JustOn Connector for DATEV: Wichtige Konzepte
JustOn Connector for DATEV überträgt digitale Buchungsbelege (für Rechnungs- und Kassendaten) für Steuerberater:innen aus angebundenen Salesforce-Anwendungen an DATEV.
Datenstruktur eines Belegs
Ein Beleg besteht aus übergreifenden Informationen, Belegpositionen und Belegbildern.
| Komponenten eines Belegs | Beschreibung |
|---|---|
| Beleg | Daten zu einem Beleg. Ein Beleg kann von folgender Beleg-Art sein: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Kasse |
| Belegposition | Ein Beleg hat mindestens eine Belegposition |
| Belegbild | Salesforce-Anhang |
Die Ausgestaltung der Belegfelder (in Beleg und Belegposition) ist je nach Beleg-Art (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Kassendaten) unterschiedlich.
Info
Idealerweise ist der Beleg bereits vor der Datenübertragung mit einem Mandanten verknüpft – das Feld Mandant (API-Name ClientId__c) enthält die entsprechende Kombination aus Beraternummer und Mandantennummer. Dies vereinfacht die Verwaltung von Datenübertragungen und hilft, fehlerhafte Übertragungen zu vermeiden.
Belegpositionen
Zu jedem Beleg sind ein oder mehrere Belegpositionen möglich. Jede Belegposition wird als Buchungsvorschlag an DATEV übertragen. Verschiedene Belegpositionen können sinnvoll sein, wenn z.B. Beträge mit verschiedenen Steuersätzen vorliegen oder wenn unterschiedliche Warengruppen oder Kostenstellen ausgewiesen werden sollen. Alle Belegpositionen müssen zur selben Rechnung (=Beleg) gehören.
Ob Sie die Belegpositionen eines Beleges bereits vollständig an DATEV übertragen haben, sehen Sie daran, dass
- in der Tabelle "Belegpositionen" in der Detailansicht des Beleges alle Belegpositionen eine Datenübertragung zugeordnet haben und
- alle diese Datenübertragungen an DATEV erfolgreich waren
Belegbilder
Belegbilder hängen als Anhang an einem Beleg.
Anhänge an Belegen werden an DATEV übertragen, wenn Sie von folgenden Dateitypen sind:
BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF (inkl. ZUGFeRD), PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML (inkl. XRechnung), ZIP
Andernfalls werden sie für die Übertragung nicht berücksichtigt.
Für die Übertragung nach DATEV darf ein einzelner Anhang nicht größer als 3,76 MB sein (andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Vorbereitung einer Datenübertragung an DATEV).
Info
Gibt es Belegpositionen mit verschiedenen oder, z.B. im Fall von Abgrenzungen, mehreren Buchungsmonaten, werden die betreffenden Belegbilder bereits im Buchungsmonat der ersten Belegposition des Belegs, die an DATEV übertragen wird, mit übertragen.
Besondere Hinweise für erfolgreiche Übertragungen von Belegbildern an DATEV
- Dateianhänge werden als Binary erwartet.
- Base64-Encoding wird nicht unterstützt.
- Dateinamen mit Sonderzeichen im Unicode-decomposed-Format werden nicht unterstützt.
- Belegbilder müssen als
Anhang(Salesforce Classic-spezifischer Typ) mit dem Beleg verknüpft sein. Belegbilder, die alsDatei(Salesforce Lightning-Vorgabetyp) am Beleg vorliegen, werden nicht übertragen.
Notizen
Notizen sind Salesforce-spezifisch und werden nicht an DATEV übertragen.
Für Kommentare zu Belegen, die an DATEV übertragen werden sollen, nutzen Sie bitte das Feld Nachricht in der Belegposition.
Mehrere Buchungsperioden pro Beleg
In einem Beleg können Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsmonaten (z.B. eine für Januar, eine für Februar) enthalten sein. An DATEV können Daten nur pro Buchungsmonat und Beleg-Art übertragen werden. Hat also ein Beleg Belegpositionen mit verschiedenen Buchungsmonaten, so müssen Sie diese in jeweils eigenen Datenübertragungen an DATEV übertragen.
Alle Belegbilder eines Belegs werden mit der ersten an DATEV übertragenen Belegposition an DATEV übertragen.
Datenübertragung
In einer Datenübertragung übertragen Sie alle noch nicht übertragenen Belege, die zum gleichen Buchungsmonat und zur gleichen Beleg-Art gehören, an DATEV.
Ein Beleg kann Belegpositionen zu unterschiedlichen Buchungsmonaten enthalten. In diesem Fall benötigt es mehrere Datenübertragungen, um alle Belegpositionen des Belegs zu übertragen. Die angehängten Belegbilder des Beleges werden bei der ersten Datenübertragung von Belegpositionen dieses Belegs an DATEV übertragen.
Bei einer Übertragung wird eine XML-Datei mit der Beschreibung der Datenübertragung (document.xml) übertragen. Belege und Belegbilder werden als separate XML-Dateien übertragen. Bei Bedarf werden die Belege zusätzlich in mehrere Dateien aufgeteilt. Die Gesamtzahl der Dateien für Belege und Belegbilder für eine Datenübertragung ist auf 4999 begrenzt. Bei der Datenübertragung werden nur so viele Belege übertragen, dass die Anzahl der erlaubten Dateien nicht überschritten wird. Das kann auch dazu führen, dass weniger als 4999 Dateien übertragen werden, wenn durch einen zusätzlichen Beleg die Grenze überschritten würde.
Wenn nicht alle Belege übertragen werden konnten, dann wird das Feld Maximale Anzahl von Dateien erreicht der Datenübertragung markiert. Für die restlichen Belege ist dann eine weitere Datenübertragung nötig.
Übertragene Belegdaten
Welche Belegdaten werden an DATEV übertragen? Was kommt bei DATEV in welchen Feldern an?
Aus Ihrer JustOn Connector for DATEV vorgelagerten Salesforce-Anwendung transferieren Sie Buchungsbelege (Belegdaten und Belegbilder) an "JustOn Connector for DATEV". "JustOn Connector for DATEV" bereitet die Belegdaten für die Verarbeitung in den Anwendungen in DATEV Unternehmen online auf und überträgt diese Daten – keine Rechnungen! – zusammen mit den Belegbildern an DATEV.
Standardmäßig übertragene Felder aus JustOn Billing & Invoice Management
| Booking Detail | Accounting Document | Accounting Document Item | DATEV |
|---|---|---|---|
| InvoiceNo | InvoiceId | invoiceId | |
| BookingPeriod | DocumentDate | date | |
| AccountName | CustomerName | customerName | |
| BillingCity | CustomerCity | customerCity | |
| IBAN | IBAN | iban | |
| BIC | SwiftCode | swiftCode | |
| VATId | VatId | vatId | |
| Amount | Amount | amount | |
| AccountNo | AccountNo | accountNo | |
| BookingDate | AccountingDate | date | |
| OriginalBookingDate DeliveryDate |
DeliveryDate | deliveryDate | |
| TaxRate | Tax | tax |
| Expense | Expense Item | Accounting Document | Accounting Document Item | DATEV |
|---|---|---|---|---|
| CurrencyIsoCode | Currency Code | currencyCode | ||
| ReceiptDate | Document Date | date | ||
| PayeeIBAN | IBAN | iban | ||
| ReceiptNo | InvoiceId | invoiceId | ||
| PaymentDate | Paid At | paidAt | ||
| Name | Internal Invoice Id | internalInvoiceId | ||
| SenderCity | Supplier City | supplierCity | ||
| PayeeName | Supplier Name | supplierName | ||
| PayeeBIC | SwiftCode | swiftCode | ||
| SenderTaxId | VatId | vatId | ||
| GLAccount | AccountNo | accountNo | ||
| GrossAmount | Amount | amount | ||
| TaxRate | Tax | tax |
In den Anwendungen in DATEV Unternehmen online stehen Ihre Belege Ihrer oder Ihrem Steuerberater:in zur Weiterverarbeitung in der Finanzbuchführung zur Verfügung. Ihr:e Steuerberater:in nutzt dafür das DATEV-Rechnungswesen-Programm.
Sie übertragen die Daten zuerst nach DATEV Unternehmen online, dort stehen alle Daten so wie in JustOn Connector for DATEV zur Verfügung.
Von DATEV Unternehmen online übernimmt Ihr:e Steuerberater:in die Daten in sein DATEV Rechnungswesen-Programm.
Hinweis
Beachten sie, dass die Datenschnittstelle von DATEV Unternehmen online nur die Übertragung bestimmter Felder unterstützt.
Die folgende Liste zeigt, welche Daten standardmäßig aus "JustOn Connector for DATEV" in welche Felder im DATEV-Rechnungswesen-Programm übertragen werden.
Zusätzliche benutzerdefinierte Felder auf dem Beleg oder auf der Belegposition werden nur dann im DATEV-Rechnungswesen-Programm übernommen, wenn sie im Format der Belegsatzdatendatei (siehe DATEV XML-Schnittstelle online > Formatbeschreibung > Belegsatzdatendatei im DATEV Developer Portal) definiert sind. Andere, im DATEV-Format nicht vorgesehene Felder werden ignoriert, selbst wenn sie korrekt angelegt und gefüllt sind.
| Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsdaten | Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm |
|---|---|
| Vorzeichen des Betrags | Betragsangaben Soll/Haben |
| Datum Es kann nur ein Datum übertragen werden – entweder Buchungsdatum oder Belegdatum (siehe Belegposition)Das Feld Leistungsdatum spielt bei der Bestimmung des Datums für die Belegposition keine Rolle. |
Datum |
| Betrag | Umsatz |
| BU | BU (bzw. BU Konto) |
| Belegtext | Buchungstext oder Zusatzinformation 2 |
| Konto | Konto |
| KOST1 | KOST1 |
| KOST2 | KOST2 |
| KOST-Menge | KOST-Menge |
| Geschäftspartner-Name | Buchungstext (zusammen mit Ort) oder Zusatzinformation 2 |
| Geschäftspartner-Ort | Buchungstext (zusammen mit Name) oder Zusatzinformation 2 |
| Geschäftspartner-Konto | Gegenkonto |
| Rechnungs-Nr. | Belegfeld 1 |
| Fällig ohne Skonto | Belegfeld 2 |
| Steuer in % | Zusatzinformation |
| USt-IdNr. | USt-IdNr. |
| Kurs | Kurs |
| Währung | WKZ |
| Kundennummer | Zusatzinformation |
| Zahlungsbedingungs-Nr. | Belegfeld 2 |
| Nachricht | Zusatzinformation mit Eintrag D_Nachricht |
| Leistungsdatum | Leistungsdatum |
| Kassendaten | Feldbezeichnung im DATEV-Rechnungswesen-Programm |
|---|---|
| Vorzeichen des Betrags | Betragsangaben Soll/Haben |
| Datum | Datum |
| Betrag | Umsatz |
| Skonto-Betrag 1 | Skonto |
| BU | BU (bzw. BU Konto) |
| KOST-Menge | KOST-Menge |
| KOST1 | KOST1 |
| KOST2 | KOST2 |
| Steuer in % | Zusatzinformation |
| Nachricht | Zusatzinformation mit dem Eintrag D_Nachricht |
| Währung | WKZ |
| Rechnungsnummer | Belegfeld 1 |
| Belegtext | Buchungstext |
| Konto | Konto |
| Leistungsdatum | Leistungsdatum |