Gérer les relevés de compte

Pour répondre aux besoins de la comptabilité, JustOn Billing & Invoice Management permet de générer des relevés de compte, autrement dit des rapports qui résument les soldes d'un compte donné pour une période spécifique. Des copies PDF des relevés de compte peuvent ensuite être distribuées aux destinataires correspondants.

Concepts des relevés de compte

Les relevés de compte peuvent avoir différents statuts :

• Brouillon : les nouveaux relevés de compte ont le statut Brouillon. Vous pouvez vérifier l'exactitude des brouillons de relevés de compte et les modifier si nécessaire.
• Fermé : finaliser des relevés de compte les définit comme Ferméet génère les relevés de compte au format PDF à envoyer.

Il y a deux manières de créer des relevés de compte :

• individuellement pour un seul compte en utilisant la fonction Relevé de compte,
• pour plusieurs comptes, en utilisant la fonction Chaînes de documents.

Après les avoir passés en revue, vous pouvez distribuer les relevés de compte générés.

Gérer les relevés de compte requiert les tâches suivantes :

• Définir un rôle de contact pour la distribution des relevés de compte
• Créer des relevés de compte pour plusieurs comptes
• Générer un relevé de compte pour un seul compte
• Éditer des relevés de compte
• Finaliser des relevés de compte
• Envoyer des relevés de compte
• Redistribuer des relevés de compte
• Télécharger des relevés de compte

À savoir

Pour plus de détails sur les options de configuration des relevés de compte, voir Setting Up Account Statement Management EN.

Définir un rôle de contact pour la distribution des relevés de compte

Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de relevés de compte. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn sur les objets Contact ou Relation du contact du compte.

Pour la distribution de relevés de compte, JustOn prend en charge les cas de figure suivants :

• Contact pour la facturation (Invoice Contact)
• Contact pour la facturation par voie postale (Invoice Mailing Contact)
• Contact pour la facturation par email (Invoice Email Contact)
• Contact cc pour la facturation par email (Invoice Email CC Contact)
• Contact cci pour la facturation par email (Invoice Email BCC Contact)

Définir des rôles de contact requiert que le champ Rôle Contact JustOn soit disponible sur les pages des objets Contact ou Relation du contact du compte. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Account Statement Distribution EN.

Pour définir un rôle de contact pour un contact ou relation du contact du compte :

1. Ouvrir le contact concerné ou la relation du contact du compte concernée.
2. Basculer vers l'onglet Détails.
3. Cliquer sur à côté du champ Rôle Contact JustOn.
4. Sélectionner le cas de figure souhaité.

5. Cliquer sur Enregistrer.

   Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.

À savoir

Si Rôle Contact JustOn de la relation du contact du compte et Rôle Contact JustOn du contact sont tous deux définis, le rôle défini sur la relation du contact du compte (que cette relation soit primaire ou secondaire) a la priorité sur le rôle défini sur le contact.

Pour des raisons de compatibilité, JustOn prend encore en charge les rôles de contact de comptes Salesforce Classic déjà existants. Si disponibles, ils ont la priorité générale sur les valeurs définies dans les champs Rôle Contact JustOn.

Créer des relevés de compte pour plusieurs comptes

À l'aide de la fonction Chaînes de documents, vous pouvez créer des relevés de compte pour plusieurs comptes.

À noter

La création de relevés de compte requiert soit un modèle spécifique au compte (auquel il est fait référence au moyen du champ ON_Template sur le compte), soit le modèle défini sur l'entité commerciale, soit le modèle par défaut (nommé Default) – tous deux avec un détail de modèle de relevé de compte associé.

À savoir

Si les soldes concernés sont associés à des entités commerciales, la chaîne de documents crée des relevés de compte distincts pour chaque paire compte-entité commerciale. Si nécessaire, vous pouvez limiter la création des relevés de compte à certaines entités commerciales à l'aide des filtres de relevés de compte (voir Enabling Account Statement Filters EN).

1. Ouvrir l'onglet Chaînes de documents.
2. Cliquer sur Nouveau.

3. Ouvrir le sous-onglet Chaîne de relevés de compte.

   
   Invocation d'une chaîne de relevés de compte

4. Spécifier le début et la fin de la période comme requis.

5. Si applicable, sélectionner le filtre de relevés de compte requis.

6. Cliquer sur Démarrer.

   Cela crée des relevés de compte pour tous les comptes ayant des soldes générés dans la période sélectionnée. Si vous avez défini un rôle de contact pour le contact de compte pertinent pour le cas de figure Contact pour la facturation, JustOn préremplit les champs d'adresse des relevés de compte obtenus.

Créer des relevés de compte pour un seul compte

Si configuré correctement, vous pouvez générer individuellement un relevé de compte pour un seul compte.

À noter

La création de relevés de compte requiert soit un modèle spécifique au compte (auquel il est fait référence au moyen du champ ON_Template sur le compte), soit le modèle défini sur l'entité commerciale, soit le modèle par défaut (nommé Default) – tous deux avec un détail de modèle de relevé de compte associé.

Par ailleurs, assurez-vous que le bouton Relevé de compte est disponible. Pour plus de détails, voir Enabling Account Statement Generation for Single Accounts EN.

1. Naviguer vers le compte pour lequel vous souhaitez créer un relevé de compte.
2. Cliquer sur afin d'ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Relevé de compte.
3. Spécifier le début et la fin de la période comme requis.

4. Le cas échéant, sélectionner les entités commerciales pour lesquelles vous souhaitez créer le relevé de compte.

   Veuillez noter les spécificités suivantes :

   • Si les soldes concernés sont associés à des entités commerciales, les soldes de la période spécifiée sont regroupés par entité commerciale dans un tableau (indiquant les détails de l'entité commerciale concernée et le nombre de soldes liés).
   • S'il n'y a pas de soldes relatifs à une entité commerciale, cette entité est désactivée et n'est pas disponible pour la sélection.
   • Les soldes de la période spécifiée qui ne sont pas associés à une entité commerciale sont affichés dans le tableau dans la ligne supplémentaire "Pas d'entité commerciale définie".
   • S'il n'y a pas d'entités commerciales associées ou si une seule entité commerciale est configurée, le dialogue n'affiche pas le tableau des entités commerciales.

5. Cliquer sur Continuer.

   Cela crée un relevé de compte distinct pour chaque entité commerciale sélectionnée pour le compte actif. La page montre la progression de l'opération.

   Si une seule entité commerciale est sélectionnée, un seul relevé de compte est créé et vous êtes redirigé vers ce relevé de compte. Si plusieurs entités commerciales sont sélectionnées, vous êtes redirigé vers la liste des relevés de compte.

   Si vous avez défini un rôle de contact pour le contact de compte pertinent pour le cas de figure Contact pour la facturation, JustOn préremplit les champs d'adresse du relevé de compte obtenu.

Éditer un relevé de compte

Après avoir créé un relevé de compte, vous pouvez modifier ses détails, tels que les données de base, les adresses, les instructions de distribution, les textes, etc.

1. Ouvrir la liste des relevés de compte.

   Pour accéder à la liste des relevés de compte, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur Modifier sur la ligne du relevé de compte à modifier.

   Vous pouvez également cliquer sur le nom du relevé de compte pour l'ouvrir, puis cliquer sur Modifier dans la vue détaillée.

3. Modifier les données requises.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Finaliser des relevés de compte

Finaliser des relevés de compte les définit comme Ferméet génère le relevé de compte au format PDF à envoyer.

À noter

Une fois qu'une relevé de compte est défini comme Fermé, vous ne pouvez plus le modifier ou le supprimer.

Vous pouvez finaliser

• un relevé de compte individuellement à partir de sa vue détaillée ou
• plusieurs relevés de compte dans la liste des documents dans la vue détaillée de la chaîne des documents.

Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

À savoir

Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content sont activées.

Finaliser un relevé de compte individuellement

Pour finaliser un document individuellement à partir de sa vue détaillée :

1. Naviguer vers la liste Documents dans la vue des chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.
2. Cliquer sur le nom du document pour ouvrir sa vue détaillée.

3. Cliquer sur Finaliser.

   Cela affiche un flux d'écran pour la finalisation.

4. Cliquer sur Finaliser pour confirmer et lancer l'opération.

   Cela exécute la finalisation, en définissant le statut Fermé pour le document actif et en générant le document PDF correspondant à envoyer. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

   Le flux d'écran montre la progression de l'opération. Une fois l'opération terminée, cliquer sur Fermer et Actualiser pour revenir à la vue détaillée actualisée du document.

Finaliser plusieurs relevés de compte

Pour finaliser plusieurs documents à partir de la liste des documents :

1. Ouvrir l'onglet Chaînes de documents.
2. Cliquer sur le nom de la chaîne de documents ayant généré les documents à finaliser.

3. Cocher les cases à côté des documents à finaliser.

   Si vous n'effectuez pas de sélection préalable, cela inclut tous les documents.

4. Cliquer sur Finaliser.

   Cela définit le statut Fermé pour tous les documents sélectionnés et génère les documents PDF correspondants à envoyer. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Envoyer des relevés de compte par email

JustOn prend en charge la distribution par email des documents PDF de relevés de compte générés. Différentes options sont disponibles pour envoyer les documents PDF par email :

• envoyer tous les relevés de compte ou ceux sélectionnés à partir de la liste des relevés de compte ou
• envoyer un relevé de compte individuellement à partir de sa vue détaillée.

À savoir

Notez que les emails ne sont pas envoyés immédiatement. En effet, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie par défaut chaque jour à 03h00.

Envoyer plusieurs relevés de compte

1. Ouvrir la liste des relevés de compte.

   Pour accéder à la liste des relevés de compte, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des relevés de compte à envoyer ou laisser toutes les cases décochées afin d'inclure à la distribution tous les relevés de compte listés.

3. Cliquer sur E-mail.
4. Si souhaité, sélectionner l'option pour vous l'envoyer en cci ou l'option pour envoyer les emails immédiatement.

5. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela place dans la file d'attente la distribution par email des relevés de compte sélectionnés ou de l'ensemble des relevés de compte pour les comptes correspondants.

Envoyer un seul relevé de compte

1. Ouvrir la liste des relevés de compte.

   Pour accéder à la liste des relevés de compte, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur le nom du relevé de compte pour ouvrir sa vue détaillée.

3. Cliquer sur Envoyer la relance, puis sur Continuer pour confirmer l'opération.
4. Si souhaité, adapter les destinataires ou le texte de l'email comme requis.

5. Cliquer sur Envoyer.

   Cela envoie immédiatement le relevé de compte actif au destinataire de l'email défini.

Redistribuer des relevés de compte

Dans certains cas de figure, vous devez (re)distribuer des documents PDF existants vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. Par exemple, en cas d'échec de la distribution automatique ou s'il faut envoyer les fichiers vers un nouvel emplacement de destination pour leur distribution. À cette fin, JustOn fournit le bouton personnalisé Répartir PDF. Vous pouvez sélectionner des enregistrements dans les vues de listes, puis utiliser ce bouton pour distribuer les fichiers PDF correspondants vers un emplacement de destination (configurable) pour la distribution.

À noter

Utilisez la fonction redistribution avec prudence. JustOn ne vérifie pas si des fichiers existent déjà dans l'emplacement de destination sélectionné pour la distribution des fichiers. Par conséquent, la distribution des mêmes fichiers vers le même emplacement crée des doublons, ce qui est susceptible d'avoir des effets indésirables.

Pour (re)distribuer des documents PDF de relevé de compte :

Assurez-vous que la redistribution des PDF est activée. Pour plus de détails, voir Enabling PDF Redistribution EN.

1. Ouvrir la liste des relevés de compte.

   Pour accéder à la liste des relevés de compte, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des relevés de compte à redistribuer vers un emplacement de distribution de fichiers ou ne cocher aucune case afin d'inclure tous les relevés de compte de la liste.

3. Cliquer sur Répartir PDF.
4. Sélectionner l'emplacement de destination pour la distribution de fichiers.
5. Éventuellement, sélectionner l'option pour prendre en compte les dossiers et documents de brouillon uniquement.

6. Cliquer sur Continuer.

   Cela lance un job qui génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les stocke à l'emplacement sélectionné.

Télécharger des relevés de compte

Dans certains cas de figure, vous devez télécharger des relevés de compte. À cette fin, JustOn fournit un bouton personnalisé qui vous permet de sélectionner des enregistrements à partir de vues de listes et de télécharger les fichiers PDF correspondants vers un fichier ZIP.

1. Ouvrir la liste des relevés de compte.

   Pour accéder à la liste des relevés de compte, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des relevés de compte à télécharger ou laisser toutes les cases décochées afin d'inclure tous les relevés de compte listés.

3. Cliquer sur Télécharger ZIP.

4. Sélectionner un schéma spécifique pour l'attribution des noms de fichiers (facultatif).

   La liste de sélection correspondante affiche l'item Nom de fichier automatique ainsi que les modèles de noms de fichiers tels que définis dans PDF Name EN.

5. Cliquer sur Démarrer.

   Cela déclenche un job qui rassemble et, si nécessaire, génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les place dans un fichier ZIP.

   Selon le nombre d'enregistrements en question, le job peut se figer sans indiquer d'erreur. Le cas échéant, annuler l'exécution en cours et répéter l'opération avec un plus petit nombre d'enregistrements à traiter.

6. Une fois le traitement terminé, cliquer sur Télécharger ZIP.

   Cela ouvre la boîte de dialogue pour sauvegarder le fichier ZIP sur votre ordinateur.