Rechnungen für Druck und Postversand vorbereiten

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Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, Rechnungs-PDF-Dokumente auszudrucken und die Briefe dann per Post zu versenden. Dazu lassen Sie JustOn bei der Rechnungserzeugung die Empfängeradresse festlegen und die erzeugten PDF-Dateien in einem eigens dafür vorgesehenen Zielordner ablegen.

Das Vorbereiten von Rechnungen für Druck und Versand umfasst in der Regel:

• Kontaktrolle Invoice Mailing Contact festlegen, um den oder die Rechnungsempfänger:in und dessen oder deren Adresse beim Rechnungslauf einzutragen,
• Rechnungen zum Drucken markieren
• Dateiablage konfigurieren, um die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dokumente bereitzuhalten

Sobald das System entsprechend eingerichtet ist, können Sie Geschäftsabläufe einrichten, um die Rechnungen drucken zu lassen, oder Sie integrieren einen externen Druck- und Versanddienst.

Rechnungsempfänger-Kontaktrolle festlegen

Mit Kontaktrollen können Sie Kontakt- und Adressfelder von Kontoauszügen bei Rechnungsläufen füllen. JustOn unterstützt Kontaktrollen, die im Feld JustOn-Kontaktrolle des Objekts Kontakt definiert sind. Weitere Informationen finden Sie in Using Contact Roles With Invoice Run and Statement Run EN.

Für diese Funktion muss das Feld JustOn-Kontaktrolle in der Detailansicht des Objekts Kontakt verfügbar sein (siehe Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN).

Um für einen Kontakt die Kontaktrolle Invoice Mailing Contact festzulegen:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt.
2. Wechseln Sie zum Register Details.
3. Klicken Sie auf neben dem Feld JustOn-Kontaktrolle.
4. Wählen Sie den Anwendungsfall Invoice Mailing Contact aus.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   Stellen Sie sicher, einem Account nicht zwei oder mehr Kontakte mit der gleichen Rolle zuzuweisen. Ist dies der Fall, wird zufällig einer ausgewählt, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann.

Rechnungen zum Drucken markieren

Das Rechnungsobjekt enthält das Kontrollkästchen Rechnung drucken. Sie können es als Auswahlkriterium verwenden, um die Rechnungsdatensätze zu ermitteln, deren PDF-Dateien gedruckt werden sollen.

In Abhängigkeit von Ihren Quelldaten oder Geschäftsprozessen kann die Art und Weise, wie Sie das Kontrollkästchen Rechnung drucken auswählen, variieren. Sie können z. B. den ON-Feld-Mechanismus EN, Salesforce-Prozesse oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden, um es bei der Rechnungserstellung automatisch setzen zu lassen, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Alternativ können Sie Geschäftsabläufe etablieren, damit Benutzer:innen dieses Kontrollkästchen bei den gewünschten Datensätzen manuell markieren.

Dateiablage konfigurieren

Um die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dokumente bereitzuhalten, benötigt JustOn einen eigens dafür vorgesehenen Ablageort (siehe File Distribution EN). Dies kann ein Verzeichnis in einem Cloud-Speicher oder eine Bibliothek in Salesforce Files sein.

1. Öffnen Sie als Administrator:in in Setup Benutzerdefinierte Einstellungen.

   In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

   In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

2. Klicken Sie in der Zeile File Distribution auf Verwalten.

3. Klicken Sie auf Neu.

4. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

   Feld	Mögliche Werte	Beschreibung
   Name	string	Eindeutiger Name für den Konfigurationsdatensatz. Gibt bei Cloud-Speicherdiensten (Amazon S3 oder Google Drive) den Namen des Zielordners an.
   Active	true	Gibt an, ob dieser Zielordner verwendet werden soll oder nicht. Nur aktive Zielordner werden berücksichtigt.
   Backend	Folder GoogleDrive AmazonS3	Gibt das Zielordner-Backend an. Folder aktiviert das bibliotheks-/ordnerbasierte Backend für Salesforce Files.
   Path	string	Gibt für das Backend Folder den vollständigen Pfad an (Bibliothek/Ordner), der in Salesforce Files konfiguriert ist.
   PDF Name	string	Gibt das Benennungsmuster und die Dateiendung für die Dateinamen der zu erzeugenden PDF-Dokumente an. Kann Platzhalter enthalten, z.B. [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf.
   Select Condition	PrintInvoice__c = TRUE	Gibt die Bedingung zur Auswahl der Rechnungen an, die in diesen Ordner kopiert werden (eine Condition Expression wie in SOQL WHERE-Ausdrücken). Weitere Informationen finden Sie in SOQL WHERE clause in der Salesforce-Hilfe.
   Use Case	InvoicePDF	Gibt den vorgesehenen Zweck für den Zielordner an, InvoicePDF (oder leer) zum Speichern von PDF-Dokumenten (Rechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen)

5. Klicken Sie auf Speichern.

   Damit werden die zu druckenden Rechnungs-PDF-Dateien im angegebenen Zielordner abgelegt. Anschließend kann Ihre (benutzerdefinierte) Druck- und Versandlösung diese Dokumente dort abrufen und entsprechend verarbeiten.