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Hinweise zu GoBD-Konformität

Ziel der GoBD-Konformität in JustOn Connector for DATEV ist es, Sie als Benutzer:in bestmöglich bei der Einhaltung der GoBD zu unterstützen.

Ihr Unternehmen ist für die GoBD-konforme Aufbewahrung und Verarbeitung der Belege verantwortlich. Wichtige Eckpfeiler der GoBD-Konformität sind:

  • Unveränderbarkeit der Belege
  • Zeitnahe Buchung der Belege im Rechnungswesen

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre:n Steuerberater:in.

Unterstützung bei GoBD-konformer Beleg-Übertragung

Die folgenden Bedingungen unterstützen Sie beim GoBD-konformen Arbeiten in JustOn Connector for DATEV. Für Regelungen in der angebundenen Salesforce-Anwendung wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Softwarehersteller.

  • Belege, die aus angebundenen Salesforce-Anwendungen an JustOn Connector for DATEV transferiert werden, dürfen in JustOn Connector for DATEV nicht verändert werden. Das betrifft sowohl das Ändern von Daten als auch das Hinzufügen oder Löschen von Belegbildern und weiteren Belegpositionen. Beim Transfer soll die angebundene Salesforce-Anwendung ein Kennzeichen für festgeschrieben setzen, so kann der Beleg nicht mehr verändert werden. Nur ein:e Administrator:in kann das "festgeschrieben"-Kennzeichen entfernen.
  • Eine erfolgreich an DATEV übertragene Datenübertragung kann nicht mehr gelöscht werden. Es können auch keine einzelnen Daten der Datenübertragung entfernt werden (XML-Dateien, Belegbild).
  • Die Datenübertragung ist samt übertragenen Daten (Metadaten Beleg und Belegbild) nach der Erstanlage unveränderlich.
  • Der Beleg selbst mit Belegpositionen und Belegbildern kann nach erfolgreicher Übertragung an DATEV gelöscht werden.
  • Abschalten einer dieser Funktionen kann zum Verlust der GoBD-Konformität führen. Das Abschalten einer dieser Funktionen wird im System protokolliert.
  • Manuell von Benutzer:innen angelegte Daten sind nicht GoBD-konform.
  • Bei der Übermittlung eines Belegdatensatzes ohne Belegbild ist es nötig, dass Ihnen das Original des Belegs vorliegt und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum vorzeigbar gehalten wird.

Info

Achten Sie darauf, dass Sie die Anwendung und die entsprechende Konfiguration nicht anders verwenden als in dieser Dokumentation beschrieben.

Dies betrifft auch Einstellungen in den Layouts, ob Feldänderungen protokolliert werden, Schreibschutz von Feldern bis hin zum Entfernen von Validierungsregeln, die jede:r Benutzer:in selbst vornehmen kann.

Hinweis

JustOn Connector for DATEV kann Sie dabei unterstützen, bei der Übertragung von Belegen GoBD-konform zu arbeiten. Für die Einhaltung der GoBD-Richtlinien sind Sie jedoch selbst verantwortlich.

Bei weiteren Fragen zur GoBD-Konformität wenden Sie sich bitte an Ihre:n Steuerberater:in zu.

GoBD-konformes Arbeiten mit JustOn Connector for DATEV

GoBD-Konformität kann in zwei verschiedene Prozesse unterteilt werden:

  • GoBD-konformes Arbeiten
  • Nachweis, dass GoBD-konform gearbeitet wurde

JustOn Connector for DATEV in Salesforce unterstützt Sie beim ersten Prozess – vorausgesetzt, Sie haben die Anwendung nach der Installation nach den Vorgaben eingerichtet (siehe Notwendige Einrichtung) und keine der Vorgaben verändert, wie z.B. die Protokollierung von Änderungen ausgeschaltet (nach den Vorgaben für die Einrichtung sollte das nur mit Administrator-Rechten möglich sein).

Für einen Zeitraum über sechs Monate in die Vergangenheit ist in Salesforce dann nachvollziehbar, ob Sie Daten GoBD-konform an DATEV übertragen haben bzw. bis zu welchem Zeitpunkt. Ein länger zurückliegender Nachweis, dass Sie in JustOn Connector for DATEV in Salesforce GoBD-konform gearbeitet haben (Prozess 2) ist schon deshalb nicht möglich, weil Salesforce in der Standard-Variante Veränderungen durch eine:n Administrator:in nur sechs Monate protokolliert.

Möchten Sie hier eine Verlängerung des Protokollierungs-Zeitraums, so gehen Sie bitte auf Salesforce zu. (Salesforce empfiehlt seinen Kunden das Aufsetzen einer Data Retention Policy, die das Archivieren von Daten in Drittsystemen und das Aggregieren von Altdaten in Salesforce umfasst).

Hinweis

JustOn Connector for DATEV kann Sie dabei unterstützen, bei der Übertragung von Belegen GoBD-konform zu arbeiten. Für die Einhaltung der GoBD-Richtlinien sind Sie jedoch selbst verantwortlich.

Info

Sie können an einer Datenübertragung an den zugeordneten Belegpositionen nicht erkennen, ob nur diese Belegpositionen oder noch mehr übertragen wurden, weil Sie Belege nach erfolgreicher Übertragung an DATEV löschen können. Um definitiv zu sehen, was an DATEV übertragen wurde, müssen Sie die XML-Dateien an der Datenübertragung prüfen.

Für Prüfungen sind Daten aus dem Vorsystem mit den Daten in DATEV Unternehmen online manuell zu vergleichen, wenn der Prüfungszeitraum mehr als sechs Monate umfasst und nachgewiesen werden soll, dass Sie Daten unverändert aus ihrem rechnungsschreibenden Vorsystem an DATEV übertragen haben.