Distribuer les factures
Les factures finalisées, c'est-à-dire celles au statut Ouvert
et qui doivent être payées, doivent être distribuées aux destinataires.
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Email
Par défaut, JustOn prend en charge la distribution par email des documents de facture générés.
Selon vos besoins, vous devrez éventuellement activer Amazon Simple Email Service EN pour passer outre les limitations de Salesforce en matière d'emails.
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Page de paiement
Si le système est configuré pour cela, les utilisateurs peuvent obtenir ou mettre à jour un lien vers la page de paiement.
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Partage de lien
En option, vous pouvez créer un lien public vers le fichier PDF produit.
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Facture électronique
Sur certains marchés, votre entreprise peut avoir besoin de distribuer des factures électroniques – des données de facture structurées qui sont échangées électroniquement entre les partenaires commerciaux pour automatiser la facturation. En particulier, les institutions publiques dans l'UE doivent accepter et traiter les factures électroniques. Une série de spécifications et de normes communes (Peppol) assure l'interopérabilité entre les émetteurs et les destinataires de factures dans les pays européens.
Pour soutenir la facturation électronique interentreprises et dans le secteur public, JustOn peut créer des factures électroniques aux formats Peppol BIS Billing (dans toute l'UE) et XRechnung (en Allemagne) en conformité avec les exigences légales européennes. Les entreprises peuvent créer des fichiers XML de la facture électronique et envoyer ces documents à leurs destinataires via un portail de soumission de factures ou par email, ou envoyer ces fichiers au réseau Peppol, où les factures électroniques seront distribuées à leurs destinataires.
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Basware
JustOn peut envoyer des factures électroniques aux services réseau de Basware via lesquels elles sont distribuées aux destinataires.
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Stockage dans le cloud ou en local
Vous pouvez redistribuer des factures PDF vers un nouvel emplacement de distribution dans Salesforce Files, Amazon S3 ou Google Drive. Par ailleurs, vous pouvez les télécharger vers un fichier ZIP pour les traiter en local.
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Impression et envoi postal
Vous pouvez créer un fichier de destination dédié à l'impression des factures. Vous bénéficierez ainsi d'une solution pour l'impression et l'envoi postal des factures.
À savoir
Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content soient activées.
Envoi des factures par e-mail
Par défaut, JustOn Billing & Invoice Management prend en charge la distribution par e-mail des fichiers de factures générés (généralement, le document PDF et le fichier XML d'e-facture). Pour en savoir plus sur le contenu de l'email, par exemple, objet, corps de texte, etc., voir Email Contents EN. Pour plus d'informations sur les pièces jointes aux factures, voir Email Attachments EN.
Pour qu'une facture soit prise en compte lors de la distribution par email, la case Envoyer par E-Mail
doit être cochée.
Pour qu'un email de facture soit envoyé automatiquement lors de la finalisation, il faut ajouter et sélectionner la case à cocher AutoSend
. Pour plus de détails, voir Email Auto Send EN.
Afin de faciliter le suivi de la distribution des factures, JustOn crée une tâche dans l'historique pour tous les emails de facture envoyés. Les enregistrements de tâches générés sont affichés dans la liste des activités sur la facture concernée. Pour plus de détails, voir Email Tracking EN.
Diverses options sont disponibles pour envoyer les factures par email :
- envoyer toutes les factures ou seulement celles sélectionnées à partir de la liste des factures dans la vue des chaînes de facturation ou dans l'onglet Factures ou
- envoyer une facture individuellement à partir de sa vue détaillée.
À savoir
Sauf déclenchement manuel, les emails ne sont pas envoyés immédiatement. En effet, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie par défaut chaque jour à 03h00.
Statuts des emails
Envoi d'e-mails dans JustOn
JustOn indique le statut de distribution d'un email dans le champ Statut Email
sur la facture ou la relance. Les statuts suivants existent :
Statut de l'email | Description |
---|---|
Non-envoyé | Statut par défaut. L'email n'a pas encore été envoyé. |
En file d'attente | L'email a été mis en file d'attente pour être envoyé par le job correspondant. Ce statut est défini après que l'utilisateur a cliqué sur Envoyer. |
Envoyé | L'email a été envoyé avec succès par le job. |
Erreur | L'email n'a pas été envoyé en raison d'une erreur. Le message d'erreur est inscrit dans le champ E-Mail Erreur .Le job tentera de renvoyer l'email avec la facture lors de sa prochaine exécution. |
Pièces jointes à l'email
Durant la chaîne de facturation générique, JustOn peut mettre en lien les documents associés à des enregistrements source (parent ou enfant) avec la facture obtenue. Les documents reliés sont ensuite joints à la facture lors de sa distribution (envoi par email, etc.) et envoyés au destinataire correspondant.
Pour contrôler quel(s) document(s) sont partagés avec les destinataires de la facture, il faut cocher une case à côté de chaque document. Si requis dans votre cas, assurez-vous que les documents souhaités sont sélectionnés en conséquence.
Pour plus de détails, voir Propagating Associated Documents EN.
Tenez compte de la taille limite de l'email imposée par Salesforce lors de la sélection des pièces jointes. Si correctement configuré (en utilisant l'option Include as attachment up to Salesforce email size limit or as links if more
), la taille maximum des pièces jointes par email est de 25 Mo. Si les pièces jointes excèdent cette limite, elles seront envoyées en tant que liens HTML.
Envoyer plusieurs factures
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Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.
La liste
Récemment visualisés
n'affiche pas le bouton Envoyer. -
Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à envoyer ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.
- Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer.
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Spécifier les options de distribution complémentaires (facultatif).
- Me mettre en Cci : si cette option est sélectionnée, cela envoie une copie cachée à l'utilisateur actif.
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Envoyer les emails immédiatement : si cette option est sélectionnée, cela envoie les emails immédiatement.
Si rien n'est coché, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie à l'aide d'un job programmé (à 03h00 chaque jour par défaut).
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Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.
Cela envoie les factures sélectionnées ou l'ensemble des factures, respectivement, à tous les comptes ayant un destinataire d'email de factures défini.
À savoir
Si vous devez renvoyer plusieurs emails de facture, assurez-vous de rétablir le statut Non-envoyé
pour les emails avant d'essayer de les renvoyer.
Envoyer une seule facture
- Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures.
- Cliquer sur le numéro de la facture à envoyer.
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Cliquer sur Envoyer.
Pour les factures au statut
Brouillon
, vous êtes invité à finaliser la facture. Dans ce cas, sachez que JustOn Billing & Invoice Management créera et joindra le fichier XML d'e-facture, s'il est configuré en conséquence, sans vous donner la possibilité de le désélectionner. Si la création de l'e-facture échoue, le logiciel écrira un message d'erreur dans le champ de la factureErreur E-Mail
et n'enverra pas l'e-mail. -
Cliquer sur Continuer.
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Modifier les détails de l'e-mail comme requis.
L'email est prérempli avec le contact e-mail configuré (si disponible, voir Address Data Flow EN), et le contenu est défini comme dans le modèle (voir Email Contents EN). De plus, veuillez noter que dans les factures brouillons, le sujet et le corps de l'e-mail contiennent des variables. Ils seront remplacés par les valeurs réelles lors de la finalisation.
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Le cas échéant, désélectionner les pièces jointes présélectionnées ou sélectionner des pièces jointes additionnelles.
Si vous désélectionnez les pièces jointes obligatoires, JustOn Billing & Invoice Management affichera un avertissement, mais vous pourrez toujours procéder à l'envoi de l'e-mail.
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Cliquer sur Envoyer ou Finaliser et envoyer.
- Envoyer
- Cela envoie la facture active immédiatement aux destinataires spécifiés, sans la modifier. Les factures brouillons ne seront pas finalisées et les espaces réservés ne seront pas remplacés.
- Finaliser et envoyer
- Cela affiche un dialogue qui vous demande de confirmer ou abandonner l'opération.
- Cliquer sur Finaliser et envoyer déclenche la finalisation de la facture et envoie ensuite la facture finalisée aux destinataires spécifiés.
- En cliquant sur Retour, vous retournez à la page Envoyer la facture par Email.
Obtenir des liens vers la page de paiement
JustOn Billing & Invoice Management peut s'intégrer aux fournisseurs de services de paiement via JustOn Cash Management. Une fois configuré, le logiciel établit un lien vers la page de paiement (voir Payment Page Link EN) pour offrir aux destinataires des factures la possibilité de payer directement leurs factures. En cas de modification ou d'erreur de versement, ou après avoir finalisé une facture à partir de sa vue détaillée, les utilisateurs peuvent mettre à jour les liens vers la page de paiement.
- Ouvrir l'onglet Factures.
- Sélectionner les factures pour lesquelles vous souhaitez obtenir les liens vers la page de paiement.
- Cliquer sur pour ouvrir le menu d'action, puis sélectionner Obtenir liens de paiement.
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Cliquer sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.
Cela permettra d'obtenir ou mettre à jour les liens vers la page de paiement pour les factures sélectionnées ou les versements associés, en remplaçant les données existantes dans les champs
Payment Page URL
etPayment Page URL Error
, sans considérer s'il y a déjà eu un lien valide.Cela ne mettra pas à jour les fichiers PDF de la facture automatiquement. Si nécessaire, recréer les fichiers PDF correspondants manuellement.
Info
La modification du type d'échelonnement d'une facture finalisée supprimera tous les postes relatifs existants et créera de nouveaux postes basés sur les nouveaux versements échelonnés. En conséquence, les liens vers la page de paiement de la facture et des versements, qui correspondent aux postes supprimés, deviennent invalides et seront donc supprimés. Afin de rétablir des liens de paiement valides, les utilisateurs doivent mettre à jour les liens en utilisant le bouton Obtenir liens de paiement.
Créer un lien vers un fichier public
Dans Salesforce Lightning, vous pouvez créer manuellement un lien public vers la facture PDF dans l'onglet Fichiers.
- Ouvrir l'onglet Fichiers.
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Sur la ligne de la facture PDF à partager, ouvrir le menu d'actions et sélectionner Lien public.
Les fichiers chargés vers les services de stockage dans le cloud (voir Configuring Upload to Cloud Storage Services EN) ne sont plus disponibles dans l'onglet Fichiers.
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Dans la boîte de dialogue Partage de lien public, cliquer sur Créer un lien.
Vous pouvez ensuite copier le lien et l'envoyer par email à tout destinataire utilisant votre application de messagerie standard.
À savoir
JustOn peut créer automatiquement des liens vers un fichier public. Pour plus de détails, voir Setting Up Public Link Generation EN.
Redistribuer des factures PDF
Dans certains cas de figure, vous devez (re)distribuer des documents PDF existants vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. Par exemple, en cas d'échec de la distribution automatique ou s'il faut envoyer les fichiers vers un nouvel emplacement de destination pour leur distribution. À cette fin, JustOn fournit le bouton personnalisé Répartir PDF. Vous pouvez sélectionner des enregistrements dans les vues de listes, puis utiliser ce bouton pour distribuer les fichiers PDF correspondants vers un emplacement de destination (configurable) pour la distribution.
À noter
Utilisez la fonction redistribution avec prudence. JustOn ne vérifie pas si des fichiers existent déjà dans l'emplacement de destination sélectionné pour la distribution des fichiers. Par conséquent, la distribution des mêmes fichiers vers le même emplacement crée des doublons, ce qui est susceptible d'avoir des effets indésirables.
Pour (re)distribuer des factures PDF :
Assurez-vous que la redistribution des PDF est activée. Pour plus de détails, voir Defining File Distribution EN et Enabling PDF Redistribution EN.
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Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.
La liste
Récemment visualisés
n'affiche pas le bouton Répartir PDF. -
Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à redistribuer vers un emplacement de distribution de fichiers ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.
- Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Répartir PDF.
- Sélectionner l'emplacement de destination pour la distribution de fichiers.
- Éventuellement, sélectionner l'option pour prendre en compte les dossiers et documents de brouillon uniquement.
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Cliquer sur Continuer.
Cela lance un job qui génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les stocke à l'emplacement sélectionné.
Télécharger des factures PDF
Dans certains cas de figure, vous devez télécharger des factures au format PDF existantes vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. À cette fin, JustOn fournit un bouton personnalisé qui vous permet de sélectionner des enregistrements à partir de vues de listes et de télécharger les fichiers PDF correspondants (sauf les pièces jointes aux factures) vers un fichier ZIP.
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Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.
La liste
Récemment visualisés
n'affiche pas le bouton Télécharger ZIP. -
Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à télécharger ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.
- Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Télécharger ZIP.
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Sélectionner un schéma spécifique pour l'attribution des noms de fichiers (facultatif).
La liste de sélection correspondante affiche l'item
Nom de fichier automatique
ainsi que les modèles de noms de fichiers tels que définis dans les paramètres du nom du PDF (voir PDF Name EN). -
Cliquer sur Démarrer.
Cela déclenche un job qui rassemble et, si nécessaire, génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les place dans un fichier ZIP.
Notez que le téléchargement prend en compte les documents PDF de la facture uniquement. Tous les documents associés des enregistrements sources de la facture ne seront pas inclus.
Selon le nombre d'enregistrements en question, le job peut se figer sans indiquer d'erreur. Le cas échéant, annuler l'exécution en cours (en quittant la page ou en fermant l'onglet du navigateur) et répéter l'opération avec un plus petit nombre d'enregistrements à traiter.
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Une fois le traitement terminé, cliquer sur Télécharger ZIP.
Cela ouvre la boîte de dialogue pour sauvegarder le fichier ZIP sur votre ordinateur.
Envoyer des e-factures par Peppol
Pour soutenir la facturation électronique, JustOn Billing & Invoice Management peut créer des factures électroniques dans les formats suivants :
- Peppol BIS Billing (en syntaxe UBL) pour la facturation dans toute l'Europe
- XRechnung (en syntaxe UBL) pour la facturation électronique en Allemagne
Vous pouvez envoyer les fichiers XML de la facture électronique au réseau Peppol, où les factures électroniques seront distribuées à leurs destinataires. Assurez-vous que la création des factures électroniques et l'intégration de Peppol sont correctement configurées et que l'action Envoyer e-Facture est disponible. Pour plus de détails, voir Enabling E-Invoice Creation EN.
Note
Avant d'envoyer des factures électroniques à Peppol, vous devez demander à vos clients leur adresse du destinataire de la facture électronique et le schéma correspondant (voir E-Invoice Address and Scheme EN). Assurez-vous que les valeurs appropriées sont définies dans les champs Adresse destinataire de l'e-facture
et Schéma d'adresse destinataire e-facture
de la facture.
Vous pouvez utiliser le Peppol Directory pour rechercher les organisations participantes par nom, adresse, numéro d'identification ou une combinaison de ces éléments.
Envoyer plusieurs e-factures par Peppol
Pour envoyer des factures électroniques par Peppol :
- Ouvrir l'onglet Factures.
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Filtrer la liste ou sélectionner les factures à transférer.
En continuant sans faire de sélection, toutes les factures listées seront traitées.
Assurez-vous que les factures sont conformes aux conditions requises.
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Cliquer sur afin d'ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer e-Factures.
Cela affiche le nombre de factures à traiter.
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Si souhaité, activer la fonction Créer les e-factures manquantes.
Cela créera les fichiers XML d'e-facture pour toutes les factures sans fichier XML correspondant.
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Cliquer sur Suivant.
Cela envoie les factures électroniques au réseau Peppol pour distribution. La page affiche la progression et les messages du journal de l'opération.
L'opération peut se terminer même en cas d'erreur. Pour vérifier le transfert, vous pouvez consulter le champ
Erreur e-facture
des factures traitées ou créer un rapport pour afficher le résultat.En cliquant sur Finaliser, vous retournez à l'onglet Factures.
Envoyer une seule e-facture par Peppol
Pour envoyer une facture électronique par Peppol :
-
Ouvrir la facture à transférer à Peppol.
Assurez-vous que la facture est conforme aux conditions requises.
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Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer e-Facture.
-
Si nécessaire, cliquer sur Créer pour générer le fichier XML de la facture électronique.
Si aucun fichier XML de la facture électronique n'existe (
Statut de l'e-facture
estNon créée
), JustOn Billing & Invoice Management vous demande de le créer. Cela crée le fichier XML, le vérifie et le joint à l'enregistrement de la facture active.JustOn Billing & Invoice Management détermine automatiquement le format de la facture électronique. Si vous ne connaissez pas les formats de facture électronique acceptés par le destinataire de la facture ou si Peppol renvoie une erreur de recherche SMP (
SMP entry NOT found
ouSMP lookup not successful
dans une notification Peppol), vous pouvez consulter l'annuaire Peppol. -
Si nécessaire, modifier l'adresse du destinataire et le schéma d'adresse.
-
Cliquer sur Envoyer pour confirmer et terminer l'opération.
Cela envoie la facture électronique au réseau Peppol pour distribution.
En cliquant sur Finaliser, vous fermez le flux d'écran.
Créer des e-factures
Pour soutenir la facturation électronique, JustOn Billing & Invoice Management peut créer des factures électroniques dans les formats suivants :
- Peppol BIS Billing (en syntaxe UBL) pour la facturation dans toute l'Europe
- XRechnung (en syntaxe UBL) pour la facturation électronique en Allemagne
Vous pouvez distribuer les fichiers XML des factures électroniques à leurs destinataires par un portail de téléchargement de factures ou par email.
Assurez-vous que la création des factures électroniques est correctement configurée et que l'action Créer e-Facture est disponible. Pour plus de détails, voir Enabling E-Invoice Creation EN.
Pour créer un fichier XML de facture électronique :
-
Ouvrir la facture pour laquelle vous souhaitez créer un fichier e-facture.
Assurez-vous que la facture est conforme aux conditions requises.
-
Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Créer e-Facture.
-
Vérifier le format de facture électronique sélectionné et, le cas échéant, le modifier.
JustOn Billing & Invoice Management détermine automatiquement le format de la facture électronique. Si vous ne connaissez pas les formats de facture électronique acceptés par le destinataire de la facture ou si Peppol renvoie une erreur de recherche SMP (
SMP entry NOT found
ouSMP lookup not successful
dans une notification Peppol), vous pouvez consulter l'annuaire Peppol. -
Cliquer sur Suivant pour confirmer et terminer l'opération.
Cela crée un fichier XML de facture électronique, le vérifie et le joint à l'enregistrement de la facture active.
Lors de la création du fichier XML de la facture électronique, JustOn Billing & Invoice Management supprime toutes les pièces jointes déjà présentes avec le préfixe
einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_
.
Envoyer des e-factures par Basware
À partir de la version 2.46, JustOn peut envoyer des factures électroniques aux services du réseau Basware, via lesquels elles sont distribuées aux destinataires. Pour en savoir plus sur l'intégration de Basware et sur ses concepts de base, voir Basware Integration Concepts EN.
Assurez-vous que l'intégration de Basware est correctement configurée et que le bouton Envoyer à Basware est disponible. Pour plus de détails, voir Setting Up Invoice Distribution With Basware EN.
Envoyer plusieurs e-factures
Pour envoyer des e-factures à partir de la liste des factures :
-
Naviguer vers la liste Factures dans la vue des chaînes de facturation ou ouvrir l'onglet Factures et sélectionner une vue par liste appropriée.
La liste
Récemment visualisés
n'affiche pas le bouton Envoyer à Basware. -
Dans l'onglet Factures, cocher les cases situées à côté des factures à envoyer ou ne cocher aucune case afin d'inclure toutes les factures de la liste.
-
Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Envoyer à Basware.
Cela envoie les factures électroniques dont le statut Basware n'est pas
Terminé
ainsi que leurs pièces jointes à Basware pour distribution.
Envoyer une seule e-facture
À savoir
Vous pouvez envoyer une facture individuelle à Basware si l'une des conditions suivantes est remplie :
- La facture n'a pas encore été envoyée, c'est-à-dire que le statut Basware n'est pas
Terminé
. - La facture a été envoyée, mais Basware l'a rejetée pour des raisons techniques. Notez que pour récupérer des notifications et autoriser un nouvel envoi après échec du transfert, vous devez activer la récupération des notifications.
Pour envoyer ou renvoyer une e-facture à partir d'une seule facture :
-
Ouvrir la facture à transférer à Basware.
Vous pouvez envoyer les factures ayant le statut
Ouvert
,Payé
etRéglé
. -
Cliquer sur Envoyer à Basware.
-
Cliquer sur Continuer pour confirmer et finaliser l'opération.
Cela envoie ou renvoie la facture électronique sélectionnée à Basware pour distribution.
À savoir
Lors de l'envoi ou du renvoi d'une facture à Basware, JustOn crée un nouvel enregistrement Statut Basware. La case Le plus récent
est cochée pour l'enregistrement le plus récent. Vous pouvez utiliser ces informations à des fins de reporting, par exemple.
Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal
Il se peut que votre entreprise doive imprimer des factures au format PDF, puis les envoyer par courrier postal. Dans cette optique, JustOn définit l'adresse du destinataire lors de la création de la facture et stocke les fichiers PDF nécessaires à un emplacement de destination dédié à la distribution des fichiers.
Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal requiert de :
- Définir le rôle de contact
Envoi Postal: Contact
pour préremplir le contact et l'adresse postale lors de l'exécution d'une chaîne de facturation. - Cocher la case à cocher
Imprimer Facture
(true
). - Définir un emplacement spécifique pour la distribution des fichiers pour rassembler les fichiers PDF à imprimer.
Une fois cela configuré correctement, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise pour que les factures soient imprimées ou intégrer un fournisseur de services qui se chargera de l'impression et de l'envoi par voie postale.
Définir le contact pour l'envoi par voie postale
Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de facturation. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn
sur l'objet Contact.
Définir des rôles de contact nécessite que le champ Rôle Contact JustOn
soit disponible dans la mise en page de l'objet Contact. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN.
Pour définir le rôle de contact Envoi Postal: Contact
pour un contact :
- Ouvrir le contact concerné.
- Basculer vers l'onglet Détails.
- Cliquer sur
à côté du champ
Rôle Contact JustOn
. - Sélectionner le cas d'utilisation
Envoi Postal: Contact
. -
Cliquer sur Enregistrer.
Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.
Sélectionner des factures à imprimer
L'objet Facture comporte la case à cocher Imprimer Facture
. Vous pouvez l'utiliser comme critère de sélection pour récupérer les enregistrements de facture dont les fichiers PDF doivent être imprimés.
Selon vos données source ou les processus de votre entreprise, la façon de sélectionner la case Imprimer Facture
peut varier. Par exemple, vous pouvez utiliser le mécanisme de champs ON, des processus Salesforce ou d'autres outils d'automatisation pour que la case soit cochée automatiquement lors de la génération de la facture si certaines conditions sont remplies. Sinon, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise afin que les utilisateurs cochent cette case manuellement pour les enregistrements appropriés.
Créer le paramètre File Distribution pour les fichiers à imprimer
Pour conserver les factures PDF à imprimer, JustOn requiert un emplacement dédié pour la distribution des fichiers. Il peut s'agir d'un emplacement de stockage dans le cloud ou d'une bibliothèque / d'un dossier dans Salesforce Files.
-
Dans Configuration, ouvrir Paramètres personnalisés.
Dans Salesforce Lightning, naviguer vers Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
Dans Salesforce Classic, naviguer vers Développer > Paramètres personnalisés.
-
Cliquer sur Gérer sur la ligne File Distribution.
- Cliquer sur Nouveau.
-
Renseigner les détails nécessaires.
Champ Valeurs possibles Description Name string Un nom unique pour l'enregistrement du paramètre personnalisé.
Pour les services de stockage dans le cloud (Amazon S3 ou Google Drive), spécifier le nom du dossier de destination.Active true
Spécifie s'il faut utiliser cet emplacement de destination pour la distribution. Seuls les emplacements de destination pour la distribution actifs sont pris en compte. Backend Dossier
GoogleDrive
AmazonS3
Spécifie l'emplacement de destination pour la distribution. Dossier
active le backend basé sur la bibliothèque/le dossier.Path string Pour le backend Dossier
, spécifie le chemin d'accès complet (bibliothèque/dossier) tel que configuré dans Salesforce Files.PDF Name string Spécifie le schéma à suivre pour les noms et les suffixes utilisés pour les documents PDF à générer. Cela peut comprendre des variables, par exemple, [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf
.Select Condition PrintInvoice__c = TRUE
Spécifie la condition pour limiter la sélection des factures copiées dans ce dossier (comme utilisée dans une expression SOQL WHERE).
Pour plus de détails, voir SOQL WHERE clause dans l'aide de Salesforce.Use Case InvoicePDF
Spécifie l'utilisation prévue pour l'emplacement de destination, InvoicePDF
(ou vide) pour stocker des fichiers PDF (factures, relevés de compte, relances). -
Cliquer sur Enregistrer.
Cela stocke les fichiers PDF à imprimer à l'emplacement spécifié. Par la suite, votre solution (personnalisée) d'impression et d'envoi postal pourra extraire ces documents et les traiter en conséquence.