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Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal

← Distribuer les factures

Il se peut que votre entreprise doive imprimer des factures au format PDF, puis les envoyer par courrier postal. Dans cette optique, JustOn définit l'adresse du destinataire lors de la création de la facture et stocke les fichiers PDF nécessaires à un emplacement de destination dédié à la distribution des fichiers.

Préparer des factures à l'impression et à l'envoi postal requiert de :

Une fois cela configuré correctement, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise pour que les factures soient imprimées ou intégrer un fournisseur de services qui se chargera de l'impression et de l'envoi par voie postale.

Définir le contact pour l'envoi par voie postale

Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de facturation. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn sur l'objet Contact.

Définir des rôles de contact nécessite que le champ Rôle Contact JustOn soit disponible dans la mise en page de l'objet Contact. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Invoice Distribution EN.

Pour définir le rôle de contact Envoi Postal: Contact pour un contact :

  1. Ouvrir le contact concerné.
  2. Basculer vers l'onglet Détails.
  3. Cliquer sur à côté du champ Rôle Contact JustOn.
  4. Sélectionner le cas d'utilisation Envoi Postal: Contact.

  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.

Sélectionner des factures à imprimer

L'objet Facture comporte la case à cocher Imprimer Facture. Vous pouvez l'utiliser comme critère de sélection pour récupérer les enregistrements de facture dont les fichiers PDF doivent être imprimés.

Selon vos données source ou les processus de votre entreprise, la façon de sélectionner la case Imprimer Facture peut varier. Par exemple, vous pouvez utiliser le mécanisme de champs ON, des processus Salesforce ou d'autres outils d'automatisation pour que la case soit cochée automatiquement lors de la génération de la facture si certaines conditions sont remplies. Sinon, vous pouvez mettre en place des processus au sein de votre entreprise afin que les utilisateurs cochent cette case manuellement pour les enregistrements appropriés.

Créer le paramètre File Distribution pour les fichiers à imprimer

Pour conserver les factures PDF à imprimer, JustOn requiert un emplacement dédié pour la distribution des fichiers. Il peut s'agir d'un emplacement de stockage dans le cloud ou d'une bibliothèque / d'un dossier dans Salesforce Files.

  1. Dans Configuration, ouvrir Paramètres personnalisés.

    Dans Salesforce Lightning, naviguer vers Code personnalisé > Paramètres personnalisés.

    Dans Salesforce Classic, naviguer vers Développer > Paramètres personnalisés.

  2. Cliquer sur Gérer sur la ligne File Distribution.

  3. Cliquer sur Nouveau.

  4. Renseigner les détails nécessaires.

    Champ Valeurs possibles Description
    Name string Un nom unique pour l'enregistrement du paramètre personnalisé.
    Pour les services de stockage dans le cloud (Amazon S3 ou Google Drive), spécifier le nom du dossier de destination.
    Active true Spécifie s'il faut utiliser cet emplacement de destination pour la distribution. Seuls les emplacements de destination pour la distribution actifs sont pris en compte.
    Backend Dossier
    GoogleDrive
    AmazonS3    		 Spécifie l'emplacement de destination pour la distribution. Dossier active le backend basé sur la bibliothèque/le dossier.
    Path string Pour le backend Dossier, spécifie le chemin d'accès complet (bibliothèque/dossier) tel que configuré dans Salesforce Files.
    PDF Name string Spécifie le schéma à suivre pour les noms et les suffixes utilisés pour les documents PDF à générer. Cela peut comprendre des variables, par exemple, [AccountName]_Invoice_[InvoiceNo].pdf.
    Select Condition PrintInvoice__c = TRUE Spécifie la condition pour limiter la sélection des factures copiées dans ce dossier (comme utilisée dans une expression SOQL WHERE).
    Pour plus de détails, voir SOQL WHERE clause dans l'aide de Salesforce.
    Use Case InvoicePDF Spécifie l'utilisation prévue pour l'emplacement de destination, InvoicePDF (ou vide) pour stocker des fichiers PDF (factures, relevés de compte, relances).

  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Cela stocke les fichiers PDF à imprimer à l'emplacement spécifié. Par la suite, votre solution (personnalisée) d'impression et d'envoi postal pourra extraire ces documents et les traiter en conséquence.