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Saldi verwalten

Im Bankwesen und in der Buchhaltung stellt ein Saldo einen Geldbetrag auf einem Konto dar, der als Ergebnis von Debit- und Kredit-Transaktionen entsteht.

In JustOn Billing & Invoice Management erzeugen Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsvorgänge, Erstattungen, Mahngebühren u.a. Geschäftsvorfälle Einträge im Saldo. Das heißt, Saldi zeigen für jeden Account ausstehende Beträge und Guthaben an.

Info

Generell erzeugt JustOn bei bestimmten Operationen wie z.B. dem Finalisieren von Rechnungen, dem Zuweisen von Zahlungseinträgen u.a. automatisch Saldoeinträge. Bestimmte Geschäftsprozesse machen es jedoch erforderlich, Saldi manuell anzulegen – z.B. Vorauszahlungen oder Auszahlungen.

Informationen zur Implementierung von Saldoeinträgen, ihre Eigenschaften und damit verbundene Funktionen finden Sie unter Balances EN.

Auf Saldi zugreifen

Saldi sind mit einem Account verknüpft und einer Rechnung zugewiesen. Deshalb greift man üblicherweise aus diesen beiden Kontexten heraus auf Saldi zu - über die Themenliste Saldi auf Accounts oder Rechnungen.

Bestimmte Geschäftsprozesse machen es erforderlich, auf Saldi unabhängig von deren Kontext zuzugreifen. Dafür bietet JustOn das Register Saldi.

Info

Das Register Saldi ist ab JustOn 2.61 verfügbar. Wenn Sie JustOn von einer früheren Version aktualisiert haben, müssen Sie den Zugriff auf das neue Register gesondert freigeben, siehe Enabling Balance Tab Access EN.

Das Register Saldi enthält mehrere Listenansichten für Saldo-Datensätze. Standardmäßig sind folgende Listenansichten verfügbar:

Name Beschreibung
All Zeigt alle vorhandenen Saldo-Datensätze an
Payments Zeigt alle Saldo-Datensätze vom Typ Payment oder Prepayment
Payouts Zeigt alle Saldo-Datensätze vom Typ Payout oder Refund
Unassigned Zeigt alle Saldo-Datensätze, die keiner Rechnung zugewiesen und nicht gesperrt sind
SEPA Validation Error Zeigt alle Saldo-Datensätze, für die ein SEPA-Validierungsfehler registriert ist ("failed account balance export")

Hinweis

Die Integration von JustOn Billing & Invoice Management mit JustOn Cash Management wird Ihre Arbeitsweise mit Saldi verändern.

Saldoeinträge für Zahlungen, die über JustOn Cash Management ausgeführt wurden (bei denen das Feld Ursprung auf JPAY1 gesetzt ist) dürfen nicht Gegenstand von saldobasierten Operationen sein wie z.B. Zuweisen zu Rechnungen oder Verschieben an neue Accounts. Um diese Anwendungsfälle abzudecken, verknüpfen Sie in JustOn Cash Management manuell Posten mit Zahlungen.

Saldi manuell erzeugen

Info

Generell erzeugt JustOn bei bestimmten Operationen wie z.B. dem Finalisieren von Rechnungen, dem Zuweisen von Zahlungseinträgen u.a. automatisch Saldoeinträge. Bestimmte Geschäftsprozesse machen es jedoch erforderlich, Saldi manuell anzulegen – z.B. Vorauszahlungen oder Auszahlungen.

Sie können in zwei Kontexten Saldi anlegen: entweder ausgehend vom Account oder ausgehend von einer Rechnung. Wenn Sie von einer Rechnung aus beginnen, wird der neue Saldo unmittelbar dieser Rechnung zugewiesen.

Saldo an Account anlegen

Um im Kontext eines Accounts einen neuen Saldoeintrag anzulegen:

  1. Öffnen Sie den Account, für den Sie einen neuen Saldoeintrag anlegen wollen.
  2. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Pflichtfelder sind Account, Datum und Betrag.

    Beachten Sie, dass aus Sicht des Accounts ein positiver Betrag einen ausstehenden Betrag und ein negativer Betrag ein Guthaben anzeigt.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Saldoeintrag angelegt und kann einer Rechnung im Status Entwurf oder Offen des aktuellen Accounts zugewiesen werden.

Saldo an Rechnung anlegen

Um im Kontext einer Rechnung einen neuen Saldoeintrag anzulegen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie einen neuen Saldoeintrag anlegen wollen.
  2. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf Neu.

  3. Geben Sie die erforderlichen Daten an.

    Beachten Sie, dass der Saldobetrag mit dem Zahlbetrag vorausgefüllt ist.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird der Saldoeintrag angelegt und unmittelbar auf den Saldo der aktuellen Rechnung angewendet.

Saldi löschen

Sie können fehlerhafte, irrtümlich erzeugte oder obsolet gemachte Saldoeinträge löschen.

  1. Öffnen Sie den Saldo, den Sie löschen wollen.
  2. Klicken Sie auf Löschen und dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

Saldozuweisungen manuell verwalten

Sie können vorhandene Saldi manuell Rechnungen im Status Entwurf oder Offen zuweisen, je nach Anforderung:

Bei falsch zugewiesenen Saldi können Sie die Zuordnung zu einer Rechnung aufheben.

Falls notwendig, können Sie einen Zahlungssaldo von einem Account zu einem anderen verschieben.

Darüber hinaus können Sie die automatische Zuweisung eines Saldos zu einer Rechnung beim Finalisieren individuell verhindern.

Saldi manuell mehreren Rechnungen zuweisen

Um mehreren Rechnungen gleichzeitig freie Account-Saldoeinträge zuzuweisen:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen und wählen Sie eine geeignete Listenansicht aus.

    Beachten Sie, dass die Schaltfläche Saldi zuweisen in der Listenansicht Zuletzt angezeigt nicht enthalten ist.

  2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, denen Sie Saldi zuweisen wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in die Zuweisung einzubeziehen.

  3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Saldi zuweisen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit werden alle freien Saldoeinträge den Rechnungen im Status Entwurf oder Offen der jeweiligen Accounts zugewiesen.

Saldo manuell Rechnung zuweisen

Um einen Saldoeintrag einer Rechnung eines Accounts zuzuweisen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie einen Zahlungssaldo registrieren wollen.

  2. Klicken Sie auf Zahlung registrieren.

    Diese Seite enthält zwei Unterregister:

    • Vorhandenen Saldo zuweisen: Erlaubt das Zuweisen vorhandener freier Saldi am Account.
    • Neuen Saldo anlegen: Erlaubt das Anlegen eines Saldoeintrags, der unmittelbar auf den Saldo der aktuellen Rechnung angewendet wird.

    Falls keine Saldi verfügbar sind, wird sofort der Dialog zum Anlegen eines Saldos angezeigt.

  3. Im Unterregister Vorhandenen Saldo zuweisen markieren Sie den Saldo, den Sie der aktuellen Rechnung zuweisen wollen, und klicken auf Zuweisen.

    Die Option Zahlungen teilen teilt eine Überzahlung (siehe Balance Overpayment EN), unabhängig von der getroffenen Einstellung Erlaube Überzahlungen (siehe Enabling Balance Overpayment EN).

  4. Im Unterregister Neuen Saldo anlegen geben Sie die erforderlichen Saldodaten an und klicken auf Speichern.

    Beachten Sie, dass der Saldobetrag mit dem Zahlbetrag vorausgefüllt ist.

    Damit wird entweder der ausgewählte Saldoeintrag der aktuellen Rechnung zugewiesen oder ein neuer Saldoeintrag angelegt und der Saldobetrag mit dem Zahlbetrag verrechnet. Das reduziert den Zahlbetrag oder setzt – bei einem kompletten Ausgleich – die Rechnung auf Bezahlt.

Saldozuweisung zu Rechnung aufheben

  1. Öffnen Sie das Register Rechnungen.
  2. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten wollen, um die Detailansicht zu öffnen.
  3. Klicken Sie der Themenliste Saldi auf die Nummer des Saldos, dessen Zuordnung Sie aufheben wollen.

  4. Klicken Sie auf Zahlung lösen und dann auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird die Zuordnung dieses Saldoeintrags von der aktuellen Rechnung aufgehoben und der Saldobetrag vom Rechnungssaldo entfernt.

Zahlungssaldo verschieben

  1. Öffnen Sie den Saldo, den Sie verschieben wollen.
  2. Klicken Sie auf Zahlungssaldo verschieben.

  3. Wählen Sie unter Neue Zuordnung den Account aus, zu dem Sie den aktuellen Saldo verschieben wollen.

    Das zeigt die offenen Rechnungen dieses Accounts an.

  4. Wählen Sie optional eine Rechnung aus, der Sie den aktuellen Saldo zuweisen wollen.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der aktuelle Saldoeintrag zum ausgewählten Account verschoben und gegebenenfalls der ausgewählten Rechnung zugewiesen.

Automatische Saldozuweisung verhindern

JustOn Billing & Invoice Management weist standardmäßig neue Saldi oder vorhandene freie Saldi am Account automatisch Rechnungen beim Finalisieren zu (siehe Automatic Balance Assignment EN). Sie können die automatische Zuweisung für einzelne Saldoeinträge deaktivieren:

  1. Öffnen Sie den Saldo, der von der automatischen Zuweisung ausgenommen werden soll.
  2. Klicken Sie auf neben dem Kontrollkästchen Nicht automatisch zuweisen und markieren Sie es.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Damit wird verhindert, dass der aktuelle Saldo beim Finalisieren einer Rechnung automatisch zugewiesen wird.

Zahlung erstatten

Mit der Bezahlseite der (veralteten) JustOn Self-Service Extension konnten Unternehmen ihren Kund:innen die Möglichkeit geben, Rechnungen direkt zu bezahlen. Zu diesem Zweck bot die JustOn Self-Service Extension die Integration von Zahlungsanbietern. Je nach Zahlungsanbieter-Integration können Sie die Saldo-Verwaltung von JustOn verwenden, um eine über die Bezahlseite der (veralteten) JustOn Self-Service Extension abgewickelte Zahlung zu erstatten. Mit der Erstattung eines Zahlungssaldos erhalten Kund:innen den entsprechenden Betrag zurück. JustOn legt hierfür am Account einen Saldoeintrag vom Typ Erstattung an.

Hinweis

Damit die Erstattung von Zahlungen über die Saldo-Detailansicht funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Saldo-Typ ist Zahlung.
  • Die Zahlung wurde über die (veraltete) Integration von Stripe ausgeführt.
  • Es gibt keine offene Erstattung über Stripe.
  • Es gibt keine fehlgeschlagene Erstattung für die ausgewählte Zahlung.
  • Die Zahlung ist noch nicht komplett erstattet.
  • Die Schaltfläche Erstatten ist auf der Saldo-Detailansicht verfügbar.
  1. Öffnen Sie den Saldo, den Sie erstatten wollen.
  2. Klicken Sie auf Erstatten.

  3. Passen Sie optional den zu erstattenden Betrag an.

    Wenn die Zahlung bereits teilweise erstattet ist, zeigt die Erstattungsseite den bisher erstatteten und den noch verfügbaren Betrag an.

  4. Wählen Sie optional einen Erstattungsgrund aus.

    Folgende Erstattungsgründe sind verfügbar:

    • Keine
    • Doppelt
    • Betrügerisch
    • auf Kundenwunsch

    Wenn Sie der Meinung sind, dass die Belastung in betrügerischer Absicht geschehen ist und deshalb "Betrügerisch" als Grund angeben, werden die entsprechende Kreditkarte und E-Mail in Stripes Blockierliste eingetragen. Stripe wird dies außerdem benutzen, um die Algorithmen zur Betrugserkennung zu verbessern.

  5. Klicken Sie auf Zahlung erstatten, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

    Damit wird der Erstattungsprozess gestartet, und Sie gelangen zurück auf die Detailseite des ursprünglichen Saldoeintrags.

Info

Die Bearbeitung der Erstattung durch den Zahlungsanbieter kann einige Minuten dauern. Bei erfolgreichem Abschluss legt JustOn einen Saldoeintrag für die Erstattung an. Im Fehlerfall legt JustOn einen entsprechenden Zahlungseintrag an.

Um weitere Informationen zu Zahlungen, möglichen Fehlern usw. zu erhalten, klicken Sie auf Transaktion im Stripe-Dashboard anzeigen.

Überweisungsaufträge aus Saldi exportieren

Mit der entsprechenden Konfiguration (siehe Enabling Balance Export EN) können Sie aus dem Register Saldi oder der Themenliste Saldi am Account SEPA-Gutschriftaufträge (SEPA Credit) exportieren.

Info

Bei Bedarf können Sie einen Filter für die Listenansicht konfigurieren, um nur relevante Saldi anzuzeigen. Filterkriterien können der Typ (Zahlung oder Vorkasse), der Betrag (negative Werte) oder das Datum sein.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Saldi-Liste.

    Wenn Sie aus dem Register Saldi exportieren:

    1. Öffnen Sie das Register Saldi.
    2. Öffnen Sie die Listenansicht Unassigned.
    3. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Saldi, die Sie exportieren wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Saldi in den Export einzubeziehen.

    Wenn Sie vom Account aus exportieren:

    1. Öffnen Sie den Account, für den Sie Überweisungsaufträge aus Saldi exportieren wollen.
    2. Gehen Sie zur Themenliste Saldi.
    3. Klicken Sie optional auf Alle anzeigen und markieren Sie die Kontrollkästchen der Saldi, die Sie exportieren wollen.
      Wenn Sie ohne Auswahl fortfahren, werden alle Saldi im Export erfasst.

  2. Klicken Sie auf Exportieren.

  3. Wählen Sie die Exportkonfiguration(en) aus, die Sie anwenden wollen.

  4. Legen Sie ein Zahlungsdatum fest.

    Standardmäßig wird das Saldodatum verwendet. Bei Saldi, deren Datum in der Vergangenheit liegt, korrigiert JustOn das Zahlungsdatum auf TODAY + 2.

    Das Zahldatum muss zwei bis fünf Tage in der Zukunft liegen. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrer Bank.

  5. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Umkehrsalden erstellen.

    Damit wird die Vorgabeeinstellung Erzeuge Zahlungen während des Exports aus der Exportkonfiguration überschrieben.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit werden für alle Saldi aus der aktuellen Listenauswahl und dem angegebenen Zeitraum entsprechend der gewählten Exportkonfiguration Überweisungsaufträge exportiert. Sie finden die exportierten SEPA-XML-Dateien in dem Zielordner, der in der gewählten Exportkonfiguration festgelegt ist, oder – sofern kein Ziel definiert ist – im Salesforce-Register Dateien in der Gruppe Mein Eigentum.

    Wenn Sie die Option Umkehrsalden erstellen markiert haben, erzeugt JustOn für die exportierten Saldi sogenannte Umkehrsalden, um deren Betrag auszugleichen.

    Hinweis

    Je nach Anzahl der verarbeiteten Überweisungsaufträge kann die SEPA-XML-Datei zu groß werden. Deshalb schneidet JustOn das SEPA-XML bei etwa 3 MB ab und erzeugt eine weitere Datei.

    Beachten Sie in jedem Fall mögliche Einschränkungen des Zielsystems der Bank. Prüfen Sie mit Ihrer Bank, wie viele Einträge pro XML-Datei erlaubt sind und welche Größe die XML-Dateien haben dürfen.

Info

Die exportierten Saldi sowie die Umkehrsalden werden gesperrt. Dabei wird das Kontrollkästchen Gesperrt markiert, und im Feld Sperrungsgrund wird SEPA Export eingetragen. Gesperrte Saldi sind von bestimmten Prozessen ausgeschlossen, u.a. (weiteren) Exporten und der automatischen Zuordnung (siehe Automatic Balance Assignment EN).

Zahlungssaldi vereinnahmen

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt das Vereinnahmen verjährter Zahlungssaldi (siehe Payment Balance Collection EN) mit speziellen Saldoeinträgen vom Typ Write-off.

Mit der entsprechenden Konfiguration (siehe Enabling Payment Balance Collection EN), können Sie die Vereinnahmung – je nach Anforderung – entweder aufrufen

  • aus einem einzelnen Saldoeintrag,
  • aus einer dediziert gefilterten Saldi-Liste, die die relevanten Datensätze anzeigt, oder
  • aus der Themenliste Saldi am Account.

Einzelnen Zahlungssaldo vereinnahmen

Um einen einzelnen Zahlungssaldo zu vereinnahmen und auszubuchen:

  1. Öffnen Sie den betreffenden Zahlungssaldo.
  2. Klicken Sie auf Vereinnahmen.

  3. Legen Sie das Abschreibungsdatum fest.

    Standardmäßig ist das aktuelle Datum eingestellt.

  4. Wählen Sie einen Steuersatz aus oder wählen Sie Ohne Steuerberechnung aus.

    Der Abschreibungsbetrag ist immer ein Bruttowert. Steuersätze beeinflussen die Erzeugung von Buchungsvorschlägen. Die verfügbaren Steuersätze werden aus den konfigurierten Steuerregeln übernommen. Weitere Informationen finden Sie in Booking Write-Off Balances EN.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit wird ein Abschreibungssaldo für den aktuellen Zahlungssaldo erzeugt. Beide Saldoeinträge werden gesperrt.

Mehrere Zahlungssaldi vereinnahmen

Sie können mehrere Zahlungssaldi auf dem Register Saldi oder in der Themenliste Saldi am Account vereinnahmen und ausbuchen.

Info

Konfigurieren Sie bei Bedarf eine dedizierte, gefilterte Saldolistenansicht, um die relevanten Datensätze anzuzeigen. Relevante Saldoeinträge

  • müssen sich auf dieselbe Geschäftseinheit beziehen,
  • müssen vom Typ Payment oder Prepayment sein,
  • dürfen keiner Rechnung zugeordnet sein,
  • dürfen nicht gesperrt sein,
  • müssen die in Ihrer Rechtsordnung geltende Verjährungsfrist überschritten haben.

Weitere Informationen zum Erzeugen einer benutzerdefinierten Listenansicht finden Sie in Erstellen oder Duplizieren einer Listenansicht in der Salesforce-Hilfe.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Saldolistenansicht.

    Wenn Sie aus dem Register Saldi vereinnahmen:

    1. Öffnen Sie das Register Saldi .
    2. Wählen Sie die gefilterte Listenansicht aus, um nur die relevanten Datensätze anzuzeigen, oder markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungssaldi, die Sie vereinnahmen möchten.

    Wenn Sie aus der Themenliste Saldi am Account vereinnahmen:

    1. Öffnen Sie den Account, für den Sie Zahlungssaldi vereinnahmen möchten.
    2. Gehen Sie zur Themenliste Saldi.
    3. Klicken Sie auf Alle anzeigen.
    4. Filtern Sie die Listenansicht oder markieren Sie die Kontrollkästchen der Zahlungssaldi, die Sie vereinnahmen möchten.

  2. Klicken Sie auf Vereinnahmen.

  3. Legen Sie das Abschreibungsdatum fest.

    Standardmäßig ist das aktuelle Datum eingestellt.

  4. Wählen Sie einen Steuersatz aus oder wählen Sie Ohne Steuerberechnung aus.

    Der Abschreibungsbetrag ist immer ein Bruttowert. Steuersätze beeinflussen die Erzeugung von Buchungsvorschlägen. Die verfügbaren Steuersätze werden aus den konfigurierten Steuerregeln übernommen. Weitere Informationen finden Sie in Booking Write-Off Balances EN.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

    Damit werden Abschreibungssalden für die ausgewählten Zahlungssalden erzeugt und alle betroffenen Saldoeinträge gesperrt.