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Administration

Für die Einrichtung von JustOn Connector for DATEV ist es wichtig, die Anwendung nur für Administratoren zu installieren und allen Benutzer:innen von JustOn Connector for DATEV Berechtigungsprofile zuzuweisen.

Als Administrator:in nehmen Sie globale Einstellungen vor, die standardmäßig für ale Benutzer:innen in Ihrer Org gelten.

Jede:r Benutzer:in kann darüber hinaus einige mandantenspezifische Einstellungen im Register Einstellungen hinterlegen. Die meisten davon lassen sich alternativ auch bei der ersten Datenübertragung von Daten an DATEV speichern. Dazu gehören die Sachkontolänge, die Mandantennummer und der bevorzugte Zielordner für die Übertragung.

Notwendige Einrichtung

Als Administrator:in möchten Sie JustOn Connector for DATEV in Salesforce für Ihre Organisation installieren.

Hinweis

Installieren Sie JustOn Connector for DATEV in einer Produktionsorganisation. Die Datenübertragung aus Sandbox-Instanzen wird nicht unterstützt.

Führen Sie folgende Schritte durch:

Info

Lassen Sie die übrigen Einstellungen so, wie sie im Paket ausgeliefert werden.

JustOn Connector for DATEV installieren

So installieren Sie JustOn Connector for DATEV in Ihrer Salesforce-Org:

  1. Öffnen Sie den App-Eintrag in Salesforce AppExchange, um JustOn Connector for DATEV zu erhalten.

    JustOn Connector for DATEV in Salesforce AppExchange

  2. Klicken Sie auf Get It Now, um die Installation zu starten.

  3. Folgen Sie den Anweisungen und tragen Sie, wo erforderlich, die entsprechenden Informationen ein.

    Wählen Sie die Option Nur für Administratoren installieren.

    app installation for admins

Warum nur für Administrator:innen installieren?

Installieren Sie JustOn Connector for DATEV mit der Option Installation nur für Administratoren, damit Berechtigungen für die Benutzer:innen über Berechtigungssätze vergeben werden können. Damit stellen Sie sicher, dass Updates für Feldberechtigungen korrekt funktionieren, dass die Anwendung konsistent funktioniert und die Benutzer:innen bestmöglich bei GoBD-konformem Arbeiten unterstützt werden.

Benutzern Berechtigungsprofile zuweisen

Rechteprofile und Berechtigungssätze

Für JustOn Connector for DATEV sind Rechteprofile in drei verschiedenen Ausprägungen möglich:

Profil Beschreibung Berechtigungssatzzuweisungen
Lesender Nutzer Benutzer:innen können nur Daten lesen.

Konkret bedeutet das:
Alle drei Register: Belege, Datenübertragungen und Einstellungen sind sichtbar
Benutzer:innen können in den Registern Belege und Datenübertragungen alle Datensätze lesen, sehen aber keine Anwendungs-spezifischen Aktions-Buttons oder Aktions-Links (kein Anlegen, Ändern, Löschen, usw.)
Im Register Einstellungen sehen die Benutzer:innen eine Fehlermeldung statt des Inhalts der Seite		 DATEV Read-Only
Nutzer mit Schreibrecht Benutzer:innen können
Belege lesen, anlegen, ändern und löschen (soweit zulässig)
Datenübertragungen nur lesen
Im Register Einstellungen die Sachkontolänge verändern und speichern		 DATEV Read/Write
+ Customize Application
Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht Benutzer:innen können, soweit im Rahmen von JustOn Connector for DATEV zulässig
Belegdaten anlegen, ändern und löschen
die Sachkontolänge ändern und speichern
Einstellungen für die Datenübertragung ändern und speichern

Benutzer:innen können außerdem alle Aktionen tätigen, die eine DATEV-Authentifizierung benötigen, sie können also
Datenübertragungen anlegen, neu übertragen, löschen
den Status einer Datenübertragung aktualisieren und Übertragungsprotokolle einsehen		 DATEV Read/Write
+ DATEV Manage Accounting Jobs
+ Customize Application

Die oben genannten Rechteprofile können Sie über folgende Berechtigungssätze abbilden:

Berechtigungssatz Beschreibung Hinweis
DATEV Read-Only Lesen von Belegen und Datenübertragungen Kann ohne andere JustOn Connector for DATEV-Berechtigungen zugewiesen werden.
DATEV Read/Write Lesen / Anlegen / Ändern / Löschen von Belegen (soweit zulässig)
Lesen von Datenübertragungen		 Kann ohne andere JustOn Connector for DATEV-Berechtigungen zugewiesen werden.
DATEV Manage Accounting Jobs Erlaubt alle Aktionen durchzuführen, die eine DATEV-Authentifizierung benötigen:

Anlegen einer Datenübertragung
Neuübertragung an DATEV
Löschen einer Datenübertragung
Status einer Datenübertragung aktualisieren und Übertragungsprotokoll einsehen		 Zusatzrecht (nur für Benutzer:innen mit Berechtigung DATEV Read/Write zuweisen).
DATEV Full Access (disable sharing) Falls in der Organisation Sharing Rules verwendet werden können Sie mit diesem Recht für Benutzer:innen für JustOn Connector for DATEV die Sharing Rules überschreiben, d.h. die Benutzer:innen sehen dann alle JustOn Connector for DATEV-Datensätze der Organisation. Zusatzrecht (zusätzlich zu allen anderen JustOn Connector for DATEV-Berechtigungen zu vergeben).
Customize Application Lesen und Ändern der "JustOn Connector for DATEV"-spezifischen benutzerdefinierten Einstellungen (Standard-Sachkontolänge, Max. Anzahl Dateien für Übertragung, DATEV-Startbildschirm nicht anzeigen) Berechtigungssatz mit Salesforce-übergreifender Systemberechtigung "Anwendung anpassen" ("Customize Application"), der es dem Anwender erlaubt, benutzerdefinierte Einstellungen zu hinterlegen.

Benutzer:innen, die mit JustOn Connector for DATEV arbeiten werden, benötigen die Berechtigungen, Belege aus anderen Anwendungen an JustOn Connector for DATEV zu transferieren, Belege und Datenübertragungen anzusehen und Daten an DATEV zu übertragen.

  1. Öffnen Sie in Ihrer Salesforce-Org die Detailseite für die:den betreffende:n Benutzer:in.

    > Benutzer > Benutzer > Name

  2. Gehen Sie zum Abschnitt Berechtigungssatzzuweisungen und klicken Sie auf Zuweisungen bearbeiten.

  3. Weisen Sie die mitgelieferten Berechtigungssätze JustOn Connector for DATEV - Read/Write und JustOn Connector for DATEV - Manage Accounting Jobs zu.

    assign permission set

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Notwendige Berechtigungen in DATEV

Benutzer:innen, die Datenübertragungen anlegen, neu übertragen oder löschen, müssen in DATEV Unternehmen online für die Funktion Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen freigeschaltet sein sowie das Recht Rechnungsdatenservice 1.0 besitzen (zu verwalten über DATEV Rechteverwaltung online).

Zusätzliche Administrationsaufgaben

Info

Im Standardfall müssen Sie hier nichts ändern.

JustOn Connector for DATEV von Salesforce Lightning auf Salesforce Classic umstellen

In der Standardkonfiguration wird JustOn Connector for DATEV mit Anpassungen für die Lightning-Benutzeroberfläche ausgeliefert. Im Paket sind zudem Anpassungen enthalten, die die Benutzung von JustOn Connector for DATEV in der Salesforce-Classic-Benutzeroberfläche erleichtern. Dieses Dokument beschreibt die Aktivierung der Classic-Anpassungen.

Info

Wenn Sie die Anpassungen für Classic aktivieren, kann es sein, dass Lightning-Benutzer:innen an bestimmten Stellen mit der Classic-Benutzeroberfläche in Berührung kommen.

Die Classic-Anpassungen konzentrieren sich auf die Bereiche Register und Datensatz-Detailseiten.

Register überschreiben

Das Paket enthält Visualforce-Seiten, die es erlauben, auf den Registern für Belege und Datenübertragungen sofort zur Listenansicht zu wechseln. Zudem wird auf der Liste der Datenübertragungen ein Auftragsstatus eingeblendet.

Folgende Überschreibungen sind verfügbar:

Objekt Bezeichnung Überschreiben mit Visualforce-Seite Funktion
Beleg (DATEV1__AccountingDocument__c) Registerkarte Belege AccountingDocumentTab Weiterleitung zur Listenansicht
Belegposition (DATEV1__AccountingDetail__c) Registerkarte Belegpositionen AccountingDetailTab Weiterleitung zur Listenansicht
Datenübertragung (DATEV1__AccountingJob__c) Registerkarte Datenübertragungen AccountingJobTab Anzeige von aktiven Datenübertragungen

Um die Register zu überschreiben:

  1. Öffnen Sie in Ihrer Salesforce-Org die Liste der Schaltflächen, Links und Aktionen für das betreffende Objekt.

    > Objekt-Manager > Objekt > Schaltflächen, Links und Aktionen

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile des Registers, das Sie bearbeiten wollen.

  3. Wählen Sie unter Salesforce Classic-Überschreibung die Option Visualforce-Seite und die gewünschte Seite (siehe Tabelle oben) aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Detailseiten überschreiben

Das Paket enthält Visualforce-Seiten, die es erlauben, das Anlegen von Belegen und die Detailansichten zu verbessern.

Folgende Überschreibungen sind verfügbar:

Objekt Bezeichnung Überschreiben mit Visualforce-Seite Funktion
Beleg (DATEV1__AccountingDocument__c) Neu NewAccountingDocumentAndDetail Erlaubt die gleichzeitige Anlage eines Belegs mit Belegposition
Datenübertragung (DATEV1__AccountingJob__c) Anzeigen AccountingJobView Anzeige von aktiven Datenübertragungen

Um die Detailseiten zu überschreiben:

  1. Öffnen Sie in Ihrer Salesforce-Org die Liste der Schaltflächen, Links und Aktionen für das betreffende Objekt.

    > Objekt-Manager > Objekt > Schaltflächen, Links und Aktionen

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile der Schaltfläche, die Sie bearbeiten wollen.

  3. Wählen Sie unter Salesforce Classic-Überschreibung die Option Visualforce-Seite und die gewünschte Seite (siehe Tabelle oben) aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Anzahl gleichzeitiger Prozesse für Datenübertragung konfigurieren

JustOn Connector for DATEV greift für die Datenübertragung an DATEV auf zwei Batch-Jobs (Aufträge für Stapelverarbeitung) zurück:

BatchGenerateJob
Bereitet die Daten in Salesforce zur Übertragung an DATEV in XML-Dateien auf. Das geschieht standardmäßig in einem Prozess (Batch).
BatchTransferJob
Überträgt die Daten in mehreren Prozessen (Batches) an DATEV. Das geschieht in so vielen Prozessen wie möglich.

Info

Beide Batch-Jobs, BatchGenerateJob und BatchTransferJob, sind gebaut, um mit Tausenden von Belegen mit Belegbildern als Anhängen umzugehen. Die Grenzen der Salesforce-Plattform beschränken jedoch unter Umständen die maximale Anzahl an Datensätzen, die von einer Batch-Ausführung gehandhabt werden können (siehe Why does JustOn feel "slow"?).

Mit speziellen Batch-Einstellungen können Sie bei Bedarf die Ausführungsgröße (Scope) anpassen – also die Anzahl der Datensätze, die jeweils in einem eigenen Prozess gleichzeitig verarbeitet werden sollen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Batch Settings DATEV1.
  3. Klicken Sie auf Neu.

  4. Geben Sie die Daten wie erforderlich an.

    Name – der Name der Batch-Klasse, deren Scope geändert werden soll

    Scope – die gewünschte Ausführungsgröße für diese Batch-Klasse

    Name Möglicher Scope Empfohlener Scope
    BatchGenerateJob 1-1000 1
    BatchTransferJob 1-100 50

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Die Einstellungen gelten global für alle Benutzer:innen der Org.

Info

Bei sehr großen Anhängen ist es evtl. empfehlenswert, die Anzahl der Scopes zu erhöhen, falls die Übertragung mit Fehler abgebrochen wurde. In einem Batch sind Salesforce-seitig maximal 5 MB erlaubt. DATEV erlaubt max. 20 MB pro Datenübertragung-

Übertragung einzelner Belegpositionen verhindern

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass bestimmte Belegpositionen nicht übertragen werden können. Aus Gründen der GoBD-Konformität dürfen solche Belegpositionen aber auch nicht gelöscht werden. Um die Datenübertragung trotzdem auszuführen, lassen sich solche Belegpositionen ausdrücklich von der Datenübertragung ausschließen.

Dazu legen Sie auf dem Objekt Belegposition (Accounting Document Item) das benutzerdefinierte Kontrollkästchen BlockTransfer__c an. Ist dieses Kontrollkästchen dann auf einem Belegposition-Datensatz markiert, wird die entsprechende Belegposition bei einer anstehenden Datenübertragung ignoriert und folglich nicht an DATEV übertragen.

  1. Öffnen Sie in Ihrer Salesforce-Org die Liste der Felder & Beziehungen für das Objekt Belegposition.

    > Objekt-Manager > Belegposition > Felder & Beziehungen

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Geben Sie die Daten wie erforderlich an.

    Feldname Datentyp Beschreibung
    BlockTransfer__c Kontrollkästchen Aktiviert – Belegposition wird nicht an DATEV übertragen
    Deaktiviert – Belegposition wird an DATEV übertragen

  4. Klicken Sie auf Speichern.