Elektronische Dienstleistungen im Abo-Modell: Wie wird gebucht?

JustOn Billing & Invoice Management kann aus finalisierten Rechnungen Buchungsvorschläge erzeugen – Datensätze, die Einträge in Buchhaltungskonten repräsentieren. Diese Daten lassen sich dann in externe Buchhaltungssysteme wie z.B. DATEV, SAP oder Dynamics übertragen.

Dieser Artikel beschreibt die Rechnungserzeugung und die erforderlichen Buchungen für Firmen, die elektronische Dienstleistungen oder Software-Lizenzen im Abo-Modell anbieten – sogenannte SaaS-Businessmodelle.

Rechnung

Eine typische Rechnung für eine Dienstleistung im Abo-Modell könnte wie folgt aussehen:

Titel	Beginn Leistungszeitraum	Ende Leistungszeitraum	Steuersatz	Nettozwischensumme
Service	2021-04-01	2022-03-31	19%	1200,00
			Zwischensumme (netto)		1200,00
			Umsatzsteuer		228,00
			Rechnungssumme		1428,00

Bedingungen

Nutzungsentgelte für elektronische Dienstleistungen im Abo-Modell werden üblicherweise für ein Jahr im Voraus bezahlt, als Erlöse jedoch oft anteilig pro Monat im Leistungszeitraum gebucht. Zur Illustration dieses Vorgehens sollen für das Beispiel deshalb folgende Bedingungen gelten:

Leistungszeitraum: 1 Jahr
komplette Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums
monatliche Rechnungsabgrenzung
getrennte Buchung von Nettoumsatz und Umsatzsteuer
Steuerentstehung und -fälligkeit mit Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums

Buchungskonten

Die Buchungen sollen auf folgenden Konten erfolgen:

SKR 04	Kontobezeichnung	Feld im Buchungsvorschlag	Konfiguration in JustOn
4400	Erlöse 19% USt.	Sachkontonummer	G/L Account Number
3806	Umsatzsteuer 19%	Sachkontonummer	Collective Accounts
10000	Debitor	Geschäftspartner-Konto	Enabling Debtor Accounts
3900	Passive Rechnungsabgrenzung	Sachkontonummer	Collective Accounts

Erwartete Buchungen

Im ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2021) wird initial der gesamte Betrag (1428,00) vom Debitorenkonto (verteilt) gebucht an:

Erlöse 19% USt. → 100,00
Umsatzsteuer 19% → 228,00
Passive Rechnungsabgrenzung → 1100,00

#	SKR 04	Kontobezeichnung Soll	Betrag	SKR 04	Kontobezeichnung Haben	Betrag
1	10000	Debitor	1428,00	4400	Erlöse 19% USt.	100,00
				3806	Umsatzsteuer 19%	228,00
				3900	Passive Rechnungsabgrenzung	1100,00

In den folgenden Monaten (05/2021 – 03/2022) wird der gebildete Rechnungsabgrenzungsposten periodengerecht aufgelöst und als Erlös gebucht:

#	SKR 04	Kontobezeichnung Soll	Betrag	SKR 04	Kontobezeichnung Haben	Betrag
2..12	3900	Passive Rechnungsabgrenzung	100,00	4400	Erlöse 19% USt.	100,00

Auf den jeweiligen Konten stellen sich die Buchungen wie folgt dar:

Debitor

Soll	Haben
1428,00 (04/2021)

Erlöse 19% USt.

Soll	Haben
	100,00 (04/2021)
	100,00 (05/2021)
	100,00 (06/2021)
	100,00 (07/2021)
	100,00 (08/2021)
	100,00 (09/2021)
	100,00 (10/2021)
	100,00 (11/2021)
	100,00 (12/2021)
	100,00 (01/2022)
	100,00 (02/2022)
	100,00 (03/2022)

Umsatzsteuer 19%

Soll	Haben
	228,00 (04/2021)

Passive Rechnungsabgrenzung

Soll	Haben
	1100,00 (04/2021)
100,00 (05/2021)
100,00 (06/2021)
100,00 (07/2021)
100,00 (08/2021)
100,00 (09/2021)
100,00 (10/2021)
100,00 (11/2021)
100,00 (12/2021)
100,00 (01/2022)
100,00 (02/2022)
100,00 (03/2022)

JustOn-Buchungsvorschläge

Buchungsvorschläge stellen Einträge in Buchhaltungskonten dar. Sie werden nach Buchungsperioden gruppiert und auf dieser Basis exportiert. Eine Buchungsperiode entspricht einem Buchhaltungsmonat.

Erforderliche Einstellungen

JustOn steuert die Erzeugung von Buchungsvorschlägen mit Konfigurationen am Rechnungsposten bzw. globalen Einstellungen – mit dem "Hauptschalter" Create Bookkeeping Data in den Global Settings sowie Umsatzanerkennungsregeln, Steueranerkennungsregeln und Steueranwendungsregeln, die über den Rechnungsposten mitgeliefert werden.

Damit JustOn die im Beispiel gezeigten Buchungen in Buchungsvorschlägen abbildet, sind folgende Konfigurationen erforderlich:

Objekt	Feld	Wert
Global Settings	`Create Bookkeeping Data`	aktiviert
Rechnungsposten	`Umsatzanerkennungsregel`	`Buchungsmonat` oder `Standard`
	`Steueranerkennungsregel`	`Standard`
	`Steueranwendungsregel`	`Leistungszeitraum` oder `Standard`

Bei der Verwendung von Automatikkonten in DATEV sind zusätzlich folgende Einstellungen notwendig:

Objekt	Feld	Wert
Buchungsvorschlag	`BuCode`	`40`

DATEV hebt mit dem Buchungsschlüssel 40 die automatische Steuerberechnung bei übertragenen Buchungsvorschlägen auf. Da die Rechnungsabgrenzung jedoch eine Trennung von Nettoumsatz und Steuer erfordert, muss Ihre Konfiguration dafür sorgen, dass die erzeugten Buchungsvorschläge den Wert 40 im benutzerdefinierten Feld BuCode enthalten.

Weitere Informationen

Applying Revenue Recognition
Handling Deferred Revenue
Applying Tax Recognition
Managing Taxation Rules
Bookkeeping Data for Finalized Invoices
Enabling Data Transfer to DATEV
Übersicht Steuerschlüssel (BU) im DATEV-Hilfe-Center

Erzeugte Buchungsvorschläge

Um diese Buchungen abzubilden, erzeugt JustOn bei entsprechender Konfiguration für den ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2021) die folgenden Buchungsvorschläge:

#	Buchungsperiode	Betrag	Soll/Haben-Kennzeichen	Sachkontonummer	Geschäftspartner-Konto	Typ
1	04/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
2		228,00	`H`	`3806`	`10000`	Steuer
3		1100,00	`H`	`3900`	`10000`	Abgrenzung

Zur Umbuchung des abgegrenzten Umsatzes in den folgenden Monaten (05/2021 – 03/2022) legt JustOn außerdem folgende Buchungsvorschläge an:

#	Buchungsperiode	Betrag	Soll/Haben-Kennzeichen	Sachkontonummer	Geschäftspartner-Konto	Typ
4	05/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
5		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
6	06/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
7		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
8	07/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
9		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
10	08/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
11		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
12	09/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
13		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
14	10/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
15		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
16	11/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
17		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
18	12/2021	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
19		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
20	01/2022	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
21		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
22	02/2022	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
23		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung
24	03/2022	100,00	`H`	`4400`	`10000`	Umsatz
25		-100,00	`S`	`3900`		Abgrenzung