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E-Rechnung in Deutschland – Ein Leitfaden

Mit der E-Rechnungsverordnung 2020 wurde die elektronische Rechnung beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern zur Pflicht. Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend.

Informationen rund um die E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in Form einer strukturierten maschinenlesbaren Datei. Im Unterschied zur Papierrechnung oder Rechnung im PDF-Format wird die E-Rechnung rein elektronisch generiert, übertragen, empfangen und verarbeitet.

In Europa ist für E-Rechnungen die Verwendung des Datenformats XML verpflichtend. Anhand der Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.

Welche E-Rechnungsformate gelten in Deutschland?

In Deutschland definiert die E-Rechnungsverordnung die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD als Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Die Standards dienen der Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und erhöhen die Sicherheit im Austausch von Rechnungsdaten.

Alle E-Rechnungsformate strukturieren die Rechnungsinhalte anhand von Business Groups und Business Terms, die durch die europäische Norm EN-16931 definiert sind. Eine Business Group ist eine Kategorisierung, z.B. "Käufer", "Verkäufer", "Rechnungsposition". Ein Business Term ist ein Einzelparameter innerhalb der Kategorisierungen, z.B. "IBAN" (des Verkäufers), "Anzahl" (einer Rechnungsposition).

Was ist XRechnung?

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XRechnung ist die Bezeichnung für einen in Deutschland gültigen Standard der E-Rechnung. Er entspricht der europäischen Norm EN-16931 und beruht auf einem reinen XML-Datenmodell. Damit ist die Rechnung vollständig maschinenlesbar, enthält jedoch kein für Menschen lesbares Abbild der Rechnungsdaten.

XRechnung-Dateien können in den Syntaxen UBL und CII erzeugt werden. Diese unterscheiden sich und sind nicht direkt austauschbar, können aber mit Hilfe von entsprechender Werkzeuge ineinander umgewandelt werden.

JustOn Billing & Invoice Management erzeugt E-Rechnungen im XRechnung-Format in UBL-Syntax. Hierbei wir immer die aktuelle XRechnung-Version unterstützt.

Was ist ZUGFeRD?

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ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Im Unterschied zu anderen unterstützten E-Rechnungsformaten XRechnung UBL oder PEPPOL BIS Billing UBL kombiniert ZUGFeRD das für Menschen lesbare PDF-Format mit dem maschinenlesbaren XML-Format. Die XML-Datei ist hierbei im PDF eingebettet.

Was ist Peppol?

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Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente – u.a. E-Rechnungen. Gemeinsame Spezifikationen und Normen sorgen hier für die Interoperabilität zwischen Ausstellern und Empfängern in ganz Europa.

Peppol BIS Billing UBL ist ein weiteres standardisiertes Dateiformat für den Austausch elektronischer Rechnungen in Europa.

Wenn Sie Peppol benutzen möchten, müssen Sie als Teilnehmer im Netzwerk registriert sein. Sprechen Sie uns an.

Voraussetzungen für die Erzeugung von E-Rechnungen

Technische Voraussetzungen

  • Software-Version

    Um Probleme mit inkompatiblen Daten zu vermeiden und um die aktuellen Anforderungen für E-Rechnungen zu erfüllen, ist für die Erzeugung und den Versand von E-Rechnungen immer die neueste Version von JustOn Billing & Invoice Management erforderlich.

  • API-Zugriff

    Das Erzeugen und der Versand von E-Rechnungen erfordert den Zugriff auf die Salesforce-API und setzt daher mindestens die Salesforce Enterprise Edition voraus.

    Alle Benutzer:innen, die E-Rechnungen erzeugen oder versenden, müssen über ihr Profil oder einen Berechtigungssatz für die Nutzung der Salesforce-API freigeschaltet sein.

  • Heruko-Plattform

    Das in Salesforce integrierte JustOn Billing & Invoice Management dient als „Benutzeroberfläche“ für die Verwaltung elektronischer Rechnungen und steuert das Datenmanagement. Wesentliche Teile der Geschäftslogik zur Erzeugung elektronischer Rechnungen laufen jedoch auf der Heroku-basierten Plattform. Die dedizierte App JustOn Platform integriert die Salesforce- und Heroku-Komponenten.

    Sie müssen deshalb für alle relevanten Benutzerprofile den Zugriff auf die App JustOn Platform aktivieren.

Käuferreferenz

Die Käuferreferenz (Buyer Reference) ist eine verpflichtende Angabe, die eine eindeutige Identifizierung des Rechnungsempfängers erlaubt.

Im Geschäftsverkehr mit deutschen Behörden (B2G-Szenarien) enthält die Käuferreferenz in der Regel die Leitweg-ID.

In B2B-Szenarien müssen Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner auf eine Käuferreferenz verständigen. In Frage kommen z.B. Kundennummer, USt-IdNr., Bestellnummer oder auch Kombinationen wie "Unternehmensname-Vertragsnummer-Bestellnummer". Kontaktieren Sie zur Festlegung der Käuferreferenzen Ihre Kunden.

Überlegen Sie sich außerdem, an welcher Stelle Sie die Käuferreferenzen in Salesforce pflegen. Wir empfehlen eín dediziertes Feld am Account.

Empfänger- und Absenderadressen

Jede E-Rechnung braucht einen E-Rechnungsempfänger und einen E-Rechnungsabsender. Das bedeutet, dass Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden oder empfangen, über eine eindeutige elektronische Rechnungsadresse verfügen müssen, die durch eine spezielle Adresskennung kodiert wird. Im Allgemeinen unterliegen elektronische Rechnungsadressen dem von der Europäischen Union festgelegten elektronischen Adressierungssystem, siehe E-Invoice Address and Scheme.

  • Empfängeradresse E-Rechnung

    Wir empfehlen, die USt-IdNr. des Käufers als Empfängeradresse zu verwenden und diesen Wert in einem dedizierten Feld am Account zu pflegen.

    Da nicht jedes Unternehmen eine USt-IdNr. beantragt hat und dementsprechend angeben muss, kann alternativ auch eine E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers benutzt werden. Einige Unternehmen haben eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen eingerichtet.

  • Adressschema E-Rechnung

    Für elektronische Rechnungsadressen muss die entsprechende Schemakennung laut Electronic Address Scheme angegeben werden. Wir empfehlen, diesen Wert in einem dedizierten Feld am Account zu pflegen.

    Häufig verwendete Kennungen sind

    Schema-Code E-Rechnungsadresse
    9930 Deutsche USt-IdNr.
    0204 Leitweg-ID
    EM E-Mail-Adresse

  • Absenderadresse E-Rechnung und Adressschema E-Rechnung

    Wir empfehlen, Ihre USt-IdNr. als Absenderadresse zu verwenden und diesen Wert im Feld Absenderadresse E-Rechnung in Ihrer Geschäftseinheit (Business Entity) einzutragen. Der dazugehörige Schema-Code 9930 muss entsprechend im Feld Adressschema E-Rechnung in Ihrer Geschäftseinheit gesetzt sein.

    Auch wenn Sie eine andere Absenderadresse für E-Rechnungen verwenden, muss diese den Vorgaben des Electronic Address Scheme entsprechen.

Mengeneinheiten und Einheiten-Code

Für jede Rechnungsposition in einer E-Rechnung muss eine Mengeneinheit angegeben sein, die als benutzerdefinierte Einstellung Quantity Units definiert ist (siehe Unit and Unit Code). Für die Mengeneinheit ist außerdem ein Code anzugeben, damit eine standardisierte Angabe gewährleistet ist. Der Code muss in der Empfehlung Nr. 20 der UNECE "Codes for Units of Measure Used in International Trade" oder in der Empfehlung Nr. 21 der UNECE "Codes for Passengers, Types of Cargo, Packages and Packaging Materials" aufgeführt sein, siehe UNECE Code List Recommendations.

Sollten Sie bisher keine Mengeneinheiten verwenden und Sie keine neuen spezifischen Anforderungen haben, empfehlen wir, die Einheit Piece mit dem Einheiten-Code H87 festzulegen.

Ein Configurator-Paket für gängige Mengeneinheiten und Einheiten-Codes ist verfügbar.

Geschäftseinheit (Business Entity)

In der benutzerdefinierten Einstellung Geschäftseinheit (Business Entity) für Ihr Unternehmen müssen folgende Felder ausgefüllt sein:

  • Unternehmen (Company)
  • Umsatzsteuer-ID (Tax ID)
  • Stadt (City)
  • Postleitzahl (Postal Code)
  • Ländercode (Country Code)
  • Telefonnummer (Phone)
  • E-Mail-Absender (Email Sender)
  • IBAN (IBAN)
  • Absenderadresse E-Rechnung (E-Invoice Sender Address)
  • Adressschema E-Rechnung (E-Invoice Sender Scheme Id)
Steuerregeln

Für jede Rechnungsposition in einer E-Rechnung muss ein Steuersatz angegeben sein, der über eine benutzerdefinierte Einstellung Tax Rules definiert ist (siehe Tax Rate).

In der Steuerregel müssen der Steuersatz, die Geschäftseinheit und der USt.-Kategorie-Code festgelegt sein. Dieser Code dient zur Kategorisierung der Umsatzsteuerregelungen und ist für elektronische Rechnungen zwingend erforderlich. Der Code muss in der Codeliste 5305 des United Trade Data Interchange Directory (UNTDID) aufgeführt sein, siehe Duty or tax or fee category code (Subset of UNCL5305).

Ein Configurator-Paket für die Standardsteuerregeln in Deutschland ist verfügbar, bei dem die USt.-Kategorie-Codes enthalten sind.

Sollten Ihre Steuerregeln in JustOn Billing & Invoice Management den USt.-Kategorie-Code noch nicht beinhalten, lässt sich dieser für die gängigen Steuerregen einfach ergänzen. Wir unterstützen Sie hierbei gern.

Nutzung der E-Rechnungsfunktion

Einrichtung

Die notwendigen Schritte zur Konfiguration Ihrer JustOn Billing & Invoice Management-Instanz zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung können je nach Anwendungsfall unterschiedlich sein. Grundsätzlich umfasst die Einrichtung jedoch die folgenden Aufgaben:

  1. E-Rechnung-Onboarding

    Kontaktieren Sie JustOn Support zur Registrierung und Einweisung.

  2. Software-Funktion einrichten

    Dazu gehört mindestens der API-Zugriff und der Plattformzugriff für die beteiligten Benutzer:innen.

  3. Ausgangsdaten vorbereiten

    Siehe dazu Voraussetzungen für die Erzeugung von E-Rechnungen und Required Fields.

Erzeugung

Sobald an der Rechnung im Feld Format E-Rechnung ein Format gesetzt ist (derzeit XRechnung UBL oder Peppol BIS Billing UBL, siehe E-Invoice Formats), erzeugt JustOn Billing & Invoice Management bei der Finalisierung automatisch die entsprechende E-Rechnung-XML-Datei.

Wir empfehlen, das E-Rechnungsformat in einem dedizierten Feld (ON_EInvoiceFormat) am Account manuell zu setzen, wenn Ihr Kunde aktiv nach einer E-Rechnung nachgefragt hat.

Nutzen Sie die E-Rechnungsfunktion nach abgeschlossener Konfiguration für neu erzeugte Rechnungen. So ist von Anfang an sichergestellt, dass der Rechnungsdatensatz alle relevanten Informationen für die Erzeugung einer E-Rechnung enthält.

Validierung
JustOn Billing & Invoice Management validiert erzeugte E-Rechnung automatisch. Hierbei wird geprüft, ob bestimmte Pflichtwerte angegeben sind.
Validierungsbericht

Bei Warnungen oder Fehlern während der Erzeugung der E-Rechnung hängt JustOn Billing & Invoice Management einen Validierungsbericht an den Rechnungssatz an. Diese HTML-Datei weist in der Regel auf Probleme mit der Datenqualität hin, wie fehlende Felder, falsche Datenformate usw.

Überprüfen Sie den Fehlerbericht, um mögliche Probleme mit der Datenqualität zu erkennen. Korrigieren Sie anhand dieser Informationen die Rechnungsdaten. Verwenden Sie als Referenz Required Fields und E-Invoice Data Mapping. Wenn alle relevanten Felder gefüllt sind, erzeugen Sie die E-Rechnung über die Schaltfläche E-Rechnung erzeugen erneut.

Sollten weiterhin Fehler auftreten, kontaktieren Sie uns über das Support-Portal.

Versand

Die E-Rechnung-XML-Datei wird, wie Sie es von den Rechnungen als PDF-Datei kennen, der Rechnungs-E-Mail angehängt.

Es gibt verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten, um dafür zu sorgen, dass entweder sowohl die E-Rechnung-XML-Datei als auch die PDF-Datei oder nur die PDF-Datei oder nur die E-Rechnung an die E-Mail angehängt werden. Wir empfehlen, das entsprechende Feld ON_EmailFileTypes am Account anzulegen. Sie können dieses Feld von Benutzer:innen ausfüllen lassen oder einer bestimmten Logik folgend per Formel automatisch setzen.

Natürlich ist es auch möglich, die E-Rechnung herunterzuladen und auf Portale hochzuladen, wie es im B2G-Bereich häufig gefordert ist.

Zusätzliche Angaben in der E-Rechnung

Es kann vorkommen, dass Ihre Kunden zusätzliche Informationen in der elektronischen Rechnung anfordern. Dafür müssen Sie dann u.U. die entsprechenden Felder anlegen und ausfüllen.

Kontaktieren Sie uns in diesen Fällen über unser Support-Portal. Wir prüfen diese Anforderung und planen es ggf. in unsere Produktentwicklung ein.