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Eingehende E-Rechnung importieren

Mit JustOn Billing & Invoice Management lassen sich aus eingehenden elektronischen Rechnungen (XML-Dateien) und PDF-Dateien Aufwandsdatensätze (siehe Expenses EN) erzeugen.

Konzepte und Einschränkungen beim Rechnungsimport

JustOn Billing & Invoice Management verarbeitet die hochgeladene Rechnungsdatei:

  • E-Rechnungs-XML-Dateien werden anhand des Standards für elektronische Rechnungen validiert
  • PDF-Dateien werden zur Datenextraktion an Azure Document Intelligence gesendet

Nach erfolgreicher Verarbeitung erzeugt JustOn Billing & Invoice Management den entsprechenden Aufwand im Status Accrued und die dazugehörigen Aufwandspositionen. Im Falle von Fehlern erstellt die Software einen leeren Aufwandsdatensatz mit der hochgeladenen Datei als Anhang.

Beachten Sie die folgenden Einschränkungen:

  • Sie können jeweils nur eine Rechnungsdatei (XML oder PDF) hochladen.
  • E-Rechnungs-XML-Dateien müssen die Dateinamenerweiterung .xml haben.
  • PDF-Dateien müssen die Dateinamenerweiterung .pdf haben.
  • Die Datenextraktion aus PDF-Dateien erfordert die Integration von Azure Document Intelligence.

Weitere Informationen finden Sie unter Expenses From Electronic Invoices and PDF Files EN.

Um eine Rechnung zu laden und zu importieren:

  1. Öffnen Sie die Aufwand-Liste.

  2. Klicken Sie auf Aufwand importieren.

    Klicken Sie alternativ auf , um den App Launcher zu öffnen, und wählen Sie Aufwand importieren.

    Damit wird der Dialog Aufwand importieren geöffnet.

  3. Wählen Sie die gewünschte Rechnungsdatei (XML oder PDF) aus.

    Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

    inv_upload_de

    • Ein Klick auf Dateien hochladen öffnet den Dateiauswahldialog Ihres Browsers. Hier können Sie die Datei auswählen, die Sie hochladen wollen.
    • Im Bereich Dateien ablegen können Sie die Datei, die Sie hochladen wollen, per Drag & Drop ablegen.

    Damit wird der Dialog Dateien hochladen geöffnet.

    inv_upload_progress_de

  4. Klicken Sie auf Fertig, um den Datei-Upload abzuschließen.

    Damit wird die ausgewählte Datei in Salesforce hochgeladen. Der Dialog Aufwand importieren zeigt die hochgeladene Datei an.

    inv_upload_import_de

  5. Klicken Sie auf Importieren.

    Damit wird der Importvorgang gestartet und die Aufwände und Aufwandspositionen erzeugt. Nach Fertigstellung zeigt der Dialog das Importprotokoll an, das alle Verarbeitungsschritte auflistet und das Ergebnis anzeigt.

    inv_upload_log_de

    Mit Klick auf Aufwand öffnen werden Sie zum erzeugten Aufwandsdatensatz weitergeleitet.

    Mit Klick auf Weitere importieren können Sie eine weitere Rechnung hochladen und importieren.