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Envoyer les factures par e-mail

← Distribuer les factures

Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management prend en charge la distribution par e-mail des fichiers de factures générés (généralement, le document PDF et le fichier XML d'e-facture). Pour en savoir plus sur le contenu de l'email, par exemple, objet, corps de texte, etc., voir Email Contents EN. Pour plus d'informations sur les pièces jointes aux factures, voir Email Attachments EN.

Diverses options sont disponibles pour envoyer les factures par email manuellement1 :

À savoir

Veuillez noter les détails suivants :

  • Pour qu'une facture soit prise en compte lors de la distribution par email, la case Envoyer par E-Mail doit être cochée.
  • Sauf déclenchement manuel, les emails ne sont pas envoyés immédiatement. En effet, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie par défaut chaque jour à 03h00.
Statuts des emails

email
Envoi d'e-mails dans JustOn

JustOn indique le statut de distribution d'un email dans le champ Statut Email sur la facture ou la relance. Les statuts suivants existent :

Statut de l'email Description
Non-envoyé Statut par défaut. L'email n'a pas encore été envoyé.
En file d'attente L'email a été mis en file d'attente pour être envoyé par le job correspondant.
Ce statut est défini après que l'utilisateur a cliqué sur Envoyer.
Envoyé L'email a été envoyé avec succès par le job.
Erreur L'email n'a pas été envoyé en raison d'une erreur. Le message d'erreur est inscrit dans le champ E-Mail Erreur.
Le job tentera de renvoyer l'email avec la facture lors de sa prochaine exécution.
Pièces jointes à l'email

Durant la chaîne de facturation générique, JustOn peut mettre en lien les documents associés à des enregistrements source (parent ou enfant) avec la facture obtenue. Les documents reliés sont ensuite joints à la facture lors de sa distribution (envoi par email, etc.) et envoyés au destinataire correspondant.

Pour contrôler quel(s) document(s) sont partagés avec les destinataires de la facture, il faut cocher une case à côté de chaque document. Si requis dans votre cas, assurez-vous que les documents souhaités sont sélectionnés en conséquence.

Pour plus de détails, voir Propagating Associated Documents EN.

Tenez compte de la taille limite de l'email imposée par Salesforce lors de la sélection des pièces jointes. Si correctement configuré (en utilisant l'option Include as attachment up to Salesforce email size limit or as links if more), la taille maximum des pièces jointes par email est de 25 Mo. Si les pièces jointes excèdent cette limite, elles seront envoyées en tant que liens HTML.

Envoyer plusieurs factures

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Envoyer.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à envoyer ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer.

  4. Spécifier les options de distribution complémentaires (facultatif).

    • Me mettre en Cci : si cette option est sélectionnée, cela envoie une copie cachée à l'utilisateur actif.

    • Envoyer les emails immédiatement : si cette option est sélectionnée, cela envoie les emails immédiatement.

      Si rien n'est coché, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie à l'aide d'un job programmé (à 03h00 chaque jour par défaut).

  5. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

    Cela envoie les factures sélectionnées ou l'ensemble des factures, respectivement, à tous les comptes ayant un destinataire d'email de factures défini.

À savoir

Si vous devez renvoyer plusieurs emails de facture, assurez-vous de rétablir le statut Non-envoyé pour les emails avant d'essayer de les renvoyer.

Envoyer une seule facture

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture à envoyer.

  3. Cliquer sur Envoyer.

    Pour les factures au statut Brouillon, vous êtes invité à finaliser la facture. Dans ce cas, sachez que JustOn Billing & Invoice Management créera et joindra le fichier XML d'e-facture, s'il est configuré en conséquence, sans vous donner la possibilité de le désélectionner. Si la création de l'e-facture échoue, le logiciel écrira un message d'erreur dans le champ de la facture Erreur E-Mail et n'enverra pas l'e-mail.

  4. Cliquer sur Continuer.

  5. Modifier les détails de l'e-mail comme requis.

    L'email est prérempli avec le contact e-mail configuré (si disponible, voir Address Data Flow EN), et le contenu est défini comme dans le modèle (voir Email Contents EN). De plus, veuillez noter que dans les factures brouillons, le sujet et le corps de l'e-mail contiennent des variables. Ils seront remplacés par les valeurs réelles lors de la finalisation.

  6. Le cas échéant, désélectionner les pièces jointes présélectionnées ou sélectionner des pièces jointes additionnelles.

    Si vous désélectionnez les pièces jointes obligatoires, JustOn Billing & Invoice Management affichera un avertissement, mais vous pourrez toujours procéder à l'envoi de l'e-mail.

  7. Cliquer sur Envoyer ou Finaliser et envoyer.

    Envoyer
    Cela envoie la facture active immédiatement aux destinataires spécifiés, sans la modifier. Les factures brouillons ne seront pas finalisées et les espaces réservés ne seront pas remplacés.
    Finaliser et envoyer
    Cela affiche un dialogue qui vous demande de confirmer ou abandonner l'opération.
    Cliquer sur Finaliser et envoyer déclenche la finalisation de la facture et envoie ensuite la facture finalisée aux destinataires spécifiés.
    En cliquant sur Retour, vous retournez à la page Envoyer la facture par Email.

  1. Pour qu'un email de facture soit envoyé automatiquement lors de la finalisation, il faut ajouter et sélectionner la case à cocher AutoSend. Pour plus de détails, voir Email Auto Send EN. ↩