à gérer des factures électroniques.
Ce logiciel associe et vérifie les données du client et du contrat qui constituent la base de la création de la facture. Avec JustOn Billing & Invoice Management, vous pouvez automatiquement saisir les coûts, créer les factures correspondantes, puis vérifier, approuver et envoyer les factures. Il prend en charge le classement des factures à des fins d'archivage et, s'il est configuré, l'enregistrement des données comptables dans les systèmes comptables.
En outre, JustOn Billing & Invoice Management permet de suivre les paiements et, sur la base des données obtenues, de gérer vos comptes clients.
À noter
JustOn Billing & Invoice Management peut prendre en charge les processus comptables et suivre les transactions de paiement en fournissant les données correspondantes via l'exportation et l'importation de données, ou encore l'intégration d'API. Cependant, il ne s'agit pas d'un logiciel de comptabilité ou de gestion bancaire.
Bases techniques
JustOn Billing & Invoice Management fonctionne comme une application intégrée sur la plateforme Salesforce, la plateforme dans le cloud pour le développement et l'exploitation de logiciels de Salesforce.
JustOn Billing & Invoice Management est développé à l'aide des fonctions fournies par la plateforme Salesforce et est donc complètement intégré dans la plateforme de développement et d'exploitation de Salesforce en ce qui concerne :
- la sécurité
- la logique commerciale
- le stockage et l'échange de données
- l'interface utilisateur
Vous trouverez des informations supplémentaires sur l'intégration des applications dans la plateforme Salesforce sous Compréhension de l'architecture Salesforce.
Pour plus de détails techniques sur JustOn Billing & Invoice Management, voir Informations techniques.
Configuration requise
Il existe quatre éditions de Salesforce pour une utilisation en production :
- Essentials
- Professional
- Enterprise
- Unlimited
Vous pouvez utiliser JustOn Billing & Invoice Management avec chacune de ces éditions.
Veuillez noter que JustOn Billing & Invoice Management requiert les fonctions Salesforce suivantes pour être activé :
Périmètre fonctionnel
JustOn Billing & Invoice Management comprend quatre grands domaines fonctionnels :
Billing : JustOn Billing & Invoice Management combine et vérifie les données du client et du contrat qui constituent la base de la création de la facture.
Facturation : JustOn Billing & Invoice Management gère toutes les étapes du processus de facturation : préparation des données de facturation, création des factures et distribution des documents.
Comptabilité : En plus de la gestion des comptes clients, JustOn Billing & Invoice Management génère des données comptables.
Reporting : JustOn Billing & Invoice Management fournit des fonctions de rapport pour piloter les finances, les clients et les indicateurs clés de performance.
Aperçu schématique des principaux concepts
Billing
Dans JustOn Billing & Invoice Management, vous modélisez vos contrats (ou abonnements). Considérez les objets correspondants, les souscriptions, comme un "plan" pour les futures factures : elles combinent toutes les informations pertinentes du compte avec les détails des produits et services à facturer. Vous pouvez créer et éditer les souscriptions manuellement ou les générer automatiquement.
Dans chaque souscription, vous gérez les items – vos produits et services – qui préfigurent les lignes de la facture, ainsi que les modèles de tarification et de facturation applicables – y compris les tranches tarifaires et les versements échelonnés.
JustOn permet de facturer les données de consommation, c'est-à-dire les consommations variables de produits comme les volumes ou le trafic, la couverture de service, etc. Pour soutenir les modèles commerciaux correspondants, vous pouvez définir des frais minimums, qui doivent être facturés indépendamment des coûts réellement encourus.
JustOn Billing & Invoice Management permet de créer des factures à partir d'objets arbitraires (comme des contrats, des commandes ou des opportunités) configurés en conséquence en "passant outre" les souscriptions. À cette fin, vous pouvez configurer une chaîne de facturation générique pour facturer des objets arbitraires.
À savoir
Pour plus de détails, voir Billing Automation EN.
Facturation
La chaîne de facturation représente le concept central de JustOn Billing & Invoice Management. Il s'agit de l'opération qui crée les factures sur la base des données clients et contractuelles ainsi que des informations liées au produit et au prix. Vous pouvez lancer la chaîne de facturation manuellement ou automatiquement à intervalle régulier. Vous pouvez également créer des factures manuellement ainsi que des avoirs et des factures d'acompte ou des factures proforma.
Vous pouvez vérifier l'exactitude des brouillons de factures et les modifier si nécessaire. Pour valider un brouillon de facture, finalisez-le. La facture devient alors effective, c'est-à-dire qu'elle doit être payée. En cas d'erreur, vous pouvez annuler les factures.
Dans le contexte de la facturation, vous configurez la façon dont JustOn Billing & Invoice Management traite les taxes. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez calculer les taxes en interne sur la base de taux d'imposition prédéfinis ou déterminés par des règles de taxe, transmettre des données de taxe précalculées provenant d'un système externe ou intégrer un prestataire de taxes externe.
En ce qui concerne la distribution des factures, JustOn Billing & Invoice Management prend en charge l'envoi par e-mail, le téléchargement vers des systèmes de stockage dans le cloud et l'intégration avec des services de facturation électronique.
Les modèles de factures permettent de générer des factures dans votre propre corporate design, dans des langues différentes et, si nécessaire, pour plusieurs entités commerciales.
À savoir
Pour plus de détails, reportez-vous à la page Invoice Management EN.
Comptabilité
Les factures, avoirs, paiements, remboursements, frais de relance, etc. génèrent des enregistrements de soldes. Ainsi, les soldes indiquent les débits et crédits pour chaque compte.
JustOn Billing & Invoice Management permet de superviser les transactions de paiement des factures. À cette fin, le logiciel peut enregistrer des paiements entrants provenant de systèmes externes et les affecter à des factures ouvertes. JustOn Billing & Invoice Management peut compenser les factures non liées et les avoirs d'un compte par des règlements.
Afin de prendre en charge vos processus de comptabilité, JustOn Billing & Invoice Management peut générer des relevés de compte. Les relevés de compte sont des rapports qui résument les soldes d'un compte donné pour une période spécifique.
En outre, JustOn Billing & Invoice Management prend en charge les processus de relance pour vous aider à suivre et à réclamer les paiements en retard. En utilisant plusieurs niveaux de relance, vous pouvez contrôler pour quelles factures, à quel moment et, éventuellement, à quel coût vous souhaitez relancer vos clients pour les arriérés.
JustOn Billing & Invoice Management permet de créer des écritures comptables pour les factures finalisées, des écritures comptables pour les paiements ainsi que, en amont, des écritures comptables pour les souscriptions. Ces données peuvent être transférées vers des systèmes comptables comme DATEV ou SAP.
Selon vos besoins, vous devez transférer des données de factures ou de paiements vers des systèmes externes. Dans ce cadre, JustOn Billing & Invoice Management met à disposition un mécanisme flexible d'export au format CSV pour exporter des factures et pour exporter des écritures comptables, ainsi qu'une option pour exporter les ordres de transferts bancaires SEPA au format XML.
À savoir
Pour plus de détails, reportez-vous à les pages Payments/Payouts EN, Overdue Receivables EN et Bookkeeping EN.
Reporting
Pour vos besoins en analyse et en reporting, JustOn Billing & Invoice Management introduit des objets de métriques spécifiques qui peuvent être configurés afin de suivre et de visualiser les changements au niveau des factures.
De plus, JustOn Billing & Invoice Management met à profit la fonction de reporting de Salesforce et fournit un certain nombre de rapports commerciaux spécifiques basés sur les données relatives à la facturation de votre organisation. Vous pouvez sélectionner et ajouter ces rapports à votre organisation Salesforce.
À savoir
Pour plus de détails, voir Reporting and Analytics EN.
Add-on
Les modules complémentaires (add-on) de JustOn étendent les capacités de l'application, pour se connecter à des systèmes tiers ou ajouter des fonctions de libre-service ou d'e-commerce.
Les connecteurs et add-on suivants sont disponibles :
- JustOn Cash Management – logiciel pour l'intégration des banques et des prestataires des services de paiement
- AvaTax – Intégration de services pour la récupération des données fiscales actualisées
- Peppol – Intégration de services pour la distribution des factures électroniques
- Basware – Intégration de services pour la distribution des factures électroniques
- VIES – Intégration de services pour la validation du numéro de TVA intracommunautaire
- Connector for DATEV – Add-on pour le transfert des données comptables vers le système DATEV
- Jira Connector – Add-on pour la récupération des données de temps de travail à facturer
- JustOn Connector – Add-on pour la synchronisation des données entre deux instances Salesforce