Rechnungen per E-Mail senden

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Standardmäßig bietet JustOn die Übertragung der erzeugten Rechnungsdokumente (üblicherweise Rechnungs-PDF und E-Rechnung-XML) per E-Mail. Informationen zu den in der E-Mail enthaltenen Daten (Betreff, Text usw.) finden Sie unter Email Contents EN. Informationen zu den angehängten Dateien finden Sie unter Email Attachments EN.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungsdokumente manuell¹ per E-Mail zu senden:

• alle oder ausgewählte Rechnungen aus der Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder im Register Rechnungen oder
• einzelne Rechnungen aus der Detailansicht heraus.

Info

Beachten Sie folgende Details:

• Damit eine Rechnung in den E-Mail-Versand einbezogen wird, muss das Kontrollkästchen Per E-Mail versenden markiert sein.
• Sofern nicht manuell angestoßen, werden die E-Mails nicht sofort versendet. JustOn reiht die E-Mails stattdessen in eine Warteschlange ein, die täglich 03.00 Uhr (Vorgabewert) abgearbeitet wird.

E-Mail-Status

E-Mail-Versand aus JustOn

JustOn speichert den Versandstatus im Feld E-Mail-Status an der Rechnung oder am Beleg. Folgende Status sind möglich:

E-Mail-Status	Beschreibung
Nicht gesendet	Vorgabestatus: E-Mail wurde noch nicht gesendet.
In Warteschlange	E-Mail ist in die Warteschlange zum Versand durch den entsprechenden Auftrag eingereiht. Wird gesetzt, wenn Benutzer:innen auf Senden klicken.
Gesendet	E-Mail wurde vom E-Mail-Auftrag abgearbeitet.
Fehler	E-Mail konnte wegen eines Fehlers nicht gesendet werden. Die Fehlermeldung wird ins Feld E-Mail-Fehler geschrieben. Der E-Mail-Auftrag versucht, die E-Mail beim nächsten Lauf erneut abzuarbeiten.

E-Mail-Anhänge

Beim generischen Rechnungslauf kann JustOn Dokumente, die einem Ausgangsobjekt zugeordnet sind, mit der entstehenden Rechnung verknüpfen. Die verknüpften Dokumente werden beim Übertragen der Rechnungen (z.B. per E-Mail) angehängt und damit an die Empfänger:innen gesendet.

Die Weitergabe wird pro Dokument per Kontrollkästchen aktiviert. Stellen Sie durch geeignete Maßnahmen sicher, dass die erforderlichen Dokumente ausgewählt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in Propagating Associated Documents EN.

Beachten Sie bei der Auswahl von Dateianhängen die von Salesforce gesetzte maximale Größe von E-Mails. Bei entsprechender Konfiguration (Option Include as attachment up to Salesforce email size limit or as links if more) beträgt die maximale Größe der Anhänge pro E-Mail 25 MB. Wenn die Anhänge diese Grenze überschreiten, werden sie als HTML-Links gesendet.

Mehrere Rechnungen senden

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen mit einer geeigneten Listenansicht.

   Die Listenansicht Zuletzt angezeigt zeigt die Schaltfläche Versenden nicht an.

2. Markieren Sie im Register Rechnungen die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie versenden wollen, oder lassen Sie alle Kontrollkästchen frei, um alle aufgelisteten Rechnungen in den Versand einzubeziehen.

3. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Versenden.

4. Geben Sie optional zusätzliche Versandoptionen an.

   • Blindkopie an mich: Veranlasst JustOn, eine Blindkopie an den oder die aktuelle:n Benutzer:in zu senden.

   • E-Mails unmittelbar versenden: Veranlasst JustOn, die E-Mails sofort zu versenden.

     Lassen Sie das Kästchen unmarkiert, reiht JustOn die E-Mails in eine Warteschlange ein, die dann mit einem geplanten Auftrag abgearbeitet wird (standardmäßig täglich 03:00).

5. Klicken Sie auf Weiter, um die Operation zu bestätigen und abzuschließen.

   Damit werden die markierten bzw. alle Rechnungen an alle Accounts gesendet, für die ein:e E-Mail-Empfänger:in konfiguriert ist.

Info

Falls Sie mehrere E-Mails erneut senden müssen, müssen Sie den E-Mail-Status zuvor auf Nicht gesendet zurücksetzen.

Einzelne Rechnung senden

1. Öffnen Sie die Rechnungsliste der Rechnungslaufansicht oder das Register Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Rechnung, die Sie versenden wollen.

3. Klicken Sie auf Senden.

   Bei Entwurfsrechnungen haben Sie die Option, die Rechnung zu finalisieren. Beachten Sie in diesem Fall, dass JustOn Billing & Invoice Management die E-Rechnung-XML-Datei erzeugt und anhängt, wenn dies so eingerichtet ist, ohne dass Sie die Möglichkeit haben, diese Auswahl aufzuheben. Wenn die Erzeugung der E-Rechnung fehlschlägt, schreibt das System eine Fehlermeldung in das Rechnungsfeld E-Mail-Fehler und sendet die E-Mail nicht.

4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Bearbeiten Sie die E-Mail-Details wie erforderlich.

   Die E-Mail enthält als Vorgabe den konfigurierten E-Mail-Kontakt (wenn vorhanden) und die in der Vorlage definierten Inhalte (siehe Email Contents EN). Beachten Sie außerdem, dass in Entwurfsrechnungen der Betreff und der E-Mail-Text Platzhalter enthalten. Diese werden bei der Finalisierung durch die tatsächlichen Werte ersetzt.

6. Wählen Sie optional die vorausgewählten Anhänge ab oder wählen Sie zusätzliche Anhänge aus.

   Wenn Sie die obligatorischen Anhänge abwählen, zeigt JustOn Billing & Invoice Management eine Warnung an, aber Sie können trotzdem mit dem Versand der E-Mail fortfahren.

7. Klicken Sie auf Senden oder Finalisieren und senden.

   Senden

   Damit wird die aktuelle Rechnung ohne Änderungen direkt an die angegebenen Empfänger:innen gesendet. Entwurfsrechnungen werden nicht finalisiert und Platzhalter werden nicht ersetzt.

   Finalisieren und senden

   Dies zeigt einen Dialog an, der Sie zum Bestätigen oder Abbrechen des Vorgangs auffordert.

   Finalisieren und senden startet die Finalisierung und sendet die finalisierte Rechnung anschließend an die angegebenen Empfänger:innen.

   Mit Zurück gelangen Sie zurück auf die Seite Rechnung per E-Mail versenden.

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1. Damit eine Rechnung automatisch beim Finalisieren per E-Mail versendet wird, muss das Kontrollkästchen AutoSend markiert sein (see Email Auto Send EN). ↩