Datenobjekte in Salesforce

Die Anwendung JustOn Connector for DATEV fügt Ihrer Salesforce-Umgebung einige neue Datenobjekte hinzu. Diese Objekte ermöglichen die Speicherung des Belegs, die Übertragung der Daten an DATEV und die Prüfung über den Verlauf der Übertragung.

Info

Die technischen Benennungen der Objekte sind englisch und entsprechen zum Teil nicht den in der Oberfläche angezeigten.

Beleg (Accounting Document)

Ein Datensatz der Klasse Accounting Document repräsentiert eine Ein- oder Ausgangsrechnung oder einen Kassenbeleg.

Die Datenstruktur ist dabei wie folgt:

Ein Beleg enthält

• Belegdaten wie das Datum des Belegs, die Rechnungsnummer und die Währung und für Ein- und Ausgangsrechnungen auch Geschäftspartnerdaten (Name, Ort, Kundennummer und Bankdaten)
• Anhänge am Beleg, die das Belegbild repräsentieren (siehe Belegbilder)
• mindestens eine Belegposition

Wurde bereits eine Datenübertragung für eine oder mehrere Buchungspositionen des Belegs gemacht, ist die letzte Datenübertragung mit dem Beleg verknüpft.

Einige Felder haben dabei eine spezielle Bedeutung:

Feldname	Mögliche Werte	Beschreibung
Datensatztyp	accountsPayableLedger accountsReceivableLedger cashLedger	Art des Belegs (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kasse). Über den Typ werden Felder und Feldausprägungen, Validierungen und die Erzeugung der Datenstruktur für die Übertragung an DATEV bestimmt. Der Name des Feldes ist nicht änderbar, weil es sich um einen Record Type handelt, mit dem die manuelle Anlage von Belegen typspezifisch abgebildet wird.
Accounting Job	ID und Link auf Datenübertragung	Verknüpfung mit der Datenübertragung, falls für eine oder mehrere Belegpositionen des Belegs bereits eine Datenübertragung angelegt wurde (damit ist keine Aussage über den Status der Datenübertragung getroffen!)
Currency Code	Alle auswählbaren Werte	Das Währungskürzel muss immer gesetzt sein. Wenn die Salesforce Organisation, innerhalb der Sie "JustOn Connector for DATEV" nutzen Mehrwährungsfähigkeit aktiviert hat, so muss dieses Feld denselben Wert enthalten wie der CurrencyIsoCode in Salesforce.
Document Amount	Wird berechnet aus den Beträgen der Belegpositionen	Gesamtsumme des Belegs
Locked	true oder false	Gibt an, ob der Beleg geändert werden kann oder nicht. Dieses Feld ist true wenn der Beleg aus einem Vorsystem transfveriert wurde oder manuell angelegte Belege (Achtung, nur zu Dummy-Zwecken erlaubt!) mit einer Datenübertragung verknüpft sind und gerade an DATEV übertragen werden oder erfolgreich übertragen wurden.
From Third Party	true oder false	Gibt an, ob der Beleg aus einem Vorsystem an JustOn Connector for DATEV transferiert wurde.
Client	Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer, verbunden mit einem Bindestrich	Wenn dieser Wert gesetzt ist, dann wird der Beleg nur dann an DATEV übertragen, wenn der Wert mit der Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer der Datenübertragung übereinstimmt.

Die Anhänge am Beleg repräsentieren das Belegbild. Sie werden mit der ersten Belegposition des Belegs an DATEV übertragen. Für die Übertragung an DATEV sollten Anhänge nicht größer als 4 MB sein und bestimmten Datentypen entsprechen (siehe Belegbilder).

Es gibt zahlreiche Validierungsregeln für Belege (Accounting Documents). Diese stellen sicher, dass die Daten den Anforderungen der DATEV an die Datenübertragung entsprechen.

Info

Eine Übersicht über alle Felder am Beleg finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Accounting Document.

Belegposition (Accounting Document Item)

Ein Beleg hat mindestens eine, kann aber auch mehrere Belegpositionen haben. Diese werden in verschiedenen Belegpositionen abgebildet.

Belegpositionen (Accounting Document Items) werden über einen Beleg gruppiert. Alle Belegpositionen eines Belegs müssen deshalb vom selben Typ (Beleg-Art) sein. Jede Belegposition muss genau einem Beleg und kann genau einer Datenübertragung zugeordnet sein.

Info

Bei der Übertragung eines Belegs mit mehreren Belegpositionen, die unterschiedliche Daten haben, wird für alle Belegpositionen das jüngste Datum benutzt.

Hat ein Beleg Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsdaten, die zu verschiedenen Buchungsmonaten gehören, können die Belegpositionen nur in mehreren Datenübertragungen übertragen werden – jeweils eine pro Buchungsmonat.

Einige Felder haben eine spezielle Bedeutung:

Feldname	Mögliche Werte	Beschreibung
Accounting Document	ID und Link auf Beleg	Der Beleg, zu dem die Belegposition gehört
Accounting Job	ID und Link auf Datenübertragung	Verknüpfung mit der Datenübertragung, falls für die Belegposition bereits eine Datenübertragung angelegt wurde (damit ist keine Aussage über den Status der Datenübertragung getroffen!)
Datensatztyp	accountsPayableLedger accountsReceivableLedger cashLedger	Art des Belegs (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kasse). Über den Typ werden Felder und Feldausprägungen, Validierungen und die Erzeugung der Datenstruktur für die Übertragung an DATEV bestimmt. Dieses Feld wird aus dem Beleg übernommen.
Accounting Period	Datum vom Typ YYYY-mm	Monat, in dem die Belegposition gebucht werden soll
Accounting Year	Datum vom Typ YYYY	Das Wirtschaftsjahr, in dem die Belegposition gebucht werden soll
Belegdatum	Datum vom Typ dd.mm.YYYY	Belegdatum des Belegs Dieses Feld wird aus dem Beleg übernommen.
Date	Datum vom Typ dd.mm.YYYY	Formelfeld, das bestimmt, welches Datum zum DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen wird – wenn vorhanden, Buchungsdatum, anderenfalls Belegdatum Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle.
Buchungsdatum	Datum vom Typ dd.mm.YYYY	Buchungsdatum der Belegposition Dieses Feld kann, je nach implementierter Integration, gesondert befüllt werden, z.B. mit dem Buchungsdatum eines Buchungsvorschlags als Quelldatensatz.

Welches Datum wird an DATEV übertragen?

Die DATEV-Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 unterstützt nur ein buchungsrelevantes Datum und kann selbst nicht zwischen Belegdatum und Buchungsdatum unterscheiden.

Belegpositionen (Accounting Document Items) haben deshalb drei relevante Datumfelder:

Feld	Beschreibung
Belegdatum Document Date	Das aus dem Beleg übernommene Belegdatum
Buchungsdatum Accounting Date	Buchungsdatum der Belegposition Dieses Feld kann, je nach implementierter Integration, gesondert befüllt werden, z.B. mit dem Buchungsdatum eines Buchungsvorschlags als Quelldatensatz.
Datum Date	Das an DATEV zu übertragende Datum Formelfeld, das bestimmt, welches Datum zum DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen wird – wenn vorhanden, Buchungsdatum, anderenfalls Belegdatum

Bei der Übertragung in das Feld Datum im DATEV-Rechnungswesen-Programm wird der Wert aus dem Feld Datum der Belegposition übernommen. Dieser kann entweder das aus dem Beleg übernommene Belegdatum oder – bei entsprechender Integration – das Buchungsdatum eines Buchungsvorschlags sein.

Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle.

Bei der Integration mit JustOn Billing & Invoice Management gibt es folgende Optionen, das Buchungsdatum zu bestimmen:

StandardverhaltenBenutzerdefiniertes Datum

Standardmäßig wird das Datum der Rechnung als Buchungsdatum übernommen. Bei einer am 12. Mai 2022 ausgestellten Rechnung ergeben sich Umsatz und Vorsteuerpflicht im Mai 2022:

Rechnung		Buchungsvorschlag		Belegposition		DATEV
Datum Invoice.Date	→	Buchungsdatum BookingDetail.BookingDate	→	Buchungsdatum AccountingDetail.AccountingDate	→	Datum
12.05.2022		12.05.2022		12.05.2022		12.05.2022

Mit einem benutzerdefinierten Feld ON_BookingDate lassen sich andere Daten als das Rechnungsdatum als Buchungsdatum festlegen. Bei einer am 12. Mai 2022 ausgestellten Rechnung mit einem zusätzlichen Feld Buchungsdatum, das durch eine benutzerdefinierte Logik auf den 30. April 2022 gesetzt ist, ergeben sich Umsatz und Vorsteuerpflicht dagegen im April 2022:

Rechnung		Buchungsvorschlag		Belegposition		DATEV
Buchungsdatum Invoice.ON_BookingDate	→	Buchungsdatum BookingDetail.BookingDate	→	Buchungsdatum AccountingDetail.AccountingDate	→	Datum
30.04.2022		30.04.2022		30.04.2022		30.04.2022

Hinweis

Wird ein Beleg (Accounting Document) gelöscht, werden auch alle zugehörigen Belegpositionen (Accounting Document Items) gelöscht. Eine Belegposition kann nicht auf einen anderen Beleg umgeschlüsselt werden.

Viele Felder des Belegs gelten auch für die zugeordneten Belegpositionen. Damit sie nicht mehrfach angegeben werden müssen, sind sie dem Beleg zugeordnet.

Es gibt zahlreiche Validierungsregeln für Belegpositionen (Accounting Document Items). Diese stellen sicher, dass die Daten den Anforderungen der DATEV an die Datenübertragung entsprechen.

Info

Eine Übersicht über alle Felder an der Belegposition finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Accounting Document Item.

Datenübertragung (Data Transfer)

Data Transfer ist die Klasse für die Datenübertragung an DATEV.

Einige Felder haben eine spezielle Bedeutung:

Feldname	Mögliche Werte	Beschreibung
ID der Datenübertragung	Technische ID	Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Gibt die technische ID der Übertragunng im DATEV-Rechenzentrum an.
Name des Rechnungsordners / Kassenname	TEXT(255)	Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Gibt den Namen des Ordners / der Kasse aus Unternehmen online an, an den die Belegpositionen übertragen wurden.
Beraternummer	4-7 stellige Zahl	Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Nummer Ihrer Steuerberaterin oder Ihres Steuerberaters
Mandantennummer	1-5 stellige Zahl	Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Ihre Mandantennummer
Unternehmensname	TEXT	Wert aus dem DATEV-Rechenzentrum: Der Name Ihres Unternehmens so wie er in DATEV Unternehmen online hinterlegt ist
Salesforce Status	Neu In Vorbereitung Vorbereitet zur Übertragung In Übertragung Transferiert	Der Status der Datenübertragung in Salesforce.
DATEV Status	Status offen In Arbeit Fertig Abgebrochen Zu Prüfen Erfolgreich storniert Storniert mit Fehler Nicht verfügbar	Gibt den Status der Datenübertragung bei DATEV an. Der Status kann nur manuell von Benutzer:innen über den Button "Status aktualisieren" aktualisiert werden. Datenübertragungen können nur von Benutzer:innen gelöscht werden, wenn sie im Status "Open" sind. Wenn eine Datenübertragung auf Datev-Seite nicht mehr verfügbar ist, dann wird der Status auf "Nicht verfügbar" gesetzt, und die lokal gespeicherte Datenübertragung kann gelöscht werden.
Belegposition	ID und Link auf Accounting Detail	Verknüpfung mit den der Datenübertragung zugeordneten Belegpositionen.
Max Anzahl Dateien für die Übertragung	leer oder 1-4 stellige Zahl, max. 4999	Wird bei der Erstellung der Datenübertragung aus den Einstellungen übernommen
Maximale Anzahl von Dateien erreicht	true oder false	Gibt an, ob bei der Datenübertragung die Anzahl der Belege wegen Überschreiten der maximalen Anzahl der Dateien begrenzt wurde

Um eine Daten an DATEV zu übertragen, muss sich ein:e Salesforce-Benutzer:in über "JustOn Connector for DATEV" aktiv bei DATEV einloggen und Zugriff von "JustOn Connector for DATEV" auf DATEV freigeben.

Weil diese Authentifizierung nötig und nur über die Oberfläche möglich ist, können Sie Datenübertragungen nur über die Salesforce-Benutzeroberfläche tätigen. Es ist nur möglich, Belege über eine API-Schnittstelle zu übertragen, es ist aber nicht möglich, Datenübertragungen über eine API-Schnittstelle anzulegen.

Jede Datenübertragung hat Belegpositionen und Anhänge assoziiert. Die Belegpositionen sind Referenzen auf die Objekte, die auch über Belege aufrufbar sind. Die Anhänge sind Kopien der Belegbilder aus Belegen und Metadaten (XML-Files) der Belege, so wie sie an DATEV übertragen wurden.

Haben Sie Belege gelöscht, die Belegpositionen enthielten, die zu dieser Datenübertragung zugeordnet sind (nur möglich, wenn die Datenübertragung auf DATEV-Seite abgeschlossen ist oder im Salesforce-Status neu, also vor dem Start einer Übertragung), so können Sie in der XML-Datei im Anhang weiterhin sehen, welche Belegpositionen an DATEV übertragen wurden.

Info

Eine Übersicht über alle Felder an der Datenübertragung finden Sie in der Objektreferenz für das Objekt Data Transfer.