Gérer les relances

La relance en général est le processus consistant à communiquer avec les clients pour demander des paiements en souffrance, par exemple (mais pas seulement), des paiements en retard pour des factures.

JustOn Billing & Invoice Management propose une assistance à la relance au moyen de documents de relance configurables.

Relance dans JustOn Billing & Invoice Management

JustOn Billing & Invoice Management prend en charge les processus de relance pour vous aider à suivre et à réclamer les paiements en retard. Dans cette optique, les objets suivants sont importants :

Documents

Représente les documents de relance relatifs aux paiements en souffrance, sur la base desquels vous générez des rappels à envoyer aux comptes correspondants. Les enregistrements des documents sont associés aux comptes correspondants et contiennent les données appropriées ainsi que les informations sur le paiement.

Détails sur le document

Représente les items individuels auxquels la relance se réfère : les factures réelles et, si configurées correctement, les pénalités de relance. Les détails de la relance ont une relation de maître-détail avec un document de relance.

Une chaîne de relance peut inclure plusieurs factures par compte, ce qui génère des détails individuels pour le document pour chaque facture concernée. En conséquence, une facture concernée par un processus de relance est liée aux détails du document générés, mais pas au document en lui-même.

Pour les factures avec des versements échelonnés, la chaîne de relance considère uniquement le montant dû. Si, par exemple, au moment d'une chaîne de relance, seules les première et deuxième tranches d'un calendrier de paiement sont en retard, seules ces deux tranches sont relancées.

Relance concernant deux factures

Les enregistrements des documents affichent les détails du document concerné dans une liste associée. Le fichier PDF imprimé à partir du document comprend un tableau des détails du document, qui, par défaut, affiche les numéros des factures originales.

Le processus de relance comprend essentiellement trois étapes principales :

• Chaîne de relance : vous créez des brouillons de relance pour des factures ouvertes ou des relevés de compte.
• Finalisation : vous fermez les relances et générez les documents PDF de relance.
• Distribution : vous envoyez les relances (y compris les documents PDF de relance et les documents PDF des factures concernées) par email.

La chaîne de relance désigne l'opération qui crée les notifications de relance. Les documents générés par la chaîne de relance sont appelés "relances". Selon l'état d'avancement du processus de relance, vous pouvez avoir différents statuts.

• Brouillon : les nouvelles relances ont le statut Brouillon. Vous pouvez vérifier l'exactitude des brouillons de relances et les modifier si nécessaire.
• Fermé : finaliser des relances leur donne le statut Fermé, génère les rappels PDF à envoyer et ajoute les pénalités de relance définies au solde du compte et au montant de la facture ouverte. Au final, cela rend l'opération de relance effective sur le plan légal.

Pour utiliser la fonction de processus de relance, vous devez la configurer correctement en utilisant la paramètre personnalisé Niveaux de relance (voir Dunning Levels EN). Ce paramètre définit notamment

• la condition à remplir pour activer le processus,
• les pénalités de relance ou pénalités de retard requises,
• la période d'échéance et un délai de grâce.

En utilisant plusieurs niveaux de relance, vous pouvez construire votre propre scénario d'escalade des relances, qui peut aller du simple rappel à la lettre d'avertissement ferme :

Date d'échéance de la facture
↳ Défaut de paiement : premier rappel
     ↳ Défaut de paiement au premier rappel : deuxième rappel
          ↳ Défaut de paiement au deuxième rappel : dernier rappel

Une fois la configuration effectuée, vous pouvez définir une chaîne de relance à l'aide de la fonction Chaînes de documents.

Repousser la date d'échéance du paiement pour une facture suspend les procédures de relance applicables durant la période spécifiée.

Pénalité de relance ou pénalité de retard?

Vous pouvez décider d'appliquer une pénalité de relance forfaitaire ou une pénalité de retard en pour cent (ou les deux). La pénalité de relance est un montant fixe (en fonction du niveau de relance) qui est ajoutée, si configurée, à l'enregistrement de relance en tant que détail de relance distinct. La pénalité de retard est un montant calculé qui est ajouté, si configuré, au détail de relance pour la facture concernée.

Application de pénalités de relance et de pénalités de retard

La pénalité de retard est calculée comme suit :

Montant * taux * JoursRetard/30

Il s'agit du produit de la multiplication du montant de la facture ouverte, du taux de pourcentage des pénalités de retard et du nombre de mois écoulés depuis la date d'échéance. Supposons que le montant de la facture ouverte s'élève à 120,00, avec un taux de pénalités de retard de 5% et une date d'échéance dépassée depuis 45 jours. Le calcul est le suivant : 120,00 × 5% × (45/30) (ou 120,00 × 0,05 × 1,5). On obtient alors des pénalités de retard de 9,00. Cela génère donc un montant de 129,00 pour la facture ouverte qui figurera dans les détails du document.

Les pénalités de relance comme les pénalités de retard s'affichent comme enregistrement de solde individuel sur la facture ouverte.

Comment exclure des comptes ou des factures de la chaîne de relance?

Dans certaines circonstances, il est nécessaire de repousser la date d'échéance du paiement pour des factures. Cela suspend les procédures de relance applicables durant la période spécifiée.

Outre reporter la date d'échéance, vous pouvez aussi exclure des comptes ou des factures spécifiques du processus de relance en bloquant la relance.

Cela requiert les étapes suivantes :

(1) Créer une case à cocher personnalisée, par exemple PreventDunning, sur l'objet Account ou Invoice qui définit s'il faut exclure (si true) un enregistrement donné de la chaîne de relance. Selon vos besoins, cette case peut être cochée manuellement par un utilisateur ou automatiquement via une formule, par exemple, qui vérifie certains critères pour un enregistrement et coche (ou ne coche pas) cette case en conséquence.

(2) Dans chaque configuration de niveau de relance à appliquer, ajouter une condition qui évalue cette case à cocher et détermine s'il faut exclure l'enregistrement actif :

PreventDunning__c = false

Selon cet exemple, JustOn exclut une facture de la chaîne de relance si la case est cochée (true) et que la condition indique donc false.

À savoir

Pour plus de détails sur les options de configuration des relances, voir Setting Up Dunning Process Management EN.

Gérer les relances requiert les tâches suivantes :

• Définir un rôle de contact pour la distribution des rappels
• Créer des rappels pour plusieurs comptes
• Générer un rappel pour une seule facture
• Éditer des brouillons de rappels
• Supprimer des brouillons de rappels
• Finaliser des relances
• Recréer un PDF de rappel
• Envoyer des rappels par email
• Redistribuer des rappels
• Télécharger des rappels

Définir un rôle de contact pour la distribution des rappels

Vous pouvez utiliser des rôles de contact pour préremplir les champs de contact et d'adresse lors de l'exécution d'une chaîne de relance. JustOn prend en charge les rôles de contact définis à l'aide du champ personnalisé de la liste de sélection Rôle Contact JustOn sur les objets Contact ou Relation du contact du compte.

Pour la distribution de rappels, JustOn prend en charge les cas de figure suivants :

• Contact pour la relance (Dunning Contact)
• Contact pour la relance par voie postale (Dunning Mailing Contact)
• Contact pour la relance par email (Dunning Email Contact)
• Contact cc pour la relance par email (Dunning Email CC Contact)
• Contact cci pour la relance par email (Dunning Email BCC Contact)

Définir des rôles de contact requiert que le champ Rôle Contact JustOn soit disponible sur les pages des objets Contact ou Relation du contact du compte. Pour plus de détails, voir Enabling Contact Roles for Dunning Distribution EN.

Pour définir un rôle de contact pour un contact ou relation du contact du compte :

1. Ouvrir le contact concerné ou la relation du contact du compte concernée.
2. Basculer vers l'onglet Détails.
3. Double-cliquer sur le champ Rôle Contact JustOn.
4. Sélectionner le cas de figure souhaité.

5. Cliquer sur Enregistrer.

   Assurez-vous de ne pas attribuer deux ou plusieurs contacts ayant le même rôle à un compte. Dans ce cas, JustOn choisit l'un d'eux de manière aléatoire, ce qui peut avoir des effets indésirables.

À savoir

Si Rôle Contact JustOn de la relation du contact du compte et Rôle Contact JustOn du contact sont tous deux définis, le rôle défini sur la relation du contact du compte (que cette relation soit primaire ou secondaire) a la priorité sur le rôle défini sur le contact.

Pour des raisons de compatibilité, JustOn prend encore en charge les rôles de contact de comptes Salesforce Classic déjà existants. Si disponibles, ils ont la priorité générale sur les valeurs définies dans les champs Rôle Contact JustOn.

Créer des rappels pour plusieurs comptes

À l'aide de la fonction Chaînes de documents, vous pouvez créer des rappels pour plusieurs factures ouvertes.

1. Ouvrir l'onglet Chaînes de documents.
2. Cliquer sur Nouveau.

3. Ouvrir le sous-onglet Chaîne de relance.

   
   Invocation d'une chaîne de relance

4. Sélectionner les niveaux de relance requis et, si souhaité, une date de relance.

   Si vous ne définissez pas une date de relance spécifique, JustOn utilise la date du jour.

5. Cliquer sur Démarrer.

   Cela crée des rappels pour toutes les factures ouvertes qui correspondent aux conditions définies dans les niveaux de relance sélectionnés.

   Notez que JustOn génère un rappel par niveau de relance pour chaque compte.

À savoir

JustOn préremplit les champs d'adresse des rappels obtenus comme suit :

• Si vous avez défini des rôles de contact pour les contacts de compte pertinents pour les cas de figure Contact pour la relance ou Contact pour la facturation, JustOn utilise les données d'adresse définies avec les contacts correspondants.
• Si aucun rôle de contact n'est défini, JustOn utilise les données d'adresse trouvées dans le compte.

Créer un rappel pour une seule facture

Vous pouvez générer individuellement un rappel pour une seule facture ouverte.

1. Naviguer vers la facture pour laquelle vous voulez créer un rappel.
2. Cliquer sur Nouvelle relance.
3. Sélectionner le niveau de relance requis.

4. Cliquer sur Continuer.

   Cela crée un unique rappel du niveau sélectionné pour la facture ouverte active.

À savoir

JustOn préremplit les champs d'adresse des rappels obtenus comme suit :

• Si vous avez défini des rôles de contact pour les contacts de compte pertinents pour les cas de figure Contact pour la relance ou Contact pour la facturation, JustOn utilise les données d'adresse définies avec les contacts correspondants.
• Si aucun rôle de contact n'est défini, JustOn utilise les données d'adresse trouvées dans le compte.

Éditer des brouillons de rappels

À savoir

Dans les brouillons de rappels, les champs de texte sont vides. Les valeurs sont récupérées à partir des détails du modèle correspondants, voir Customizing Dunning Reminders EN.

Seuls les textes que vous spécifiez explicitement dans un champ de texte de rappel remplacent le texte du modèle. Lors de la finalisation de la relance, JustOn retire des détails du modèle toutes les valeurs qui n'ont pas été remplacées pour terminer le PDF.

Cependant, vous pouvez utiliser le bouton Copier Texte pour copier le contenu des champs de texte du modèle vers le document brouillon, puis modifier les textes comme requis (voir Enabling Template Text Copies EN).

Après avoir créé des brouillons de rappels, vous vérifiez leur exactitude. Si nécessaire, vous éditez les brouillons de rappels, en modifiant des détails tels que des données de base, des adresses, des instructions de distribution, des textes, etc.

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur Modifier sur la ligne du rappel à modifier.

   Vous pouvez également cliquer sur le nom du rappel pour l'ouvrir, puis cliquer sur Modifier dans la vue détaillée.

3. Modifier les données requises.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Supprimer des brouillons de rappels

Tant que les rappels ont le statut Brouillon, vous pouvez supprimer

• un rappel individuellement à partir de sa vue détaillée,
• des rappels sélectionnés dans la liste des rappels (dans l'onglet Documents ou dans la vue détaillée de la chaîne des documents) ou
• sans sélection préalable, tous les rappels de la liste des rappels à la fois.

Supprimer individuellement un rappel

Pour supprimer un rappel individuellement à partir de sa vue détaillée :

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur le nom du rappel pour ouvrir sa vue détaillée.

3. Cliquer sur Supprimer, puis encore Supprimer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela supprime le brouillon de rappel actif.

Supprimer des brouillons de rappels sélectionnés

Pour supprimer des brouillons de rappels sélectionnés de la liste des rappels :

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases à côté des rappels à supprimer.

   Cocher la case dans l'en-tête du tableau sélectionne tous les rappels listés dans la page avec vue de liste active.

3. Cliquer sur Supprimer brouillons, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

   Cela supprime les brouillons de rappels sélectionnés.

Supprimer tous les brouillons de rappels

Pour supprimer tous les brouillons de rappels à la fois :

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur Supprimer brouillons sans sélection préalable, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

   Cela supprime tous les brouillons de rappels listés dans la vue détaillée de la chaîne des documents active ou dans l'onglet Documents.

À savoir

Lorsque la vue détaillée d'une chaîne des documents est vide, c'est-à-dire lorsque vous avez supprimé tous les brouillons de rappels générés par cette chaîne de relance, vous pouvez supprimer les détails de la chaîne des documents.

Finaliser des relances

Finaliser des relances leur donne le statut Fermé, génère les rappels PDF à envoyer et ajoute les pénalités de relance définies au solde du compte et au montant de la facture ouverte. Au final, cela rend l'opération de relance effective sur le plan légal.

À noter

Une fois qu'une relance est définie comme Fermé, vous ne pouvez plus la modifier ou la supprimer.

Vous pouvez finaliser

• une relance individuellement à partir de sa vue détaillée ou
• plusieurs relances dans la liste des documents dans la vue détaillée de la chaîne des documents.

Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

À savoir

Salesforce Files est l'emplacement par défaut pour sauvegarder les fichiers générés. Pour accéder aux fonctions JustOn liées aux fichiers et les utiliser, assurez-vous que les fonctions Salesforce Livraisons de contenu et Salesforce CRM Content sont activées.

Finaliser une relance individuellement

Pour finaliser un document individuellement à partir de sa vue détaillée :

1. Naviguer vers la liste Documents dans la vue des chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.
2. Cliquer sur le nom du document pour ouvrir sa vue détaillée.

3. Cliquer sur Finaliser.

   Cela affiche un flux d'écran pour la finalisation.

4. Cliquer sur Finaliser pour confirmer et lancer l'opération.

   Cela exécute la finalisation, en définissant le statut Fermé pour le document actif et en générant le document PDF correspondant à envoyer. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

   Le flux d'écran montre la progression de l'opération. Une fois l'opération terminée, cliquer sur Fermer et Actualiser pour revenir à la vue détaillée actualisée du document.

Finaliser plusieurs relances

Pour finaliser plusieurs documents à partir de la liste des documents :

1. Ouvrir l'onglet Chaînes de documents.
2. Cliquer sur le nom de la chaîne de documents ayant généré les documents à finaliser.

3. Cocher les cases à côté des documents à finaliser.

   Si vous n'effectuez pas de sélection préalable, cela inclut tous les documents.

4. Cliquer sur Finaliser.

   Cela définit le statut Fermé pour tous les documents sélectionnés et génère les documents PDF correspondants à envoyer. Vous trouverez les fichiers générés sous l'onglet Fichiers dans Salesforce, dans le groupe Mes fichiers, sauf configuration différente (voir File Distribution EN).

Recréer un PDF de rappel

Dans certains cas de figure, vous devez recréer un fichier PDF pour un rappel déjà finalisé (statut Fermé). Cela ne modifie aucunement les données relatives au rappel.

Assurez-vous que l'option pour recréer des fichiers PDF est activée pour votre organisation (voir Enabling Dunning PDF Regeneration EN).

Pour recréer le fichier PDF d'un rappel finalisé à partir de sa vue détaillée :

1. Ouvrir le rappel finalisé pour lequel vous souhaitez générer à nouveau le fichier PDF.

2. Cliquer sur Recréer PDF, puis sur Continuer pour confirmer et terminer l'opération.

   Cela efface le champ PDF et supprime le PDF joint au rappel actif, puis génère à nouveau le PDF de rappel et le relie à l'enregistrement de rappel en conséquence.

Envoyer des rappels par email

JustOn prend en charge la distribution par email des documents PDF de rappel générés, y compris les documents PDF des factures concernées. Différentes options sont disponibles pour envoyer les documents PDF par email :

• envoyer tous les rappels ou ceux sélectionnés dans la liste des rappels ou
• envoyer un rappel individuellement à partir de sa vue détaillée.

À savoir

Notez que les emails ne sont pas envoyés immédiatement. En effet, JustOn place les emails dans une file d'attente et les envoie par défaut chaque jour à 03h00.

Envoyer plusieurs documents de rappel

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des rappels à envoyer ou laisser toutes les cases décochées afin d'inclure à la distribution tous les rappels listés.

3. Cliquer sur E-mail.
4. Si souhaité, sélectionner l'option pour vous l'envoyer en cci ou l'option pour envoyer les emails immédiatement.

5. Cliquer sur Continuer afin de confirmer et de finaliser l'opération.

   Cela place dans la file d'attente la distribution par email des rappels sélectionnés ou de l'ensemble des rappels, y compris les documents PDF de relance et les documents PDF des factures concernées, pour les comptes correspondants.

Envoyer un rappel individuellement

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cliquer sur le nom du rappel pour ouvrir sa vue détaillée.

3. Cliquer sur Envoyer la relance.

4. Si souhaité, décocher la case Définir le statut de la relance sur Fermé.

   Utilisez cette option pour envoyer par email un brouillon de rappel, ce qui vous permettra de le modifier encore après son envoi.

5. Cliquer sur Continuer pour confirmer l'opération.

6. Si souhaité, adapter les destinataires ou le texte de l'email comme requis.
7. Si souhaité, cocher ou décocher les cases pour les pièces jointes PDF des factures concernées.

8. Cliquer sur Envoyer.

   Cela envoie immédiatement le PDF de rappel actif et les factures PDF liées au destinataire de l'email défini.

Redistribuer des rappels

Dans certains cas de figure, vous devez (re)distribuer des documents PDF existants vers un emplacement de destination pour la distribution de fichiers. Par exemple, en cas d'échec de la distribution automatique ou s'il faut envoyer les fichiers vers un nouvel emplacement de destination pour leur distribution. À cette fin, JustOn fournit le bouton personnalisé Répartir Pdf. Vous pouvez sélectionner des enregistrements dans les vues de listes, puis utiliser ce bouton pour distribuer les fichiers PDF correspondants vers un emplacement de destination (configurable) pour la distribution.

À noter

Utilisez la fonction redistribution avec prudence. JustOn ne vérifie pas si des fichiers existent déjà dans l'emplacement de destination sélectionné pour la distribution des fichiers. Par conséquent, la distribution des mêmes fichiers vers le même emplacement crée des doublons, ce qui est susceptible d'avoir des effets indésirables.

Pour (re)distribuer des documents PDF de rappel :

Assurez-vous que la redistribution des PDF est activée. Pour plus de détails, voir Enabling PDF Redistribution EN.

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des rappels à redistribuer vers un emplacement de distribution de fichiers ou ne cocher aucune case afin d'inclure tous les rappels de la liste.

3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Répartir Pdf.
4. Sélectionner l'emplacement de destination pour la distribution de fichiers.
5. Éventuellement, sélectionner l'option pour prendre en compte les dossiers et documents de brouillon uniquement.

6. Cliquer sur Continuer.

   Cela lance un job qui génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les stocke à l'emplacement sélectionné.

Télécharger des rappels

Dans certains cas de figure, vous devez télécharger des rappels. À cette fin, JustOn fournit un bouton personnalisé qui vous permet de sélectionner des enregistrements à partir de vues par liste et de télécharger les fichiers PDF correspondants vers un fichier ZIP.

1. Ouvrir la liste des rappels.

   Pour accéder à la liste des rappels, cliquer sur le nom de la chaîne des documents dans l'onglet Chaînes de documents ou ouvrir l'onglet Documents.

2. Cocher les cases situées à côté des rappels à télécharger ou laisser toutes les cases décochées afin d'inclure tous les rappels listés.

3. Cliquer sur pour ouvrir le menu d'actions, puis sélectionner Télécharger Zip.

4. Sélectionner un schéma spécifique pour l'attribution des noms de fichiers (facultatif).

   La liste de sélection correspondante affiche l'item Nom de fichier automatique ainsi que les modèles de noms de fichiers tels que définis dans PDF Name EN.

5. Cliquer sur Démarrer.

   Cela déclenche un job qui rassemble et, si nécessaire, génère à nouveau les fichiers PDF correspondants et les place dans un fichier ZIP.

   Selon le nombre d'enregistrements en question, le job peut se figer sans indiquer d'erreur. Le cas échéant, annuler l'exécution en cours et répéter l'opération avec un plus petit nombre d'enregistrements à traiter.

6. Une fois le traitement terminé, cliquer sur Télécharger Zip.

   Cela ouvre la boîte de dialogue pour sauvegarder le fichier ZIP sur votre ordinateur.