Administration

Für die Einrichtung von "JustOn Connector for DATEV" ist es wichtig, die Anwendung "nur für Administratoren" zu installieren und allen Benutzer:innen von "JustOn Connector for DATEV" Berechtigungsprofile zuzuweisen.

Als Administrator:in nehmen Sie die meisten Einstellungen in der Salesforce-Ansicht vor, die Sie über "Setup" in Salesforce aufrufen können.

Jede:r Benutzer:in kann einige benutzerspezifische Einstellungen für sich im Reiter "Einstellungen" hinterlegen. Die meisten davon kann ein:e Benutzer:in alternativ auch bei der ersten Datenübertragung von Daten an DATEV speichern. Dazu gehört die Mandantennummer und die Beraternummer und der bevorzugte Übertragungsordner.

Notwendige Einrichtung

Annahme: Sie sind Administrator:in, haben einen Salesforce-Account und möchten JustOn Connector for DATEV für Ihre Organisation installieren.

Hinweis

Installieren Sie JustOn Connector for DATEV in einer Produktionsorganisation. Die Datenübertragung aus Sandbox-Instanzen wird nicht unterstützt.

Bitte führen Sie folgende Schritte durch:

Installation der Anwendung "nur für Administratoren"
Benutzer:innen ihrer Organisation Berechtigungsprofile zuweisen (und ggf. neue Benutzer:innen anlegen)

Info

Die übrigen Einstellungen lassen Sie bitte so, wie sie im Paket ausgeliefert wurden.

JustOn Connector for DATEV installieren

Bei der Installation der Anwendung haben Sie drei Möglichkeiten:

Installation nur für Administratoren
Installation für alle Nutzer
Installation für ausgewählte Profile

Hinweis

Installieren Sie "JustOn Connector for DATEV" mit der Option "Installation nur für Administratoren", damit Berechtigungen für die User über Berechtigungssätze vergeben werden können. Damit stellen Sie sicher, dass Updates für Feldberechtigungen korrekt funktionieren, dass die Anwendung konsistent funktioniert und die Benutzer:innen bestmöglich bei GoBD-konformem Arbeiten unterstützt werden.

Wenn Sie die Anwendung mit der Option "für alle Nutzer" oder "für ausgewählte Profile" installieren, entstehen in der Anwendung unerwünschter Effekte: Die Metadaten-Objekte für Belege, Belegpositionen und Datenübertragungen werden für alle Benutzer:innen freigeschaltet und Lese- und Schreibrechte sind dann frei editierbar.

In diesem Fall können diese Rechte nie über die Zuweisung von Berechtigungssätzen überschrieben werden. Das führt zu manuellem Aufwand für Sie bei Updates, Sie würden "JustOn Connector for DATEV" abweichend der Vorgaben nutzen, und die Anwendung unterstützt dann die Benutzer:innen nicht bestmöglich bei GoBD-konformem Arbeiten.

Bei der Installation geben Sie auch die Art Ihrer Lizenz an. Wenn Sie mit einer organisationsweiten Lizenz installieren, brauchen Sie nichts weiter zu tun. Bei Installation mit einer Nutzer-Lizenz müssen Sie danach Lizenzen zuweisen (bitte folgen Sie dafür der Beschreibung in der Salesforce-Hilfe).

Benutzern Berechtigungsprofile zuweisen

Nach der Installation müssen Sie noch Benutzer:innen für die Anwendung anlegen bzw. bestehenden Benutzer:innen Berechtigungsprofile für "JustOn Connector for DATEV" zuweisen. JustOn Connector for DATEV bringt dafür eigene Berechtigungssätze (Permission Sets) für den Zugriff auf App-spezifische Felder, VisualForce-Seiten und APEX-Klassen von "JustOn Connector for DATEV" mit.

Die Berechtigungssätze eines Profils müssen Sie pro Benutzer:in ein Mal zuweisen. Danach bleiben Sie beim Upgraden von JustOn Connector for DATEV für die Benutzer:innen erhalten. Neue Felder oder Funktionen werden in zukünftigen Releases automatisch über die Berechtigungen mit hinzugefügt. Dadurch müssen Sie als Administrator:in nach einem Upgrade auf eine neuere "JustOn Connector for DATEV-Version" nicht Profile manuell editieren und dort neue Felder hinzufügen.

Als Administrator:in dürfen Sie Benutzer:innen Berechtigungssätze hinzufügen oder entfernen.

Falls Sie neue Benutzer:innen benötigen, so können Sie diesen im Setup über Benutzer verwalten > Benutzer und dort über den Button Neuer Benutzer anlegen. Bitte legen Sie sie als "Standard User" an. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie nach der Neuanlage von Benutzer:innen diesen Berechtigungen für "JustOn Connector for DATEV" zuweisen.

Hinweis

Benutzer:innen, die Datenübertragungen anlegen, neu übertragen oder löschen, benötigen das Berechtigungsprofil Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht und müssen gleichzeitig in DATEV Unternehmen online für die Funktion Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen freigeschaltet sein sowie das Recht Rechnungsdatenservice 1.0 besitzen (zu verwalten über DATEV Rechteverwaltung online).

Benutzer:innen, die Belege aus Vorsystemen übertragen oder Daten an DATEV übertragen wollen, müssen zudem vor Nutzung von JustOn Connector for DATEV im Reiter "Einstellungen" einige benutzerspezifische Einstellungen für die Datenübertragung treffen, mindestens jedoch prüfen, ob die Sachkontenlänge für ihre Finanzbuchführung korrekt hinterlegt ist. Wie Sie Einstellungen vornehmen, können Sie unter Reiter "Einstellungen” nachlesen.

Für "JustOn Connector for DATEV" sind Rechteprofile in drei verschiedenen Ausprägungen möglich:

Profil

Beschreibung

Berechtigungssatzzuweisungen

Lesender Nutzer

Benutzer:innen können nur Daten lesen.

Konkret bedeutet das:

Alle drei Reiter: "Belege", "Datenübertragungen" und "Einstellungen" sind sichtbar
Benutzer:innen können in den Reitern "Belege" und "Datenübertragungen" alle Datensätze lesen, sehen aber keine Anwendungs-spezifischen Aktions-Buttons oder Aktions-Links (kein Anlegen, Ändern, Löschen, usw.)
Im Reiter "Einstellungen" sehen die Benutzer:innen eine Fehlermeldung statt des Inhalts der Seite (Reiter nicht ausblendbar, da VisualForce-Seite)

DATEV Read-Only

Nutzer mit Schreibrecht

Benutzer:innen können

Belege lesen, anlegen, ändern und löschen (soweit zulässig)
Datenübertragungen nur lesen
Im Reiter "Einstellungen" die Sachkontenlänge verändern und speichern

DATEV Read/Write
+ Customize Application

Nutzer mit Schreib- und Übertragungsrecht

Benutzer:innen können, soweit im Rahmen von JustOn Connector for DATEV zulässig

Belegdaten anlegen, ändern und löschen
die Sachkontenlänge ändern und speichern
Einstellungen für die Datenübertragung ändern und speichern

Benutzer:innen können außerdem alle Aktionen tätigen, die eine DATEV-Authentifizierung benötigen, sie können also

Datenübertragungen anlegen, neu übertragen, löschen
den Status einer Datenübertragung aktualisieren und Übertragungsprotokolle einsehen

DATEV Read/Write
+ DATEV Manage Accounting Jobs
+ Customize Application

Die oben genannten Rechteprofile können Sie über folgende Berechtigungssätze abbilden:

Berechtigungssatz	Beschreibung	Hinweis
DATEV Read-Only	Lesen von Belegen und Datenübertragungen	Kann ohne andere JustOn Connector for DATEV-Berechtungungen zugewiesen werden.
DATEV Read/Write	Lesen / Anlegen / Ändern / Löschen von Belegen (soweit zulässig) Lesen von Datenübertragungen	Kann ohne andere JustOn Connector for DATEV-Berechtungungen zugewiesen werden.
DATEV Manage Accounting Jobs	Erlaubt alle Aktionen durchzuführen, die eine DATEV-Authentifizierung benötigen: Anlegen einer Datenübertragung Neuübertragung an DATEV Löschen einer Datenübertragung Status einer Datenübertragung aktualisieren und Übertragungsprotokoll einsehen	Zusatzrecht (nur für Benutzer:innen mit Berechtigung DATEV Read/Write zuweisen).
DATEV Full Access (disable sharing)	Falls in der Organisation Sharing Rules verwendet werden können Sie mit diesem Recht für Benutzer:innen für JustOn Connector for DATEV die Sharing Rules überschreiben, d.h. die Benutzer:innen sehen dann alle JustOn Connector for DATEV-Datensätze der Organisation.	Zusatzrecht (zusätzlich zu allen anderen JustOn Connector for DATEV-Berechtigungen vergebbar).
Customize Application	Lesen und Ändern der "JustOn Connector for DATEV"-spezifischen Einstellungen im Reiter "Einstellungen" (z.B. Feld Sachkontenlänge)	Berechtigungssatz mit Salesforce-übergreifender Systemberechtigung "Anwendung anpassen" ("Customize Application"), der es dem Anwender erlaubt, benutzerdefinierte Einstellungen zu hinterlegen.

JustOn Connector for DATEV von Salesforce Lightning auf Salesforce Classic umstellen

In der Standardkonfiguration wird JustOn Connector for DATEV mit Anpassungen für die Lightning-Benutzeroberfläche ausgeliefert. Im Paket sind zudem Anpassungen enthalten, die die Benutzung von JustOn Connector for DATEV in der Salesforce-Classic-Benutzeroberfläche erleichtern. Dieses Dokument beschreibt die Aktivierung der Classic-Anpassungen.

Info

Wenn Sie die Anpassungen für Classic aktivieren, kann es sein, dass Lightning-Benutzer:innen an bestimmten Stellen mit der Classic-Benutzeroberfläche in Berührung kommen.

Die Classic-Anpassungen konzentrieren sich auf die Bereiche Tabs und Record-Detailseiten.

Tabs überschreiben

Im Paket enthalten sind Visualforce-Seiten die es erlauben, auf den Tabs für Belege und Datenübertragungen sofort zur Listenansicht zu wechseln. Zudem wird auf der Liste der Datenübertragungen ein Auftragsstatus eingeblendet.

Die Tabs können über Setup > Erstellen > Objekte > Accounting Document (Item) / Data Transfer > Schaltflächen, Links und Aktionen eingeschaltet werden:

Objekt	Bezeichnung	Überschreiben mit Visualforce-Seite	Funktion
Accounting Document	Registerkarte Belege	AccountingDocumentTab	Weiterleitung zur Listenansicht
Accounting Document Item	Registerkarte Belegpositionen	AccoutingDetailTab	Weiterleitung zur Listenansicht
Data Transfer	Registerkarte Datenübertragungen	AccountingJobTab	Anzeige von aktiven Datenübertragungen

Detailseiten überschreiben

Das Paket enthält Visualforce-Seiten, die es erlauben, die Beleg-Anlage und die Detailansichten zu verbessern.

Die Seiten können über Setup > Erstellen > Objekte > Accounting Document (Item) / Data Transfer > Schaltflächen, Links und Aktionen eingeschaltet werden:

Objekt	Bezeichnung	Überschreiben mit Visualforce-Seite	Funktion
Accounting Document	Neu	NewAccountingDocumentAndDetail	Erlaubt die gleichzeitige Anlage eines Belegs mit Belegposition
Data Transfer	Anzeigen	AccountingJobView	Anzeige von aktiven Datenübertragungen

Weitere Informationen zur Administration

Info

Im Standardfall ändern Sie hier nichts.

Einige Einstellungen von JustOn Connector for DATEV müssen für die korrekte Funktionsweise von JustOn Connector for DATEV und für die bestmögliche Unterstützung bei GoBD-konformem Arbeiten so bleiben wie nach der Installation ausgeliefert. Das betrifft

zur Änderung durch Benutzer:innen gesperrte Felder, wie z.B. für die Felder "Festgeschrieben" und "Aus Drittsystem" im Beleg (für korrekte Funktionsweise von "JustOn Connector for DATEV")
die Protokollierung von Änderungen an Feldern (für bestmögliche Unterstützung bei GoBD-konformem Arbeiten)

Hinweis

Ändern Sie diese Einstellungen nicht und weisen Sie auch Benutzer:innen darauf hin, dass diese Einstellungen nicht geändert werden dürfen.

Automatische Protokollierung von Feldänderungen

Nach der Installation von "JustOn Connector for DATEV" ist die Protokollierung von Feldänderungen in "JustOn Connector for DATEV" bereits so konfiguriert, dass Sie sie bei bestmöglichen GoBD-konformem Arbeiten unterstützt.

Die Protokollierung kann jede:r Benutzer:in im jeweiligen Datenobjekt (Beleg, Belegposition oder in der Datenübertragung) selbst einsehen.

Konfiguriert wird die Protokollierung im Bereich Setup unter Einrichten > Erstellen > Objekte, dort zu AccountingDocuments, Accounting Document Details und DataTransfer die jeweiligen Seiten aufrufen. Änderungen werden für alle die Felder protokolliert, die im Abschnitt "Benutzerdefinierte Felder & Beziehungen" das Häkchen "Verlauf verfolgen" gesetzt haben (=History Tracking).

In Salesforce können standardmässig maximal 20 Felder pro Objekt protokolliert werden.

Änderungen hier sind für alle Benutzer:innen möglich, allerdings werden Änderungen als administrative Änderungen im Setup-Aktivierungsprotokoll angezeigt ("Verlaufsverfolgung für Accounting-Document-Feld "xy" deaktiviert."). Nach einer solchen Änderung durch Benutzer:innen arbeiten sie nicht mehr GoBD-konform.

Für die Änderung von Anhängen und die Anlage / das Löschen von Objekten, die im Objekt enthalten sind (für "JustOn Connector for DATEV" Anlegen / Löschen von Belegposition in einem Beleg) können nicht protokolliert werden. Wo diese Änderungen nicht erlaubt sind werden sie über Validierungen im Code verhindert.

Hinweis

Falls Sie oder die Benutzer:innen die Protokollierung in einzelnen Feldern abschalten, verlieren Sie bestmögliche Unterstützung bei GoBD-konformem Arbeiten. Benutzer:innen können die Protokollierung aus dem Layout entfernen, die Einstellungen zur Verlaufsverfolgung am Feld selbst müssen aber bestehen bleiben, andernfalls ist das Tracking für das Feld abgeschaltet.

Automatische Protokollierung von administrativen Änderungen

Alle administrativen Änderungen an "JustOn Connector for DATEV" werden über einen Zeitraum von sechs Monaten in Salesforce protokolliert. Dazu gehören unter anderem:

das Zuweisen oder das Entfernen von Berechtigungssätzen für Benutzer:innen
das Ab- oder Anschalten der Verlaufsprotokollierung Feldänderungen (kann jede:r Benutzer:in!)
das Entfernen von Validierungsregeln (kann jede:r Benutzer:in!)

Das Protokoll können Sie im Bereich Setup unter Verwalten > Sicherheitssteuerungen > Setup-Aktivierungsprotokoll anzeigen (englisch: View Setup Audit Trail) einsehen.

Diese Protokollierung (der Setup Audit Trail) ist nicht abschaltbar.

Falls Sie das Protokoll über sechs Monate hinaus sichern möchten, können Sie es in der Ansicht als CSV herunterladen und archivieren (Achtung: Dieses Vorgehen ist nicht manipulationssicher).

Anzahl gleichzeitiger Prozesse für Datenübertragung konfigurieren

Es gibt zwei globale, also Organisations-übergreifende Einstellungen für Datenübertragungen in "JustOn Connector for DATEV":

Anzahl gleichzeitiger Prozesse (Batches) für die Vorbereitung einer Datenübertragung (also die XML-Generierung)
Anzahl gleichzeitiger Prozesse (Batches) für die Datenübertragung

Beides sind Scopes, die Sie im Bereich Setup unter Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen konfigurieren können. Wählen Sie dort das Objekt "Batch-Settings" mit der Beschreibung "Batch Settings for DATEV Client" aus der Liste aus und klicken Sie auf der Folgeseite in der Zeile "Scope" in der Liste auf den Link "Verwalten".

Name	Kurzbeschreibung	Möglicher Wertebereich	Empfohlener Wert	Beschreibung
BatchGenerateJob	Anzahl gleichzeitiger Prozesse (Batches) bei der Vorbereitung einer Datenübertragung	1 - 1000	1	Bei der Datenübertragung an DATEV werden alle Daten Salesforce-seitig zunächst in XML-Daten geparst. Alle Daten werden per default in einem Prozess / Batch geparst. Soll, um eine höhere Geschwindigkeit zu erreichen, in mehr als einem Prozess gleichzeitig geparst werden, so kann hier die Anzahl der Prozess angegeben werden.
BatchTransferJob	Anzahl gleichzeitiger Prozesse (Batches) bei der Datenübertragung	1-100	50	Bei der Datenübertragung an DATEV werden die Daten in mehreren Prozessen / Batches übertragen. Das geschieht in so vielen Prozessen wie möglich und wie maximal über dieses Feld vorgegeben.

Erläuterung zum Scope: Der Scope ist ein positiver Integer-Wert, der für die Methode Database.executeBatch(batch, scope) verwendet wird.

Beide Batch-Jobs (BatchGenerateJob und BatchTransferJob) sind gebaut, um mit Tausenden von Belegen mit Belegbildern als Anhängen umzugehen. Die Grenzen der Salesforce-Plattform diktieren die maximal Anzahl an Datensätzen, die von einer Batch-Ausführung gehandhabt werden können.

Hinweis

Die Einstellung gilt global für alle Benutzer:innen der Org(anisation)!

Info

Bei sehr großen Anhängen ist es evtl. empfehlenswert, die Anzahl der Scopes zu erhöhen, falls die Übertragung mit Fehler abgebrochen wurde. In einem Batch sind Salesforce-seitig maximal 5 MB erlaubt. (DATEV erlaubt max. 20 MB per Datenübertragung).

Zwischenseite über Authentifizierungsvoraussetzungen aus- oder einblenden

Benutzer:innen, die das Recht besitzen, Daten an DATEV zu übertragen, wird bei Aufruf der ersten Aktion, die eine Authentifizierung benötigt, eine Zwischenseite angezeigt, die über Authentifizierungsvoraussetzungen informiert (u.a. Benutzer:in braucht ein DATEV-Authentifizierungsmedium). Ein:e Benutzer:in kann in der Seite einen Haken setzen, so dass ihr oder ihm die Seite nie wieder angezeigt wird.

Falls Sie als Administrator:in die Seite für Benutzer:innen vorab ausblenden möchten (z.B. weil Sie wissen, dass sie alle Voraussetzungen erfüllen) oder die Seite für eine:n Benutzer:in wieder einblenden möchten, so können Sie sie hier konfigurieren:

Im Setup über Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen und in der Tabelle in der Zeile "Settings" auf den Link "Verwalten" klicken. In der Benutzerliste für die oder den Benutzer:in links auf den Link "Bearbeiten" klicken und den Haken bei "DATEV Splash Screen nicht anzeigen" setzen oder entfernen.

Batch-Prozesse für große Datenmengen ermöglichen

Normalerweise führt Salesforce keine Batch-Prozesse mit mehr als 10.000 Datensätzen aus. Um diese Grenze zu überwinden (z.B. für die Übertragung von mehr als 10.000 Belegdatensätzen), muss JustOn Connector for DATEV die REST-API von Salesforce aufrufen. Dazu müssen Sie Ihre Site als Remote-Standort konfigurieren.

Creating Remote Site EN

Click to enter Setup, then open Remote Site Settings.

In Salesforce Lightning, navigate to Security > Remote Site Settings.

In Salesforce Classic, navigate to Security Controls > Remote Site Settings.
Click New Remote Site.
Provide a descriptive name.

The provided name must be unique and can only contain alphanumeric characters and underscores.
Specify the URL of your current instance as required, like https://eu5.salesforce.com.

Do not specify the My Domain subdomain but the instance URL. Find the instance part of the URL on the Company Information page in Setup, or use nslookup <my-domain>.my.salesforce.com in a terminal window (as explained in View instance information for your Salesforce Organization in the Salesforce Help).
Click Save.