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Buchungen für passive Rechnungsabgrenzung mit DATEV-Automatikkonten einrichten

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Einführung

Dieser Artikel beschreibt, wie die Generierung von Buchhaltungsdaten für Rechnungen zu konfigurieren ist, wenn Sie auf DATEV-Automatikkonten buchen und Ihre Buchführung zusätzlich eine monatliche passive Rechnungsabgrenzung (monatliche Umsatzrealisierung) erfordert.

Erzeugung von Buchhaltungsdaten: Grundprinzipien

Grundsätzlich folgt JustOn Billing & Invoice Management bei der Erzeugung von Buchhaltungsdaten den folgenden Grundsätzen:

  • Buchungen werden nach Beleg getrennt (d.h. Rechnungen für Umsatz- oder Aufwandsbuchungen).
  • Buchungen für Umsätze und passive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Debitorenkonto als Gegenkonto.

  • Buchungen für Aufwände und aktive Rechnungsabgrenzung erfolgen mit dem Kreditorenkonto als Gegenkonto.

    Die Verrechnung von Aufwänden mit Umsätzen ist ausdrücklich ausgeschlossen ("Verrechnungsverbot" nach § 246 (2) HGB).

  • Stornierungen werden durch Generalumkehr durchgeführt.

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Überblick

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen, Sammelkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die wichtigsten Einstellungen für den vorliegenden Anwendungsfall sind die globale Einstellung Enable Accounting in Gross Values sowie die Umsatzanerkennungsregel Buchungsmonat auf der Rechnungsposition.

Dieser Anwendungsfall geht davon aus, dass Sie ein Automatikkonto für Umsätze und ein Standardkonto für passive Rechnungsabgrenzung verwenden (für DATEV SKR 04) und dass es einen anwendbaren Steuersatz von 19% gibt. Demzufolge sind die folgenden Einstellungen erforderlich:

Objekt Feld Wert
Global Settings Create Bookkeeping Data true
Enable Accounting in Gross Values true
Accounting Gross Taxes on First Month true
Assignment Rules - G/L Account G/L Account 4400
Tax Code DE_19
Business Entity Name der Geschäftseinheit
Collective Account Booking Account 3900
Type Deferred Revenue
Account |
Rechnung		 ON_DebtorNo|
DebtorNo		 Debitorenkontonummer
Rechnungsposition Recognition Rule Booking Month
Buchungsvorschlag BuCode IF(ONB2__IsGross__c,CASE(Text(ONB2__Type__c),'Revenue','','101'),CASE(Text(ONB2__Type__c), 'Deferred Revenue','','40'))

Details

Szenariobeschreibung

Angenommen, es handelt sich um eine Rechnung für elektronische Dienstleistungen oder Softwarelizenzen in einem Abo-Modell – sogenannte SaaS-Geschäftsmodelle. Eine typische Rechnung könnte wie folgt aussehen:

Titel Beginn Leistungszeitraum Ende Leistungszeitraum Steuersatz Rechnungsbetrag (netto)
Dienstleistung 01.04.2024 31.03.2025 19% 1200,00
Summe (netto) 1200,00
MwSt. 228,00
Gesamtsumme 1428,00

Bedingungen

Gebühren für die Nutzung elektronischer Dienstleistungen im Abo-Modell werden in der Regel für ein Jahr im Voraus bezahlt, aber der Umsatz wird während des Leistungszeitraums anteilig pro Monat gebucht. Zur Veranschaulichung dieses Ansatzes gehen wir daher von folgenden Bedingungen aus:

  • Leistungszeitraum: ein Jahr
  • Vollständige Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums
  • Passive Rechnungsabgrenzung auf monatlicher Basis
  • Steuerentstehung und Fälligkeit zu Beginn des Leistungszeitraums
  • Umsatzbuchungen auf ein DATEV-Automatikkonto, Buchungen für passive Rechnungsabgrenzung auf ein Standardkonto (für DATEV SKR 04)

Buchungskonten

Die Buchungen sollen auf den folgenden Konten erfolgen:

Kontoname Kontonummer
SKR 04		 Automatikkonto Konfigurationstyp Buchungsvorschlag-Zielfeld
Erlöse 19% USt 4400 Sachkonto Buchungskonto
Passive Rechnungsabgrenzung 3900 Sammelkonto Buchungskonto
Debitor 10000 Debitorennummer Gegenbuchungskonto

Erwartete Buchungssätze

Im ersten Monat des Leistungszeitraums (04/2024) wird der gesamte Rechnungsbetrag (1428,00) vom Debitorenkonto gebucht und verteilt auf:

  • Erlöse 19% USt – 119,00 (brutto)
  • Passive Rechnungsabgrenzung – 1309,00 (brutto)
Buchung Soll Haben Buchungssatz Betrag
1 10000 4400 Debitor → Erlöse 19% USt 119,00
2 10000 3900 Debitor → Passive Rechnungsabgrenzung 1309,00

In den folgenden Monaten (05/2024 – 03/2025) wird die passive Rechnungsabgrenzung aufgelöst und als Umsatz (netto) in dem Zeitraum verbucht, auf den sie sich bezieht:

Buchung Soll Haben Buchungssatz Betrag
3..13 3900 4400 Passive Rechnungsabgrenzung → Erlöse 19% USt 100,00

Erforderliche Konfiguration

JustOn Billing & Invoice Management steuert die Erzeugung von Buchungsdaten über dedizierte Konfigurationen auf Rechnungspositionsebene, Sachkonto-Einstellungen, Sammelkonto-Einstellungen und globale Einstellungen. Die Erzeugung der Buchhaltungsdaten für den beschriebenen Anwendungsfall erfordert deshalb die folgenden Konfigurationsschritte:

Darüber hinaus kann es für Ihre Buchhaltung optional erforderlich sein, Buchungstexte zu konfigurieren, Kostenstellen oder Profit-Center zuzuordnen oder Kostenträger festzulegen.

Buchungsdaten-Erzeugung aktivieren

Um

  • die Buchungsvorschlag-Erzeugung zu aktivieren,
  • Bruttowert-Buchungen zu aktivieren,
  • die Steuerbuchung im ersten Monat zu aktivieren,

müssen die Funktionen in den globalen Einstellungen aktiviert werden.

  1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.

  4. Markieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:

    Kontrollkästchen Beschreibung
    Create Bookkeeping Data Aktiviert die Buchungsdatenerzeugung global
    Enable Accounting in Gross Values Verwendet Bruttowerte bei der Erzeugung von Buchungsdaten
    Accounting Gross Taxes on First Month Aggregiert den gesamten Steuerbetrag auf den ersten Buchungsvorschlag

  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Nach der Aktivierung werden die Buchhaltungsdaten beim Finalisieren der Rechnung automatisch generiert.

Info

Nach der Erzeugung können die Buchungsvorschläge nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Bei Fehlern können Sie jedoch Buchungsvorschläge für Rechnungen neu generieren.

Buchungskonten einrichten

Um die korrekte Buchungskonto-Zuordnung zu gewährleisten, erzeugen Sie dedizierte Sachkonto-Zuordnungsregeln und Sammelkonto-Einstellungen.

Die Buchung von Umsätzen und passiver Rechnungsabgrenzung gemäß dem beschriebenen Anwendungsfall erfordert die folgenden Buchungskonten:

Kontoname Kontonummer
SKR 04		 Konfigurationstyp Buchungsvorschlag-Zielfeld
Erlöse 19% USt 4400 Sachkonto Buchungskonto
Passive Rechnungsabgrenzung 3900 Sammelkonto Buchungskonto
Debitor 10000 Debitorennummer Gegenbuchungskonto

Beachten Sie, dass die Buchungskontonummern je nach Buchhaltungssystem abweichen können.

  1. Erzeugen Sie eine Assignment Rules - G/L Account-Einstellung zur Buchung des Umsatzes.

    Um den Anwendungsfall für Umsätze mit 19% USt abzudecken, benötigen Sie die folgende Einstellung:

    Name G/L Account Tax Code Business Entity
    Erlöse 19% USt 4400 DE_19 Name der Geschäftseinheit

    Einzelheiten finden Sie unter Sachkonto konfigurieren.

  2. Erzeugen Sie eine Sammelkonto-Einstellung für die Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung.

    Um den beschriebenen Anwendungsfall abzudecken, benötigen Sie mindestens diese Einstellung:

    Name Booking Account Business Partner Account Type
    Abgrenzung 3900 Debitorennummer Deferred Revenue
    Debitorennummer des Kontos für passive Rechnungsabgrenzung

    Standardmäßig füllt JustOn Billing & Invoice Management das Feld Gegenbuchungskonto in Buchungsvorschlägen für passive Rechnungsabgrenzung mit dem Wert des Feldes Business Partner Account des entsprechenden Sammelkonto-Datensatzes in den benutzerdefinierten Einstellungen. Ihr Anwendungsfall kann jedoch erfordern, stattdessen den Wert des benutzerdefinierten Feldes ON_DebtorNo auf dem Account zu verwenden. Um dieses Szenario zu unterstützen, aktivieren Sie die entsprechende globale Einstellung Use Debtor No for Deferred Revenue.

    1. Klicken Sie auf , um zu Setup zu gelangen, und öffnen Sie dann Benutzerdefinierte Einstellungen.

      In Salesforce Lightning navigieren Sie zu Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.

      In Salesforce Classic navigieren Sie zu Entwickeln > Benutzerdefinierte Einstellungen.

    2. Klicken Sie auf Verwalten in der Zeile Global Settings.

    3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile Default.
    4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Use Debtor No for Deferred Revenue.
    5. Klicken Sie auf Speichern.

    Abhängig von Ihren Anforderungen muss Ihre Sammelkonto-Einstellung möglicherweise zusätzlich die Geschäftseinheit definieren.

    Einzelheiten finden Sie unter Sammelkonten konfigurieren.

  3. Richten Sie die Debitorenkontonummer ein.

    Abhängig von Ihren Anforderungen unterscheidet sich die Art und Weise, wie die Debitorenkontonummer definiert wird:

    Für kundenspezifische Debitorennummern verwenden Sie das Account-Feld ON_DebtorNo.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Account-Objekts.

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      ON_DebtorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 10000
      AnotherField__c

    Um Sammeldebitoren (oder Debitorengruppen) zu unterstützen, verwenden Sie das Rechnungs-Feld DebtorNo.

    Die Verwendung einer Sammeldebitorennummer über das Rechnungs-Feld DebtorNo erfordert keine Sammelkonto-Einstellung. Stattdessen legen Sie einfach die gewünschte Buchungskontonummer fest, die in den Buchungsvorschlag übertragen werden soll.

    1. Navigieren Sie zur Feldliste des Rechnungsobjekts (ONB2__Invoice__c).

    2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

      API-Name Datentyp Beschreibung Beispielwerte
      DebtorNo Text (255)
      oder
      Formel      		 Gibt die Gegenkontonummer für Buchungsvorschläge an. Als Formel kann der Wert basierend auf anderen Feldern ermittelt werden. 10000
      AnotherField__c

    Wenn das Feld als Text konfiguriert ist, können Sie den ON-Feld-Mechanismus verwenden, um es mit Werten aus Rechnungsquellobjekten zu füllen. Beachten Sie jedoch, dass wenn das Feld als Formel konfiguriert ist, der ON-Feld-Mechanismus den Wert DebtorNo nicht überschreibt.

    Info

    Bei der Erzeugung von Buchungsvorschlägen hat das Rechnungsfeld DebtorNo Vorrang vor dem Account-Feld ON_DebtorNo. Wenn das Rechnungsfeld DebtorNo leer ist oder nicht existiert, verwendet JustOn Billing & Invoice Management das Account-Feld ON_DebtorNo, um Gegenbuchungskonto im Buchungsvorschlag zu setzen.

Automatische Steuerberechnung konfigurieren

Um die automatische Steuerberechnung für die Buchungsvorschläge mit Bruttowerten in DATEV-Automatikkonten korrekt zu initiieren, verwenden Sie das benutzerdefinierte Feld BuCode für den Buchungsschlüssel auf den betreffenden Buchungsvorschlägen. Typischerweise erzeugen Sie das Feld BuCode als Formel, die den erforderlichen Buchungsschlüssel-Wert entsprechend dem vorgesehenen Anwendungsfall zurückgibt.

Unter Anwendung der globalen Einstellung Accounting Gross Taxes on First Month erzeugt JustOn Billing & Invoice Management Brutto-Buchungsvorschläge für den ersten Umsatzanteil und die passive Rechnungsabgrenzung im ersten Buchungsmonat. In den folgenden Monaten erzeugt JustOn Billing & Invoice Management Netto-Buchungsvorschläge für die Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung und die Umsatzbuchung.

Bei einem Automatikkonto für die Umsätze und einem Standardkonto für die passive Rechnungsabgrenzung muss DATEV angewiesen werden,

  • den Steuerbetrag automatisch vom angegebenen Bruttobetrag für die passive Rechnungsabgrenzung im ersten Monat auf einem Standardkonto zu berechnen und abzuziehen
  • den Steuerbetrag automatisch vom angegebenen Bruttobetrag für den Umsatzanteil im ersten Monat auf einem Automatikkonto zu berechnen und abzuziehen
  • keine Steuern für die nachfolgenden Netto-Buchungsvorschläge zu berechnen

Um diesen Anwendungsfall abzudecken, muss Ihre BuCode-Formel einen von drei möglichen Werten zurückgeben:

  • 101 (oder einen anderen Schlüssel entsprechend der anwendbaren Steuer), um die Steuerberechnung für die Brutto-Buchung der passiven Rechnungsabgrenzung im ersten Monat auszulösen
  • null für die Brutto-Umsatzbuchung im ersten Monat (löst die automatische Steuerberechnung aus) sowie für die Netto-Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung in den Folgemonaten
  • 40 für die Netto-Umsatzbuchungen in den Folgemonaten, um die automatische Steuerberechnung zu deaktivieren

Dementsprechend könnte die Formel wie folgt aussehen:

IF(ONB2__IsGross__c,
CASE(Text(ONB2__Type__c),'Revenue','','101'),
CASE(Text(ONB2__Type__c), 'Deferred Revenue','','40')
)

Erzeugen Sie das Feld BuCode auf dem Buchungsvorschlag-Objekt wie folgt:

  1. Navigieren Sie zur Feldliste des Buchungsvorschlag-Objekts.

  2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

    API-Name Datentyp Beschreibung Wert
    BuCode Formel (Text) Weist DATEV an, die erforderliche Steuerberechnung anzuwenden. IF(ONB2__IsGross__c,CASE(Text(ONB2__Type__c),'Revenue','','101'),CASE(Text(ONB2__Type__c), 'Deferred Revenue','','40'))

Hinweis

Beachten Sie, dass DATEV-Automatikkonten nur mit Buchungen funktionieren, die aus Geschäften innerhalb Deutschlands stammen (ein deutsches Unternehmen mit einem deutschen Kunden). Das heißt, wenn Ihr Unternehmen auch ausländische Märkte bedient, muss Ihre BuCode-Formel sicherstellen, dass der erforderliche Wert nur für innerdeutsche Geschäftvorfälle gesetzt wird, einschließlich einer Bedingung, die beispielsweise die entsprechende Steuerregel oder eine entsprechende Geschäftseinheits-/Abrechnungsland-Kombination auswertet.

Umsatzanerkennungsregel festlegen

JustOn Billing & Invoice Management schreibt Buchungen für passive Rechnungsabgrenzung entsprechend der Umsatzanerkennungsregel, die im Rechnungspositions-Feld Umsatzanerkennungsregel festgelegt ist.

Der ON-Feld-Mechanismus ist eine wahrscheinliche Option, um die Umsatzanerkennungsregel automatisch auf der Rechnungsposition anzugeben, wenn Rechnungen generiert werden. Alternativ können Sie Salesforce-Flows oder andere Automatisierungswerkzeuge verwenden.

Um den ON-Feld-Mechanismus zu nutzen, legen Sie das Feld ON_RecognitionRule auf dem Rechnungspositions-Quellobjekt fest:

  1. Navigieren Sie zur Feldliste des entsprechenden Objekts.

  2. Erzeugen Sie das folgende neue Feld.

    API-Name Datentyp Beschreibung Wert
    ON_RecognitionRule Text (255)
    Formel (Text)
    Auswahlliste    		 Gibt die anzuwendende Umsatzanerkennungsregel an, die bei der Rechnungserzeugung auf die Rechnungsposition kopiert wird. Booking Month

    Hilfe zum Erzeugen von Feldern finden Sie unter Objektfelder verwalten.

Erzeugte Buchungsvorschläge

Nach entsprechender Konfiguration erzeugt JustOn Billing & Invoice Management die folgenden Buchungsvorschläge, die den beschriebenen Anwendungsfall abdecken:

Erster Monat des Leistungszeitraums (04/2024)
# Buchungsperiode Betrag Soll/
Haben-
Kennzeichen		 Buchungskonto Gegenbuchungskonto Brutto BuCode Typ
1 04/2024 119,00 H 4400 10000 Umsatz
2 1309,00 H 3900 10000 101 PRAP

Die Buchung auf ein DATEV-Automatikkonto mit einem leeren Buchungsschlüssel initiiert die automatische Steuerberechnung. Die Übergabe eines Buchungsschlüssels wie 101 an ein Konto, das nicht als Automatikkonto eingerichtet ist, initiiert die Steuerberechnung gemäß dem Buchungsschlüssel. Folglich berechnet DATEV die Steuer sowohl für den Umsatz als auch für die passive Rechnungsabgrenzung. Das heißt, es werden 19,00 vom Umsatz und 209,00 von der passiven Rechnungsabgrenzung abgezogen, wodurch im ersten Monat der gesamte Steuerbetrag von 228,00 entsteht.

Folgemonate (05/2024 – 03/2025), Umbuchung der passiven Rechnungsabgrenzung
# Buchungsperiode Betrag Soll/
Haben-
Kennzeichen		 Buchungskonto Gegenbuchungskonto Brutto BuCode Typ
3 05/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
4 -100,00 S 3900 10000 PRAP
5 06/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
6 -100,00 S 3900 10000 PRAP
7 07/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
8 -100,00 S 3900 10000 PRAP
9 08/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
10 -100,00 S 3900 10000 PRAP
11 09/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
12 -100,00 S 3900 10000 PRAP
13 10/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
14 -100,00 S 3900 10000 PRAP
15 11/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
16 -100,00 S 3900 10000 PRAP
17 12/2024 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
18 -100,00 S 3900 10000 PRAP
29 01/2025 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
20 -100,00 S 3900 10000 PRAP
21 02/2025 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
22 -100,00 S 3900 10000 PRAP
23 03/2025 100,00 H 4400 10000 40 Umsatz
24 -100,00 S 3900 10000 PRAP

Der Buchungsschlüssel 40 deaktiviert die automatische Steuerberechnung auf DATEV-Automatikkonten und behandelt die angegebenen Umsatzbeträge als Nettowerte. Entsprechend löst der leere Buchungsschlüssel für Standard-Zielkonten keine Steuerberechnung aus, sodass die Beträge für die passive Rechnungsabgrenzung ebenfalls als Nettowerte behandelt werden.