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Status der E-Rechnung überprüfen

Kontext

Nachdem Sie elektronische Rechnungen erzeugt oder versendet haben, empfiehlt es sich, deren Status zu verfolgen.

Überblick

Zu diesem Zweck überprüfen Sie

Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen.

Ist die Verteilung fehlgeschlagen, siehe Fehler bei der Verteilung beheben.

Details

Statusfelder prüfen

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

  2. Überprüfen Sie die relevanten Statusfelder, um mögliche Probleme zu identifizieren.

    Die folgenden Felder enthalten Informationen zum E-Rechnung-Status:

    Status E-Rechnung

    Zeigt das Ergebnis der Erzeugung der E-Rechnung an. Je nach Art der Erzeugung und Übertragung unterscheiden sich die einzelnen Status:

    Status Description
    Nicht erstellt Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
    Validierungsfehler Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Erstellt Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Erstellt mit Warnungen Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Status Description
    Nicht erstellt Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung-XML-Datei verarbeitet wurden
    Validierungsfehler Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Erstellt Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt und validiert. Die E-Rechnung-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Erstellt mit Warnungen Die E-Rechnung wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die E-Rechnung-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Fehler bei der Verteilung Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen. Die Details werden im Feld Fehler E-Rechnung auf der Rechnung gespeichert.
    In der Peppol-Warteschlange Die E-Rechnung wurde erfolgreich an Peppol übertragen und ist bereit zum Versand.
    Status Description
    Nicht erstellt Kennzeichnet Rechnungen, die noch nicht zur Erzeugung einer E-Rechnung verarbeitet wurden
    Validierungsfehler Die Validierung der E-Rechnung ist fehlgeschlagen. Der Validierungsbericht ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Created Die Avalara-UBL-XML-Datei erfolgreich erzeugt und validiert. Die Avalara-UBL-XML-Datei ist an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Created With Warnings The Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich erzeugt, aber bei der Validierung sind Warnungen aufgetreten. Die Avalara-UBL-XML-Datei und der Validierungsbericht sind an den Rechnungsdatensatz angehängt.
    Fehler bei der Verteilung Die Übertragung der E-Rechnung an den Distributionspartner ist fehlgeschlagen. Die Details werden im Feld Fehler E-Rechnung auf der Rechnung gespeichert.
    In der Avalara-Warteschlange Die Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich an Avalara ELR übertragen und ist bereit zur Verarbeitung.
    Avalara-Verarbeitung abgeschlossen Avalara ELR hat die E-Rechnungsdaten erfolgreich verarbeitet, und die erzeugte E-Rechnung-XML-Datei wurde heruntergeladen und an den Rechnungsdatensatz angehängt.

    Solange eine Rechnung im Status In der Peppol-Warteschlange oder In der Avalara-Warteschlange wartet, aktualisiert ein vom Distributionspartner gemeldeter Fehler auch den Status E-Rechnung, sodass die Rechnung den Warteschlangenstatus verlässt – Sie können die E-Rechnung erneut senden oder neu erzeugen, einzeln wie auch als Massenaktion aus einer Listenansicht:

    Providerstatus E-Rechnung Status E-Rechnung
    Sendefehler
    Empfängerfehler    		 Fehler bei der Verteilung
    Validierungsfehler
    Verarbeitungsfehler    		 Validierungsfehler

    Info

    Außerhalb dieser Warteschlangenstatus lassen die Benachrichtigungen des Distributionspartners den Status E-Rechnung unverändert. Eine erfolgreich zugestellte Peppol-E-Rechnung bleibt daher im Status In der Peppol-Warteschlange – die Zustellung wird im Providerstatus E-Rechnung angezeigt.

    Providerstatus E-Rechnung

    Erfasst den Verlauf der E-Rechnung beim Distributionspartner. Je nach Distributionspartner unterscheiden sich die einzelnen Status:

    Status Beschreibung
    In Warteschlange Die E-Rechnung steht zur Übermittlung an den Empfänger bereit.
    Validierungsfehler Die Validierung der E-Rechnung-XML-Datei ist fehlgeschlagen.
    Verarbeitungsfehler Die Konvertierung der E-Rechnung in ein bestimmtes Format für den Empfänger ist fehlgeschlagen.
    Sendefehler Der Versand der E-Rechnung an den Empfänger ist fehlgeschlagen.
    Gesendet Die E-Rechnung wurde an den Empfänger gesendet.
    Empfängerfehler Der Empfang der E-Rechnung durch den Empfänger ist fehlgeschlagen.
    Empfangen Die E-Rechnung ist beim Empfänger eingegangen.
    Status Description
    In Warteschlange Die Avalara-UBL-XML-Datei wurde erfolgreich an Avalara ELR übertragen und ist bereit zur Verarbeitung.
    Sendefehler Die Verarbeitung der E-Rechnung bei Avalara ELR ist fehlgeschlagen.
    Abgeschlossen Avalara ELR hat die E-Rechnungsdaten erfolgreich verarbeitet, aber die E-Rechnung nicht an den Empfänger gesendet.
    Die erzeugte E-Rechnung-XML-Datei erfordert weitere Verarbeitung in JustOn Billing & Invoice Management.
    Gesendet Avalara ELR hat die E-Rechnung erfolgreich verarbeitet und an den Empfänger gesendet.

    Fehler E-Rechnung

    Zeigt Details zu Fehlern, die beim Erzeugen und Verarbeiten der E-Rechnung-XML-Datei durch JustOn Billing & Invoice Management aufgetreten sind.

Validierungsbericht prüfen

Bei Warnungen oder Fehlern während der Erzeugung der E-Rechnung hängt JustOn Billing & Invoice Management einen Validierungsbericht an den Rechnungssatz an. Diese HTML-Datei weist in der Regel auf Probleme mit der Datenqualität hin, wie fehlende Felder, falsche Datenformate usw.

Info

Beachten Sie, dass Ihr:e Administrator:in den Validierungsbericht für Warnungen möglicherweise deaktiviert hat.

Um den Validierungsbericht zu prüfen:

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

  2. Klicken Sie in der Themenliste Notizen & Anhänge auf den Namen des Validierungsberichts (einvoice_<invoice-date>_<invoice-number>_<einvoice-format>_validation_report).

    Damit wird die Datei je nach den Einstellungen Ihres Browsers direkt angezeigt oder zum Download angeboten.

  3. Überprüfen Sie den Fehlerbericht, um mögliche Probleme mit der Datenqualität zu erkennen.

    Korrigieren Sie anhand dieser Informationen die Rechnungsdaten. Verwenden Sie als Referenz E-Invoice Data Mapping EN.

E-Rechnung-Benachrichtigungen prüfen

Bei der Übermittlung der E-Rechnungen an die Empfänger durch Avalara ELR oder Peppol erhält der Absender Benachrichtigungen über den Status der Übertragung. JustOn Billing & Invoice Management speichert diese Informationen in speziellen Benachrichtigungsdatensätzen, die mit der Rechnung verknüpft sind.

Bei entsprechender Konfiguration können Sie über die entsprechende Themenliste auf die Benachrichtigungen zugreifen:

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.
  2. Klicken Sie in der Themenliste Peppol-Benachrichtigungen auf den Namen des relevanten Datensatzes.

  3. Überprüfen Sie die Informationen, um mögliche Probleme zu identifizieren.

    Die Daten enthalten:

    Feld Beschreibung
    Typ Nennt die übermittelte Art der Benachrichtigung.
    Für Avalara ELR ist der Wert statusChange.
    Für Peppol sind folgende Werte möglich: Stage-Update, Stage-Success, Error.
    Phase Zeigt Bearbeitungsstatus der E-Rechnung an.
    Für Avalara ELR sind folgende Werte möglich: Pending, Complete, Error.
    Für Peppol sind folgende Werte möglich: Validation, Conversion, Transmission, Reception.
    Nachricht Zeigt die Kernaussage der Benachrichtigung des E-Rechnungsdiestes an, z.B. Die Übertragung Ihres Dokuments war erfolgreich.

Avalara ELR-Dokumentstatus prüfen

Avalara ELR liefert Statusinformationen und Fehlerprotokolle in Echtzeit. Bei entsprechender Konfiguration können sie mit der entsprechenden Schaltfläche direkt auf diese Informationen zugreifen.

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren Avalara-Status Sie überprüfen wollen.

  2. Klicken Sie auf , um das Aktionsmenü zu öffnen, und wählen Sie Avalara-Dokumentstatus prüfen.

    Damit werden die aktuellen Informationen direkt von Avalara ELR abgerufen und in einem Popup-Fenster angezeigt.

Statuskomponente verwenden

Bei entsprechender Konfiguration können Sie den aktuellen Status der Rechnung sehr leicht in einer grafischen Darstellung ablesen. Je nach aktuellem Status der E-Rechnung zeigt die Komponente relevante Details und ggf. Aktionsschaltflächen für die nächsten möglichen Schritte an.

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren E-Rechnung-Status Sie überprüfen wollen.

  2. Überprüfen Sie in der Prozessstatus-Komponente den aktuellen Status.

    Durch Klick auf Details anzeigen werden weitere Informationen und die verfügbaren Aktionsschaltflächen angezeigt, mit denen Sie die E-Rechnung weiter bearbeiten können.

    Status E-Rechnung Verfügbare Aktionsschaltflächen Hinweise
    Nicht erstellt E-Rechnung erzeugen
    Validierungsfehler E-Rechnung neu erzeugen Überprüfen Sie den Validierungsbericht und korrigieren Sie die Rechnungsdaten, bevor Sie die E-Rechnung erneut erzeugen.
    Erstellt E-Rechnung senden
    Erstellt mit Warnungen E-Rechnung senden Überprüfen Sie den Validierungsbericht, um zu entscheiden, ob Sie die E-Rechnung unverändert senden oder die Rechnungsdaten korrigieren und sie neu erzeugen.
    Fehler bei der Verteilung Erneut senden Überprüfen Sie das Feld Fehler E-Rechnung, siehe Fehler bei der Verteilung beheben.
    In der Peppol-Warteschlange
    In der Avalara-Warteschlange
    Avalara-Verarbeitung abgeschlossen    		 Zeigt den aktuellen Providerstatus E-Rechnung und unter Details die dazugehörigen E-Rechnung-Benachrichtigungen.

    Zusätzlich wertet die Komponente den Providerstatus E-Rechnung aus. Bei jedem vom Distributionspartner gemeldeten Fehler – Sendefehler, Empfängerfehler, Verarbeitungsfehler, Validierungsfehler – bietet sie die Aktionsschaltfläche Erneut senden an.

Fehler bei der Verteilung beheben

Der Status Fehler bei der Verteilung zeigt an, dass die E-Rechnung den Distributionspartner erreicht hat, dort aber nicht verarbeitet oder zugestellt werden konnte. Die erzeugte E-Rechnung-Datei selbst ist in der Regel unversehrt – Sie können sie erneut senden, ohne sie neu zu erzeugen. Zu den Statusvoraussetzungen der E-Rechnung-Aktionen siehe E-Invoice Status Transitions EN.

  1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, deren Verteilung fehlgeschlagen ist.

  2. Überprüfen Sie das Feld Fehler E-Rechnung und die zugehörigen E-Rechnung-Benachrichtigungen, um die Ursache zu ermitteln.

    Für Avalara ELR können Sie zusätzlich den Dokumentstatus prüfen und das Avalara Cockpit heranziehen.

  3. Beheben Sie die Ursache.

    Ursache Lösung
    Falsche oder fehlende Rechnungsdaten, etwa eine unzutreffende recipient address or scheme EN Korrigieren Sie die Rechnungsdaten und erzeugen Sie die E-Rechnung anschließend neu, siehe E-Rechnungen erzeugen.
    Problem in der Konfiguration des Distributionspartners, etwa ein inaktives Avalara ELR-Ländermandat oder eines, das nicht zum Empfängerland passt Lassen Sie die Konfiguration von Ihrer Administration korrigieren, siehe Setting Up Avalara ELR EN. Die E-Rechnung muss nicht neu erzeugt werden.
    Vorübergehendes Problem beim Distributionspartner Warten Sie ab und senden Sie die E-Rechnung anschließend erneut.

  4. Senden Sie die E-Rechnung erneut, siehe E-Rechnungen senden.

    Damit wird die E-Rechnung erneut an das Peppol-Netzwerk oder an Avalara ELR übertragen, und der Status E-Rechnung wechselt zu In der Peppol-Warteschlange bzw. In der Avalara-Warteschlange.

Info

Solange eine Rechnung im Status Fehler bei der Verteilung steht, blockiert JustOn Billing & Invoice Management die Rechnungs-E-Mail – damit erreichen keine unvollständigen oder veralteten Dokumente den Empfänger. Details siehe Fehlerbehebung.