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Distribuer des factures

Les factures finalisées, c'est-à-dire celles au statut Ouvert et qui doivent être payées, doivent être distribuées aux destinataires.

À savoir

À partir de JustOn 2.49, Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content soient activées.

Envoi par email des documents PDF de facture

Par défaut, JustOn prend en charge la distribution par email des documents PDF de facture générés. Pour en savoir plus sur le contenu de l'email, par exemple, objet, corps de texte, etc., voir Email Contents EN.

Pour qu'une facture soit prise en compte lors de la distribution par e-mail, la case Envoyer par E-Mail doit être cochée.

Afin de faciliter le suivi de la distribution des factures, JustOn crée une tâche dans l'historique pour tous les emails de facture envoyés. Les enregistrements de tâches générés sont affichés dans la liste des activités sur la facture concernée. Pour plus de détails, voir Controlling Email Tracking Options EN.

Diverses options sont disponibles pour envoyer les documents PDF par email :

  • envoyer toutes les factures ou seulement celles sélectionnées à partir de la liste des factures dans la vue des chaînes de facturation ou dans l'onglet Factures ou
  • envoyer une facture individuellement à partir de sa vue détaillée.

À savoir

Sauf déclenchement manuel, les emails ne sont pas envoyés immédiatement. En effet, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie par défaut chaque jour à 03h00.

Statuts des emails

email
Envoi d'e-mails dans JustOn

JustOn indique le statut de distribution d'un email dans le champ Statut Email sur la facture ou la relance. Les statuts suivants existent :

Statut de l'email Description
Non-envoyé Statut par défaut. L'email n'a pas encore été envoyé.
En file d'attente L'email a été mis en file d'attente pour être envoyé par le job correspondant. Ce statut est défini après que l'utilisateur a cliqué sur Envoyer.
Envoyé L'email a été envoyé avec succès par le job.
Erreur L'email n'a pas été envoyé en raison d'une erreur. Le message d'erreur est inscrit dans le champ E-Mail Erreur.
Le job tentera de renvoyer l'email avec la facture lors de sa prochaine exécution.
Pièces jointes à l'email

Durant la chaîne de facturation générique, JustOn peut mettre en lien les documents associés à des enregistrements source (parent ou enfant) avec la facture obtenue. Les documents reliés sont ensuite joints à la facture lors de sa distribution (envoi par email, etc.) et envoyés au destinataire correspondant.

Pour contrôler quel(s) document(s) sont partagés avec les destinataires de la facture, il faut cocher une case à côté de chaque document. Si requis dans votre cas, assurez-vous que les documents souhaités sont sélectionnés en conséquence.

Pour plus de détails, voir Propagating Associated Documents EN.

Tenez compte de la taille limite de l'email imposée par Salesforce lors de la sélection des pièces jointes. Si correctement configuré, la taille maximum d'un email est de 25 Mo, corps du texte, en-tête et pièces jointes compris (voir Limitations générales des e-mails dans l'aide de Salesforce). Ainsi, un email avec une pièce jointe de 25 Mo dépassera cette limite et ne sera donc pas traité.

Envoyer plusieurs factures PDF

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Envoyer.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à envoyer ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer.
  4. Spécifier les options de distribution complémentaires (facultatif).

    • Me mettre en Cci : si cette option est sélectionnée, cela envoie une copie cachée à l'utilisateur actif.
    • Envoyer les emails immédiatement : si cette option est sélectionnée, cela envoie les emails immédiatement.

      Si rien n'est coché, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie à l'aide d'un job programmé (à 03h00 chaque jour par défaut).

  5. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

    Cela envoie les factures sélectionnées ou l'ensemble des factures, respectivement, à tous les comptes ayant un destinataire d'email de factures défini.

À savoir

Si vous devez renvoyer plusieurs emails de facture, assurez-vous de rétablir le statut Non-envoyé pour les emails avant d'essayer de les renvoyer.

Envoyer une seule facture

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
  2. Cliquer sur le numéro de la facture à envoyer.
  3. Cliquer sur Envoyer.

    Pour les factures au statut Brouillon, vous êtes invité à finaliser la facture.

  4. Cliquer sur Continuer.

  5. Modifier les détails de l'e-mail comme requis.

    L'email est prérempli avec le contact e-mail configuré (si disponible, voir Address Data Flow EN), et le contenu est défini comme dans le modèle (voir Email Contents EN).

  6. Cliquer sur Envoyer.

    Cela envoie la facture active immédiatement aux destinataires spécifiés.

Créer un lien vers un fichier public

Dans Salesforce Lightning, vous pouvez créer manuellement un lien public vers la facture PDF dans l'onglet Fichiers.

  1. Ouvrir l'onglet Fichiers.
  2. Sur la ligne de la facture PDF à partager, ouvrir le menu d'actions et sélectionner Lien public.

    Les fichiers chargés vers les services de stockage dans le cloud (voir Configuring Upload to Cloud Storage Services EN) ne sont plus disponibles dans l'onglet Fichiers.

  3. Dans la boîte de dialogue Partage de lien public, cliquer sur Créer un lien.

    Vous pouvez ensuite copier le lien et l'envoyer par email à tout destinataire utilisant votre application de messagerie standard.

À savoir

JustOn peut créer automatiquement des liens vers un fichier public. Pour plus de détails, voir Setting Up Public Link Generation EN.

Redistribuer des factures PDF

Dans certains cas de figure, vous devez (re)distribuer des documents PDF existants vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. Par exemple, en cas d'échec de la distribution automatique ou s'il faut envoyer les fichiers vers un nouvel emplacement de destination pour leur distribution. À cette fin, JustOn fournit le bouton personnalisé Répartir PDF. Vous pouvez sélectionner des enregistrements dans les vues de listes, puis utiliser ce bouton pour distribuer les fichiers PDF correspondants vers un emplacement de destination (configurable) pour la distribution.

À noter

Utilisez la fonction redistribution avec prudence. JustOn ne vérifie pas si des fichiers existent déjà dans l'emplacement de destination sélectionné pour la distribution des fichiers. Par conséquent, la distribution des mêmes fichiers vers le même emplacement crée des doublons, ce qui est susceptible d'avoir des effets indésirables.

Pour (re)distribuer des factures PDF :

Assurez-vous que la redistribution des PDF est activée. Pour plus de détails, voir Defining File Distribution EN et Enabling PDF Redistribution EN.

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Répartir PDF.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à redistribuer vers un emplacement de distribution de fichiers ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Répartir PDF.
  4. Sélectionner l'emplacement de destination pour la distribution de fichiers.
  5. Éventuellement, sélectionner l'option pour prendre en compte les dossiers et documents de brouillon uniquement.
  6. Cliquer sur Continuer.

    Cela lance un job qui génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les stocke à l'emplacement sélectionné.

Télécharger des factures PDF

Dans certains cas de figure, vous devez télécharger des factures au format PDF existantes vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. À cette fin, JustOn fournit un bouton personnalisé qui vous permet de sélectionner des enregistrements à partir de vues de listes et de télécharger les fichiers PDF correspondants (sauf les pièces jointes aux factures) vers un fichier ZIP.

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Télécharger ZIP.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à télécharger ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Télécharger ZIP.
  4. Sélectionner un schéma spécifique pour l'attribution des noms de fichiers (facultatif).

    La liste de sélection correspondante affiche l'item Nom de fichier automatique ainsi que les modèles de noms de fichiers tels que définis dans les paramètres du nom du PDF (voir PDF Name EN).

  5. Cliquer sur Démarrer.

    Cela déclenche un job qui rassemble et, si nécessaire, génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les place dans un fichier ZIP.

    Notez que le téléchargement prend en compte les documents PDF de la facture uniquement. Tous les documents associés des enregistrements sources de la facture ne seront pas inclus.

    Selon le nombre d'enregistrements en question, le job peut se figer sans indiquer d'erreur. Le cas échéant, annuler l'exécution en cours (en quittant la page ou en fermant l'onglet du navigateur) et répéter l'opération avec un plus petit nombre d'enregistrements à traiter.

  6. Une fois le traitement terminé, cliquer sur Télécharger ZIP.

    Cela ouvre la boîte de dialogue pour sauvegarder le fichier ZIP sur votre ordinateur.

Envoyer des e-factures

À partir de la version 2.46, JustOn peut envoyer des factures électroniques aux services du réseau Basware, via lesquels elles sont distribuées aux destinataires. Pour en savoir plus sur l'intégration de Basware et sur ses concepts de base, voir Basware Integration Concepts EN.

Assurez-vous que l'intégration de Basware est correctement configurée et que le bouton Envoyer e-Facture est disponible. Pour plus de détails, voir Setting Up Invoice Distribution With Basware EN.

Envoyer plusieurs e-factures

Pour envoyer des e-factures à partir de la liste des factures :

  1. Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.

    La liste Récemment visualisés n'affiche pas le bouton Envoyer e-Facture.

  2. Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à envoyer ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.

  3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer e-Facture.

    Cela envoie les factures électroniques dont le statut Basware n'est pas Terminé ainsi que leurs pièces jointes à Basware pour distribution.

Envoyer une seule e-facture

À savoir

Vous pouvez envoyer une facture individuelle à Basware si l'une des conditions suivantes est remplie :

  • La facture n'a pas encore été envoyée, c'est-à-dire que le statut Basware n'est pas Terminé.
  • La facture a été envoyée, mais Basware l'a rejetée pour des raisons techniques. Notez que pour récupérer des notifications et autoriser un nouvel envoi après échec du transfert, vous devez activer la récupération des notifications.

Pour envoyer ou renvoyer une e-facture à partir d'une seule facture :

  1. Ouvrir la facture à transférer à Basware.

    Vous pouvez envoyer les factures ayant le statut Ouvert, Payé et Réglé.

  2. Cliquer sur Envoyer e-Facture.

  3. Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.

    Cela envoie ou renvoie les factures électroniques sélectionnées à Basware pour distribution.

À savoir

Lors de l'envoi ou du renvoi d'une facture à Basware, JustOn crée un nouvel enregistrement Statut Basware. La case Le plus récent est cochée pour l'enregistrement le plus récent. Vous pouvez utiliser ces informations à des fins de reporting, par exemple.

Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal

Il se peut que votre entreprise doive imprimer des factures au format PDF, puis les envoyer par courrier postal. Dans cette optique, JustOn définit l'adresse du destinataire lors de la création de la facture et stocke les fichiers PDF nécessaires à un emplacement de destination dédié à la distribution des fichiers.

Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal requiert de :

Une fois cela configuré correctement, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise pour que les factures soient imprimées ou intégrer un fournisseur de services qui se chargera de l'impression et de l'envoi par voie postale.

Définir le contact pour l'envoi par voie postale

Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de facturation. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn sur l'objet Contact.

Définir des rôles de contact nécessite que le champ Rôle Contact JustOn soit disponible dans la mise en page de l'objet Contact. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN.

Pour définir le rôle de contact Envoi Postal: Contact pour un contact :

  1. Ouvrir le contact concerné.
  2. Basculer vers l'onglet Détails.
  3. Double-cliquer sur le champ Rôle Contact JustOn.
  4. Sélectionner le cas d'utilisation Envoi Postal: Contact.
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.

Sélectionner des factures à imprimer

L'objet Facture comporte la case à cocher Imprimer Facture. Vous pouvez l'utiliser comme critère de sélection pour récupérer les enregistrements de facture dont les fichiers PDF doivent être imprimés.

Selon vos données source ou les processus de votre entreprise, la façon de sélectionner la case Imprimer Facture peut varier. Par exemple, vous pouvez utiliser le mécanisme de champs ON, des processus Salesforce ou d'autres outils d'automatisation pour que la case soit cochée automatiquement lors de la génération de la facture si certaines conditions sont remplies. Sinon, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise afin que les utilisateurs cochent cette case manuellement pour les enregistrements appropriés.

Créer le paramètre File Distribution pour les fichiers à imprimer

Pour conserver les factures PDF à imprimer, JustOn requiert un emplacement dédié pour la distribution des fichiers. Il peut s'agir d'un emplacement de stockage dans le cloud ou d'une bibliothèque / d'un dossier dans Salesforce Files.

  1. Dans Configuration, ouvrir Paramètres personnalisés.

    Dans Salesforce Lightning, naviguer vers Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

    Dans Salesforce Classic, naviguer vers Développer > Paramètres personnalisés.

  2. Cliquer sur Gérer sur la ligne File Distribution.

  3. Cliquer sur Nouveau.
  4. Renseigner les détails nécessaires.

    Champ Valeurs possibles Description
    Name string Un nom unique pour l'enregistrement du paramètre personnalisé.
    Pour les services de stockage dans le cloud (Amazon S3 ou Google Drive), spécifier le nom du dossier de destination.
    Active true Spécifie s'il faut utiliser cet emplacement de destination pour la distribution. Seuls les emplacements de destination pour la distribution actifs sont pris en compte.
    Backend Dossier
    GoogleDrive
    AmazonS3
    Spécifie l'emplacement de destination pour la distribution. Dossier active le backend basé sur la bibliothèque/le dossier.
    Path string Pour le backend Dossier, spécifie le chemin d'accès complet (bibliothèque/dossier) tel que configuré dans Salesforce Files.
    PDF Name string Spécifie le schéma à suivre pour les noms et les suffixes utilisés pour les documents PDF à générer. Cela peut comprendre des variables, par exemple, [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf.
    Select Condition PrintInvoice__c = TRUE Spécifie la condition pour limiter la sélection des factures copiées dans ce dossier (expression SQOL WHERE).
    Pour plus de détails, voir SOQL SELECT Syntaxdans l'aide de Salesforce.
    Use Case InvoicePDF Spécifie l'utilisation prévue pour l'emplacement de destination, InvoicePDF (ou vide) pour stocker des fichiers PDF (factures, relevés de compte, relances).
  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela stocke les fichiers PDF à imprimer à l'emplacement spécifié. Par la suite, votre solution (personnalisée) d'impression et d'envoi postal pourra extraire ces documents et les traiter en conséquence.